Anlegg - aktivering til avhending - Kunnskapsbasen
Anlegg - aktivering til avhending
Støtte til fagbrukere i økonomi. Roller og rutiner knyttet til anleggsmidler fra aktivering til avhending.
For: Anleggshåndterer og kostnadsgodkjenner.
Opplæring
- E-læringskurs: Anleggshåndterer
- Systemopplæring:
Aktivering av eiendeler i anleggsverdiregnskapet
Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk. Hovedregelen er at enkeltvise eiendeler som har en anskaffelseskost over kr 50 000 inkludert MVA og utnyttbar levetid på over tre år skal aktiveres.
Unntak fra hovedregelen er poolaktivering som skal aktiveres som en gruppe:
- Inventar kjøpt for over kr 50 000 inkl. MVA i et enkeltinnkjøp.
- Kjøp av PC skal alltid aktiveres uansett beløp. Merk at nettbrett ikke skal aktiveres.
I Unit4 vil anlegg i anleggsverdiregnskapet opprettes automatisk (ved bokføring) når man konterer bestillinger/fakturaer mot konto for anlegg (1000-1290). Det gjelder ikke for anlegg under utførelse (113x og 121x), hvor aktivering i anleggsverdiregnskapet først skal skje når anlegget er ferdigstilt og klart for bruk.
Anskaffelse av anleggsmidler via innkjøpsordre
Når det velges en konto som er en eiendelskonto for immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler (kontogr. 10, 11 eller 12), sendes rekvisisjonen som en ny oppgave tilbake til rekvirenten. Rekvirent må åpne oppgaven Komplettering av anleggsinfo for å registrere anleggsinformasjon knyttet til anleggsmidler.
Rekvirent må først ta stilling til om det aktuelle innkjøpet er et nytt anlegg eller et tillegg til et eksisterende anlegg.
Ved nytt anleggsmiddel, må følgende tilleggsinformasjon registreres:
- Eiersted
- Utstyrsgruppe
- Plassering
- Eventuelt tillegg til eksisterende anlegg
Når tilleggsinformasjonen er registrert kan rekvisisjonen sendes videre på arbeidsflyt til godkjenning hos BDM.
Dersom innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, krysser attestanten av i boksen for "Tillegg til eksisterende anlegg". Her må det samtidig legges inn anleggsnummeret til det opprinnelige anlegget som fakturaen skal være et tillegg til. Basert på anleggsnummeret som er valgt vil anleggsinformasjon og kontering hentes fra anleggsregisteret. Både anleggsinformasjonsfeltene og konteringsstrengen vil være låst for redigering, slik at tillegget vil få samme kontering som det opprinnelige anlegget.
Ved varemottak skal man i tillegg til å registrere at den aktuelle varen er mottatt, registrere påkrevd anleggsinformasjon om anlegget dersom kontoen innkjøpet er registrert på krever det:
- Eventuelt serienummer
- Eventuelt servicetag
Rutinebeskrivelse
- Anskaffelse av anleggsmidler via innkjøpsordre og leverandørfaktura (DFØ-brukerveiledning)
- Rutine ved anskaffelse av anleggsmidler (NTNUs lokale støtterutine til DFØs rutine for BOTT)
Anskaffelse av anleggsmidler via leverandørfaktura
Når man konterer fakturaen på en anleggskonto, vil anleggsstatus bli rød, og anleggsinformasjon må utfylles før leverandørfakturaen kan godkjennes første gang. Attestanten må først ta stilling til om det aktuelle innkjøpet er et nytt anlegg eller et tillegg til et eksisterende anlegg.
Ved nytt anleggsmiddel, må følgende tilleggsinformasjon registreres:
- Eiersted
- Utstyrsgruppe
- Plassering
- Eventuelt serienummer
- Eventuelt servicetag
Når tilleggsinformasjonen er registrert kan attestanten gå tilbake til skjermbildet for attestasjon av leverandørfaktura og attestere fakturaen.
Dersom innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, krysser attestanten av i boksen for "Tillegg til eksisterende anlegg". Her må det samtidig legges inn anleggsnummeret til det opprinnelige anlegget som fakturaen skal være et tillegg til. Basert på anleggsnummeret som er valgt vil anleggsinformasjon og kontering hentes fra anleggsregisteret. Både anleggsinformasjonsfeltene og konteringsstrengen vil være låst for redigering, slik at tillegget vil få samme kontering som det opprinnelige anlegget. Dersom konteringen på opprinnelig anlegg er en annen enn ønsket, så kan man registrere tillegget på samme kontering. I slike tilfeller er det da viktig å varsle om endringen til anleggshåndterer slik at både opprinnelig anlegg og tillegg får riktig kontering.
