Ompostering / korreksjon

Benyttes til å korrigere en tidligere feilføring i regnskapet. Malen har inneholder kontoer som er tilgjengelig for kontering i innkjøps og fakturaløsningen.

Internhandel

Benyttes til å registrere internhandel i virksomheten. All intern handel i virksomheten skal registreres på kontoklasse i 9-serien. Kontoplanen for internhandel er bygd opp med parkontoer for belastning og godskriving. Parkontoer skal alltid balansere. Det er lagt inn kontroll i malen på at parkontoer balanserer. 

Manuelt Frikjøp og Prosjektavslutning BOA skal registreres i egne maler.

Viderefordeling av bevilgning

Benyttes til viderefordeling av bevilgning internt på enheten. D/K konto 3903.

Manuelt frikjøp

Benyttes til belastning/godskriving av frikjøp (normalt på BOA-prosjekt) som gjøres utenfor frikjøpsløsningen i Unit 4 ERP. Se egne rutiner for frikjøp. Malen inneholder kontoer for manuelle frikjøp, timer og indirekte kostnader.

Varelager

Benyttes til bokføring av beholdningsendring av varelager.

Manuelle avsetninger – kostnader

Malen brukes av rollen «Periodeavslutter ved enhet». Bilaget skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningen inneværende periode skal alltid reverseres påfølgende periode av attestant som oppretter avsetningsbilaget.

Manuelle avsetninger – inntekter

Malen brukes av rollen «Periodeavslutter ved enhet». Bilaget skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningen inneværende periode skal alltid reverseres påfølgende periode av attestant som oppretter avsetningsbilaget.

Prosjektavslutning BOA

Malen inneholder kontoer for prosjektavslutning på bidrag og oppdrag.

Manuell aktivering av anlegg

Malen brukes når et anlegg er feilaktig kostnadsført og skal aktiveres. Det må i tillegg brukes skjema «Aktivere anlegg» i anleggsverdiregnskapet. Dette skjemaet finner du i anleggsverdiregnskapet til Unit4 ERP. For å få tilgang til skjema må du ha rollen «Anleggshåndterer» eller «Anleggsregisteroppfølger».

BOA fakturert og gjennomstrømning

Malen inneholder konto for midler som skal videreformidles til andre og tilskuddskontoer i 34-serien. Malen brukes for å korrigere tilskudd og/eller gjennomstrømningsmidler innenfor samme prosjekt.

Korrigering av feil mva-kode håndteres av Økonomiavdelingen.

Opprett sak i NTNU hjelp:

• Benytt skjema for regnskapskorreksjon mva.
• I beskrivelsesfeltet skal det være en referanse til bilagsnummer som korrigeres (Korr. bilag X) i tillegg til ønsket tekst.
• Man kan korrigere flere fakturaer/bilag på samme korreksjonsbilag.
• Vedlegg faktura/bilag som skal korrigeres (i pdf-format). Ved flere dokumenter skal disse samles i ett pdf-dokument.
• Korreksjon av utgående mva gjøres med kreditnota og ny faktura til kunde. Skjemaet kan benyttes til korreksjon av konto og konteringsdimensjoner.

Korreksjoner av netto mva-kode 1N (25% med fradrag), 11 (15 % med fradrag) og 12 (12 % med fradrag) skal korrigeres med henholdsvis brutto mva-kode 1 (25 % med fradrag), 1M (15 % med fradrag) eller 1R (12 % med fradrag).

I Unit4 kan man sjekke status arbeidsflyt på hovedbokbilag under Regnskap\Spørring\Status arbeidsflyt - hovedbokstransaksjoner.

Skjermbilde: Universitetet i Bergen

Skjermbilde: Universitetet i Bergen

Her kan man søke opp bilag som er på flyt og bilag som er ferdig med flyten. Vær obs på at hovedbokbilag som lages i Omposteringsløsningen vil få et midlertidig bilagsnummer når det lastes til Unit4. Når arbeidsflyten er ferdig og bilaget er bokført vil det få et endelig bilagsnummer. Dette bilagsnummeret er ikke det samme som det midlertidige bilagsnummeret. Ved spørring på status arbeidsflyt har man blant annet mulighet for å søke på bilagsnummer (midlertidig på bilag som er i flyt og endelig på bokførte bilag), eier av oppgave, dato, periode, konto, koststed og prosjekt.

Ved å trykke på Status arbeidsflyt vil man få opp et kart over arbeidsflyten. Det viser hvor bilaget er i flyten, eventuelt hvem som har attestert og anvist hvis bilaget er ferdig med arbeidsflyten.

Skjermbilde: Universitetet i Bergen
 

I Unit4 er det mulig å omfordele arbeidsflyten hvis det er gjort endringer i flyten. For eksempel at BDM har sluttet. Dette håndteres av Økonomiavdelingen ved Seksjon for Regnskap og prosjektøkonomi. Ta kontakt med oss på e-post.

Hvis det ved en feil lastes bilag som ikke skal bokføres, for eksempel doble bilag, avviser man til Regnskap.

Skjermbilde: Universitetet i Bergen

Alle bilag som avvises til Regnskap vil bli slettet.