2024

April

• Fagkafé i Behov til betaling om anlegg og MVA - onsdag 24. april:
  • Presentasjon
  • Opptak
  • Spørsmål og svar (kommer)

Februar

• Onsdag 14. februar var det spørretime om NFR-søknader i søknadsmodulen for prosjektøkonomer:
  • Opptak
  • Presentasjon

Januar

• Nettsidene til BOTT-samarbeidet er nå oppdatert med en side som viser avtalestruktur og avtalene i samarbeidet.
• Fagkafé i prosjektøkonomi, tirsdag 9. januar: Spørretime om EU-søknader i prosjektsøknadmodulen. 
  • Opptak

2023

Desember

• Se oversikten over gjennomførte aktiviteter i 2023 og hvilke som planlegges i 2024 i årets julebrev fra BOTT økonomi og lønn forvaltning.
• Tirsdag 19. desember: Status for NTNU økonomi og lønn forvaltning i november 2023.
• Digital fagkafé og spørretime for søknadsregistrerere og prosjektøkonomer om prosjektsøknadmodulen, onsdag 13. desember:
  • Presentasjon

November

• Presentasjon fra samarbeidsmøte i NTNU økonomi og lønn forvaltning, onsdag 15. november:
  • Presentasjon
• Fredag 10. november: Status for NTNU økonomi og lønn forvaltning i oktober 2023.
  • Presentasjonen inneholder aktiviteter og aktuelle problemstillinger i de ulike BOTT-prosessene ved NTNU i måneden som har vært, og hva som planlegges fremover.

Oktober 

• Oppfriskningskurs i Kunde- og salgsmodulen i Unit4 for fakturaansvarlige og salgsordreopprettere tilknyttet BOTT-prosessen Fordring til innbetaling (Fti) - onsdag 25. oktober: 
  • Presentasjon
  • Opptak
• Presentasjon fra samarbeidsmøte i NTNU økonomi og lønn forvaltning, onsdag 18. oktober:
  • Presentasjon
• Mandag 2. oktober var det fagkafé for innkjøpere og fagrekvirenter i prosessen Behov til betaling: 
  • Presentasjon
  • Opptak
  • Spørsmål og svar

September

• Presentasjon fra samarbeidsmøte i NTNU økonomi og lønn forvaltning, onsdag 20. september: 
  • Presentasjon
• Onsdag 6. september ble det holdt kurs i prosjektsøknadmodulen (tidligere kalt PreAward) i Unit4 for Kostnadsgodkjennere og Prosjektøkonomer. 
  • Presentasjon
  • Opptak
• Tirsdag 5. september var det kurs i prosjektsøknadmodulen for Søknadsregistrerere og Prosjektøkonomer.
  • Presentasjon
  • Opptak
• Del 2 av dette kurset ble holdt for Prosjektøkonomer senere samme dag (5. september).
  • Presentasjon
  • Opptak

August

• Presentasjon fra Samarbeidsmøte forvalting 30.08.23

Juni

• På Innsida: Skal følge alle forskningsprosjektene ved NTNU fra søknad til avslutning.

NTNU har nå tatt i bruk modulen for prosjektsøknader i Unit4, og alle søknader med frist fra og med 1. januar 2024 skal registreres i den nye løsningen.

• Du kan lese mer innføringen av den nye prosjektsøknadmodulen på Innsida: "Skal følge alle forskningsprosjektene ved NTNU fra søknad til avslutning"

Opplæring

Alle med roller i de nye prosessene kan ta i bruk modulen så snart de har gjennomført kurs.

Hovedopplæringen ble gjennomført i september. Du finner opptak og presentasjoner fra de ulike kursene på denne siden.

Brukerveiledning

• Enkel veileder for kostnadsgodkjennere (BOTT-brukerveiledning)
• Enkel veileder for søknadsregistrerere (BOTT-brukerveiledning)

Kontakt

Spørsmål om innføringen av prosjektsøknadsmodulen kan rettes til innføringsleder Ida Kristin Antonsen.

I dette avsnittet finner du beskrivelse av BOTT felles forvalting og informasjon om formål og organisering av forvaltningen.

BOTT-samarbeidet

BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim med mål om å finne felles løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren.

