Formål 

Formålet med retningslinjen er å beskrive hvordan feltarbeid ved NTNU skal organiseres og gjennomføres med en overordnet målsetting om et godt og trygt arbeidsmiljø. 

Omfang og Forankring 

Retningslinjen er underordnet HMS-politikken, og gjelder for alle enheter ved NTNU. 

Ansvar 

Linjeleder

Linjeleder har ansvar for at retningslinjen gjøres kjent for og følges opp av faglig ansvarlig. Linjeleder skal også sørge for at enheten har oversikt over feltaktiviteter.

Hvis et feltarbeid har mer enn 10 deltakere og varer mer enn en uke, eller dersom særlige risikoforhold tilsier det, skal linjeleder vurdere behov for eget verneombud på stedet der feltarbeidet skal foregå. Linjeleder skal da sørge for at det blir valgt et verneombud. Hvis det ikke blir valgt et eget verneombud, fungerer verneombudet ved enheten også som verneombud for feltarbeidet. Mer informasjon om verneombud.

Faglig ansvarlig/veileder

Faglig ansvarlig skal sørge for at den som blir satt til å lede feltarbeid har nødvendig kompetanse til å utføre oppgavene, se under om Leder av feltarbeid. Hvis det ikke blir oppnevnt egen leder som drar på feltarbeidet, skal faglig ansvarlig selv delta på og lede feltarbeidet. Faglig leder har da ansvar for det som står om Leder av feltarbeid.

Leder av feltarbeid

Leder av feltarbeid leder eller kontrollerer andre deltakere på feltarbeid. Hvis du skal på feltarbeid alene, regnes du også som leder av feltarbeid. Leder av feltarbeid skal påse at krav til helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt under planlegging og utføring av planlagte oppgaver. Arbeidet bør gjøres i samarbeid med faglig ansvarlig/veileder.

Deltaker

Ansatte og studenter som er deltaker på feltarbeid skal gjøre seg kjent med innhold og risikoforhold i feltarbeid. Deltakere skal følge beskjeder fra Leder for feltarbeid.

Definisjon

Feltarbeid er en aktivitet hvor studenter og/eller ansatte innhenter datamateriale og/eller utfører arbeidsoppgaver innen sitt fagfelt utenfor NTNUs ordinære arbeids- og læringsmiljø.

Eksempel på feltarbeid er: feltkurs, tokt (feltvirksomhet på fartøy/skip/båt), studentoppgaver,  befaring og/eller ekskursjon/bedriftsbesøk utenfor NTNUs områder.

Ordinære tjenestereiser regnes ikke som feltarbeid.