Rutinebeskrivelser
- Anskaffelse av anleggsmidler via innkjøpsordre og leverandørfaktura (DFØ-brukerveiledning)
- Anskaffelse av anlegg ved innkjøpsordre i Unit4 ERP (DFØ-video)
- Anskaffelse av anlegg uten innkjøpsordre i Unit4 ERP (DFØ-video)
- Aktivering av anlegg fra innkjøps- og fakturaløsning (BOTT-rutinebeskrivelse)
Transaksjoner i regnskapet
Når immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler aktiveres vil resultateffekten oppstå i perioden fakturaen bokføres. Dette fremkommer som redusert bevilgningsinntekt på konto 391x. Anlegg skal avskrives over forventet utnyttbar levetid. Avskrivningene fremkommer som en kostnad på konto 60xx med tilsvarende inntektsføring på konto 395x (ingen resultateffekt). Når faktura konteres mot konto for anlegg (1000-1290) vil følgende automatposteringer blir bokført i regnskapet:
- Debet 391x (Inntektsført bevilgning benyttet til investering), reduksjon av bevilgningsinntekt (kostnad).
- Kredit 215x (Ikke inntektsført bevilgning til investering).
- Avskrivninger (ingen resultateffekt):
- Debet 60xx (Avskrivning).
- Kredit 1000-1290 (konto for anlegg).
- Debet 215x (Ikke inntektsført bevilgning til investering).
- Kredit 395x (Inntektsføring av avsetning knyttet til anleggsmidler, avskrivning).
Definisjoner - aktivering av eiendeler
- Anleggsmidler er varige og betydelige eiendeler som disponeres av virksomheten. Med varig menes utnyttbar levetid på 3 år eller mer.
- Avskrivning er en systematisk fordeling av eiendelens avskrivbare beløp over eiendelens utnyttbare levetid. På anleggskontoene er det registrert en standard avskrivningssats. I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med Økonomiavdelingen.
- Anskaffelseskost ved kjøp er kjøpspris med tillegg av kjøpsutgifter. Alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet kan tas i bruk aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen, som for eksempel frakt- og monteringskostnader.
- Beløpsgrensen på kr 50 000 er bruttobeløpet på fakturaen (inkl. mva.) i tilfellene når kostnaden relaterer seg til virksomhetsområder som ikke gir fradrag for inngående merverdiavgift. Beløpsgrensen på kr 50.000 er nettobeløpet på fakturaen (ekskl. mva.) i tilfellene når kostnaden relaterer seg til virksomhetsområder som gir fradrag for inngående merverdiavgift.
- Utnyttbar levetid er den perioden en eiendel forventes å være tilgjengelig for bruk i en virksomhet.
- Avgrensningene vil ikke alltid være entydige og det må gjøres en vurdering i hvert enkelte tilfelle.
- Påkostning eller vedlikehold:
- Påkostninger, over kr 50 000, på allerede eksisterende driftsmidler, skal aktiveres dersom anskaffelsen gir driftsmiddelet varige forbedringer eller økt funksjonalitet. Eksempel; forlenget levetid, oppgradering av maskin, oppgradering av forelesningssal o.l.
- Vedlikehold skal ikke aktiveres dersom det kun er snakk om nødvendig vedlikehold og dersom verdiøkningen er uvesentlig. Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet.
Anlegg under utførelse
Det gjennomføres løpende innkjøp som gjelder anlegg under utførelse basert på behov. Bestillinger konteres mot aktuell konto for anlegg under utførelse.
Utgifter til anlegg under utførelse aktiveres ikke løpende som anleggsmidler i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP. Disse utgiftene bokføres løpende på egne eiendelskontoer i balansen, konto 113x og 121x, og aktiveringen i anleggsverdiregnskapet skjer først når anlegget er ferdigstilt og klart for å ta i bruk.
Dimensjoner i konteringsstrengen benyttes til å skille mellom ulike anlegg under utførelse, fortrinnsvis gjennom delprosjekt.
Løsningen gjør det mulig å løpende ompostere og korrigere prosjektkostnader som skal balanseføres mellom de aktuelle eiendelskontoene og kostnadskontoene.
For anlegg under utførelse legges det ikke inn tilleggsinformasjon som eiersted, utstyrsgruppe, plassering, serienummer, servicetag eller overordnet anlegg løpende. Dette legges eventuelt inn når anlegget tas i bruk.
