• Enhetene hvor oppdragstaker er: Dette er enhetene hvor sensoren, som vi bestiller kontrakten til, befinner seg.
• Behovshaver kontrakt: Personen som bestiller kontrakten ved fakultetet, instituttet eller avdelingen.
• Koordinator kontrakt: Personen som oppretter kontraktet ved Seksjon for lønn og HR-tjenester (Tjenestesenteret). 
• Kostnadsgodkjenner: Personen som har budsjettdisponeringsmyndighet ved instituttet, fakultetet eller avdelingen.

Dette sikrer forutsigbarhet for både universitetet og sensoren. Ved å bestille og opprette kontrakter så tidlig som mulig, sørger vi for at arbeidet fordeles jevnere gjennom året og at alle involverte i arbeidsflyten har kapasitet til å gjøre sin del.

Det viktigste for NTNU er å ha fornøyde sensorer som ønsker å sensurere igjen ved en senere anledning. For å oppnå dette, må sensorene få klar informasjon om når de kan forvente å få utbetalt honorar for oppdraget. Utbetalingen må skje så raskt som praktisk mulig etter at oppdraget er fullført.

Utfordringen med å opprette sensurkontrakter før sensoren faktisk skal sensurere, er at det på tidspunktet kontrakt opprettes ikke er mulig å forutsi hvor mange studenter som vil levere eller møte opp i emnet. Derfor er det bestemt at man skal opprette sensurkontrakter for antallet studenter som er oppmeldt i emnet. Det er viktig å skrive kontraktssummen i merknadsfeltet (forklaring i steg 1 Bestille kontrakt). Det finnes noen avvik hvor dette ikke vil fungere så godt i praksis. Se 1.2 Endringer og avvik for slike tilfeller og om hvordan prosessen vil være for disse.

Dette skjer før oppdraget har startet. En bestilling kan ikke inneholde mer enn fem emner eller vurderingskombinasjoner. Ved flere enn fem parallelle oppdrag, må det bestilles flere oppdragskontrakter. Sensor legger selv inn adresse, fødselsnummer eller internasjonal ID, og bankkontonummer. Sensor kan redigere navn og nasjonalitet.

For å bestille kontrakten trengs følgende informasjon:  

• Navn: Må stemme overens med det som er folkeregistrert eller står i passet. 
• E-post: Hvis e-postadressen er feil, vil ikke sensor motta kontrakt for utfylling og signering. 
• Fødselsdato: Det er viktig at fødselsnummer ligger ved, slik at kontrakten knyttes til rett person. 
• Mobilnummer: Mobillnummeret med landkode brukes for å sende en kode på SMS. Denne vil ikke bli levert hvis mobilnummeret er feil i bestillingen.
• Nasjonalitet: Her legger du inn nasjonaliteten til sensor. Det er viktig at nasjonaliteten er oppgitt til det landet personen er statsborger i og skal skatte til, slik at Tjenestesenteret har riktig informasjon for vurdering av skatt.
• Start- og sluttdato for oppdraget: Startdato er startdato for sensur, og sluttdato er dagen etter resultatet er forventet publisert. Ved bestilling av flere emner/vurderingskombinasjoner er startdato første dag av første sensur og sluttdato dagen etter siste publiseringsdato i oppdraget. Noen ganger er det mest hensiktsmessig å sette sluttdato noen dager etter at sensur er publisert. Dette vurderer bestiller av kontrakt selv. Hvis det er flere emner det sensureres for, eller at oppdraget utføres over et langt tidsrom. betyr dette at det er først når sluttdato er passert at sensor får utbetaling. 
• Type kontrakt: Velg «Oppdragskontrakt».
• Kontraktstype: Velg «Sensur/veiledning/retting».
• Utdanningsnivå: Velg "ikke relevant".
• Organisasjonsenhet: Du har kun tilgang til din egen enhet. Hvis du trenger å legge inn en annen enhet, bestill tilgang via NTNU Hjelp. 
• Kostnadstilordning (koststed og delprosjekt). Hvis konteringen skal avvike fra standard kontering, velg "annen". Fyll ut Kostnadssted, Aktivitet (K5) og Arbeidsordre (K7) for både "Lønn" og "Reiseutgifter"

Kostnadssted: K-sted kontrakten skal konteres på (NB. En kontrakt kan bare være knyttet til ett k-sted).

