Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at uønskede hendelser og avvik håndteres på en måte som gjør det mulig å oppnå lærdom og kan sette inn nødvendige korrigerende tiltak for å fjerne årsak og hindre gjentakelse. 

Omfang og forankring 

Prosedyren gjelder alle enheter, ansatte og studenter ved NTNU. 

Definisjon 

Behandler 

Behandler er en person ved enheten, som har fått delegert denne oppgaven fra linjeleder. Behandler er ansvarlig for håndtering/saksbehandling av innmeldte uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag. 

Se Retningslinje for melding av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag for øvrige definisjoner.  Se EQS brukerveiledning for meldingsansvarlig og lokal administrator for veiledning i hvordan en del vanlige arbeidsoppgaver i EQS.

Fremgangsmåte for håndtering av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag

Behandler

Innsendte meldinger om uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag, genererer en e-post fra «EQS NTNU» behandler ved den aktuelle enheten. E-posten inneholder en klikkbar lenke, som åpner meldingen i EQS.

Vurdér om innholdet i innsendt melding kommer inn under definisjonene for uønsket hendelse, avvik eller forbedringsforslag.

• Hvis nei: Velg «NEI, IKKE GODKJENT», og følg instruksjoner i skjemaet for lukking av saken.
• Hvis ja, og saken skal håndteres på egen enhet: Velg «JA, GODKJENT for videre behandling», og følg instruksjoner i skjemaet for behandling og lukking av saken.
• Hvis ja, men saken skal oversendes til annen enhet: Velg «ENDRE ANSVARLIG ENHET. Saken overføres til en annen enhet for behandling», og følg instruksjoner i skjemaet for endring av enhet.

Behandlingsskjemaet er dynamisk, og valg underveis vil påvirke skjemaets innhold. Ved å holde musepeker over «?-symbolet», vil du få opp forklarende tekst for det aktuelle feltet.

Når du har fylt ut alle feltene i skjemaet trykker du «Ferdigbehandlet delskjema».

Saken kan nå lukkes. Se framgangsmåte for lukking av sak.

Tiltak og/eller høringsrunde

EQS kan benyttes til å opprette tiltak og/eller høringsrunde knyttet til saksbehandling av innsendt melding. Se her for framgangsmåte for tiltak.

Vurder hvilke tiltak som må gjennomføres før lukking av sak og hvem som skal utføre dette. Verneombud og melder bør involveres i denne vurderingen. Tiltak bør avklares med linjeleder før gjennomføring. Det er lurt å ta kontakt med den som skal utføre tiltak før du sender tiltak.

Skadebehandler 

Informasjon for skadebehandler finnes her.

Bedriftshelsetjenesten (BHT) 

I henhold til kravene i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-2 går bedriftshelsetjenesten ved NTNU igjennom innsendte meldinger om uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag, med spesielt fokus på alvorlige og svært alvorlige hendelser, personskader og evt. trender. Bedriftshelsetjenesten kan ta kontakt med behandler for ytterligere opplysninger om enkeltsaker.

Rapportering 

E-poster fra systemet (EQS)

EQS sender automatisk følgende e-poster:  

• «[EQS NTNU] Meldingsansvarlig for «Uønsket hendelse,avvik eller forbedringsforslag: xxx», ID xxx» sendes til behandler når ny melding om uønsket hendelse, avvik eller forbedringsforslag registreres.
• Ved angitt yrkesskade / yrkessykdom sendes e-post til skadebehandler
• «[EQS NTNU] Meldingen «xxx», ID xxx er lukket » sendes til innmelder når saken er ferdig behandlet og lukket
• I tillegg sender EQS ut e-poster i forbindelse med tiltak og høringsrunder.

Skjema og tiltak sendes til aktuelle interne og eksterne aktører 

Saker som krever saksbehandling utenfor EQS

• Personopplysninger skal ikke registreres i EQS.
• Alle skader eller yrkessykdommer som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet skal meldes til NAV ved at melding om yrkesskade / yrkessykdom fylles ut. Dette utføres av skadebehandler for enheten.
• All korrespondanse, som nevnt ovenfor, skal saksbehandles og arkiveres i ePhorte. Er du usikker, kontakt lokal personal/ HR, eller lokalt dokumentsenter. Rapport kan skrives til pdf-format fra EQS og lastes opp i ePhorte. EQS-ID skal registreres på saken i ePhorte, og ePhorte-saksnummeret skal registreres i EQS (bruk kommentarfelt) 

Kun til informasjon 

• Vurdér hvem som skal ha brev/notat om saken, for eksempel politi, andre enheter ved NTNU, samordnede virksomheter, andre virksomheter og Statens pensjonskasse. Er du usikker, kontakt lokal personal / HR.
• Rapport kan skrives til pdf-format fra EQS og sendes direkte som vedlegg på e-post. NB: Vurdér innholdet og nødvendige tiltak, som f.eks. kryptering.

Kontakt 

• Ved spørsmål om melding av yrkesskader eller yrkessykdom, kontakt lokal HR-medarbeider 
• Ved behov for endring av tilganger, kontakt HMS-rådgiver/-koordinator på fakultet/avdeling.
• Systemadministrator EQS; hms@ntnu.no 

Om prosedyren

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• Seksjon for HMS og beredskap