Inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter - Kunnskapsbasen
Inngåelse og utbetaling av sensurkontrakter
Oppdatert ifm endring i bestillingsskjemaet for behovshaver kontrakt 23. april 2024.
Dette er en rutine som tilhører prosessen Tilsetting og arbeidskontrakt. Målet med rutinen er at sensor får utbetalt honoraret sitt så raskt som mulig etter at sensoroppdraget er sluttført.
I denne rutinebeskrivelsen er det forsøkt å tydeliggjøre ansvaret lagt til de ulike rollene, og ansvarsdelingen mellom dem, slik at prosessen totalt sett blir mest mulig effektiv. Det er et lokalt ansvar at det er god kvalitet på dataene som legges inn i bestillingen. At utbetalingen blir korrekt, er et sentralt ansvar.
Inngå og utbetale sensurkontrakter steg for steg
Målgruppe for rutinen
- Enhetene hvor oppdragstaker er (oppdragstaker er sensor som vi bestiller kontrakten til).
- Behovshaver kontrakt: Den som bestiller kontrakten på fakultet/institutt/avdeling.
- Koordinator kontrakt: Den som oppretter kontraktet på Seksjon for lønn og HR-tjenester (Tjenestesenteret).
- Kostnadsgodkjenner: Den som har budsjettdisponeringsmyndighet på instituttet, fakultetet eller avdelingen.
<strong>Kontrakter må bestilles før arbeidet utføres</strong>
Dette er for å sikre forutsigbarhet, både for universitetet og sensoren. Når kontrakter bestilles og opprettes så tidlig som mulig, sikrer vi at arbeidet fordeles mer jevnt utover året og at alle de involverte i arbeidsflyten har kapasitet til å gjøre sin del i arbeidsflyten.
Det viktigste for NTNU er at vi har fornøyde sensorer som ønsker å sensurere igjen ved en senere anledning. For å oppnå dette, må sensorene få god informasjon om når de kan forvente å få utbetalt honorar for oppdraget. Utbetalingen må skje så raskt etter at oppdraget er fullført som praktisk mulig.
Utfordringen med å opprette sensurkontrakter før sensoren faktisk vil sensurere, er at en på det tidspunktet kontrakt opprettes ikke kan forutse hvor mange som kommer til å levere eller møte i det aktuelle emnet. Det er derfor bestemt at en skal opprette sensurkontrakter for det antallet studenter som er oppmeldt i emnet. Det er da viktig at man fyller inn kontraktssummen i merknadsfeltet (forklaring i steg 1 Bestille kontrakt). Det er noen avvik hvor dette ikke vil fungere så godt i praksis. Se 1.2 Endringer og avvik for slike tilfeller, og hvordan prosessen vil være for disse.1. Bestille kontrakt - behovshaver kontrakt
Dette skjer før oppdraget har startet. En bestilling kan ikke inneholde mer enn fem emner/vurderingskombinasjoner. Ved flere enn fem parallelle oppdrag, må det bestilles flere oppdragskontrakter. Sensor legger selv inn adresse, fødselsnummer eller internasjonal id, og bankkontonummer. Sensor har også mulighet til å redigere navn og nasjonalitet.
For å bestille kontrakten trengs følgende informasjon:
- Navn: Må stemme overens med det som er folkeregistrert eller står i passet.
- E-post: Hvis det er feil i e-postadressen, vil ikke sensor motta kontrakt for utfylling og signering.
- Fødselsdato: Det er viktig at fødselsnummer ligger ved, slik at kontrakten knyttes til rett person.
- Mobilnummer: Mobiltelefonnummeret med landkode brukes for å sende en kode på SMS. Det er viktig å være klar over at SMS ikke vil bli levert dersom det er oppgitt feil mobilnummer i bestillingen.
- Nasjonalitet: Her legger du inn nasjonaliteten til sensor. Det er viktig at nasjonalitet blir oppgitt til det landet personen er statsborger i og skal skatte til, slik at koordinator kontrakt har riktig informasjon når de skal vurdere om det skal beskattes eller unntas skatt.
- Start- og sluttdato for oppdraget: Startdato er startdato for sensur og sluttdato er dagen etter resultatet er forventet publisert. Ved bestilling av flere emner/vurderingskombinasjoner er startdato første dag av første sensur og sluttdato dagen etter siste publiseringsdato i oppdraget. Noen ganger er det mest hensiktsmessig å sette sluttdato noen dager etter at sensur er publisert. Dette vurderer bestiller av kontrakt selv. Dersom det er flere emner det sensureres for, eller at oppdraget utføres over et langt tidsrom. betyr dette at det er først når sluttdato er passert at sensor får utbetaling.
- Type kontrakt: Her skal du velge «Oppdragskontrakt».
- Kontraktstype: Her skal du velge «Sensur/veiledning/retting».
- Utdanningsnivå: Her kan du velge "ikke relevant".
- Organisasjonsenhet: I utgangspunktet har du kun tilgang til din egen enhet. Hvis du har behov for å legge inn en annen enhet, bestill tilgang via NTNU Hjelp.