Anleggshåndterer følger opp anlegg under utførelse som er ferdigstilt og klar til aktivering. Innhenter nødvendig informasjon om anlegget. Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Aktivere anlegg under utførelse» i Unit4 ERP (DFØ-video) og gir informasjon på vedlegg om anlegg under utførelse som skal aktiveres:
- Delprosjekt
- Nybygg: Dekomponering etter faktiske utgifter eller sjablong
- Påkostning eksisterende bygg: Overordnet anlegg
- Tilleggsinformasjon registrering på anlegget, for eksempel navn på anlegget
- Eiersted
Vedlegget skal inneholde følgende tilleggsinformasjon for aktivering på konto 1210 Maskiner anlegg under utførelse:
- Plassering
- Utstyrsgruppe
- Eventuelt serienummer
- Eventuelt servicetag
Skjemaet sendes på flyt til anleggsregisteroppfølger (sentral rolle) da endringene ikke har kostnadseffekt.
Rutinebeskrivelse
- Aktivering av anlegg under utførelse ved ferdigstillelse (BOTT-rutinebeskrivelse)
Kvalitetskontroll ved enhet
Anleggshåndterer skal sikre at anleggsregisteret ved enheten har korrekt verdi og kontering. Følgende skal kontrolleres:
- om ferdig avskrevne anlegg fremdeles er i bruk eller kan avsluttes
- at det ikke er eiendeler i anleggsregisteret som er solgt eller utrangert
- at registrerte anleggsmidler er knyttet til korrekte konteringsdimensjoner
Ved behov for endring, se punkter under for endring av anlegg.
Rutinebeskrivelse
- Gjennomgang av anleggsregister (BOTT-rutinebeskrivelse)
Anleggsgrupper
Kontogr. 10: Patenter, lisenser, programvare og andre immaterielle eiendeler
Aktivering:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1040 | Lisenser / programvare - Avskrivningstid 5 år | Kjøp av programvare og programvarelisenser (Anskaffelseskost > kr 50 000 og forventet levetid > 3 år). Årlige lisenskostnader skal utgiftsføres, se konto 6750. Levetid 5 år. |
Avsetning (periodisering):
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1048 | Avsetning lisenser / programvare | Avsetning lisenser / programvare |
Kostnadsføring:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 6422 | Leie programvarelisenser | Leiekostnad ved leie av programvare. F. eks. Faste årlige lisensavgifter for bruken av programvare (software). |
| 6520 | Programvare | Kjøp av dataprogrammer (software) som ikke skal balanseføres. |
| 6521 | Programvare, teknisk bygningsdrift (anskaffelse) | Kjøp av programvare knyttet til teknisk bygningsdrift - f.eks. SD-anlegg, adgangskontrollanlegg, mm. |
| 6710 | Konsulenttjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger, mv. | Kjøp av eksterne tjenester til utvikling av IKT-løsninger og programvare. |
| 6750 | Kjøp av løpende tjenester til IKT | Kostnader til løpende serviceavtaler for programvare og IKT-løsninger. |
| 6751 | Databehandlingstjenester | Kostnader til digital postkasse, skybaserte IT-løsninger (software as a service) o.l. |
| 6760 | Kjøp av lønns- og regnskapstjenester | Kjøp av ordinære lønns- og regnskapstjenester som virksomheten forutsettes å måtte ivareta. Lisenskostnader for lønns- og regnskapskunder av DFØ føres her. |
| 7601 | Lisensavgifft | Omfatter løpende kostnader (for eksempel årlige utbetalinger) til lisenser og royalties. NB Gjelder ikke kostander til programvarelisenser, disse skal konteres 642x. |
Regnskapsposten dataprogrammer/lisenser består av kjøpt programvare som ikke direkte relateres til annet teknisk utstyr, apparatur eller infrastruktur. (Under infrastruktur antas for eksempel overvåkingssystemer). Kjøpt programvare kan også omfatte lisenser for bruk av systemer.
Kjøpt programvare (herunder bruksrettigheter til programvarelisenser) skal inkluderes i virksomhetens balanse dersom anskaffelseskost inkl. eksterne konsulenttjenester for en enkel programvare koster mer enn kr 50.000. Det må da forutsettes at programvaren kan benyttes selv om framtidig avtaler med leverandøren termineres. Med programvare forstås alle administrative systemer, herunder økonomisystem, personalsystem, tekniske systemer, fagsystemer mv. Hovedregelen er at kun eksternt anskaffet programvare med eventuelle tilhørende eksterne konsulenttjenester tilknyttet implementeringen skal balanseføres.
