Retningslinjene er laget for å samordne kjøp av reisetjenester, øke spareevne og kostnadsbevisstheten til NTNU-ansatte, og bidra til reduksjon av samlet klimafotavtrykk.

English version: Travel guidelines

Temaside om reise | Sider merket med reise

NTNU følger Statens reiseregulativ.

Må du egentlig reise?

All reiseaktivitet ved NTNU skal vektes mot miljøhensyn. Både ansatte og ledere har et ansvar for at reisen vurderes og planlegges i henhold til retningslinjene for miljøansvarlige reiser. For eksempel:

• Før du foretar en reise, vurder om den er nødvendig eller strategisk viktig. Kan den erstattes av digitale alternativer?
• I en totalvurdering skal miljøhensyn, økonomi, tidsbruk og faglig utbytte inngå. Miljøhensyn skal vektes tungt.
  
  • Den samme totalvurderingen skal gjøres i forbindelse med invitasjon av gjesteforelesere, sensorer, eksterne forskere og andre gjester.
• Av hensyn til miljøet, vurderer reisealternativene.
• Der hvor NTNU er leder for nasjonale utvalg, råd og lignende, skal digitale møter prioriteres. Er vi medlem bør vi foreslå at minst halvparten av møtene gjennomføres digitalt.
• Planlegger du intern reise eller seminar? Da bør de legges på, eller i nærheten av campus og unngå steder som krever reise med fly. Husk å legge til rette for digital deltagelse for ansatte med annet arbeidssted.
• Om gange eller sykkel ikke er et alternativ ved lokal reise, benytt kollektiv transport eventuelt NTNUs elbiler for tjenestekjøring.

Se hele retningslinjen for flere eksempler.

Bruk leverandørene

Alle tjenestereiser skal bestilles gjennom Berg-Hansen reisebyrå. Reiseavtalene vi har inngått er forpliktende å bruke, og det er ikke mulig å bestille reiser hos andre leverandører.

Avtalene er inngått for å få en billigst mulig totalpris. Bruk derfor reiseleverandørene NTNU har avtale med. Da sparer du penger, sikrer dine rettigheter og får tilgang til hjelp om noe skulle gå galt.

Bonuspoeng

Fly-avtaleprisene og hotellavtalene som DFØ har fremforhandlet gir ikke grunnlag for opptjening av private bonuspoeng. På fly gjelder dette for innlandsstrekninger (Norge og Svalbard).

For ytterligere informasjon om dette, se siden Bestille flyreise - Kunnskapsbasen - NTNU.

Dersom arbeidstaker har opparbeidet bonuspoeng på tjenestereiser, kan de ikke bruke disse privat. Det betyr at det ikke er adgang til å bruke bonuspoeng, opptjent på tjenestereise, til private reiser eller opplevelser (slik som hotellovernattinger, kjøp og lignende).

Privat bruk av rammeavtalene

Rammeavtaler med leverandører av varer og tjenester til NTNU skal ikke benyttes til privat bruk. Dette gjelder også medarbeidernes familie og venner dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet ved NTNU.

Ansatte kan benytte portalen til Berg-Hansen ved bestilling av private reiser, men de skal da benytte den private siden hos reisebyrået (velg "Private reiser"). Ansatte kan bare benytte seg av NTNUs avtalepriser for jobbrelaterte tjenestereiser

Hotell

Alle hotellovernattinger i Norge må bestilles gjennom Berg-Hansen. Det er den eneste måten å få hotellovernatting til NTNUs avtalepriser.

Statens fellesavtale for hotellovernatting gjelder ikke i utlandet. Du står dermed fritt til å selv velge hotell i andre land enn Norge, men vi anbefaler at du likevel bestiller overnatting gjennom Berg-Hansen.

Diverse utleiefirma godtas ikke som overnattingssted på tjenestereise, hverken i Norge eller i utlandet.

Ved behov for rom med universell utforming, må dere ta kontakt direkte med Berg-Hansen, slik at tilgjengelig rom blir reservert.

Hotellet gjøres opp av den enkelte med kredittkort.

Flyreiser

Alle flyreiser, både innenlands og utenlands, skal bestilles gjennom Berg-Hansens bestillingsløsning.

Våre avtalepriser vil bare være tilgjengelig gjennom Berg-Hansens reiseportal.

Velg alltid billigste alternativ. I noen tilfeller kan du kjøpe billetter som kan endres dersom du av jobbmessige årsaker må endre returtidspunktet. Før da opp begrunnelsen for dette i reiseregningen.

I spesielt kompliserte reisetilfeller, kontakt Berg-Hansen for hjelp.

Se oversikt over NTNUs avtalepartnere for flyreiser på denne siden.

Leiebil

Bruk NTNUs rammeavtale for leiebil. Leiebil skal i størst mulig grad bestilles gjennom Berg-Hansens bestillingsløsning, og type bil tilpasses ditt behov. Leiebilen betales med personlig kredittkort.

Reise og opphold kan kun betales av NTNU

Når leverandører og næringslivet ellers tilbyr besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger og lignende, er det en forutsetning at NTNU dekker utgiftene til reise og opphold.

Relevante bestemmelser

Statens reiseregulativ inneholder informasjon om reiseavtaler innenlands og utenlands, samt statens satser for reise.

Se også

• Organisering og gjennomføring av feltarbeid ved NTNU.

Kontakt

For spørsmål angående NTNUs reiseavtaler, kontakt Økonomiavdelingen.

Har du spørsmål om reiseregning eller Statens reiseregulativ? Benytt følgende kontaktpunkter til Tjenestesenteret.

Berg-Hansen:

Berg-Hansens webgate | E-post: trondheim@berg-hansen.no

Telefon: 08050 eller 22 00 80 50 fra utlandet. Bestilling via denne tjenesten i normal åpningstid (08.00-17.00) vil medføre et gebyr.

Berg-Hansen kan kontaktes hele døgnet, men vær oppmerksom på at det vil medføre ekstra kostnader ved bestilling eller endring av reiser utenfor den normale åpningstiden.