- Kostnadstilordning (koststed og delprosjekt). Her må du ta stilling om kontrakten skal følge standard kontering til organisasjonsenheten eller om det skal være en avvikende kontering. Da velger du Kostnadstilordning "annen". Her må du fylle ut Kostnadssted, Aktivitet (K5) og Arbeidsordre (K7). Det må fylles ut for både «Lønn» og «Reiseutgifter».
Kostnadssted: K-sted kontrakten skal konteres på (NB. En kontrakt kan bare være knyttet til et k-sted).
Aktivitet (K5): Arbeidspakke. Om det ikke skal konteres på arbeidspakke legger man inn «-» timeføring her.
Arbeidsordre (K7): Delprosjekt. Skal være i format UV987654321, dersom den ikke skal konteres på delprosjekt må det legges inn UV999999999 her.
De andre feltene under kostnadstilordning, som ikke er nevnt over, trenger du ikke fylle ut.
Arbeidsoppgave: Fyll inn hvilken arbeidsoppgave som skal utføres.
Kostnadstilordning: Dersom kontrakten skal følge konteringen som er lagt inn i Trinn 2 lar man denne stå på «Følger kontraktens generelle fordeling». Man kan også legge inn flere linjer under arbeidsoppgave som kan konteres på ulike delprosjekt.
Beløp: Oppgi beløp pr. arbeidsoppgave.
Arbeidsland: Hvilket land skal oppdraget utføres. Dette punktet er viktig for at skattevurderingen og rapportering blir korrekt. En kontrakt kan bare benytte et land.
Merknadsfeltet
Det er veldig viktig at merknadsfeltet fylles ut korrekt, da opplysningene som legges her er avgjørende for å kunne opprette kontrakten til sensor. Arbeidsflyten forenkles også ved at alle bruker felles mal for utfylling av merknadsfeltet. Informasjonen som må inkluderes i merknadsfeltet er som følger:
- Emnekode og semester.
- Vurderingsform.
- Type sensur (ordinær eller klagesensur, ny-eksamen, obligatoriske oppgaver, retting, veiledning osv).
- Antall vurderingsmeldte ved inngåelse av kontrakt. Dersom det er et stort emne bestiller du for det antallet vurderingsmeldte som det er avtalt at sensor skal sensurere for.
- Sats per besvarelse.
- Totalbeløpet på kontrakten.
- Eventuell beregning for- og etterarbeid
- Tekst som skal være med i selve kontrakten til sensor. Denne skrives på engelsk dersom kontrakten skal lages på engelsk.
Intern informasjon (til koordinator kontrakt og kostnadsgodkjenner):
Kontering/delprosjektnummer: UVXXXXXXXXX
[emnekode] – [semester]– [type sensur]
Vurd. komb: [vurderingsform]
Maks antall [x] studenter
Sats: [x] nok
Maks beløp: [x] ,-
Obs! Dersom beløpet er endelig, skal det stå «Beløpet er endelig og trenger ikke kontroll».
Ekstern informasjon (tekst som skal være med i selve kontrakten til sensor):
[emnekode] [type sensur]: [Max x] studenter x [x] sats sensur = [beløp],-
Til sammen [totalbeløp],-
Beløp vil bli nedjustert dersom antall oppgaver sensurert er mindre enn antall oppgitt i kontrakt.
Eventuell beregning for- og etterarbeid.
OBS! Det kan være lurt å ikke benytte «enter» dersom man kopierer dette fra word, eller heller kopiere fra notepad, dette for å unngå formateringsfeil.
Dersom det skal legges inn flere emnekoder i kontrakten kopierer man informasjonen i merkandsfeltet og fyller ut for det antallet man bestiller for.
1.2. Endringer og avvik
Dersom oppdraget øker etter kontraktsinngåelse, må det opprettes en ny bestilling med tillegget. Det er ikke mulig å endre kontrakt etter at den er signert. Ved behov for å endre kontrakten som er sendt til godkjenning, må behovshaver kontrakt ta kontakt med koordinator kontrakt i Tjenestesenteret via NTNU Hjelp for å kunne få kontrakten i retur.
Rutine for klagesensur: Kontrakt bestilles når sensorene har ferdigstilt sensurprotokollen og man vet om det er behov for eventuelle kontrollkommisjoner. Bestillingen vil derfor inneholde korrekt informasjon som ikke trenger kontroll. Skriv følgende i merknadsfeltet: «Beløpet er endelig og trenger ikke kontroll mot tableau-rapport». Startdatoen for kontrakten settes til datoen oppdraget ble sendt ut og sluttdatoen settes til dagen etter at sensuren publiseres.
Masteroppgaver: Ved bestilling av kontrakt knyttet til sensurering av masteroppgaver er prosessen i utgangspunktet lik som for ordinær sensur. Men dersom oppdraget kun omhandler 1-3 masteroppgaver kan bestilling sendes inntil to dager etter at sensur har startet. Dette fordi en i dette tilfelle kan risikere at ingen leverer og at det dermed ikke blir noe oppdrag på sensoren. Når endelig antall er kjent skal dette presiseres i merknadsfeltet, da er heller ikke behov for at Koordinator kontrakt kontrollerer dette før utbetaling.
