Nei. Det vil si at når det har kommet på ett innkjøpsordrenummer (samme som dagens bestillingsnummer) er ordren låst. Da må det i tilfelle en ompostering til hvis faktura er bokført eller at man endrer når faktura kommer.

Etter at korrekt prosjektnummer er påført av innkjøper må fakturaen attesteres og sendes til godkjenning hos kostnadsgodkjenner. Det vil si at det blir det samme som i dag.

Nei, det vil ikke være mulig.

Er prosjektet avsluttet etter at innkjøpsordren er sendt leverandør, stopper faktura opp og må ut til innkjøper for manuell behandling, på lik linje som i dag.

Er prosjekt avsluttet etter at faktura er ferdig matchet eller manuelt behandlet og skal overføres til regnskapet, stoppes faktura opp og må ut til innkjøper for manuell behandling, på lik linje som i dag.

Dere som jobber i prosessen og kjenner til dagens plankjøp, skal vite at dette også vil være på plass i den nye løsningen.

Dette skal gjøres på samme måte som i dag. Fakturaen skal kontolleres (er dette noe vi har bedt om og har faktisk mottatt?), konteres og deretter attesteres (innkjøper) og anvises (BDM). 

Innkjøpere kan jobbe deltid (50-100%) med innkjøpsfaglige oppgaver, mens anskaffelsesrådgivere jobber fulltid med innkjøp og anskaffelser. De som har rollen som anskaffelsesrådgiver utfører minimum 10 anskaffelser i året.

Anskaffelsesrådgiverne har gjennomført kurs og er sertifiserte innen offentlige anskaffelser (SOA-sertifiserte), og de som er tilsatt lokalt ved fakulteter og institutter kan inngå avtaler opp til 1,3 millioner kroner. Innenfor denne beløpsgrensen kan de også gjennomføre mini-konkurranser på eksisterende rammeavtaler.

Innkjøpere kan innhente tilbud for anskaffelser med en verdi under kr. 100 000 eks. mva. De som har denne rollen oppretter innkjøpsforespørsel basert på innmeldt behov, kontrollerer og fullfører innkjøpsforespørsler som kommer fra fagrekvirent, behandler inngående faktura og kreditnota, og utfører attestasjonskontroller innenfor forfallsdato.

Mer informasjon om de ulike rollene, deres formål, ansvar, oppgaver med mer, er tilgjengelig på bott-samarbeidet.no.

NTNU har disse rollene også i dag, men med andre benevnelser (systemrekvirent, bestiller og innkjøpsrådgiver/anskaffelsesrådgiver). Det er ingen endring på antall roller. Det vil også være opp til de enkelte koststed om de tar i bruk fagrekvirentrollen, der er det også ulik praksis i dag.

En stor forbedring vil være å få utviklet en bedre behovsinnmeldingsløsning sammen med DFØ for BOTT. Dette bør bli en effektivisering, spesielt for behovshaver, innkjøper og fagrekvirent.

Det blir som i dag. Noen har det direkte til epostadresser, og andre via NTNU Hjelp - som er en god løsning. Det anbefales at alle i en innkjøpergruppe har tilgang til alle behovsinnmeldinger som gjelder innkjøpergruppens koststeder, for at innkjøpergruppene skal fungere etter hensikten.

En innkjøpergruppe er en sammensetning av to eller flere innkjøpere som har tilgang til å gjøre innkjøp, utføre varemottak og attestere fakturaer på ett eller flere kostnadssteder. En innkjøpergruppe kan for eksempel bestå av innkjøperne ved et fakultet eller en avdeling..

Hovedforskjellen mellom fagrekvirent og innkjøper er at innkjøper følger opp og attesterer faktura i forbindelse med innkjøpsordrer. Fagrekvirentens ansvar stopper når varemottaket er registrert i løsningen.

