Støtte til fagbrukere - Fordring til innbetaling - FTI - Kunnskapsbasen

Wikier

Støtte til fagbrukere - Fordring til innbetaling - FTI

Fordring til innbetaling (FTI) gjelder fra en kunde bestiller varer/tjenester fra NTNU, til fordringen er fakturert (utgående faktura) og innbetalt.

Prosessen dekker også prosjektfakturering, massefakturering, purring og inkasso, samt direkteinnbetalinger av blant annet gaver og bevilgning.

All inntekt ved NTNU skal reskontroføres. Det vil si at direkteinnbetaling først og fremst er for gaver, bevilgning og i de tilfeller innbetaler ikke ønsker å motta faktura. Ved behov for kontonummer i forbindelse med direkte innbetaling, send inn en sak i NTNU Hjelp eller ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no. Beskriv da hva innbetalingen gjelder, og oppgi gjerne delprosjektnummer. Alle direkte innbetalinger skal være merket med minimum delprosjektnummeret dette skal inntektsføres på.

Ved direkte innbetaling registerer Økonomiavdelingen/FTI sentralt manuell faktura på aktuell kundereskontro, men det er kundeoppretter ved enheten hvor dette skal inntektsføres som må sørge for at innbetaler er opprettet som kunde - slik at korrekt data blir registrert.

Nettbutikk

Ved salg av produkter~/egenandeler etc. til ansatte og studenter ved NTNU eller arrangement for ansatte, studenter ved NTNU og eksterne deltakere, anbefales bruk av nettbutikk i stedet for fakturering.

Nettbutikk kan også benyttes kun for påmelding til arrangement.

De ulike nettbutikkene er satt opp for betaling med kredittkort eller vipps, ikke fakturering.

Økonomiavdelingen/FTI sentralt skal kontrollere alle produkter eller Events før publisering. Se veiledning for hvordan dette meldes inn for publisering.

Avstemmer innbetalinger mot fullførte ordre. Vi kan veilede ved oppsett, men setter ikke opp produkt/Event på vegne av Faktultet/Institutt/konferansearrangører.

Butikkmedarbeider/Editor har anvar for oppsett av produkt eller Event, korrekt kontering og mva vurdering. De har også ansvar for å følge opp sine ordrer, endre status ved utleveringsvarer, ordrer som feiler, svare på spørsmål fra sine kunder, og svare ut henvendelser fra Økonomiavdelingen/FTI sentralt. Det anbefales å ha kontering klar før produkt/Event settes opp.

En må ha Feide-bruker ved NTNU for å kunne ha rollene Butikkmedarbeider/Editor. Se veiledning hvordan en melder inn behov for rolle i Fakultetesnettbutikk eller NTNU Billett.

Kurs og opplæring

Se kurs, opplæring og rutiner for de ulike rollene i FTI-prosessen på BOTT-samarbeidet.no.
E-læringskursene tilbys gjennom Canvas-løsningen til Universitetet i Bergen. Veiledning for pålogging finner du på denne siden.

På nettsidene til BOTT-samarbeidet finner du også lenker til BOTT-rutiner, DFØ-opplæring og noen interne rutiner. Rutinene oppdateres jevnlig, så det anbefales at de brukes aktivt for å fange opp eventuelle endringer for din rolle.

Med unntak av ordremottaker, må en være meldt inn i de ulike rollene for å få tilgang til å utføre de ulike oppgavene i FTI-prosessen. Du kan ikke melde inn deg selv. Se veiledning og skjema for tilgangsbestilling i NTNU Hjelp.

Rutinebeskrivelser

Generelt om rutinen

Hvordan opprette ny kunde eller endre kundeopplysninger på eksisterende kunde. Sikre at kunder er registrert med riktig opplysninger i kunderegisteret.

Kunderegisteret inneholder masterdata, det vil si at dataene som ligger i registeret hentes og brukes av ulike moduler i Unit4.

For: Kunderegistrerer. (Denne rollen med tilhørende systemtilgang er innbakt i rollene: Fakturaansvarlig, Prosjektøkonom, Prosessrådgiver prosjektøkonomi, Prosjektøkonom med aktivering, Prosjektøkonom uten aktivering, Fakturautsteder, Innbetalingsoppfølger og Kundereskontrooppfølger).

Sjekk om kunden finnes fra før

Før en registrerer en ny kunde skal en først søke i kunderegisteret i Unit4 ERP for å sjekke om kunden er registrert fra før.

Er kunden allerede registrert, sjekk at kunden er registrert med riktige opplysninger.

Hvis opplysningen må oppdateres, må du gjøre endring på kunden før denne kan faktureres. Kunden kan kun være registrert med en generell adresse per kundenummer. Registres flere generelle adresser på samme kundenummer, vil faktura sendes ut til den eldste generelle adressen. Dersom kunden endrer adresse eller skal ha påført epostadresse/mobilnr etc., så må dette endres på eksisterende generell adresse. Endringene må være godkjent av kundegodkjenner sentralt for at de skal være gjeldende.

