Rutinebeskrivelser og støtte til fagbrukere innen Behov til betaling.

Prosessen dekker innkjøp av varer og tjenester, leverandør- og katalogvedlikehold, fakturaer sendt til NTNU og varemottak.

Tilgang system

Logg inn Unit4 ERP Innkjøp og faktura

• Logg inn med Feide-brukernavn og passord (samme som du bruker ellers på NTNU).
• Du kan også logge inn via https://login.dfo.no/.
• Logger du på for første gang? Velg "Feide" i nedtrekksmenyen (under Virksomhet/Business), og huk gjerne av for "Husk mitt valg" før du går videre.
  
  • Velg deretter Unit4 ERP Web I Database UH02.
• Opplever du problemer i økonomisystemet? Se tips til mulige løsninger.

Rutinebeskrivelser

• For informasjon om rutiner, prosesser, roller og opplæring - se bott-samarbeidet.no.
• DFØs opplæringsmateriell for BOTT.
• Kurs- og opplæringsmateriell i Btb-prosessen
  • På denne siden finner du også presentasjoner og opptak fra fagkafeer og spørretimer.

Lokale rutiner ved NTNU:

• Personvern ved bestilling
• Manuell avslutning av innkjøpsordrer
• Bestilling av pizza og overtidsmat
• Innkjøpsordre ved utlysning av stillingsannonser på Finn.no
• Betaling av husleie til internasjonale studenter
• Angi eller endre tilgjengelige vikarer i Unit4
• Anskaffelse av anleggsmidler
• Utenlandsk leverandør som skal jobbe i Norge? Se NTNUs rutine for dette på denne siden.

Viktige informasjonskanaler

Løpende informasjon blir delt i meldingskanalen vår på Innsida og på Teams.

Begge kanalene er anbefalt for alle med en rolle innen innkjøp ved NTNU.

Meld deg på Innsida-kanalen

Der kan du blant annet få gode tips til beste praksis i Btb-prosessen.

Bli med på Teams

Regnskap og kontering

• BOTT-kontoplan
• MVA-koder: Oversikt med forklaringer og konverteringstabell

Lenker til skjemaer

• Endring eller innmelding av leverandører.
• Meld inn leverandør for objekt – periodisk faktura (for innkjøpere).
• Utbetaling uten mottatt faktura.
  
  • Dette skjemaet gjelder utbetaling til samarbeidspartnere utland, eksterne samarbeidspartnere (BOA) og andre utbetalinger der mottaker ikke sender faktura til NTNU.
  • NB! All utbetaling til privatpersoner skal gå via lønnssystemet. Dette innbefatter også studentstipend.
  • Tilbakebetaling av prosjektmidler skal ikke gjøres gjennom dette skjemaet, men ved at det utstedes en kreditnota.

Andre nyttige lenker

• Sende faktura til NTNU
• Avtalekatalogen
• Anskaffelsesprosessen
• Attestasjon for innkjøpere
• Basware Monitor - oppslag i eldre inngående fakturaer (før 1. januar 2023).
• Basware PM

Er tjenesten et oppdrag eller næringsvirksomhet?

Når NTNU kjøper tjenester, må det i forkant vurderes om det er et oppdrag eller næringsvirksomhet. Dette må avklares før jobben utføres, fordi det har stor betydning for kontraktstype, utbetaling og skatt.

I Btb-prosessen må denne vurderingen gjøres hver gang vi skal kjøpe en tjeneste fra en selvstendig næringsdrivende. I slike tilfeller er det obligatorisk å legge ferdig utfylt vurderingsskjema ved faktura eller innkjøpsordre i Unit4.

Kjøpsavtale med selvstendig næringsdrivende

Dersom vår vurdering er at den selvstendig næringsdrivende kan sende faktura til NTNU, er det anbefalt å inngå en kjøpsavtale med den næringsdrivende.

Hvis dere ønsker å bruke denne kjøpsavtalen, er det viktig at behovshaver eller innkjøper fyller ut alt NTNU skal fylle ut før skjemaet sendes til leverandør. Så snart skjemaet blir signert og returnert, vil alle feltene være låst for redigering. Av samme årsak må signatur fra BDM skrives inn i skjemaet. Signaturfunksjonen i Adobe kan med andre ord ikke brukes fra vår side.

Ferdig utfylt skjema kan legges inn som vedlegg til innkjøpsordre eller faktura i Unit4.

Skjema: Kjøpsavtale med selvstendig næringsdrivende

In English: Purchase agreement with self-employed persons

Kontakt

Førstelinjen for brukerstøtte er din lokale prosessrådgiver.

Dersom prosessrådgiver ikke kan nås, ta kontakt med Økonomiavdelingen.