Sammenlignet med dagens roller tilsvarer rollen som bestiller i stor grad det som nå blir innkjøper. Fagrekvirent vil i stor grad tilsvare det som på NTNU har vært systemrekvirent, men vær oppmerksom på at det gis sterke anbefalinger om at denne rollen bør tildeles personer som har et visst bestillervolum (ca. 20 %). I BOTT-rollen som fagrekvirent er det også forventet at man skal ha et enda mer bevisst forhold til MVA-området.

Dersom en fagrekvirent for eksempel legger inn en feil i innkjøpsforespørselen, vil innkjøper returnere denne tilbake til fagrekvirenten med kommentar. Fagrekvirenten får da muligheten til å korrigere før vedkommende sender på nytt til innkjøper.

Hvis innkjøper har behov for en kommentar på en mottatt faktura, utføres dette i løsningen ved at innkjøper sender et spørsmål til fagrekvirent. Fagrekvirent vil så se faktura, historikk, kontering og kunne kommentere og lagre. Deretter vil kommentar være tilgjengelig for innkjøper.

Fagrekvirent trenger ikke å forholde seg til om innkjøper er til stede da alt av gjøremålene ovenfor automatisk går til en innkjøpergruppe. En innkjøpergruppe vil for eksempel bestå av alle innkjøpere på et fakultet/avdeling. Dette vil redusere sårbarheten for fagrekvirenter, da det alltid være en innkjøper til stede. Til daglig vil innkjøpere ha "faste" koststed å forholde seg til, men de vil også bistå andre innkjøpere ved behov.

Nei, en innkjøpsforespørsel går alltid via en innkjøper for fullføring og generering av ordre. Unntaket er dersom det gjøres avrop fra en plan. Det vil si at innkjøpsforespørselen kobles mot et forhåndsgodkjent budsjett (plan som foreligger for området i en avgrenset tidsperiode).

En fagrekvirent og innkjøper kan ta varemottak. Dette har de i sin rolle. Utover det, hvis det er andre som skal utføre varemottak, må de ha tilgang til rollen Varemottaker og være satt inn av fagrekvirent eller innkjøper på den aktuelle innkjøpsordren som det er ønskelig at vedkommende skal utføre varemottak på.

Fagrekvirent og innkjøper må benytte seg av stedfortrederfunksjonen som ligger i løsningen dersom andre skal utøve varemottaket på vegne av de.

Det er bare mulig å legge inn én slik løsningen er i dag..

Minner samtidig om at løsningen vil være i stadig utvikling, så dette kan være noe som kan spilles inn etter hvert. Prosessrådgivere og prosessansvarlig vil blant annet følge opp innspill til forbedring/utvikling fremover..

Det vil være en hovedgodkjenner, såkalt kostnadsgodkjenner 1, og deretter nr. 2, 3 osv når en forespørsel sendes. Når for eksempel kostnadsgodkjenner nr. 1 har planlagt fravær, må vedkommende sette inn stedfortreder for at forespørselen skal gå direkte til nr. 2 eller 3.

En innkjøper velger ikke person, men trykker lagre, og så går innkjøpsforespørselen i flyten til korrekt kostnadsgodkjenner. Dette utledes av koststedet på innkjøpsforespørselen.

En innkjøper kan også trekke tilbake en innkjøpsforespørsel fra kostnadsgodkjenner. Det er med andre ord fortsatt viktig å sette inn stedfortreder i løsningen, som det er i dag også.

I tillegg er det viktig å begynne plankjøp, som er bygget over samme lest som vi har i dagens løsning ved NTNU, men som er lite benyttet. Dette tar også ned en del sårbarhet og gir raskere behandling av innkjøp fra leverandør.

Nei, dette vil da gå i retur til innkjøper. Årsaken til det er både læringens del og «to par øyne»-kravet. Dette vil med andre ord være likt med dagens prosess ved NTNU.

Man velger ikke kostnadsgodkjenner, men to ulike kostnadssteder på innkjøpsforespørselen. Dette utleder to forskjellige løp når innkjøper trykker på lagreknappen. Med andre ord velger man ikke person - det er koststedet som vil føre til rett koststedsgodkjenner.