Opprette ny kunde

Dersom kunden ikke finnes, fyll inn nødvendige opplysninger under kunde-fanen.

Se BOTT-rutine: Opprette eller endre kunde - aktivitet 1 (pdf) for å se hvilke kundedata du må legge inn.

En kunde skal kun være registrert en gang med ett kundenummer i kunderegisteret.

Unntak: Utenlandske kunder som ber om å få tilsendt fakturaer til ulike postadresser. Disse kundene vil ha flere kundenummer, da det kun er mulig å registrere en fakturaadresse (generell adresse) per kundenummer.

Viktig at det ved utfylling av fakturagrunnlagsskjema/salgsordreopprettelse velges det kundenummeret som er knyttet til postadressen det er gitt beskjed om at fakturaen skal sendes til.

For kunder som ønsker/krever faktura tilsendt på EHF, må korrekt relasjon være registrert på kunden. Se rutine "Elektronisk utsendelse av faktura (intern rutine)" for hvordan dette automatisk registreres for Norske organisasjonskunder (kundegruppe 1) og hvordan dette kan registreres/etter-registreres på utenlandske organisasjoner (kundegruppe 3).

Hvordan finne kundens fakturainformajon?

Godkjenning av ny kunde eller endring på eksisterende kunde

Når du har registrert all informasjon på ny kunde eller endret informasjon på eksisterende kunde og lagret, går den automatisk på flyt for godkjenning av kundegodkjenner ved Økonomiavdelingen (sentralt).

Sjekk status for kunder på flyt via rapporten "spørring arbeidsflyt-kunde" i Unit4. Hvis kunden ikke godkjennes av kundegodkjenner vil du få oppgaven i retur.

Dersom kunden er avvist av kundegodkjenner, vær nøye med å lese begrunnelsen til avvisningen. Dersom det gjelder feil informasjon på kunden, så korriger dette og lagre, slik at kunden kommer til kundegodkjenner på nytt for kontroll og godkjenning.

Rutiner og veiledning

Mange av våre utenlandske kunder krever at utgående faktura fra NTNU lastes opp i en ekstern fakturaportal.

Økonomiavdelingen i Fellesadministrasjonen har administrator-tilgang til alle de eksterne fakturaportalene. Dersom det er behov for å opprette NTNU som bruker i ny ekstern fakturaportal, må det derfor opprettes en sak i NTNU Hjelp eller sendes en epost til: kontakt@okavd.ntnu.no.

Vær oppmerksom på at det kan ta lang tid å få opprettet bruker/bli godkjent som bruker.

Bruk Peppol

For europeiske kunder, avklar først om de er knyttet opp mot Peppol directory. Er de knyttet opp mot Peppol, skal Peppol benyttes - ikke ekstern fakturaportal.

Innhent korrekt Peppol ID fra kunden og følg veiledningen i punktet «Opprette ny eller endre kunde» på denne siden.

Registrering i Unit4

Dersom kunden ikke er opprettet i Unit4, må det opprettes ny kunde. Dersom kundene krever at faktura lastes opp i ekstern fakturaportal eller registreres manuelt i ekstern fakturaportal, må fakturaansvarlig legge inn egen e-post adresse i feltet «e-post» ved registrering av generell adresse (=fakturaadresse), slik at faktura ikke sendes ut til kunden.

I kommentarfeltet på kunden, må en oppgi epostadresse (til Fakturaansvarlig) og hvilken fakturaportal fakturaen skal lastes opp i. Når faktura er produsert, vil fakturaen automatisk sendes til fakturaansvarligs epostadresse.

Dersom andre enheter/Fakturaansvarlige har behov for å fakturere samme kunde, må kunden opprettes på ny, med egen epostadresse registrert (husk også å legge inn i epostadresse og hvilken portal som skal benyttes i kommentarfeltet).

For fakturering via en av de eksisterende portalene, lag faktura, og meld inn sak via NTNU Hjelp eller send epost til: kontakt@okavd.ntnu.no.

Husk korrekt merking og referanser. Vi får ikke faktura/order confirmation eller anmodning om utbetaling/gave/grant godkjent i fakturaportalene uten at korrekt referanse er oppgitt. Anbefalingen er å innhente korrekt merking før fakturering, slik at nødvendig informasjon er påført fakturaen. (På den måten unngår vi å måtte kreditere og fakturaere på nytt).

Oversikt og veiledning

Pr. mars 2025 er NTNU registrert i følgende eksterne fakturaportaler:

Det er ulike krav for bruk av de ulike fakturaportalene. Felles krav er at NTNU må være registrert og godkjent av kunden som Vendor/leverandør.

For beskrivelse, veiledning og eventuelle fakturakrav knyttet til de enkelte fakturaportalene, klikk på den eller de aktuelle portalene i listen over.

Generelt om rutinen

Varer og tjenester som NTNU selger eller leier ut skal faktureres. Dette gjelder for eksempel salg av anlegg, kompendier, utleie av lokaler, husleie, konsulenttjenester etc.