Innenfor BOTT-samarbeidet er det etablert flere fagsamarbeid. BOTT økonomi og lønn er et av disse.

BOTT økonomi og lønn felles forvalting

BOTT økonomi og lønn har etablert og dokumentert felles standardiserte, enhetlige arbeidsprosesser, rutiner, prosessroller og opplæringsmateriale innen økonomi- og lønnsområdet.

Direktoratet for forvalting og økonomistyring (DFØ) er leverandør av felles digitale systemløsninger. Systemene vi bruker er Unit4 innen regnskap/økonomi, og SAP, Selvbetjeningsportalen og DFØ-appen innen lønn.

For å ivareta forbedring og videreutvikling av de felles administrative tjenestene og systemene, er det inngått en samarbeidsavtale mellom BOTT-universitetene om felles forvaltning. Målet med den felles forvaltningen er å sikre stordriftsfordeler, lik kvalitet og digitale løsninger som er tilpasset sektoren. Den skal også bidra til felles utvikling, muligheter for innovasjon og deling på tvers.

Forvaltningsorganisasjonen i BOTT økonomi og lønn

Det er etablert en forvaltningsorganisasjon i BOTT-samarbeidet innen økonomi og lønn som består av forvaltningsleder, dokumentasjonsansvarlig, systemforvalter felles, testleder felles og en forvaltningskoordinator fra hvert av universitetene. Forvaltningsgruppen rapporterer til BOTTs forvaltningsstyre. Mer informasjon finnes på nettsiden Organisering - BOTT (bott-samarbeidet.no).

Forvaltingsgruppen har blant annet ansvaret for:

• Oppfølging av BOTTs/DFØs utviklingsplan (det som står igjen av leveranser fra innføringsprosjektet og andre endringsbehov).
• Håndtere og følge opp nye endringsbehov i henhold til rutiner for dette. Rutinene skal sikre vurdering, anbefaling og prioritering i BOTT prosessteam og universitetenes forvaltning.

Eier av økonomi- og lønnsprosessene ved NTNU er direktør for organisasjon og infrastruktur. Det er delegert myndighet videre til operative prosesseiere. som har følgende ansvar og myndighet i forvaltingen:

• Sikre etterlevelse av prosess-, rutine- og rollebeskrivelser og tilstrekkelig internkontroll.
• Prioritere og innstille på forbedrings- og utviklingstiltak innen sine prosesser.
• Fastsette prosedyrer og retningslinjer for prosessene.

Forvaltningsutvalget er sammensatt av avdelingslederene fra Økonomiavdelingen, HR- og HMS avdelingen, IT-avdelingen og Avdeling for virksomhetsstyring, samt brukerrepresentanter fra fakultet, institutt og Vitenskapsmuseet. 

Avdelingsdirektøren i Økonomiavdelingen er utpekt til leder av utvalget av direktør for organisasjon og infrastruktur. Arbeidet ledes i det daglige av en forvaltningskoordinator.

Forvaltningsutvalget skal på vegne av prosesseier sørge for at forvaltningen av ulike delprosesser innenfor økonomi- og lønnsområdet skjer samordnet og koordinert. Dette er viktig for å sikre at prosessene henger sammen fra «ende til ende» og at det skapes helhetlige, brukerrettede tjenester. 

Dette gjelder både for de løsningene som er innført gjennom BOTT økonomi og lønn, men også for de som er på vei gjennom blant annet NTNU Sak og et felles HR-støttesystem. De arbeids- og samhandlingsformene som er utviklet gjennom økonomi- og lønnsprosessen skal med andre ord videreføres til de andre prosjektene i BOTT-samarbeidet.

Forvaltningsutvalgets ansvar og myndighet:

• Etablere en samordnet forvaltnings- og driftsorganisasjon ved NTNU.
• Sikre helhetlige og brukerrettede tjenester innenfor økonomi- og lønnsområdet.
• Vurdere, prioritere og innstille på forbedrings- og utviklingstiltak for hele NTNU.
• Sikre «ende-til-ende» fokus i prosessene.
• Sikre at kostnadene til forvalting, drift, vedlikehold og løpende utvikling (FDVu) er kartlagt og finansiert.
• Utarbeide og følge opp gevinstrealiseringsplan.

