Rutinebeskrivelser og støtte til fagbrukere innen Behov til betaling.

Prosessen dekker innkjøp av varer og tjenester, leverandør- og katalogvedlikehold, fakturaer sendt til NTNU og varemottak.

Tilgang system

Logg inn Unit4 ERP Innkjøp og faktura

NB! Pass på at lenken åpner seg i EDGE eller Chrome. Internet Explorer vil ikke fungere.

• Opplever du problemer i Unit4? Se en oversikt over kjente feil og mulige løsninger.

Rutinebeskrivelser

• For informasjon om rutiner, prosesser, roller og opplæring - se bott-samarbeidet.no.
• DFØs opplæringsmateriell for BOTT.

Lokale rutiner ved NTNU

• Rutine for innkjøpsordre ved utlysning av stillingsannonser på Finn.no
• Rutine for betaling av husleie til internasjonale studenter
• Rutine for å angi eller endre tilgjengelige vikarer i Unit4
• Rutine ved anskaffelse av anleggsmidler

Presentasjoner og opptak

Alle presentasjoner og opptak fra fagkafeer finner dere på denne siden, under "Siste nytt".

Informasjon som ble gitt under opplæring i 2022 er tilgjengelig på BOTT økonomi og lønn - Opplæring.

Melde inn ny leverandør eller avtale

Innmelding av nye leverandører gjøres gjennom NTNU Hjelp.

Dette skjemaet brukes også dersom det er behov for å melde inn endringer på eksisterende leverandører i Unit4.

Meld inn leverandør for objekt - periodisk faktura

Ansatte med rollen innkjøper kan melde inn leverandører som skal gjøres tilgjengelig for registrering av objekt i NTNUs innkjøpsløsning.

Innmeldingen gjøres gjennom dette skjemaet i NTNU Hjelp.

Oppdragskontrakt med selvstendig næringsdrivende

I alle avtaler vi inngår med selvstendig næringsdrivende er det anbefalt at det fylles ut en oppdragskontrakt som sendes til den næringsdrivende for ferdigstillelse og signering.

NTNU har rapporteringsplikt når det gjelder selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted og skjemaet er viktig for vår dokumentasjon av dette.

Behovshaver eller innkjøper må fylle ut alt NTNU skal fylle ut før skjemaet sendes til leverandør. Så snart skjemaet blir signert og returnert, vil alle feltene være låst for redigering. Av samme årsak må signatur fra BDM skrives inn i skjemaet. Signaturfunksjonen i Adobe kan med andre ord ikke brukes fra vår side.

Ferdig utfylt skjema kan legges inn som vedlegg til innkjøpsordre eller faktura i Unit4.

• Skjema: Oppdragskontrakt med selvstendig næringsdrivende  

Utbetaling uten mottatt faktura

For å opprette en utbetalingsanmodning fyller du ut et skjema som benyttes til utbetalinger der faktura ikke mottas:

• Utbetaling til samarbeidspartnere utland
• Utbetaling til eksterne samarbeidspartnere (BOA)
• Andre utbetalinger der mottaker ikke sender faktura til NTNU

NB! All utbetaling til privatpersoner skal gå via lønnssystemet. Dette innbefatter også studentstipend.

Vi gjør også oppmerksom på at tilbakebetaling av prosjektmidler ikke skal håndteres gjennom dette skjemaet, men ved at det utstedes en kreditnota.

Gjelder utbetalingen lønn eller næring?

NTNU har ansvar for å behandle utbetalinger på rett måte.

Ved utbetalinger til selvstendig næringsdrivende må det vurderes om oppdraget karakteriseres som lønnet arbeid eller næringsvirksomhet.

Sende faktura til NTNU

• Norske leverandører kan ikke sende pdf-fakturaer til NTNU, men må sende både fakturaer og kreditnotaer i elektronisk format (EHF).
  
  • Unntaket er purring og inkasso, som kan sendes som pdf-vedlegg på e-post til invoice@okavd.ntnu.no.
• Utenlandske leverandører kan sende faktura som pdf-vedlegg på e-post til invoice@okavd.ntnu.no.
• Innkjøpere ved NTNU kan sende fakturaer fra utenlandske leverandører direkte på e-post (pdf) til DFØ. Dersom du ikke har denne e-postadressen, ta kontakt med prosessrådgiver i Btb ved din enhet.
  
  • Ansatte som ikke har rollen som innkjøper skal sende PDF-fakturaer internt til sin lokale innkjøper, som igjen vil videresende til DFØ.
  • Vi gjør oppmerksom på at e-postadressen invoice@okavd.ntnu.no kun gjelder for eksterne (leverandører), og at den ikke skal benyttes til innsending av PDF-fakturaer fra interne ved NTNU.

Regnskap og kontering

• BOTT-kontoplan
• MVA-koder: Oversikt med forklaringer og konverteringstabell

Attestasjon

Som innkjøper ved NTNU har man fått tildelt attestasjonsmyndighet.

Gjennom det har innkjøpere blant annet ansvar for å kontrollere at transaksjoner er i samsvar med inngåtte avtaler, er kontert på rett måte og at gjeldende lover og regler blir fulgt.

Anskaffelsesprosessen

Dersom NTNU ikke allerede har en rammeavtale som dekker innkjøpsbehovet, vil det være nødvendig å foreta en anskaffelse.

• Forenklet rutine for anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva.

Avtalekatalogen

Gå til avtalekatalogen

Kontakt

Førstelinjen for brukerstøtte er din lokale prosessrådgiver.

Dersom prosessrådgiver ikke kan nås, ta kontakt med Økonomiavdelingen.