Aktivitet (K5): Arbeidspakke. Om det ikke skal konteres på arbeidspakke, legger du inn «-» timeføring her.

Arbeidsordre (K7): Delprosjekt. Skal være i format UV987654321. Hvis den ikke skal konteres på delprosjekt må det legges inn UV999999999 her.

De andre feltene under kostnadstilordning, som ikke er nevnt over, trenger du ikke fylle ut. 

Arbeidsoppgave: Fyll inn hvilken arbeidsoppgave som skal utføres.

Kostnadstilordning: Dersom kontrakten skal følge konteringen som er lagt inn i Trinn 2 lar du denne stå på «Følger kontraktens generelle fordeling». Du kan også legge inn flere linjer under arbeidsoppgave som kan konteres på ulike delprosjekt.

Beløp: Oppgi beløp pr. arbeidsoppgave.

Arbeidsland: Hvilket land skal oppdraget utføres. Dette punktet er viktig for at skattevurderingen og rapportering blir korrekt. En kontrakt kan bare benytte ett land. 

Merknadsfeltet

Merknadsfeltet må fylles ut korrekt fordi opplysningene her er avgjørende for å kunne opprette kontrakten til sensor. Arbeidsflyten forenkles også ved at alle bruker en felles mal for utfylling av merknadsfeltet. Informasjonen som må inkluderes i merknadsfeltet er: 

• Emnekode og semester.
• Vurderingsform. 
• Type sensur (ordinær eller klagesensur, ny-eksamen, obligatoriske oppgaver, retting, veiledning osv).
• Antall vurderingsmeldte ved inngåelse av kontrakt. Dersom det er et stort emne bestiller du for det antallet vurderingsmeldte som det er avtalt at sensor skal sensurere for. 
• Sats per besvarelse.
• Totalbeløpet på kontrakten.  
• Eventuell beregning for- og etterarbeid
• Tekst som skal være med i selve kontrakten til sensor. Denne skrives på engelsk dersom kontrakten skal lages på engelsk.   

Intern informasjon (til koordinator kontrakt og kostnadsgodkjenner):  

Kontering/delprosjektnummer: UVXXXXXXXXX  

[emnekode] – [semester]– [type sensur]  
Vurd. komb: [vurderingsform]   

Maks antall [x] studenter  

Sats: [x] nok  
Maks beløp: [x] ,-  

Obs! Dersom beløpet er endelig, skal det stå «Beløpet er endelig og trenger ikke kontroll».

 

Ekstern informasjon (tekst som skal være med i selve kontrakten til sensor): 

[emnekode] [type sensur]: [Max x] studenter x [x] sats sensur = [beløp],-  
Til sammen [totalbeløp],-   

Beløp vil bli nedjustert dersom antall oppgaver sensurert er mindre enn antall oppgitt i kontrakt. 

Eventuell beregning for- og etterarbeid.

OBS! Det kan være lurt å ikke benytte «enter» dersom man kopierer dette fra word, eller heller kopiere fra notepad, dette for å unngå formateringsfeil.  

Dersom det skal legges inn flere emnekoder i kontrakten kopierer man informasjonen i merkandsfeltet og fyller ut for det antallet man bestiller for.  

Hvis oppdraget øker etter at kontrakten er inngått, ​​må det opprettes en ny bestilling med tillegget. Kontrakten kan ikke endres etter at den er signert. Hvis det er behov for å endre kontrakten som er sendt til godkjenning, må behovshaver kontrakte Tjenestesenteret via NTNU Hjelp for å få kontrakten i retur.

Rutine for klagesensur: Kontrakt bestilles når sensorene har ferdigstilt sensurprotokollen og man vet om det er behov for eventuelle kontrollkommisjoner. Bestillingen vil inneholde korrekt informasjon som ikke trenger kontroll. Skriv følgende i merknadsfeltet: «Beløpet er endelig og trenger ikke kontroll mot tableau-rapport». Startdatoen for kontrakten settes til datoen oppdraget ble sendt ut, og sluttdatoen settes til dagen etter at sensuren publiseres.

