På denne siden finner du informasjon om fremgangsmåten for anskaffelse av anleggsmidler i NTNUs økonomisystem - Unit4 ERP.

Dette er et tillegg til DFØs rutine for BOTT, med en forenklet beskrivelse og noen interne føringer.

Rutinen gjelder for: Innkjøpere og fagrekvirenter

1. Anskaffelse av anleggsmidler ved innkjøpsordre

1.1 Opprette rekvisisjon

Fagrekvirent/innkjøper oppretter en rekvisisjon på vanlig måte, under menypunktet Innkjøp – Innkjøp.

Ved NTNU skal ett anlegg skrives som én ordrelinje. Det vil si at man må summere alle varelinjene fra pristilbud/kontrakt som skal inngå i anlegget/føres på eiendelskonto (herunder selve varen/produktet, frakt, installasjon, opplæring mv.) (konto 1xxx) og legge dette som én ordrelinje. Ved behov må man henvise til vedlegg, og legge ved en komplett liste over det som bestilles.

Eventuelle serviceavtaler, forbruksmateriell og annet som skal kostnadsføres (føres på 6xxx/7xxx-konto), legges som separate varelinjer i rekvisisjonen.

Merk:

• Det er ikke tillatt å dele kostnad på en varelinje ved kontering på eiendelskonto. Ved behov for å dele på kostanden, må dette gjøres i etterkant ved hjelp av ompostering. Ta kontakt med lokal anleggshåndterer.
• Om innkjøpet skal aktiveres som flere anleggsmidler, må det opprettes én varelinje pr. anleggsmiddel.

1.2 Komplettering av anleggsinfo

Når det velges en eiendelskonto for immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler (kontogruppe 10xx, 11xx eller 12xx), sendes rekvisisjonen som en ny oppgave tilbake til fagrekvirent/innkjøper. Hen må da registrere anleggsinformasjonen.

Når status for anlegg er rød, betyr det at det mangler utfylling av obligatorisk anleggsinformasjon. For å fylle ut det som mangler, må dialogboks for anleggsinfo åpnes ved å klikke på anleggsikonet i konteringslinjen på den aktuelle varelinjen.

Merk:

• Hvis det er avtalt delvis forskuddsbetaling i kontrakten, eller man forventer delleveranser og dermed delfaktureringer, må anleggskonto 1210 «Maskiner anlegg under utførelse» benyttes på rekvisisjonen/innkjøpsordren. Kontoen benyttes frem til det tidspunkt maskinen/anlegget er fullt levert og tas i bruk. Dette fordi vi ikke skal avskrive før etter ferdigstillelse/komplett leveranse.
• Ved bruk av konto 1210 vil man ikke bli bedt om å fylle ut anleggsinfo. Anleggsinfo skal i disse tilfellene ikke fylles ut av fagrekvirent/innkjøper, men av anleggshåndterer, i etterkant når anlegget aktiveres.
• Det er anleggshåndterer sitt ansvar å følge opp konto 1210. Det kan gjøres i samarbeid med innkjøper.

Det er viktig at man alltid legger inn anleggsinfo ved å åpne denne dialogboksen, og aldri skriver direkte i feltet Dim 6/Anlegg i konteringslinja:

Fagrekvirent/innkjøper må nå ta stilling til om innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, eller om innkjøpet er et nytt anlegg.

Viktig!

• Byggnummer (Dim 7) brukes kun på eiendom (og må ikke forveksles med “plassering”)
• “Overordnet anlegg” brukes kun på eiendom, ikke på løsøre.

1.2.1 Nytt anleggsmiddel

Dersom innkjøpet gjelder et nytt anlegg, må fagrekvirent/innkjøper registrere obligatoriske felter markert med *. Obligatoriske felter vil avhenge av hvilken eiendelskonto som er valgt. Når anleggsinformasjon er registrert for alle varelinjer med eiendelskonto på rekvisisjonen, kan den sendes videre til godkjenning.

1.2.2 Tillegg til eksisterende anlegg

Dersom innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, hakes det av i boksen"Tillegg til eksisterende anlegg?".

Man må samtidig legge inn anleggsnummeret til det opprinnelige anlegget. Dette vil føre til at anleggsinformasjonen fylles ut med informasjon fra det valgte eksisterende anlegget, og at konteringsverdier hentes fra det valgte eksisterende anlegget og overskriver konteringsinformasjon som var lagt inn på varelinjen fra før, dersom dette ikke var identisk. Både anleggsinformasjonsfeltene og konteringen vil nå være låst for redigering, slik sikres det at alt på samme anlegg får samme informasjon og kontering.

NB! Dersom man haker av for "Tillegg til eksisterende anlegg?" men deretter fjerner haken igjen, endres ikke konteringen tilbake, men blir stående med kontering hentet fra det anlegget man hadde valgt. Kontering må da manuelt endres tilbake til korrekt kontering.

Tillegg må ha samme kontering som opprinnelig anlegg. Det er ikke mulig å dele kostnaden på flere koststeder/delprosjekter i innkjøpsordre eller på inngående faktura, når det brukes anleggskonti. Ved behov for å dele på kostanden, må dette gjøres i etterkant ved hjelp av ompostering. Ta kontakt med lokal anleggshåndterer.

