Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag saksbehandles på en slik måte at vi kan lære av hendelsene og iverksette nødvendige tiltak for å hindre gjentakelse.

Omfang og forankring 

Prosedyren gjelder meldingsansvarlig. 

Definisjon 

Meldingsansvarlig

Meldingsansvarlig er en person ved enheten som har fått oppgaven delegert fra linjeleder. Meldingsansvarlig håndterer og saksbehandler innmeldte hendelser. 

Se Retningslinje for melding av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag.  Se også EQS brukerveiledning for meldingsansvarlig og lokal administrator for veiledning.

Fremgangsmåte for saksbehandling av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag

Meldingsansvarlig

Meldingsansvarlig ved enheten mottar e-post fra EQS-NTNU når det blir sendt inn melding om uønskede hendelser. E-posten inneholder en lenke til meldingen i EQS.

Gjør en vurdering av meldingen

• Hvis meldingen ikke gjelder uønsket hendelse, avvik eller forbedringsforslag, velg «NEI, IKKE GODKJENT», og følg instruksjoner i skjemaet for lukking av saken. Skriv alltid en begrunnelse.
• Hvis meldingen skal behandles av egen enhet, velg «JA, GODKJENT for videre behandling», og følg instruksjonene for behandling og lukking.
• Hvis meldingen skal overføres til en annen enhet, velg «ENDRE ANSVARLIG ENHET» og følg videre instruksjoner for overføring.

Merk at som hovedregel skal meldingene behandles hos den enheten som innmelderen tilhører. Hendelser knyttet til campussamling flyttes til Enhet for campussamling. Se NTNU campussamling for nærmere informasjon.

Fyll ut behandlingsskjemaet

Skjemaet blir tilpasset valgene dine.  Ved å holde musepeker over «?»-symbolet, vil du få opp forklaringer. Når du har fylt ut alle feltene, trykk «Ferdigbehandlet delskjema».

Meldingen kan nå lukkes. Se framgangsmåte for lukking av melding.

Tiltak og høringsrunde

EQS kan brukes til å opprette tiltak og høringsrunder knyttet til saksbehandling av innsendt melding. Se her for framgangsmåte for tiltak.

Vurder hvilke tiltak som må gjennomføres før lukking og hvem som skal utføre dem. Overvei om verneombud og melder bør involveres i vurderingen og avklar tiltak med linjeleder og den som skal utføre dem.

Behov for bistand fra Eiendomsavdelingen meldes i e-vaktmester. Merk meldingen med avvikets ID-nummer og tiltaket med saksnummeret i e-vaktmester.

Sykdom eller personskade

Dersom melder har krysset av for sykdom eller personskade, sjekk om skademelding er registrert. Hvis ikke, vurder om det burde vært sendt. Ta kontakt med melder hvis det er behov for avklaringer. Se Melde yrkesskade.

Skadebehandler 

Se informasjon for skadebehandler her.

Bedriftshelsetjenesten (BHT) 

Bedriftshelsetjenesten ved NTNU gjennomgår innsendte meldinger med spesielt fokus på alvorlige hendelser, personskader og trender. Bedriftshelsetjenesten kan ta kontakt med meldingsansvarlig for mer informasjon.

Se forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-2

Rapportering 

E-poster fra systemet (EQS)

EQS sender automatisk følgende e-poster:  

• «[EQS NTNU] «Du er meldingsansvarlig for ID xxx» sendes når ny melding registreres.
• Varsel til skadebehandler ved yrkesskade/-sykdom.
• «[EQS NTNU] Meldingen «xxx», ID xxx er lukket» sendes til innmelder når saken er ferdig.
• Varsler i forbindelse med tiltak og høringsrunder.

Skjema og tiltak sendes til aktuelle interne og eksterne aktører.

Saker som krever saksbehandling utenfor EQS

• Personopplysninger skal ikke registreres i EQS.
• Skader eller yrkessykdom som krever medisinsk behandling eller gir arbeidsuførhet, skal meldes til NAV. Skadebehandler fyller ut skjema.
• Lagre kopi av skjema til NAV og eventuelt DSB-skjema i personal-/studentmappen til innmelder. Se Saksbehandling ved melding av yrkesskade/yrkessykdom).

Til informasjon 

• Vurder hvem som skal ha brev/notat om saken, for eksempel politi, andre enheter ved NTNU, samordnede virksomheter, andre virksomheter eller Statens pensjonskasse. Kontakt lokal HR hvis du er i tvil.
• Rapport kan skrives til PDF-format fra EQS og sendes direkte som vedlegg på e-post. Vurder behov for kryptering.

Kontakt 

• Ved spørsmål om melding av yrkesskader eller yrkessykdom, kontakt lokal HR-medarbeider 
• Ved behov for endring av tilganger, kontakt HMS-rådgiver/-koordinator på fakultet/avdeling.
• Systemadministrator EQS kan kontaktes på hms@ntnu.no

Om prosedyren