Et godt system for rapportering og håndtering av HMS-hendelser og avvik bidrar til å sikre et trygt arbeidsmiljø for ansatte, studenter og andre ved NTNU.

Formål 

Retningslinjen skal bidra til at uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag meldes og håndteres. Dette gjør at vi kan lære av hendelsene og iverksette tiltak for å hindre gjentakelse.

Omfang og forankring 

Retningslinjen gjelder for alle enheter ved NTNU og er forankret i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 7.

Definisjoner 

Uønsket hendelse

En hendelse som har eller som kunne ha medført skade på person, miljø eller eiendom.

Avvik

Brudd på lovverk, retningslinjer, prosedyrer eller rutiner. 

Forbedringsforslag

Begrunnede forslag til forbedringer for å forebygge uønskede hendelser og forbedre arbeidsmiljøet.

Ansvar 

Rektor

Rektor har ansvar for at NTNU har et system for melding og håndtering av hendelser, samt for overvåkning av trender og rapportering.

Linjeleder

Linjeleder har ansvar for at retningslinjen er kjent og følges, at hendelser meldes og håndteres og at tiltak blir gjennomført innen rimelig tid.

Se Prosedyre for håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.

Lokal administrator HMS/HMS-koordinator

Lokal HMS-koordinator skal årlig oppdatere funksjoner i EQS og kontrollere at de riktige personene er registrert. Denne funksjonen ivaretas vanligvis av HMS-rådgiver/koordinator på fakultetsnivå eller avdeling. Se brukerveiledninger for EQS

Ansatte/studenter

Alle ansatte og studenter skal melde inn uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag. Se Prosedyre for å saksbehandle uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.

Gjennomføring av melding og håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag 

Organisering 

Rektor (ved seksjon for HMS)

• har systemansvar for NTNU sin løsning for melding og håndtering av hendelser.
• skal se etter trender og identifisere og igangsette korrigerende tiltak. 
• skal rapportere statistikk til Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og NTNUs styre. 

Meldingsansvarlig

• skal håndtere meldinger innen rimelig tid ved å finne årsaker og iverksette tiltak.
• skal klassifisere hendelser, kvalitetssikre behandlingen, innhente nødvendig informasjon og sørge for at det ikke inneholder sensitive personopplysninger.
• skal samarbeide med verneombud og følge opp gjennomføring av tiltak.
• skal sørge for nødvendig rapportering (se «Rapportering»).

Verneombud

• skal ha innsyn i alle meldinger og saksbehandling i sitt verneområde.
• skal påse at linjeleder følger opp meldinger og bistå ved behov.

Ansatte og studenter

• skal melde inn og beskrive hendelser så snart som mulig, og eventuelt foreslå tiltak.
• skal ved alvorlig personskade eller dødsfall varsle linjeleder snarest. Dersom nærmeste leder ikke svarer, ring NTNUs beredskapstelefon (800 80 388). Akutt håndtering av situasjonen, samt varsling av nødetater prioriteres først.

Rapportering 

Meldingsansvarlig

• må vurdere om uhell og ulykker med farlig stoff skal meldes inn i DSB sitt skjema. Forskriften omtaler ikke en konkret terskelverdi for innmelding, men hendelser som ikke regnes som en normalsituasjon, skal meldes til DSB

Egen enhet

• skal rapportere statistikk til Stedlig arbeidsmiljøutvalg (SAMU) eller lokalt HMS-forum.
• skal ved alvorlige ulykker eller nestenulykker sende avviksrapport og analyse til SAMU, LAMU eller lokalt HMS-forum.
• skal sørge for registrering i eksponeringsregisteret når dette kreves.
• skal informere samarbeidspartner når hendelser eller avvik skjer på områder med samordnet virksomhet.
• skal ved ulykker som har medført alvorlig skade eller død, varsle linjeleder snarest slik at politi og Arbeidstilsynet (AT) blir varslet. Varslingen til AT skal også bekreftes skriftlig av leder gjennom skjemaet Melding om arbeidsulykke som har voldt død eller alvorlig personskade (arbeidstilsynet.no).
• skal ved yrkesskade eller dødsulykker sende informasjon til skadebehandler, merke hendelsen med personskade og påse at skademelding sendes.
• Skal sørge for at egne prosedyrer følges ved ulykker med strålekilder eller utslipp av genmodifiserte organismer. Se Prosedyre for beredskap og handling ved uhell eller ulykke med strålekilde og Prosedyre for arbeid med genmodifiserte organismer (GMO).

Skadebehandler

Skadebehandler skal sende melding til NAV ved yrkesskade eller yrkessykdom: Skademelding for saksbehandlere.

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• Seksjon for HMS

Om retningslinjen