For: Ordremottaker og fakturaansvarlig.

Ordremottaker

Ordremottaker er den som kunden er først i kontakt med for å bestille eller inngå avtale. Ordremottaker må videreformidle informasjon om hva som er solgt og til hvem, til fakturaansvarlig. Dette danner bakgrunnen for utgående faktura. (Kan også være et forsystem).

Opprette fakturagrunnlag

Fakturaansvarlig fyller ut fakturagrunnlagsskjema.

Hjelp til å fylle ut skjema finner du i BOTT-rutine: Ordrebehandling aktivitet 2 og 6 (pdf)
Ferdig utfylt skjema og eventuelt vedlegg, sender du på e-post til din lokale salgsordreoppretter ved ditt institutt/fakultet.

Kontorleder/innføringsleder ved ditt fakultet/institutt har oversikt over hvem som er lokal salgsordreoppretter ved din enhet. Dersom det er Økonomiavdelingen sentralt som følger opp ditt fakultet/institutt, send inn skjemaet til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk i emnefeltet: Utgående faktura.

Vær obs på at vedlegg som skal følge fakturaen ut til kunden må være lagret i PDF-format. Interne vedlegg kan være i andre format.

Ved fakturering til utland med avgiftspliktig kontoart kan kun dette faktureres med valuta: NOK. Denne avgiften er fast, og ville blitt flytende med kombinasjon av avgiftspliktig konto og annen valuta.

Ved fakturering til utland, vær obs på om varen/tjenesten skal forbrukes /benyttes i Norge (30XX eller 32XX), eller om det er eksport av varer eller tjenester (31XX) til firma med utenlandsk adresse/ikke norsk organisasjonsnummer. Kontoplan er tilgjengelig via Unit4. "Meny - felles - Kodeplan - Kontoplan" og på Bott-samarbeidet.no.

Fakturering fra BOA-prosjekt skal som hovedregel gjøres fra prosjektmodulen (Opprette prosjektfaktura), og hver kunde som skal faktureres må derfor ha sitt eget delprosjekt.

Fakturering kan bare skje gjennom massefakturering dersom mer enn fem kunder skal faktureres innen samme finansieringskilde.

For fakturering i BOA-prosjekt, følges BOTT-rutine 3.3.2 i FTI-prosessen:

Generelt om rutinen

Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i Kunder og Salg-modulen.

Vedlegg

Vedlegg som skal følge fakturaen ut til kunden må være lagret i PDF-format og maks 5 MB. Interne vedlegg kan være i andre format.

Det er dessverre ikke mulig å slette vedlegg selv dersom du er uheldig og laster opp feil vedlegg eller vedlegg i feil format. Dersom du har behov for å slette vedlegg, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post kontakt@okavd.ntnu.no og opplys om følgende:

I Kunder- og salgsmodulen: Oppgi salgsordrenummer og navn på vedlegg som skal slettes.
I Prosjektmodulen: Oppgi delprosjektnummer, navn på vedlegg som skal slettes, og at det gjelder en utgående faktura i prosjektmodulen.

FTI-gruppa i Økonomiavdelingen vil deretter opprette en sak hos DFØ for å få det aktuelle vedlegget fjernet.

Dersom det sendes ut faktura med vedlegg i feil format, vil denne bli avvist og det er ikke mulig å sende ut denne på nytt. Kreditnota og ny faktura må lages. Kreditnota kan da ikke sendes kunden, da opprinnelig faktura ikke er sendt kunden. Se veiledning under punktet «Kreditering av faktura uten at det blir sendt ut kreditnota til kunden».

Prosjektmodulen

Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt skal følgende normalt utfaktureres fra prosjektmodulen av fakturaansvarlig (prosjektøkonom) og IKKE fra kunder og salg modulen:

Avtalt beløp i henhold til kontrakt.
- Kostnader i henhold til avtale.
- Midler fra koordinator som skal videreformidles andre.
Viderefakturering av utlegg/reisekostnader.

Fakturaansvarlig (prosjektøkonom) genererer først et fakturaforslag (TS01). Når det er kvalitetssikret genererer fakturaansvarlig (prosjektøkonom) prosjektfakturaen (TS02). Når TS02 jobben kjøres starter samtidig automatisk en jobb som bokfører fakturaen og DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.

Veiledning

Kunder og Salg-modulen

Benyttes ved utfakturering av:

Avtalt beløp i henhold til kontrakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansiører knyttet til ett og samme delprosjekt.
Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter.
Leiested
Øvrige fordringer NTNU har som skal utfaktureres.

For: Salgsordreoppretter og fakturautsteder.

Innsendt fakturagrunnlagsskjema registreres i Unit4 Kunder og Salg-modulen av salgsordreoppretter.

Dersom fakturaansvarlig innehar både rollen fakturaansvarlig og salgsordreoppretter, er det ikke nødvendig at fakturagrunnlagsskjema fylles ut, da kan en fylle ut direkte i Unit4.

