Ompostering / korreksjon

Benyttes til å korrigere en tidligere feilføring i regnskapet. Malen har inneholder kontoer som er tilgjengelig for kontering i innkjøps og fakturaløsningen.

Internhandel

Benyttes til å registrere internhandel i virksomheten. All intern handel i virksomheten skal registreres på kontoklasse i 9. Det er lagt inn kontroll på malen i omposteringsløsningen at parkontoer i henhold til kontoplanen alltid balanserer.

Manuelt Frikjøp og Prosjektavslutning BOA skal registreres i egne maler.

Malen inneholder flere kryssvalideringer mellom kontobruk og relasjoner på prosjekt og delprosjekt. En oversikt over valideringen finnes under "Validering av maler i Omposteringsløsningen". 

Viderefordeling av bevilgning

Benyttes til viderefordeling av bevilgning internt på enheten. D/K konto 3903. I malen er det laget en kontroll på at prosjekttype må være Intern (I1), Intern - EVU (I2) eller Intern - Eiendom (I3), samt at finansieringskilde må være Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet (KD).

Manuelt frikjøp

Benyttes til belastning/godskriving av frikjøp (normalt på BOA-prosjekt) som gjøres utenfor frikjøpsløsningen i Unit 4 ERP. Se egne rutiner for frikjøp. Malen inneholder kontoer for manuelle frikjøp, timer og indirekte kostnader.

Det er lagt inn kontroll på malen i omposteringsløsningen at parkontoer i henhold til kontoplanen alltid balanserer. 

Malen inneholder flere kryssvalideringer mellom kontobruk og relasjoner på prosjekt og delprosjekt. En oversikt over valideringen finnes under "Validering av maler i Omposteringsløsningen". 

Varelager

Benyttes til bokføring av beholdningsendring av varelager.

Manuelle avsetninger – kostnader

Malen brukes av rollen «Periodeavslutter ved enhet». Bilaget skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningen inneværende periode skal alltid reverseres påfølgende periode av attestant som oppretter avsetningsbilaget.

Manuelle avsetninger – inntekter

Malen brukes av rollen «Periodeavslutter ved enhet». Bilaget skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningen inneværende periode skal alltid reverseres påfølgende periode av attestant som oppretter avsetningsbilaget.

I malen er det laget en kontroll på at prosjekttype må være Intern (I1), Intern - EVU (I2) eller Intern - Eiendom (I3), samt at finansieringskilde må være Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet (KD).

Prosjektavslutning BOA

Malen inneholder kontoer for prosjektavslutning på bidrag og oppdrag.

Det er lagt inn kontroll på malen i omposteringsløsningen at parkontoer i henhold til kontoplanen alltid balanserer.

Malen inneholder flere kryssvalideringer mellom kontobruk og relasjoner på prosjekt og delprosjekt. En oversikt over valideringen finnes under "Validering av maler i Omposteringsløsningen". 

Manuell aktivering av anlegg

Malen brukes når et anlegg er feilaktig kostnadsført og skal aktiveres. Det må i tillegg brukes skjema «Aktivere anlegg» i anleggsverdiregnskapet. Dette skjemaet finner du i anleggsverdiregnskapet til Unit4 ERP. For å få tilgang til skjema må du ha rollen «Anleggshåndterer» eller «Anleggsregisteroppfølger».

BOA fakturert og gjennomstrømning

Malen inneholder konto for midler som skal videreformidles til andre og tilskuddskontoer i 34-serien. Malen brukes for å korrigere tilskudd og/eller gjennomstrømningsmidler innenfor samme prosjekt.

I malen er det for tilskuddskontoer laget en kontroll på at prosjekttype må være Bidrag (B1) eller Bidrag - EVU (B2), samt at finansieringskilde samsvarer med tilskuddskonto. Tilgjengelighet og bruk kan være ulik fra virksomhet til virksomhet.

Manuelle lønnskorrigeringer desentralt

Malen er tilgjengelig for enhetene og benyttes til å korrigere lønn og reisekostnader som ikke skal håndteres i SAP.

Malen har følgende valideringsregler:

• Det er kun tillatt å endre koststed og eventuelt delprosjekt i forhold til den opprinnelige konteringen.
• Alle kontoer som benyttes i malen må fylles ut med ansattnummer.
• Det er innebygd validering som sikrer at kombinasjonen av konto og ansattnummer går i null.
• Dersom det er bokført på BOA/EVUBEV, skal det også beregnes og inkluderes indirekte kostnader.

Internhandel

Ved feil eller avvik fra validering vil feltet markeres med rødt. Hold musepekeren over det aktuelle feltet for en mer detaljert feilmelding som forklarer hva som er feil i kontostrengen.

I headingen er det også mulig å velge vis "Bare feil". Dette er spesielt nyttig ved store bilag og kan være tidsbesparende.

