Ved direkteinnbetalinger fordeles beløpet etter informasjon i fakturaplan på delprosjekt. Ved manglende informasjon om fordeling på delprosjektet, vil innbetalingen overføres til delprosjektet på 34*-konto.

Når midler som skal utbetales/er utbetalt til partner står registrert på NTNU konto 34* må det gjøres en ompostering til konto 2980.

Korrigeringen gjøres gjennom rutine for ompostering mellom 34*-konto og 2980, med riktig 34-konto i henhold til finansieringskilde på delprosjektet.

Omposteringsmal som benyttes er «BOA fakturert og gjennomstrømming».

Malen skal kun benyttes til ompostering fra NTNU konto 34* til konto 2980

Malen er kun mulig å benytte i omposteringsløsningen for økonomiavdelingen sentralt og bilag utstedes og sendes på godkjenningsflyt på grunnlag av bilag som sendes inn i henhold til beskrivelse nedenfor.

• Logg på omposteringsløsningen.
• Excelmal for bilaget lastes ned i omposteringsløsningen under «Datafangst»:

• Bilaget kan kun inneholde ompostering innenfor ett prosjekt.
• Ompostering kun mellom samme finansieringskilde.
• Ompostering konteres fra (D)konto 34* til (K) konto 2980 på samme delprosjektet (samme finansieringskilde).
• Bilagstekst: «Ompostering videreformidling fra 34* til 2980.
• Bilaget sendes til kontakt@okavd.ntnu.no med overskrift «Ompostering videreformidling».

Bilaget blir sendt på godkjenningsflyt i Unit4. Hvis det oppdages at saldo på delprosjektet ikke er riktig og det må foretas andre korrigeringer. Se rutinene p denne siden, eventuelt send inn en henvendelse på kontakt@okavd.ntnu.no for avklaring hvordan korrigeringen skal gjøres.

Kontakt

Ved spørsmål om korrigeringer og ompostering, ta kontakt med kontakt@okavd.ntnu.no.

Behov for korrigering kan oppstå som følge av at det er benyttet feil konto eller feil delprosjekt ved utbetaling. Denne rutinen skal ikke benyttes ved utbetaling til feil partner (leverandør) eller utbetaling av feil beløp.

Korrigering av kontering på utbetaling fra konto 2980 må gjøres i Innkjøp og fakturamodulen (leverandørmodulen) og ikke gjennom ompostering. Årsaken til det er behov for kobling mellom leverandør og utbetaling for riktig oppfølging og rapportering av videreformidlingsmidler.

Henvendelser om korrigering må sendes til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk e-posten med "Korrigering av utbetalte videreformidlingsmidler", og ta med følgende informasjon: 

• Bilagsnummer på utbetaling (8xxxxxxxx) som skal korrigeres.
• Navn på leverandør det er utbetalt til og som korrigeringen gjelder.
• Hva som er feil og hva det skal korrigeres til.

Leverandørgruppen i Økonomiavdelingen vil foreta korreksjonen.

Kontakt

Ved spørsmål om korrigeringer og ompostering, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.

Behov for overføring av beløp fra konto 2980 Videreformidling til NTNUs konto 34* kan oppstå som følge av at innbetaling fra finansiør er feil fordelt eller at det er overført for mye midler fra NTNUs 34* konto til konto 2980.

Korrigering må gjøres i henhold til rutiner for Kunder og Salg-modulen og håndteres i Økonomiavdelingen.

Se rutinen på FTIs nettside, under "Korrigering av fakturaer laget i Kunder og Salg-modulen".

• Åpne og fyll ut excelskjemaet (lagre eget skjema) det er lenke til i denne rutinen.
• Korrigering gjøres innenfor samme delprosjekt (samme finansieringskilde).
• Viktig info på bilaget; Kundenummer.
• Angi bilagsnummer/ fakturanummer i kolonne "Beskrivelse" hvis det er mulig (evt skriv i saken hvorfor det ikke er henvist til fakturanummer).
• Saken sendes til kontakt@okavd.ntnu.no med emne/overskrift "Manuell ompostering av utgående faktura".

Kontakt

Ved spørsmål om overføring av midler, ta kontakt med kontakt@okavd.ntnu.no.