Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag blir meldt inn på en måte som gjør det mulig å oppnå lærdom og kan sette inn nødvendige korrigerende tiltak for å fjerne årsak og hindre gjentakelse.

Omfang og forankring

Prosedyren gjelder alle enheter, ansatte og studenter ved NTNU.

Definisjon

Se Retningslinje for melding av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag for definisjoner knyttet til denne prosedyren.

Alvorlige og kritikkverdige forhold

Ved alvorlige og kritikkverdige forhold, som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, kan det være at du skal sende et varsel. Eksempler på slike hendelser er mobbing, (seksuell) trakassering, vold, trusler, korrupsjon og myndighetsmisbruk. Dersom du er i tvil om hva du skal gjøre, kan du ta kontakt med din tillitsvalgt, eller bedriftshelsetjenesten, som har taushetsplikt.

Fremgangsmåte for melding av uønskede hendelser, avvik eller forbedringsforslag 

• Trykk på knappen Meld uønsket hendelse, avvik eller forbedringsforslag. Du kommer nå inn i et eget verktøy (EQS). 
• Velg «UØNSKET HENDELSE eller AVVIK», eller «FORBEDRINGSFORSLAG» ut fra hva du ønske å melde. 
• Fyll deretter ut feltene som kommer fram i skjemaet. Skjemaet er dynamisk, og valg underveis vil påvirke skjemaets innhold. Ved å holde musepeker over «?-symbolet», vil du få opp forklarende tekst for det aktuelle feltet. 
• Når du har fylt ut alle feltene i skjemaet trykker du «Registrer melding». Skjemaet blir da sendt til behandleren ved din enhet for videre håndtering. 
• Man mottar epost fra «EQS NTNU» når saken er ferdig behandlet og lukket. 

Informasjon om å melde yrkesskade/yrkessykdom 

Videre saksgang 

• Når du registrerer en melding, sendes meldingen til enheten du tilhører ved Feide pålogging. 
• Enhetens behandler vil vurdere om det du har meldt skal håndteres av enheten, evt. om meldingen skal overføres til annen enhet / behandler. Ved behandling settes det en tidsfrist for ferdig behandling og lukking (normalt 30 dager). Alternativt vil du få en begrunnelse hvorfor innsendte meldingen er avvist. 

Se også: Prosedyre for håndtering av uønskede hendelser, avvik eller forbedringsforslag