Når alt er registrert i henhold til innsendt grunnlag og eventuelle vedlegg er lagt til, trykk lagre. Da vil salgsordren legges seg som en faktureringsklar salgsordre.

I vår referanse er det navn til fakturaansvarlig som skal velges, i selger er det navn til salgsordreoppretter som skal velges. Vår referanse vil vises på fakturaen til kunden med tilhørende epostadresse.

Merk: Artikkelnummer og kontoart skal være lik. Dersom det oppdages på konteringsnivå (Hovedbok) at det er feil kontoart, må en gå tilbake og endre på artikkelnivå (eventuelt sette linjen som sperret og legge inn alt på nytt). Det er artikkelnummer som utleder mva på fakturaen, og avvik mellom artikkelnummer og kontoart vil føre til feil i regnskapet.

I Unit4 brukes begrepet salgsordre inntil endelig faktureringsjobb er kjørt (av fakturautsteder sentralt i Økonomiavdelingen). Først når endelig faktureringsjobb er kjørt, får salgsordren et fakturanummer og blir en utgående faktura.

Alle salgsordrer som har status «Til fakturering» vil to ganger i uken bli fakturert av Økonomiavdelingen. Vi gjør ikke noe med salgsordrene (kun stikk-kontroller), men setter bare i gang en jobb som lager fakturaer av salgsordrene. Det blir da produsert en faktura av salgsordren som blir sent til kunden, og fakturaen vil bli bokført. Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, månedsavslutning og lignende. Salgsordren vil da endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret vil den nå ha et fakturanummer og et bilagsnummer.

Fakturadatoen på fakturaen vil automatisk settes til den datoen fakturaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.

Veiledning

Det er to varianter for massefakturering:

Dersom en har mange ulike kunder om skal ha identiske faktura uten vedlegg tilsendt, kan dette løses ved massefakturering på bakgrunn av utfylt fakturagrunnlagsskjema.
Dersom en har 50 fakturaer eller flere (her kan fakturaene være ulike) kan LG04 skjema fylles ut.

For: Fakturaansvarlig og fakturautsteder.

Variant 1

Massefakturering gjøres ved Økonomiavdelingen sentralt av Fakturautsteder. Fakturaansvarlig ved enheten som ønsker å få utført massefakturering, fyller ut skjema for Fakturagrunnlag- og kreditnotaskjema inkludert arkfane med liste over kunder som skal ha faktura. Skjemaet sendes inn til Økonomiavdelingen via NTNU hjelp.

Fakturagrunnlagsskjemaet må være nøyaktig utfylt – alle kundene vil få en faktura ut fra det som er fylt ut her.
I arkfanen for Kundedata skal kundenummer og kundenavn på alle de som skal ha tilsendt fakturaen legges inn. Kundenumrene som legges inn på listen må være registrert og godkjent i UNIT4 før skjemaet sendes inn.
Enkelte ting, for eksempel ulike referansenummer på fakturaene, kan være mulig selv om resten av fakturaen blir lik. Legg inn eventuelt avvikende referanse på den aktuelle kunden i arkfanen for Kundedata ved massefakturering.

Variant 2

Fakturaansvarlig ved enheten laster ned lokal kopi av LG04 skjema og må:

Fylle ut nødvendige felt i LG04 skjema, se instruksjon i skjema.
- Husk å oppgi bruker-id i feltet «vår referanse», ikke navn eller epostadresse.
Kundenumrene som legges inn på listen må være registrert og godkjent i UNIT4 før skjemaet sendes inn.
Kun fakturering i NOK
Max 420 linjer i en fil. Ved behov for flere linjer enn dette, fyll ut flere filer.

Ferdig utfylt skjema sendes inn til Økonomiavdelingen sentralt via NTNU Hjelp eller på e-post til kontakt@okavd.ntnu.no. Fakturautsteder ved Økonomiavdelingen sentralt kontrollerer LG04 skjemaet, korrigerer etter avtale med fakturaansvarlig dersom feil, legger inn sin bruker-id i feltet «Selger» og sender skjema til DFØ for føring.

Det tar ca. 2 dager fra innsendelse til salgsordrene er opprettet og ligger klar til fakturering. Disse sendes kundene når neste faktureringsjobb kjøres av Fakturautsteder (kjøres 2 ggr i uken). Det er DFØ som sender ut fakturaene for oss.

Veiledning

For detaljert veiledning begge variantene, se rutinen: Massefakturering (BOTT-rutine).

For: Salgsordreoppretter, fakturaansvarlig (prosjektøkonom) og fakturautsteder.

Ved overgangen mellom to perioder vil det noen dager inn i ny periode være mulig å overstyre til forutgående periode.

Datoer og frister for dette varierer, se regnskapsfrister på innsida (lenke kommer).

Generelt om rutinen

Fakturaer som er laget med feil data eller til feil kunde etc. må krediteres og sendes kunden (sendes kunde så framt opprinnelig faktura er sendt kunden).