Gjennomføring av HMS ved feltarbeid

Før feltarbeid 

Leder av feltarbeid - før feltarbeid

• Hvis flere oppdragsgivere samarbeider om et feltarbeid, skal de inngå inngå samordningsavtale. Avtalen skal blant annet klargjøre hvilken oppdragsgiver som har hovedansvar for HMS-arbeidet og hvem som skal fungere som leder av feltarbeidet.
• Undersøk om det er gjort tidligere risikovurdering av den aktuelle typen feltarbeid. Feltarbeid uten spesielle risikomomenter kan risikovurderes enklere.
• Gjennomfør risikovurdering av feltarbeidet. Bruk sjekkliste for risikoforhold på feltarbeid. Det kan være hensiktsmessig å dele risikovurderingen inn slik:
  - På vei til og fra feltarbeidet.
  - Under selve feltarbeidet.
  - Avslutning av feltarbeidet.
• Spesielt for tokt: Alt utstyr som tas med ombord på fartøy/skip/båt, samt arbeidsoperasjoner på skipets laboratorier og dekk, skal risikovurderes. Faste installasjoner er skipsførers ansvar, og inngår ikke i feltarbeidets risikovurdering.
• Iverksett tiltak for å fjerne eller kontrollere risikoforholdene. Arbeidsrutiner bør utarbeides for planlagte arbeidsoperasjoner.
• Lag en reiseplan.
• Lag en varslingsplan.
• Deltakere skal ha tilpasset opplæring før feltarbeid og på et språk alle deltakerne forstår. Opplæringen skal omfatte:
  - Innhold, varighet og arbeidstid for feltarbeidet.
  - Ansvarsforhold
  - Risikovurdering
  - Opptreden i felt
  - Hensiktsmessig arbeidsteknikk og organisering av arbeidet.
  - Bruk av evt. sikkerhetsutstyr og personlig verneutstyr.
  - Førstehjelp, førstehjelpsutstyr og beredskapsrutiner. Basert på risikovurdering: Avgjør hvor mange som skal ha opplæring i førstehjelp og bruk av førstehjelpsutstyr.
  - Informasjon om forsikring. Som leder skal du informere studenter om at de ikke er forsikret gjennom NTNU og oppfordre dem til å tegne egen forsikring.
• Sørg for at alle som skal delta på feltarbeidet har fylt ut feltkort.
• Informasjon fra deltakere om allergier, sykdom og annet skal behandles fortrolig.
• Hvis familie og venner av ansatte og studenter skal være med til feltarbeidsstedet, må det avklares hvilken rolle de har. Hvis de skal delta i feltarbeidet, skal de ha opplæring og fylle ut feltkort på samme måte som andre deltakere.
• Før oppstart av feltarbeidet skal alle deltakere få:
  - Kort sammendrag av tilpasset opplæring som er gitt.
  - Navn og mobilnummer til leder og deltakere på feltarbeidet.
• Vitenskapsmuseet har egen profilbekledning (pdf).

Deltaker

• Gjøre seg kjent med innhold i feltarbeidet og risikoforhold ved feltarbeidet.
• Delta på opplæring før feltarbeidet begynner.
• Fylle ut feltkort
• Vurdere å informere leder for feltarbeidet hvis du har sykdommer eller allergier som det kan være nødvendig å ta spesielle hensyn til. Eksempler: Allergireaksjoner, føling, epileptiske anfall.

Under feltarbeid

Leder av feltarbeid

• Evaluer arbeidsrutiner og reiseplan. Gjør justeringer om nødvendig.
• Gi deltakerne løpende informasjon om risikofaktorer i tilknytning til arbeidet og hvordan de skal opptre.
• Eventuell stedfortreder for leder av feltarbeidet må være kjent med innholdet i feltarbeidet og risikovurdering.
• Hvis feltarbeidet deles opp i grupper, må det avklares for hver gruppe hvem som har ansvar for kontakt med leder av feltarbeidet (eventuell stedfortreder). Den som har ansvar i gruppen skal påse at arbeidet gjennomføres på en trygg måte, i henhold til arbeidsrutiner for feltarbeidet..
• Egen enhet ved NTNU skal varsles snarest og i henhold til varslingsplan, hvis det er:
  - Endring i oversikt over deltakere.
  - Endring av reiserute.
  - Forhold i landet eller på stedet for feltarbeidet som kan påvirke sikkerheten for deltakerne.
  - Forhold eller hendelser som kan utløse bekymring hos kolleger og pårørende hjemme. Dette gjelder også selv om det ikke er direkte påvirkning. Eksempler: Skred, flom, jordskjelv og lignende.
  - Ulykker eller andre HMS-avvik.

