Formål 

Retningslinjen skal bidra til at uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag meldes og håndteres slik at man oppnår lærdom, og setter inn nødvendigekorrigerende tiltak for å fjerne årsaken(e) og hindre gjentakelse.

Omfang og forankring 

Retningslinjen er underordnet HMS-politikken, og gjelder for alle enheter ved NTNU. Retningslinjen er forankret i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 7.

Ansvar 

Rektor

• har ansvar for at NTNU har et system for melding og håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag, overvåkning av evt. trender og rapportering.

Linjeleder

• har ansvar for at retningslinjen er kjent og følges ved egen enhet.
• har ansvar for at uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag ved egen enhet meldes og håndteres, og at nødvendige tiltak blir gjennomført innen rimelig tid. Se Prosedyre for håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.

Lokal administrator HMS

• har ansvaret for å oppdatere arbeidsfunksjoner som er tildelt og registrert i EQS. Dette må gjøres etter behov, og minst en gang i året.
• må kontrollere at Verneombud, Skadebehandler, Linjeleder og Meldingsansvarlig er rett person.
• se brukerveiledninger for EQS om hvordan dette gjøres i praksis

Ansatte/Studenter

• har ansvar for å melde uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag. Se Prosedyre for melding av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.

Definisjoner 

Uønsket hendelse:

Noe som har skjedd og har / kunne ha medført personskade, sykdom og / eller skade på / tap av eiendom, skade på ytre miljø eller annen skade.

Avvik:

Brudd på lovverk, retningslinjer, prosedyrer eller rutiner. 

Forbedringsforslag:

Begrunnede, løsningsorienterte og realistiske forslag til nye eller forbedrede rutiner, handlingsmåter, utstyr og lignende, som bidrar til forbedring av arbeidsmiljøet. 

Gjennomføring av melding og håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag 

Organisering 

Rektor v/seksjon for HMS og beredskap

• har systemansvar for NTNU sitt system for melding og håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag. 
• skal se etter trender i uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag og identifisere og igangsette mulige sentrale korrigerende tiltak knyttet til HMS / arbeidsmiljø. 
• skal rapportere statistikk over uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag knyttet til HMS / arbeidsmiljø til Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og NTNUs styre. 

Linjeleder/linjeleders representant

• skal håndtere innmeldte uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag innen rimelig tid. Håndtering består av å finne ut hva som har skjedd, hvorfor det skjedde og sette inn tiltak for å unngå at det skjer på nytt.
• skal klassifisere uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag, kvalitetssikre behandlingen, evt. innhente nødvendige, supplerende opplysninger og sørge for at det ikke inneholder sensitive personopplysninger
• skal samarbeide med verneombud i håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.
• skal følge opp gjennomføringen av de besluttede korrigerende tiltakene og sørge for at uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag lukkes.
• skal sørge for at nødvendige tilganger til systemet ved enheten er gitt og oppdatere disse ved endringer.
• skal sørge for nødvendig rapportering (se rapportering)

Verneombud

skal innenfor sitt verneområde:

• ha innsyn i alle innmeldte uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag, samt saksbehandlingen.
• påse at linjeleder/linjeleders representant følger opp meldte uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.
• bistå linjeleder, ansatt og/eller student ved behov.

Verneombud har innsyn i systemet ved enheten.

Ansatte og studenter

• Skal så snart som mulig etter at et uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag har oppstått melde inn dette. Uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag skal beskrives, og korrigerende tiltak kan foreslås.
• Skal ved alvorlig personskade og dødsfall snarest mulig melde fra til linjeleder. Dersom man ikke får kontakt med nærmeste leder, skal NTNUs beredskapstelefon (800 80 388) kontaktes. NB: håndtering av den akutte hendelsen og varsling av nødetater gjøres først.

Rapportering 

Linjeleder/linjeleders representant skal:

• Uhell og ulykker med farlig stoff må i noen tilfeller meldes inn i DSB sitt skjema. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle om det er behov for rapportering til DSB. Forskriften omtaler ikke en konkret terskelverdi, men enhver virksomhet har et underliggende forhold til hva som er å forstå som en normalsituasjon. Uhell og ulykker med farlig stoff ut over dette skal meldes til DSB
• rapportere statistikk over uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag knyttet til arbeidsmiljø til stedlig arbeidsmiljøutvalg (SAMU) eller lokalt HMS-forum.
• ved ulykker som har medført alvorlig skade og alvorlig nestenulykke, sende avviksrapport og analyse til SAMU eller lokalt HMS-forum.
• ved uønskede hendelser som har ført til eksponering for faktorer, som medfører krav om registrering i eksponeringsregister, sørge for at dette gjøres.
• dersom uønskede hendelser eller avvik skjer på område med med samordnet virksomhet informere samarbeidspartner.
• ved ulykker som har medført alvorlig skade (Arbeidstilsynets definisjon) eller død, snarest, og senest samme dag, varsle linjeleder, nærmeste politimyndighet og Arbeidstilsynet (AT). Varslingen til AT skal også bekreftes skriftlig av leder gjennom skjemaet Melding om arbeidsulykke som har voldt død eller alvorlig personskade (arbeidstilsynet.no).
• ved mulig skade som vil avdekkes senere, sykefravær og personskade der lege er oppsøkt (yrkesskade), samt ved dødsulykker, sørge for at uønskede hendelse er merket med personskade. Og oversende nødvendig informasjon til skadebehandler.
• Ved ulykker og unormale hendelser kyttet til strålekilder, se Prosedyre for beredskap og handling ved uhell eller ulykke med strålekilde.
• Ved utslipp av genmodifiserte organismer (GMO), se Prosedyre for arbeid med genmodifiserte organismer (GMO).

Skadebehandler skal:

• ved uønskede hendelser som har medført yrkesskade/yrkessykdom, sende melding til NAV i henhold til Skademelding for saksbehandlere.

Om retningslinjen

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• Seksjon for HMS og beredskap