Dersom en unnlater å lage kreditnota, vil ubetalt faktura bli stående åpen på kundereskontroen, og vil da følge vanlig purring og inkassohåndtering.

Dersom kun intern opprydding, se Korrigering av fakturaer laget i kunde og salg/Kreditering av faktura uten at det blir sendt ut kreditnota til kunden.

For: Fakturaansvarlig.

Fakturaansvarlig:

Fyller ut kreditnotaskjema. Husk å oppgi fakturanummer som skal krediteres og begrunnelse for kreditering.
Dersom faktura som skal krediteres er i valuta, må samme valuta og dato som faktura er laget oppgis på grunnlaget.
Ferdig utfylt skjema og eventuelt vedlegg sender du til Salgsordreoppretter på e-post til din lokale Salgsordreoppretter ved ditt institutt/fakultet. Dersom det er Økonomiavdelingen sentralt som følger opp ditt fakultet/institutt, send inn til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk i emnefelt: Utgående kreditnota.

Vær obs på at vedlegg som skal følge Kreditnota ut til kunden, må være lagret i PDF format. Interne vedlegg kan være i andre format.

Skjema

Kreditnotaskjema (BOTT)

Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i modulen Kunder og Salg. Kreditnota skal lages i den modulen fakturaen som skal krediteres er laget.

Unntak: Dersom faktura er utstedt i valuta i prosjektmodulen. For å unngå valutaavvik kan kreditnota lages i kunder og salg modulen med samme dato som opprinnelig faktura.

Dersom gamle prosjektfakturaer som er overført fra Oracle skal krediteres – send inn en sak i NTNU Hjelp eller ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post for manuell løsning.

Alle utgående kreditnotaer i Unit4 går på godkjenningsflyt til person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) på koststed som belastes, før den blir bokført og sendt til kunden.

Negativ salgsordre - utgående kreditnota Kunder og Salg-modulen

For: Salgsordreoppretter og fakturautsteder.

Negativ salgsordre - utgående kreditnota i kunder- og salgsmodulen, starter med at fakturaansvarlig sender inn ferdig utfylt kreditnotagrunnlag til salgsordreoppretter.

Når en skal lage en kreditnota i Kunder og Salg-modulen, starter en med å lage en negativ salgsordre (en salgsordre der totalsummen på salgsordren er et kreditbeløp). Når du er ferdig med å lage en negativ salgsordre og har trykket lagre og fått ordrenummer, vil den negative salgsordren gå på godkjenningsflyt til kostnadsgodkjenner (BDM). Vær obs på at dersom du har + og – beløp i samme salgsordre, vil – linjer gå til kostnadsgodkjenner (BDM), mens + linjer vil legges seg som en faktureringsklar salgsordre. Kunden vil ikke få dette i samme faktura/kreditnota, men som to separate bilag.

Alle negative salgsordrer som har status «Til fakturering» og som er godkjent av BDM, vil to ganger i uken bli fakturert av Økonomiavdelingen sentralt. Vi gjør ikke noe med salgsordrene, setter bare i gang en jobb som lager kreditnotaer av de negative salgsordrene, samtidig som kreditnotaen blir bokført. Det blir da produsert en kreditnota som blir sent til kunden. (Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs og lignende)

Den negative salgsordren vil da endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret vil den nå ha et kreditnotanummer og et bilagsnummer. Fakturadatoen på kreditnotaen vil automatisk settes til den datoen kreditnotaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending til kunden.

Unntak: Ved kreditering av faktura utstedt i annen valuta enn NOK, må kreditnota ha samme dato som opprinnelig faktura NB! Husk å legge kreditnotagrunnlaget som internt vedlegg og/eller annet dokument som forklarer hvorfor det lages kreditnota – slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.

I Kunder og Salg kan en kreditere hele eller deler av en faktura, se intern rutine nedenfor.

Utgående kreditnota – prosjektmodulen

For: Fakturaansvarlig (prosjektøkonom)

I Prosjektmodulen kan en ikke kreditere deler av en faktura. Hele fakturaen blir kreditert.

Fakturaansvarlig (prosjektøkonom) fyller ut skjema for kreditnota i Unit4. Skjemaet går på flyt til kostnadsgodkjenner. Når godkjenningen er gjort starter automatisk serverprosess som produserer og bokfører kreditnotaen. DFØ sørger for utsending til kunden.

NB! Husk å legge inn årsak til kreditering i feltet for Intern kommentar – slik at den som skal godkjenne vet hva hen godkjenner.

For: Fakturaansvarlig.

I utgangspunktet skal det alltid sendes ut en kreditnota til kunden dersom en faktura krediteres.

Men det kan være noen spesielle tilfeller der det ikke er gunstig at kunden får kreditnota tilsendt, for eksempel dersom kunden ikke har mottatt fakturaen.