Muntlig eksamen: Ved bestilling av kontrakter til muntlig eksamen settes sluttdato til tre uker etter avholdelsen av eksamen. Dersom FS-rapporten viser et lavere antall enn det antallet som er i kontrakten vil Koordinator kontrakt ta kontakt for å avklare hvilket honorar som skal utbetales. Til muntlig eksamen bruker sensor arbeidstid uavhengig av om kandidatene møter eller ikke og sensor bør i de fleste tilfeller honoreres for planlagt arbeid uansett. Dersom det skal opprettes reiseregning på sensor så gjøres det utenom denne oppdragskontrakten på egen kontering (husk at startdato for kontrakt da må være en dag før reisedag).
2. Opprette kontrakt - koordinator kontrakt
3. Anvise kontrakt - kostnadsgodkjenner
4. Signere kontrakt - sensor
5. Utbetale kontrakt - koordinator kontrakt
For å oppnå en mest mulig hensiktsmessig arbeidsflyt, samt sikre god datakvalitet er oppgaven med å kontrollere antall besvarelser/kandidater faktisk sensurert av den enkelte sensor, lagt til prosessrollen koordinator kontrakt som jobber på tjenestesenteret. Ved sluttdato for kontrakt blir utbetalingsskjema automatisk generert til koordinator kontrakt. Da må koordinator kontrakt kontrollere endelig antall besvarelser/kandidater (antall registrert i FS-rapporten) mot antall sensuroppgaver i kontrakten, og justere beløp ved behov.
Hvis antall er høyere enn oppgitt i kontakten, vil kun beløpet oppgitt i kontrakten bli utbetalt. Det må lages en tilleggskontrakt på det resterende antallet, som vil bli utbetalt senere. Hvis antall er lavere enn oppgitt i kontrakten blir beløpet nedjustert.
Dersom det står i kontrakten at antall er endelig, er det ikke behov for å kontrollere dette ved utbetaling.
Rutinen for å kontrollere sensoroppdrag som kommer til utbetaling er som følger:
- Enhetene oppdaterer FS fortløpende.
- Tjenestesenteret tar ut rapport i Tableau som viser antall oppgaver sensor har sensurert.
- Finn oversikten over sensoroppdrag.
- Finn den aktuelle ansatte.
- Sjekk at emnekoden stemmer med emnekoden i rapporten
- Kontroller at årstall og periode er korrekt i forhold til når sensuren er gjennomført.
- Sjekk antallet som står oppført. Dette er antallet sensoren har sensurert som dermed forteller hvilket beløp vedkommende skal ha utbetalt. Se på oppsettet i forhold til betaling per besvarelse og juster beløpet i henhold til besvarelsene som er sensurert.
Dersom det er noen feil i FS-rapporten, er det svært viktig at behovshaver kontrakt melder inn riktig oppdragssum til koordinator kontrakt på Tjenestesenteret via NTNU Hjelp.
Tilgang til Selvbetjeningsportalen og FS
Oppdatert etter spørretime om sensorkontrakter 28. april 2023. Rutinen er nå forenklet og steget med å søke opp sensor i Gjestetjenesten er fjernet.
1. Etter at Tjenestesenteret har registrert sensoren i TOA, vil hen motta e-post om signering av kontrakt.
Oppdragstakere i utlandet vil få en egen e-post fra Tjenestesenteret et par dager før kontrakten kommer fra DFØ. Der får personen info om hvordan man signerer og kontaktinfo til Tjenestesenteret for bistand.
2. Dagen etter at kontrakten er signert, kan behovshaver kontrakt knytte sensor mot kommisjon i FS.
En sensor vil også motta en e-post om å aktivere brukerkonto ved NTNU som gir basistilganger som Feide, e-post, Office m.m.
Denne aktiveringen er ikke nødvendig for å få tilgang til Inspera. Unntaket er sensorer uten ID-porten som må logge inn via Feide.
4. Når startdato for signert kontrakt er passert, vil sensor få e-post med informasjon fra DFØ og tilgang til DFØs tjenester som f.eks. Betalmeg for reiseregninger.
Unntak fra tilgangsrutinen:
- Sensorer som ikke har fødselsnummer/D-nummer må meldes inn til FS-gruppen på NTNU (skjema via NTNU Hjelp) før sensor kan knyttes mot kommisjon.
- Dersom dere ikke har mulighet til å inngå TOA-kontrakt på sensorer før dere skal knytte mot kommisjon (første gang en sensor skal sensurere), må dere registrere sensoren i Gjestetjenesten i tillegg til å bestille kontrakt. Dette er merarbeid for både dere og sensoren.
For illustrasjon av prosessen med kontrakt og tilganger, se slide 4 og 5 i spørretime om sensorkontrakter 28. april 2023.
Kontakt
- For spørsmål om enkeltsaker, kontakt Tjenestesenteret for lønn og HR.
- Generelle spørsmål kan du få svar på i teamet TIlsetting og arbeidskontrakt. Vi har også spørretimer og fagkaféer for deg som bestiller kontrakter.