Når begge kostnadsgodkjennerne har godkjent sine innkjøpsforespørsler, dannes det en innkjøpsordre som går til leverandør. Leverandøren vil ikke ser at kostnaden skal bokføres/kommer fra to ulike koststeder. For leverandøren vil dette oppleves som ett kjøp.

Her har vi dag plankjøp som er et forhåndsgodkjent budsjett av kostnadsgodkjenner/ budsjettdisponeringsmyndighet (BDM), opprettet av dagens bestiller. Så dette eksisterer allerede i dag og vil bli tilgjengelig i ny løsning også. .

I plankjøp låses kontering, hvem som kan foreta kjøp/avrop og hvilke leverandører som kan benyttes fra planen. Dagens bestillere skal kjenne til denne muligheten, og mange koststeder har tatt det i bruk der det er hensiktsmessig.

Maconomy vil være tilgjengelig for prosjektøkonomene på samme måte som i dag (som lokalt program på PC'en eller via Farm) i en periode. Per i dag er denne perioden ikke fastsatt, men det er minimum til utløpet av 2023. Etter den tid vil NTNU fortsatt ha tilgang til Maconomy-dataene sentralt, slik at prosjektøkonomer i tilfelle må rette henvendelse til Økonomiavdelingen for å få kjørt rapporter etc.

Prosjektet er kjent med tidligere utfordringer, og vil gjøre alt vi kan for at overføringen blir så god, og riktig, som mulig. Men i og med at det vil bli en del endringer av delprosjektstruktur fra Maconomy til Unit4, og fordi systemene har ulike prinsipper for prosjektavslutning o.l., vil vi måtte ta diverse forutsetninger/forenklinger i overføringen.

Gjennom datakonverteringsarkene har vi bedt om informasjon om prosjektenes kompleksitet osv. slik at vi på et så tidlig tidspunkt som mulig skal få identifisert de prosjektene som det kan antas at saldokonverteringen vil være mest komplisert - slik at vi kan fokusere vurderingene mot disse prosjektene.

Når det gjelder selvbetjening for prosjektledere/-deltakere i bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) vil den selvbetjening de vil gjøre i SAP – knyttet til BOA-prosjekter – være:

• Føring av reiseregninger som belastes prosjektene (altså tilsvarende som de gjør i Paga i dag).
• Timeføring på prosjekt – dersom det skal benyttes timeføring på prosjektet/prosjektene de jobber på (tilsvarende den timeføring som de gjør i iAccess i dag).
• I BOTT vil det ikke være praktisk gjennomførbart at prosjektøkonom eller tilsvarende foretar timeføringen for prosjektledere/-medarbeidere – de må forvente at de må gjøre denne oppgaven selv.

For å sende inn fakturagrunnlag (utgående faktura) må du ha rollen fakturaansvarlig. Du må også sjekke om dine fakturagrunnlag håndteres av salgordreoppretter ved din enhet. Sjekk med din leder eller innføringsleder. Har dere egen salgsordreoppretter, send fakturagrunnlag til denne. Har du selv rollen som salgsordreoppretter, så taster du selv inn i systemet og trenger ikke fylle ut skjema i forkant.

Økonomiavdelingen sentralt håndterer fakturagrunnlag for de fakultet og institutt som ikke har egne salgsordreopprettere. For innsendelse, ta kontakt med oss via NTNU Hjelp eller ved å sende en e-post til: kontakt@okavd.ntnu.no. Vi ber om at fakturagrunnlag og andre henvendelser sendes til oss på denne måten, og ikke direkte til enkeltpersoner i avdelingen. 

Fakturaansvarlig må selv opprette kunden før innsendelse av fakturagrunnlagsskjema. Kundenummer skal oppgis i skjemaet. Prosjektøkonom oppretter selv kunden dersom det er behov for ny kunde ved prosjektopprettelse.

Ved behov for endring av informasjon på eksisterende kunde, søk opp kunden, endre på nødvendig informasjon og lagre. Da går endringen automatisk på flyt til kundegodkjenner.