Dette kan løses ved å føre et bilag direkte i kundereskontroen (manuell kreditnota) for å utligne fakturaen, uten at det genereres kreditnota som sendes til kunden. Bilaget må føres av noen ved Økonomiavdelingen sentralt. Denne type bilag går ikke på flyt for godkjenning/anvisning og kostnadsgodkjenner (BDM) må derfor anvise utfylt skjema før bilag sendes inn til Økonomiavdelingen for føring. Legg ved anvist skjema i pdf-format og skjema for føring i Excel-format.

Har du behov for å få laget et slikt bilag (manuell kreditnota) må du gjøre dette:

Fyll ut kreditnotaskjema.
Husk oppgi begrunnelse.
Skriv ut utfylt skjema som PDF og få BDM på ditt koststed til å anvise skjema.
Anvist PDF samt utfylt kreditnotaskjema (Excel) scannes inn og sendes inn til NTNU Hjelp eller på e-post til Økonomiavdelingen: kontakt@okavd.ntnu.no. Bruk «Manuell kreditnota (FTI)» i emnefeltet.

For: Fakturaansvarlig og salgsordreoppretter.

Hvis feilen som skal rettes fører til endringer for kunden som har mottatt fakturaen, for eksempel endring av beløp eller merverdiavgift, må feilen korrigeres ved å utstede en kreditnota og sende en ny faktura til kunden.

Feil som ikke har konsekvenser for kunden, som for eksempel endring av koststed eller delprosjekt, kan korrigeres internt av Økonomiavdelingen. I slike tilfeller kan du følge denne rutinen:

Fyll ut Excel-skjema og lagre dette som en kopi.
- Merk at ferdig utfylt skjema må anvises av kostnadsgodkjenner, da manuell korrigering ikke går på flyt.
I beskrivelsesfeltet må du inkludere en referanse til fakturanummeret som skal korrigeres, sammen med ønsket tekst.
I linjen for feilføring skal beløpet oppgis uten fortegn. I linjen for flytting til korrekt kontering skal beløp oppgis med - (minus) som fortegn.
I beløpsfeltet er det nettobeløpet (beløpet uten MVA) som skal legges inn.
MVA-kodefeltet kan stå tomt. Det behøver du ikke å fylle ut.
Det er mulig å korrigere flere fakturaer i samme skjema.

Når skjemaet er ferdig utfylt og lagret, kan du sende dette til Økonomiavdelingen gjennom NTNU Hjelp eller ved å sende en e-post til kontakt@okavd.ntnu.no.

Merk saken eller e-posten med: Manuell ompostering av utgående faktura.
Skjemaet skal sendes inn i Excel-format.
Legg også ved PDF med anvisning fra kostnadsgodkjenner i samme sak eller e-post.
Legg ved faktura som skal korrigeres i PDF-format. Dersom det gjelder flere fakturaer skal disse samles i ett PDF-dokument.

Skjema og rutiner:

Kopi av faktura/kreditnota laget i kunder og salg modulen

Det er kun mulig for sentrale FTI-roller ved Økonomiavdelingen å hente ut en faktura med KOPI merke på fra systemet.

Dersom en trenger kopi av en faktura eller en kreditnota for å sende til kunde, må en logge sak på NTNU Hjelp. Legg inn Kopi av utgående faktura / utgående kreditnota i emnefeltet.

Kopi av faktura/kreditnota laget i prosjektmodulen

En kan selv skrive ut kopi av en faktura laget i prosjektmodulen.

Brukerveiledning ta ut en kopi av faktura fra prosjektmodulen

Det er ikke mulig å hente ut en kreditnota laget i prosjektmodulen merket med KOPI fra systemet.

Kopi av faktura/kreditnota for internt bruk begge moduler

Dersom en ikke har behov for en kopi for å sende til kunden, men bare trenger å se fakturaen eller ønsker å benytte kopi av fakturaen som internt vedlegg på en kreditnota eller som vedlegg for korrigering av fakturaen, har en mulighet til å finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.

Dette kan en gjøre ved å søke opp fakturaen i f.eks rapporten Fakturanummer/Ordrenummer. Klikk på bilagsnummeret (blå skrift/link). Da blir en sendt videre til Skjermbildet for Bilagskontroll. Her klikker man på binderssymbolet oppe i høyre hjørne og fakturaen ligger som et vedlegg til bilaget som en PDF.

For: Fakturaansvarlig/Fakturaansvarlig prosjektøkonom.

Dersom NTNU mottar krav om tilbakebetaling av midler, eller midler skal returneres uten at finansiør har sendt tilbakebetalings anmodning/inngående faktura, må dette føres i UNIT4 via kundereskontroen. Dette på grunn av at inntekten på prosjektet skal reduseres.

Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig prosjektøkonom må først vurdere følgende:

Ble midlene innbetalt på bakgrunn av utgående faktura?
Ble midlene direkte innbetalt til NTNUs driftskonto uten foregående faktura?
Ble midlene direkte innbetalt til Eurokonto (koordinatorprosjekt) og midler videreutbetalt til NTNUs driftskonto?