Deltaker

• Ta med aktuel informasjonsmateriell om feltarbeidet. Leder for feltarbeidet gir ut dette før feltarbeidet starter.
• Følge beskjeder fra leder for feltarbeidet.
• Bidra til å rette opp feil og eventuelt stanse aktiviteter under feltarbeidet for å ivareta sikkerheten.
• Varsle leder for feltarbeidet om ulykker og andre uønskede hendelser under feltarbeidet.
• Dette kan være aktuelt å ta med på feltarbeid
  • Helseattest
  • Medikamentliste
  • Vaksinasjonsattest
  • Europeisk helsetrygdkort (for feltarbeid i EØS-land og Sveits)
  • Forsikringsbevis
  • Bevis på gjennomført opplæring
  • Arbeidstillatelse
  • Dykkersertifikat
  • Kranførerbevis
  • Pass
  • Visum
  • Oppholdstillatelse
• Vitenskapsmuseet har egen profilbekledning (pdf)

Avslutning av feltarbeid

Leder av feltarbeid

• Så snart det er praktisk mulig: Meld fra til egen enhet om at feltarbeidet er avsluttet.
• Fjern feltkort senest dagen etter at feltarbeidet er avsluttet. Vær obs på feltkort der det står personlig reiserute.
• Evaluer feltarbeidet, inkludert HMS-forhold, for å identifisere forbedringspunkter. Deltakerne skal være med på evalueringen.
• Meld eventuelle HMS-avvik

Deltaker

• Delta i evaluering av feltarbeidet

Rapportering

Reiseplan

Leder for feltarbeidet skal ta med reiseplan. Oppbevar kopi av reiseplan og deltakernes feltkort på samme sted ved enheten.

Reiseplan skal omfatte:

• Navn og kontaktinformasjon på leder av feltarbeidet og eventuell stedfortreder under selve feltarbeidet.
• Innhold og aktiviteter på feltarbeidet, avklaring av hva som er arbeidstid/arbeidsoppgaver og hva som er fritid, reiserute med datoer, overnattingssteder, avtalte bedriftsbesøk og annet. Flightnummer og avganger på fly og annen transport bør være med.
• Navn og mobilnummer til alle deltakerne på feltarbeidet.
• Risikovurdering av feltarbeidet.
• Varslingsplan.
• Eventuelle vedlegg er adresser og telefonnummer til:
  - Overnattingssteder, bedrifter som skal besøkes med mer.
  - Nærmeste politi/lokale nødnummer.
  - Ambassader og/eller konsulater.

Varslingsplan

Ta med varslingsplan som del av reiseplan på feltarbeid. Varslingsplan skal inneholde:

• Når og hvor ofte leder for feltarbeid skal rapportere til egen enhet ved NTNU. Avtal hvem som skal være kontaktperson ved enheten, og hva som skal gjøres ved brudd på rapporteringsrutine. Dette kan være etterlysning, søk og annet.
• Oversikt over varslingsrutiner ved ulykker eller andre uønskede hendelser, jamfør NTNUs beredskapsplan.

Feltkort

• Feltkort for deltaker (PDF) /  Feltkort for deltaker (DOC)
• Feltkort for deltaker ved NTNU Vitenskapsmuseet
• Feltkort for leder av feltarbeid (PDF) /  Feltkort for leder av feltarbeid (DOC)
• Feltkort for leder ved NTNU Vitenskapsmuseet
• Feltkort for IV-fakultetet

Alle deltakere på feltarbeid skal fylle ut feltkort. Unntak gjøres hvis risikovurderingen viser at feltarbeidet ikke har spesielle risikomomenter. En person som er alene på feltarbeid regnes som leder av feltarbeidet. Vedkommende skal derfor fylle ut feltkort for leder av feltarbeid.

Feltarbeidet regnes som avsluttet for en deltaker på det tidspunkt vedkommende ikke lenger følger reiseplanen ved avslutning av feltarbeidet.

Deltakere som planlegger privat reise i tilknytning til feltarbeidet, bør fylle ut reiserute og dato/tid for tilbakekomst på feltkortet.

Feltkortene skal gi full oversikt over deltakerne. Enheten bør oppbevare feltkort på fast plass. Ved tokt på skip: Oppbevar alle feltkort hos ansvarlig enhet for toktet. Enheter som har deltakere på feltarbeid/tokt som arrangeres av en annen enhet, skal likevel føre egen oversikt over navn og kontaktinformasjon til deltakere fra sin enhet.

