Hvis en ansatt skal jobbe helt eller delvis i utlandet, kan det påvirke trygdetilhørighet, skatteplikt og forsikringer. I tillegg kan arbeidsgiver få forpliktelser i det aktuelle landet. På denne siden får du som er leder eller HR-medarbeider hjelp til å kartlegge relevante opplysninger.

Hjelp og veiledning

NTNUs støttefunksjon for arbeidskontrakter ved arbeid i utlandet (GOA), tilbyr støtte til ledere og HR i slike saker.

Kartleggingsskjema

Kartleggingsskjema utenlandsopphold

Kartleggingsskjemaet er en sjekkliste med spørsmål som er vesentlige for å kartlegge og innhente nødvendige opplysninger som har betydning for registreringen i lønnssystemet og riktig rapportering. Når du har svart på spørsmålene, sendes oppsummeringen til deg selv eller annen e-post du skriver inn.

Ansatt med midlertidig opphold i utlandet

Endring arbeidsland NTNU Hjelp

Dette skjemaet brukes ved midlertidig arbeidsopphold i utlandet, forskningstermin og andre forskningsopphold. Det er særlig relevant for stillinger som stipendiat, professor, dosent, førsteamanuensis og førstelektor. Utenlandsoppholdet skal være avtalt med leder på forhånd, og skriftlig avtale skal legges ved i dette skjemaet. Se egen side på Innsida for flytting av arbeidssted her: Avtale om endring av arbeidssted.

Ansatt som jobber for NTNU i flere land

Reiseplanlegger i NTNU Hjelp

Hovedregelen er at reiseplanleggeren må sendes inn minst tre måneder fram i tid, og meldes inn før lønnskjøring.

På den måten kan Tjenestesenteret for lønn og HR registrere lønn opptjent i utlandet riktig. Det gjelder i all hovedsak tilfeller med delt skatteplikt. Det vil si at en person skal jobbe i utlandet, men ha enkelte arbeidsdager i Norge. Det oppstår begrenset skatteplikt til Norge for inntekt opptjent ved fysisk arbeid i Norge. Dette er mest relevant for Professor II og svenske arbeidstakere.

Skatt og skattekort

Når du skal jobbe i Norge for NTNU, må du har norsk ID-nummer og skattekort. Norsk ID-nummer må sendes til tjenestesenteret så snart dette er mottatt, hvis ikke vil du få 50 % skattetrekk på lønnen din.

Merk deg hva du må gjøre for å få riktig skattetrekk hvis du

• skal jobbe i utlandet
• på forskningsopphold i utlandet
• er utenlandsk medarbeider i Norge

Informer Tjenestesenteret om D-nummer eller norsk fødselsnummer

Personer som er registrert med fiktivt fødselsnummer og internasjonal ID, må informere NTNU når de får fødsels- eller D-nummer. For å få innhentet skattekort automatisk i lønnssystemet, må Tjenestesenteret for lønn og HR ha registrert et gyldig fødsels- eller D-nummer på personen. Det er derfor viktig at Tjenestesenteret får beskjed så snart den ansatte har et slikt nummer. Uten det, vil vedkommende få 50 prosent skattetrekk. Fra 2022 får alle D-nummer få status som inaktive etter fem år.

Den ansatte må selv bestille time på et skattekontor for ID-kontroll og reaktivering av D-nummer. Dersom personen oppholder seg i utlandet og selv ikke har anledning til å møte til ID-kontroll, må HR-medarbeideren søke på vegne av den ansatte. Dette gjøres via skjema RF-1355 – med vedlagt stemplet fargekopi av pass og arbeidskontrakt.

Hvis D-nummeret ikke aktiveres, vil det gi 50 prosent skattetrekk på lønn, samt at arbeidstakeren ikke vil motta skattemelding neste år.

Trygd og pensjon

Ansatte med lav stillingsprosent og som arbeider i utlandet: Disse har vanligvis ikke medlemskap i norsk folketrygd. De er normalt trygdet i det landet hvor de har sin hovedarbeidsgiver. EU/EØS-borgere må fremskaffe A1 fra hjemlandet. Borger utenfor EU/EØS må skaffe Certificate of Coverage- CoC for å dokumentere sin trygdetilhørighet.