Dersom behov for kreditnotaskjema se: Støtte til fagbrukere - Fordring til innbetaling - FTI - punkt kreditnotaskjema eller se BOTT-samarbeidssidene.

1. Midler innbetalt på bakgrunn av utgående faktura:

Avklar først med kunden om de krever kreditnota tilsendt. Dersom de ønsker kreditnota tilsendt må det lages kreditnota i henholdsvis Prosjektmodulen (dersom helkreditering av prosjektfaktura) eller Kunder og salgsordremodulen (dersom delkreditering av prosjektfaktura eller hel/delkreditering av salgsordrefaktura.)

Følg ordinær rutine for kreditering av utgående faktura.

Dersom kunden ikke ønsker kreditnota tilsendt, følg veiledning i punkt 2.

Ved kreditering i henholdsvis Prosjektmodulen eller Kunder- og salgsordremodulen vil dette gå automatisk på flyt til kostnadsgodkjenner. Kreditnota fra Prosjektmodulen sendes automatisk til kunden så snart kostnadsgodkjenner har godkjent denne. Kreditnota via Kunder og salgsordremodulen blir sendt ut neste faktureringsdag, etter at den er godkjent av kostnadsgodkjenner.

Dersom kunden godtar å kun motta kreditnota som de kan benytte som fratrekk ved andre utbetalinger til NTNU, holder det med utsendelse av kreditnota.

Dersom kunden krever både kreditnota og beløp utbetalt, må fakturaansvarlig/fakturaansvarlig prosjektøkonom innhente bankkontonummer fra kunden. Dette skal være skriftlig (for eksempel e-post) og legges ved sak ved bestilling av utbetaling av kreditnota. Send sak til kontakt@okavd.ntnu.no og be om at kontonummer registreres på kunden og oppgi kreditnotanummer og beløp som ønskes utbetalt. Økonomiavdelingen registrerer kontonummer på kunden og bestiller utbetaling av kreditnota fra kundereskontroen.

Vær obs på at inntil 40 tegn av det som skrives i feltet «Bilagstekst» i Kunder- og salgsordremodulen vil vises i meldingstekst på utbetaling til kunden. Dersom det står sensitiv informasjon her har Økonomiavdelingen anledning til å endre teksten. Men husk å oppgi ønske om endring av bilagstekst ved innsendelse av sak, og hva den eventuelt ønskes endret til.

2. Midlene direkte innbetalt til NTNUs driftskonto, uten foregående faktura - kunden skal IKKE ha kreditnota tilsendt:

Inntekten må reduseres ved bruk av manuell kreditnota ved begge disse alternativene under.

Det er ingen automatisk flyt til kostnadsgodkjenner i Unit4 ved manuell kreditering. Alle alternativ under må derfor være anvist av kostnadsgodkjenner før sak sendes inn til Økonomiavdelingen for oppfølging.

2a) Dersom det er mottatt inngående faktura eller utbetalingsanmodning via leverandørmodulen, må denne annulleres og kopi av kravet skrives ut. Ved annullering, skriv som begrunnelse at dette vil bli utbetalt fra kundereskontroen.

Dersom Økonomiavdelingen har mottatt anmodning/sak direkte fra finansiør i NTNU Hjelp, vil vi videresende denne til fakturaansvarlig/fakturaansvarlig prosjektøkonom for videre oppfølging.

Utbetalingsanmodning/inngående faktura kan benyttes som grunnlag for utbetaling. Noter full kontering: kontoart- koststed og delprosjekt på bilaget, få kostnadsgodkjenner til å anvise dette, og send inn bilaget til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk i emnefeltet: Retur av midler – Kunde.

2b) Dersom det ikke er mottatt utbetalingsanmodning/inngående faktura, må det fylles ut kreditnotaskjema. Skjemaet må manuelt anvises av kostnadsgodkjenner og anvist skjema må sendes inn sammen med kreditnotaskjema i Excel-format.

Kontonummer til kunden må også legges ved i samme sak. Kontonummer skal være oppgitt av kunden skriftlig (for eksempel i en e-post).

Økonomiavdelingen sørger for manuell kreditering, registrerer konto på kunden og bestiller utbetaling av manuell kreditnota fra kundereskontroen.

3. Dersom det er retur av midler som opprinnelig er innbetalt til Eurokonto, og NTNUs del er utbetalt fra eurokonto til NTNUs driftskonto, må midlene først tilbakeføres til eurokontoen.

Kreditnotaskjema må fylles ut med NTNU som kunde. Kreditnotaskjemaet må manuelt anvises av kostnadsgodkjenner og anvist bilag sendes inn sammen med kreditnotaskjema i Excel-format til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk i emnefeltet: Retur av midler – Kunde. NB! Benytt 34XX konto i henhold til finansieringskilde på delprosjektet.

Økonomiavdelingen sørger for manuell kreditering og overføring av midlene til eurokontoen.