Merk at "Tillegg til eksisterende anlegg?" ikke er tilgjengelig i Varemottak eller i Priskontroll. Det er derfor viktig at riktig anlegg er valgt på innkjøpsordren, og at hele anlegget er registrert som én varelinje. Dersom det allikevel oppdages et behov for å koble en faktura til et eksisterende anlegg i Varemottak eller i Priskontroll, føres fakturaen på riktig eiendelskonto (1xxx). Anleggshåndterer må deretter varsles snarest mulig (innen samme periode) med beskjed om at anleggene må slås sammen etter at faktura er bokført.

1.4 Varemottak

I tillegg til å registrere at den aktuelle varen er mottatt, registreres også påkrevd anleggsinformasjon, som serienummer eller servicetag. Obligatoriske felter vil avhenge av hvilken eiendelskonto som er valgt.

2. Anskaffelse av anleggsmidler uten innkjøpsordre

Prosessen tar utgangpunkt i mottatt leverandørfaktura i Unit4 ERP.

2.1 Attestere mottatt faktura

Ved å kontere en leverandørfaktura på en eiendelskonto (1xxx), vil anleggsstatus bli rød, og anleggsinformasjon må fylles ut før leverandørfakturaen kan godkjennes. Boksen for anleggsinfo kommer opp når man velger en eiendelskonto.

Merk:

• Hvis faktura gjelder delvis forskuddsbetaling, eller man forventer delleveranser og dermed delfaktureringer, må anleggskonto 1210 «Maskiner anlegg under utførelse» benyttes. Kontoen benyttes frem til det tidspunkt maskinen/anlegget er fullt levert og tas i bruk. Dette fordi vi ikke skal avskrive før etter ferdigstillelse/komplett leveranse.
• Ved bruk av konto 1210 vil man ikke bli bedt om å fylle ut anleggsinfo. Anleggsinfo skal i disse tilfellene ikke fylles ut av innkjøper, men av anleggshåndterer, i etterkant når anlegget aktiveres.
• Det er anleggshåndterer sitt ansvar å følge opp konto 1210. Det kan gjøres i samarbeid med innkjøper.

Innkjøper må først ta stilling til om innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, eller om innkjøpet er et nytt anlegg.

Det er viktig at man alltid legger inn anleggsinfo ved å åpne denne dialogboksen, og aldri skriver direkte i feltet Dim 6/Anlegg i konteringslinja:

2.1.1 Nytt anleggsmiddel

Dersom innkjøpet ikke er et tillegg til et eksisterende anlegg, må det registreres tilleggsinformasjon om anlegget (obligatoriske felter). Obligatoriske felter vil avhenge av hvilken eiendelskonto som er valgt.

2.1.2 Tillegg til eksisterende anleggsmiddel

Dersom innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, krysser attestanten av i boksen for "Tillegg til eksisterende anlegg?". Man må samtidig legge inn anleggsnummeret til det opprinnelige anlegget. Dette vil føre til at anleggsinformasjonen fylles ut med informasjon fra det valgte eksisterende anlegget, og at konteringsverdier hentes fra det valgte eksisterende anlegget og overskriver konteringsinformasjon som var lagt inn på varelinjen fra før, dersom dette ikke var identisk. Både anleggsinformasjonsfeltene og konteringen vil nå være låst for redigering, slik sikres det at alt på samme anlegg får samme informasjon og kontering.

NB! Dersom man haker av for "Tillegg til eksisterende anlegg?" men deretter fjerner haken igjen, endres ikke konteringen tilbake, men blir stående med kontering hentet fra det anlegget man hadde valgt. Kontering må da manuelt endres tilbake til korrekt kontering.

Tillegg må ha samme kontering som opprinnelig anlegg. Det er ikke mulig å dele kostnaden på flere koststeder/delprosjekter i innkjøpsordre eller på inngående faktura, når det anleggsføres. Ved behov for å dele på kostanden, må dette gjøres i etterkant ved hjelp av ompostering. Ta kontakt med lokal anleggshåndterer.

3. Kreditnota ved anlegg

Ved mottatt kreditnota som gjelder anlegg, må kreditnota knyttes til samme anlegg som opprinnelig faktura er tilknyttet, samt konteres på samme måte. Dette gjøres ved å bruke samme anleggskonto som var brukt på fakturaen. Da åpnes dialogboksen for anlegg og man haker av for "Tillegg til eksisterende anlegg?", og fyller ut korrekt anleggsnummer i boksen Anlegg.

Konteringlslinjen oppdaterer seg da i henhold til konteringen på anleggsnummeret. Det vil også dukke opp et varsel i dialogboksen på at kontering er oppdatert.

NB! Dersom man haker av for "Tillegg til eksisterende anlegg?" men deretter fjerner haken igjen, endres ikke konteringen tilbake, men blir stående med kontering hentet fra det anlegget man hadde valgt. Kontering må da manuelt endres tilbake til korrekt kontering.
Kreditnotaen vil ikke bli automatisk aktivert, men vil stoppe til manuell behandling i Opprett anlegg fra faktura. Så må anleggsregisteroppfølger manuelt aktivere kreditnotaen som et tillegg til det eksisterende anlegget, etter å ha gjort nødvendig korrigeringer av det opprinnelige anlegget (for eksempel tilbakeført avskrivninger etc.).

Kontakt

Dersom du har spørsmål, ta gjerne kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.