Manuelt frikjøp

Ved feil eller avvik fra validering vil feltet markeres med rødt. Hold musepekeren over det aktuelle feltet for en mer detaljert feilmelding som forklarer hva som er feil i kontostrengen.

I headingen er det også mulig å velge vis "Bare feil". Dette er spesielt nyttig ved store bilag og kan være tidsbesparende.

Prosjektavslutning BOA

Ved feil eller avvik fra validering vil feltet markeres med rødt. Hold musepekeren over det aktuelle feltet for en mer detaljert feilmelding som forklarer hva som er feil i kontostrengen.

I headingen er det også mulig å velge vis "Bare feil". Dette er spesielt nyttig ved store bilag og kan være tidsbesparende.

Når det oppdages feil i bokførte bilag, skal disse rettes på en sporbar og korrekt måte ved å reversere hele feilen og deretter føre transaksjonen på nytt.

Reverseringen og den nye føringen skal omfatte alle kontodimensjoner. Det er ikke tillatt å bokføre kun selve endringen (såkalt nettoføring).

Dersom bilaget består av flere posteringer, er det tilstrekkelig å reversere og korrigere kun de postene som er feil.

Ved korrigering er det viktig at det skal være enkelt for en tredjepart å forstå:

• hva som var feil i det opprinnelige bilaget
• hva som er den korrekte føringen

I tekstfeltet på det korrigerte bilaget skal du:

• vise til bilagsnummeret eller fakturanummeret for det opprinnelige bilaget
• forklare årsaken til rettingen

Der det er hensiktsmessig bør dokumentasjon lastes opp som vedlegg i Unit4.

Eksempel

Korreksjon av inngående faktura med feil k-sted

Opprinnelig bilag:

Korrigering av feil k-sted:

Ifølge bokføringsforskriften § 5-12 skal det være en gjensidig henvisning mellom den opprinnelige posteringen og korreksjonsposteringen, så langt det er praktisk mulig.

Lover og regler

• Reglement for økonomistyring i staten
  • Bestemmelsene pkt. 4.4.7
• Bokføringslovens § 9
  • Jf. bokføringsforskriftens § 5-12

Korrigering av feil mva-kode håndteres av Økonomiavdelingen.

Opprett sak i NTNU hjelp:

• Benytt skjema for regnskapskorreksjon mva.
• I beskrivelsesfeltet skal det være en referanse til bilagsnummer som korrigeres (Korr. bilag X) i tillegg til ønsket tekst.
• Man kan korrigere flere fakturaer/bilag på samme korreksjonsbilag.
• Vedlegg faktura/bilag som skal korrigeres (i pdf-format). Ved flere dokumenter skal disse samles i ett pdf-dokument.
• Korreksjon av utgående mva gjøres med kreditnota og ny faktura til kunde. Skjemaet kan benyttes til korreksjon av konto og konteringsdimensjoner.

Korreksjoner av netto mva-kode 1N (25% med fradrag), 11 (15 % med fradrag) og 12 (12 % med fradrag) skal korrigeres med henholdsvis brutto mva-kode 1 (25 % med fradrag), 1M (15 % med fradrag) eller 1R (12 % med fradrag).

I Unit4 kan man sjekke status arbeidsflyt på hovedbokbilag under Regnskap\Spørring\Status arbeidsflyt - hovedbokstransaksjoner.

Skjermbilde: Universitetet i Bergen

Skjermbilde: Universitetet i Bergen

Her kan man søke opp bilag som er på flyt og bilag som er ferdig med flyten. Vær obs på at hovedbokbilag som lages i Omposteringsløsningen vil få et midlertidig bilagsnummer når det lastes til Unit4. Når arbeidsflyten er ferdig og bilaget er bokført vil det få et endelig bilagsnummer. Dette bilagsnummeret er ikke det samme som det midlertidige bilagsnummeret. Ved spørring på status arbeidsflyt har man blant annet mulighet for å søke på bilagsnummer (midlertidig på bilag som er i flyt og endelig på bokførte bilag), eier av oppgave, dato, periode, konto, koststed og prosjekt.

Ved å trykke på Status arbeidsflyt vil man få opp et kart over arbeidsflyten. Det viser hvor bilaget er i flyten, eventuelt hvem som har attestert og anvist hvis bilaget er ferdig med arbeidsflyten.

Skjermbilde: Universitetet i Bergen
 

I Unit4 er det mulig å omfordele arbeidsflyten hvis det er gjort endringer i flyten. For eksempel at BDM har sluttet. Dette håndteres av Økonomiavdelingen ved Seksjon for Regnskap og prosjektøkonomi. Ta kontakt med oss på e-post.

Hvis det ved en feil lastes bilag som ikke skal bokføres, for eksempel doble bilag, avviser man til Regnskap.

Skjermbilde: Universitetet i Bergen

Alle bilag som avvises til Regnskap vil bli slettet.