Fjern feltkort senest dagen etter at feltarbeidet er avsluttet. Vær obs på feltkort med påført personlig reiserute.

Ulykker

Kontakt lokale nødetater for akutt hjelp. I Norge kan nødnumrene 110, 112 og 113 benyttes. Nødnumrene kan ikke brukes i utlandet eller fra satelittelefon. Ved bruk av satellittelefon i Norge: kontakt Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) Sør-Trøndelag på +47 73 51 80 00.

Meld ulykker og andre uønskede hendelser snarest og i henhold til varslingsplan.

Hvis du ikke får kontakt med rette vedkommende på varslingslisten, ring: +47 800 80 388. Dette er NTNUs beredskapstelefon og blir betjent av Securitas. Merk at Securitas ringer deg tilbake fra +47 22 57 73 00.

NTNU har beredskapsavtale med Sjømannskirken. Sjømannskirken kan gi omsorg til studenter og ansatte i utlandet. Sjømannskirken har 24-timers beredskapstelefon: +47 95 11 91 81. Sjømannskirken har også nød-app for smarttelefoner med oversikt over alle lokale nødnummer, uansett hvor i verden du er. Appen bruker mobilnett og GPS for å posisjonere brukeren. Det er i tillegg mulig å legge inn informasjon om forsikringsselskap, kontaktnumre til pårørende og arbeidsgiver med mer. 

Hvis deltaker på feltarbeidet rammes av ulykke eller annen uønsket hendelse, skal Politiet eller NTNU varsle pårørende. Leder av feltarbeidet eller andre deltakere skal ikke varsle pårørende!

Annet

Feltarbeid uten spesielle risikomomenter

Hvis risikovurdering av en bestemt type feltarbeid viser at denne typen ikke har spesielle risikomomenter, kan feltarbeidet gjennomføres på en enklere måte. Dette kan være aktuelt ved eksempelvis bedriftsbesøk i NTNUs nærområde. I slike tilfeller skal leder av feltarbeid:

• Fylle ut feltkort for leder av feltarbeid.
• Lage deltakerliste med navn og mobilnummer til alle deltakere på feltarbeidet.

Leder av feltarbeidet skal ta med informasjonen på feltarbeidet. Oppbevar kopi ved enheten. Gjennomfør ny risikovurdering hvis forholdene ved feltarbeidet er annerledes enn det som ble lagt til grunn i den opprinnelige risikovurderingen.

Bruk av rusmidler

Ruspåvirkning under feltarbeidet er ikke akseptert. På grunn av varslingsansvar gjelder dette også utenfor feltarbeidets arbeidstid for leder av feltarbeid (og stedfortreder).

Forsikring

Studenter

NTNU tegner ikke forsikring for studenter, jamfør Reglement for økonomistyring i staten §20. NTNU refunderer heller ikke utgifter som den enkelte student har til forsikringspremier.

Studenter er yrkesskadedekket gjennom folketrygden for yrkesskader som de blir påført på undervisningsstedet i undervisningstiden, forutsatt at studenten er medlem av folketrygden. Mange internasjonale studenter er ikke medlem av Folketrygden og vil følgelig ikke være yrkesskadedekket. På feltarbeid vil studenter som utgangspunkt ikke ha yrkesskadedekning utenom tidene for faglig program. Se Forsikring for studenter for nærmere informasjon.

Studenter anbefales sterkt å tegne egen forsikring.

Ansatte

For ansatte gjelder særavtaler for reiser innenlands og utenlands for statens regning, se Statens personalhåndbok 9.2.13 §13 og 9.3.13 §13. Om yrkesskadedekning og gruppelivsordning for statsansatte, se forsikringer.

Arbeidstid, lønn, avspasering, m.m.

Arbeidstid, lønn, avspasering, m.m. reguleres av Særavtaler for feltarbeid ved NTNU.

Om retningslinjen

Kontakt

• HMS-koordinator egen enhet
• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• Seksjon for HMS og beredskap