Forvaltningsteamet skal sikre at prosessene henger sammen fra «ende til ende» og at det skapes helhetlige, brukerrettede tjenester innenfor økonomi- og lønnsområdet. Teamet skal også forvalte de nye økonomi- og lønnsløsningene gjennom kontinuerlig søkelys på forbedringsarbeid og gevinstrealisering. 

Forvaltningsteamet vil ha ansvar for å sikre en god prosess fra et forslag til forbedring blir meldt inn til de avsluttes og eventuelt blir tatt i bruk. I samarbeid med de ulike prosessene skal det utarbeides en plan for gjennomføring av alle forbedringsforslag. 

Forvaltingsteamet er satt sammen av representanter fra Økonomiavdelingen, HR- og HMS avdelingen og Avdeling for virksomhetsstyring. Teamet blir ledet av NTNUs forvaltingskoordinator.

Forvaltingskoordinatoren er NTNUs representant i BOTT økonomi og lønns forvaltningssamarbeid.

Koordinatoren har blant annet følgende ansvar og myndighet:

• Sikre gode saksunderlag og saksbehandling i forvaltningsutvalget.
• Sikre «Ett NTNU» og brukerfokus i forvaltningen av løsningene.
• Koordinere arbeidet i de ulike prosessteamene.

Oppgaver:

• Sekretariat for forvaltningsutvalget.
• Oppfølging av prosessteam og saker som skal behandles i forvaltningsutvalget.

Se bott-samarbeidet.no for en fullstendig beskrivelse av denne rollen.

«Systemforvalter universitet» er en BOTT-rolle med ansvar for å sikre at NTNUs behov knyttet til systemforvaltning og integrasjoner mot Unit 4 og SAP blir synlig og vurdert i BOTT økonomi og lønn forvaltning. Systemforvalteren skal blant annet være et bindeledd mot de som jobber med det tekniske når det kommer til integrasjoner i BOTT-samarbeidet (BOTT INT), samt DFØs tekniske ressurser og innen utvikling og drift av integrasjoner med eksterne systemeiere.

Ved behov for nye integrasjoner til eller fra DFØ-løsningene skal systemforvalter universitet melde dette videre til BOTT økonomi og lønn sitt team for systemforvaltning team. NTNUs representant inngår også i dette teamet, som koordineres og ledes av en felles systemforvalter i BOTT-samarbeidet.

Systemforvalteren ved NTNU har også ansvar for oppfølging av feil og eventuell eskalering av saker fra NTNU til DFØ når det er behov for dette.

Se bott-samarbeidet.no for en fullstendig beskrivelse av denne rollen.

Prosessansvarlig er utnevnt av operativ prosesseier og har blant annet følgende ansvar og myndighet:

• Etterlevelse av prosess-, rutine- og rollebeskrivelser ved NTNU.
• Oppfølging og evaluering av hovedprosessen for kontinuerlig forbedring.
• Ansvarlig for kommunikasjon og brukermedvirkning i utvikling og forbedring.

Oppgaver:

• Bidra i opplæring av prosessrollene i hovedprosessen.
• Evaluere og bidra til forbedring.
• Lede det lokale prosessteamet.
• Samarbeide med andre prosessansvarlige.
• Gjennomføre forbedringstiltak.

Prosessansvarlig er NTNUs representant i BOTT økonomi og lønn sitt prosessteam for sin hovedprosess.

Se bott-samarbeidet.no for en fullstendig beskrivelse av denne rollen.

Prosessrådgiver er utnevnt av sin enhet på NTNU og har blant annet følgende ansvar og myndighet:

• Sikre etterlevelse av prosess- og rutinebeskrivelser på sin enhet.
• Gi informasjon og veiledning om prosessen til definerte målgrupper.
• Bidra i forbedringsarbeidet gjennom deltakelse i lokal forbedringsgruppe.

Oppgaver:

• Gi råd innen prosessen på sin enhet.
• Bidra med kollegaveiledning.
• Bidra med evaluering og forbedringsforslag.
• Delta i prosessteam for sin hovedprosess.

Se bott-samarbeidet.no for en fullstendig beskrivelse av denne rollen. For en oversikt over prosessrådgiverne innen økonomi og lønn ved NTNU, se denne siden på Innsida.