Fritak fra å betale trygdeavgift/arbeidsgiveravgift

NAV mottar A1-dokumentasjon fra andre EØS-land elektronisk. Dersom NAV vurderer det slik at den ansatte ikke er medlem i folketrygden, og derfor ikke skal betale trygdeavgift, sender de melding om dette til Skatteetaten. Det vil gi en reduksjon i skattetrekk dersom man søker nytt skattekort.

Slike registrerte unntak gir arbeidsgiver fritak fra å beregne arbeidsgiveravgift for arbeidstaker.

Arbeidsgivers plikter

I noen tilfeller kan det oppstå plikt for arbeidsgiver til å rapportere, innbetale skatt eller sosiale avgifter i den ansattes bostedsland. Dette vet man at gjelder pr. i dag f.eks. ved arbeid i Sverige og Belgia. NTNU har rammeavtale med KPMG (PDF) som kan brukes hvis man har behov for å undersøke lokale regler i arbeidslandet.

Pensjon

Medlemskap i Statens pensjonskasse (SPK) forutsetter medlemskap i norsk folketrygd. Professor II med bosted og hovedstilling i utlandet er derfor som hovedregel ikke medlem i SPK. Det settes derfor ikke av noe til pensjon for Professor II av inntekten fra NTNU, og det trekkes heller ikke 2 prosent som arbeidstakers andel. Dette skal framgå av kontrakten.

Arbeid i Sverige

EU-borgere som skal arbeide i flere EU-land, må vise dokumentasjon på trygdetilhørighet til utenlandske arbeidsgivere. Ved nyansettelser av arbeidstakere som skal utføre hele eller deler av arbeidet fra Sverige bør arbeidsgiver undersøke vedkommendes trygde- og skatteforhold i Sverige. En ansatt eller oppdragstaker må informere NTNU om hen er skattemessig bosatt i Sverige eller ikke.

Fra 1. januar 2021 gjelder nye regler i Sverige for ansatte som arbeider i foretak som ligger utenfor Sverige. NTNU er nå forpliktet til å trekke skatt på godtgjørelse opptjent i Sverige. Etter nevnte regler skal det trekkes en forhåndsfastsatt skatt på 30 prosent. Regelen vil påvirke ansatte som utfører hele eller deler av arbeidet for NTNU i Sverige og NTNU er forpliktet til å trekke 30 prosent skatt av godtgjørelsen som er opptjent ved fysisk arbeid der. Ved forevist svensk A1-skjema skal arbeidsgiveravgift betales til Sverige. A1 gir fritak fra norsk avgift.

• Rättslig vägledning | Skatteverket|Arbete i två eller flera länder | Rättslig vägledning | Skatteverket
• A1-intyg Forsäkringskassan

Ferie for Professor II og Førsteamanuensis II i utlandet

Den norske ferieloven gjelder bare i Norge. Arbeidstaker i midlertidig stilling som Professor II / Førsteamanuensis II som arbeider helt eller delvis i utlandet, og som er bosatt, betaler skatt og mottar trygdeytelser i hjemlandet, følger ferielovgivning i landet hvor man har sin hovedstilling. Det vil si at avtalt brutto årslønn inkluderer lønn under ferie. Lønn utbetales dermed månedlig med 1/12-del av brutto regulativ-årslønn hele året, og følgelig ingen feriepengeavregning i juni måned. Den ansatte vil dermed ikke ha betalt feriekvote i lønnssystemet, og skal heller ikke registrere ferie i selvbetjeningsportalen. Dette er i henhold til klausul om ferie i arbeidsavtalen. Ferie avvikles etter avtale med nærmeste leder.

Ansvarsfordeling

Leders

• innhente nødvendige opplysninger
• dialog med ansatt/kandidat

Lokal HR

• rekruttering
• utarbeide kontrakt

GOA (NTNUs støttefunksjon for arbeidskontrakter ved arbeid i utlandet)

• bistå leder og HR med kontrakt
• rådgivning lov- og regelverk

Tjenestesenteret for lønn og HR

• kontrollere utfylt arbeidsavtale
• registrere i lønnssystemet SAP

Kontakt

Hvis du trenger bistand eller har spørsmål om arbeid i utlandet, ta kontakt med GOA eller Tjenestesenteret for lønn og HR.