Når midlene er tilbakeført eurokonto, må vanlig rutine for utbetaling fra eurokonto følges, slik at finansiør får midlene tilbakebetalt: Prosjektøkonomi - Oppfølging og utbetaling av videreformidlingsmidler.

For: Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) og kundereskontrooppfølger (sentral FTI-rolle ved Økonomiavdelingen).

Kundereskontrooppfølger i Økonomiavdelingen sørger for at det blir sendt ut betalingspåminnelse/inkassovarsel på ubetalte fakturaer. Dette gjøres minimum en gang per måned.

Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) har ansvar for at ubetalte krav i kundereskontroen er reelle.

Dersom en har fakturaer som av ulike grunner må avvente å sende ut betalingspåminnelse/inkassovarsel, er det viktig at det logges sak i NTNU Hjelp og meldes fra om dette. Slik at det ikke blir sendt ut varsel angående disse.

NTNU sender ikke ut betalingspåminnelse/inkassovarsel dersom kunden har meldt ifra om at det er feil/mangler ved fakturaen eller varen/tjenesten som er levert, da må saken avklares/rettes i samarbeid med fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) før videre innkreving fortsetter.

NTNU sender ut to purringer på ubetalte fakturaer. Purringene genereres fra Unit4 og sendes til kunden per post.

Første gang sendes det ut en Betalingspåminnelse.
Dersom fakturaen fortsatt ikke er betalt 14 dager etter Betalingspåminnelsen, sendes det ut et Inkassovarsel.

Blir fakturaen ikke betalt etter at det er sendt ut inkassovarsel vil innkrevingen videre skje manuelt. Kundereskontrooppfølger tar kontakt med fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) som er oppført på fakturaen for å høre hva som skal gjøres videre.

Oppfølging av forfalte krav (BOTT rutine)

For: Fakturaansvarlig/ fakturaansvarlig (prosjektøkonom)

For å sjekke om en faktura er betalt, kreditert eller fortsatt står som åpen post på kundereskontroen, benytt rapporten «Oppfølging egne fordringer».

Fakturaansvarlig/ fakturaansvarlig (prosjektøkonom) har ansvar for at ubetalte krav i kundereskontroen er reelle. Er kunder feilfakturert eller faktura feil ustedt, har Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) ansvar for at faktura blir kreditert.

Se egne punkt for kreditering – ut ifra om dette er prosjektfaktura eller salgsordrefaktura.

Veiledning/beskrivelse av rapporten «Oppfølging egne fordringer»:

Brukerveiledning for NTNU - Sjekk om utgående faktura er betalt

For: Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom), kundereskontrooppfølger (sentral FTI-rolle ved Økonomiavdelingen) og kostnadsgodkjenner (BDM).

Økonomiavdelingen sentralt sender ut to purringer fra økonomisystemet.

Etter at forfall på siste purring er utløpt, sender kundereskontrooppfølger en e-post til fakturaansvarlig (den som står oppgitt på fakturaen som «Vår referanse») for å avtale hva som skal gjøres videre.

Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal overføres til inkassoselskap for videre innkreving, fyller kundereskontrooppfølger ut skjemaet for «Anvisningsskjema for oversendelse til inkasso» og sender på e-post til den som er fakturaansvarlig.

Fakturaansvarlig, i samarbeid med BDM, sjekker at kravet fortsatt er reelt, og fullfører utfyllingen av skjemaet. Det vil si krysser av på de tre kontrollpunktene på side to i skjemaet, og beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt. Fakturaansvarlig signerer som attestant og anvisning gjøres av person som er BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført. Før skjemaet anvises er det viktig at siste side i skjemaet leses.

Ferdig utfylt og signert skjema returneres til kundereskontrooppfølger – send skjemaet som vedlegg i e-post i retur til den som sendte skjemaet til deg. Kundereskontrooppfølger (Økonomiavdelingen sentralt) sender over krav for videre innkreving.

For: Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom), kundereskontrooppfølger (sentral FTI-rolle ved Økonomiavdelingen) og kostnadsgodkjenner (BDM).

Dersom innkreving ikke fører frem, eller en vurderer at kostnader ved videre innkreving ikke står i forhold til kravets størrelse må kravet tas ut av kundereskontroen og tapsføres.

Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal tapsføres, fyller kundereskontrooppfølger ut side en i skjemaet for «Anvisningsskjema for tapsføring» og sender på e-post til den som er fakturaansvarlig på aktuell faktura.

Fakturaansvarlig, i samarbeid med BDM, fullfører utfyllingen av skjemaet. Det vil si krysser av på de fire kontrollpunktene i skjemaet, beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt, og oppgir begrunnelse for tapsføring. Fakturaansvarlig signerer som attestant og BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført signerer for anvisning.

Ferdig utfylt og signert skjema returneres til kundereskontrooppfølger, send skjemaet som vedlegg til e-post i retur til den som sendte skjemaet til deg. Kundereskontrooppfølger bokfører tapet og signert skjema legges som vedlegg til bilaget som dokumentasjon på godkjent tapsføring.