Prosessteamet består av prosessrådgivere innen hovedprosessen og ledes av prosessansvarlig.  Prosessteamet skal være pådriver for forvalting og videreutvikling av hovedprosess og tilhørende systemløsninger. 

Dette temaet har også en viktig rolle i å sikre lik forståelse av gjeldende prosesser, rutiner og regelverk på tvers av NTNU og BOTT.  

Per i dag er det opprettet prosessteam innen Prosjektøkonomi, Behov til betaling (Btb) og Plan-, budsjett og oppfølging (PBO).

Forvaltningsutvalg

• Leder: Ingrid Volden, avdelingsdirektør Økonomiavdelingen og Avdeling for virksomhetsstyring
• Arne Kr. Hestnes, avdelingsdirektør HR- og HMS-avdelingen
• Håkon Alstad, IT-direktør, IT-avdelingen

Brukerrepresentanter:

• Eva Terese Voldhagen, seksjonssjef IV fakultetsadministrasjon
• Vegard Kildal, controller, IE fakultetsadministrasjon 
• Anne Larsen, kontorsjef, Institutt for samfunnsøkonomi
• Hallgerd Hoff Helgetun, kontorsjef, Institutt for sosialt arbeid

Forvaltingsteam

Det er etablert et forvaltingsteam som driver det daglige forvaltningsarbeidet.

Teamet har følgende medlemmer:

• Forvaltingskoordinator: Gry-Lene Johansen, Økonomiavdelingen
• Tore Hugubakken, HR- og HMS-avdelingen, seksjon for HR-NTNU
• Trude Bersvendsen, Avdeling for virksomhetsstyring
• Merete Sivertsen, HR- og HMS-avdelingen, seksjon for lønn og HR-tjenester
• Systemforvalter universitet: Ketil Nyheim, Økonomiavdelingen

Teamet ledes av forvaltingskoordinator. Forvaltingskoordinator er NTNUs representant i den nasjonale BOTT-forvaltingen og er bindeledd mellom NTNU og BOTT.

Systemforvalter universitet deltar for NTNU i BOTT ØL systemforvaltingsteam og er bindeleddet mellom NTNU og BOTT.

Forbedringsforslag innen Lønn og lønnsnær HR

Innen prosessområdet Lønn og lønnsnær HR jobber alle prosessrådgiverne i Tjenestesenteret. Alle forbedringsforslag behandles av prosessrådgiverne i Tjenestesenteret, og meldes inn gjennom dette skjemaet i NTNU Hjelp.

Oversikt over prosessrådgivere på lønnsområdet finner du nederst på denne siden.

Økonomiprosesser som har prosessrådgivere

For prosessene:

• Behov til betaling (Btb)
• Prosjektøkonomi
• Plan, budsjett og oppfølging (PBO)

har alle enhetene (fakultet/institutt, Vitenskapsmuseet og Fellesadministrasjonen) oppnevnt prosessrådgivere. Prosessrådgiverne har en viktg rolle i utviklingsarbeidet innen sin prosess, og forbedringsforslag må meldes til lokal prosessrågiver innen området forslaget gjelder.

Oversikt over hvem som er prosessrådgivere på din enhet finner du på denne siden

Prosessrådgiver melder forbedringsforslag til sin prosessansvarlige, som forankrer forslaget blant de andre prosessrådgiverne på NTNU. Dersom forbedringsforslaget tas videre til BOTT forvaltning er det prosessansvarlig som håndterer saken videre.

Økonomiprosesser som ikke har prosessrådgivere

Prosessene:

• Fordring til innbetaling (Fti)
• Andre økonomiprosesser
• Anleggsmidler
• Periodeavslutning
• Anskaffelesprosessen

har ikke lokale prosessrådgivere, men prosessansvarlige i Fellesadministrasjonen. Her meldes forslagene direkte til prosessansvarlige som er anvarlig for videre behandling.

Forbedringsforslag meldes inn på e-post til Økonomiavdelingen: kontakt@okavd.ntnu.no. Oppgi i henvendelsen at det gjelder et forbedringsforslag, hvilken prosess det gjelder, beskrivelse av endringen og forbedringspotensialet.