Masteroppgaver: Ved bestilling av kontrakt for sensurering av masteroppgaver er prosessen lik som for ordinær sensur. Hvis oppdraget kun omhandler 1-3 masteroppgaver, kan bestilling sendes inntil to dager etter at sensur har startet. Dette fordi man kan risikere at ingen leverer, og det dermed ikke blir noe oppdrag. Når endelig antall er kjent, skal dette presiseres i merknadsfeltet, og det er heller ikke behov for at Tjenestesenteret kontrollerer dette før utbetaling. 

Muntlig eksamen: Ved bestilling av kontrakter til muntlig eksamen settes sluttdato til tre uker etter eksamen. Hvis FS-rapporten viser et lavere antall enn det som er i kontrakten, vil Tjenestesenteret ta kontakt for å avklare honoraret. Til muntlig eksamen bruker sensor arbeidstid uavhengig av om kandidatene møter eller ikke. og bør i de fleste tilfeller honoreres for planlagt arbeid uansett. Hvis det skal opprettes reiseregning på sensor, gjøres det utenom oppdragskontrakten på egen kontering (startdato for kontrakt må da være en dag før reisedag).

Koordinator kontrakt kontrollerer informasjonen fra bestilleren. Hvis bestillingen er godkjent, opprettes kontrakten. Følgende informasjon fra behovshaver kontrakt legges inn ved opprettelse av kontrakten

Ekstern informasjon: Informasjon til sensor hentes fra merknadsfelt og legges inn i fritekstfeltet i trinn 4 ved kontraktsopprettelse.

Intern informasjon: Fornavn og etternavn på bestiller, samt innhold i merknadsfelt fra behovshaver kontrakt legges inn i merknadsfeltet i trinn 5 ved kontraktsopprettelse. Det er viktig å inklidere fornavn og etternavn på den som har bestilt kontrakten, slik at kostnadsgodkjenner kan sikre at rekvirent/bestiller har bestillingsfullmakt på den aktuelle ​​enheten.

 

 

Før godkjenning ser kostnadsgodkjenner gjennom informasjonen. Kostnadsgodkjenner må kontrollere at kontrakt er bestilt av en ansatt som har bestillingsmyndighet, og at sats og kontering er korrekt. Når kontrakten er godkjent, sender DFØ automatisk en e-post til sensor med lenke til kontrakten.

 

Via lenke mottatt på e-post må sensor logge seg på og signere kontrakten. Når kontrakten er signert, vil den bli lagret i lønnssystemet (SAP) og arkivert i Elements. 

For å oppnå en mest mulig hensiktsmessig arbeidsflyt og sikre god datakvalitet, er oppgaven med å kontrollere om antall besvarelser/kandidater faktisk er sensurert av den enkelte sensor, lagt Tjenestesenteret. Ved sluttdato for kontrakten blir utbetalingsskjema automatisk generert til koordinator kontrakt ved Tjenestesenteret. Da må Tjenestesenteret kontrollere endelig antall besvarelser/kandidater (registrert i ​​FS-rapporten) mot antall sensuroppgaver i kontrakten, og ​​justere beløp ved behov.

Hvis antall er høyere enn oppgitt i kontakten: Kun beløpet oppgitt i kontrakten bli utbetalt. Det må lages en tilleggskontrakt for det resterende antallet, som vil bli utbetalt senere. 

Hvis antallet er lavere enn oppgitt i kontrakten: Beløpet blir nedjustert.

Dersom det står i kontrakten at antall er endelig, er det ikke behov for å kontrollere dette ved utbetaling. ​​​​ ​

Rutinen for å kontrollere sensoroppdrag som kommer til utbetaling er som følger:

• Enhetene oppdaterer FS fortløpende.
• Tjenestesenteret tar ut rapport i Tableau som viser antall oppgaver sensor har sensurert.
• Finn oversikten over sensoroppdrag.
• Finn den aktuelle ansatte.
• Sjekk at emnekoden stemmer med emnekoden i rapporten
• Kontroller at årstall og periode er korrekt i forhold til når sensuren er gjennomført.
• Sjekk antallet som står oppført. Dette er antallet sensoren har sensurert som dermed forteller hvilket beløp vedkommende skal ha utbetalt. Se på oppsettet i forhold til betaling per besvarelse og juster beløpet i henhold til besvarelsene som er sensurert.

Dersom det er noen feil i FS-rapporten, er det svært viktig at behovshaver kontrakt melder inn riktig oppdragssum til koordinator kontrakt på Tjenestesenteret via NTNU Hjelp.