Dersom anskaffelseskost er mindre enn kr 50.000 for en enkel programvare inkl. eksterne konsulenttjenester med mer, skal dette kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet (6520 eller 6521).
Årlige service- og vedlikeholdskostnader skal kostnadsføres (6422). Dette gjelder også årlige kostnader i forbindelse med bruksrettighet av programvarer (lisenser). Slike bruksrettigheter/lisenser har en begrenset varighet og skal direkte kostnadsføres, uavhengig av kostnad.
Oppgradering av programvare skal i hovedregelen behandles som vedlikehold og kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Oppgraderinger skal kun unntaksvis behandles som påkostninger og aktiveres.
Programvare som utgjør en integrert del av et fysisk driftsmiddel anses som en del av det fysiske driftsmidlet dersom dette utgjør den mest sentrale bestanddelen.
Avskrivningssats og utnyttbar levetid
Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Kontoen for lisenser/programvare er satt opp med en forventet utnyttbar levetid på 5 år (avskrivningssats på 20 %).
I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med Økonomiavdelingen.
Kontogr. 11: Bygninger, tomter og annen fast eiendom (egne bygg)
Aktivering av bygninger og bygningskomponenter vil hovedsakelig kun være aktuell for eiendomsavdelingen. Likeså gjelder konto for arbeid under utførelse (1130-1139).
Aktivering:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1101 | Bygninger - Avskrivningstid 60 år | Levetid 60 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1102 | Ventilasjon- Avskrivningstid 25 år | Levetid 25 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1103 | Varme/sanitær - Avskrivningstid 30 år | Levetid 30 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1104 | Elkraft - Avskrivningstid 25 år | Levetid 25 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1105 | Tele/Automatisering- Avskrivningstid 10 år | Levetid 10 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1106 | Andre installasjoner - Avskrivningstid 30 år | Levetid 39 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1107 | Utendørs - Avskrivningstid 20 år | Levetid 20 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse. |
| 1150 | Tomter og andre grunnarealer | Kjøp av tomter. Avskrives ikke. |
| 1160 | Bolig / fritidshus | Fast eiendom som benyttes som boliger. Ingen dekomponering. Avskrives ikke. |
Avsetning (periodisering):
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1108 | Avsetning bygninger | Avsetning bygninger |
| Avsetning anlegg under utførelse – Bygg | Ta kontakt med Økonomiavdelingen. |
Under utførelse:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1130 | Anlegg under utførelse - 1 Felleskostnader | Kostnader i forbindelse med rigg, drift, entrepriseadministrasjon, hjelpearbeider etc. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1131 | Anlegg under utførelse - 2 Bygninger | Kostnader i forbindelse med bygningsarbeider ved større påkostninger. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 1132 | Anlegg under utførelse - 3 Ventilasjon | Kostnader i forbindelse med ventilasjons-arbeider og ventilasjonsanlegg ved større påkostninger. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1133 | Anlegg under utførelse - 3 Varme Sanitær | Kostnader i forbindelse med Varme og sanitær ved større påkostninger. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1134 | Anlegg under utførelse - 4 Elkraft | Kostnader i forbindelse med Elkraft ved større påkostninger -og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1135 | Anlegg under utførelse - 5 Tele og automatisering | Kostnader i forbindelse med Tele og automatisering ved større påkostninger - og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1136 | Anlegg under utførelse - 6 Andre installasjoner | Kostnader i forbindelse med Andre Installasjoner ved større påkostninger - og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1137 | Anlegg under utførelse - 7 Utendørs | Kostnader i forbindelse med utomhusarbeider ved større påkostninger- og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1138 | Anlegg under utførelse - 8 Generelle kostnader | Kostnader i forbindelse med program, planlegging (arkitekt og konsulenter), administrasjon (prosjekt og byggeledelse etc.), bikostnader (kopiering, reiser etc.), gebyrer (byggesak etc) etc (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt). |
| 1139 | Anlegg under utførelse - Totalentrepriser | Totalentreprise - alle kostnader i totalentreprisen må dekomponeres manuelt. |
Kostnadsføring:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 6601 | Vedlikehold - 1 Felleskostnader egne bygg | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av rigg, drift, entrepriseadministrasjon, hjelpearbeider etc. Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6602 | Vedlikehold - 2 Bygning (egne bygg) | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av bygningskropp - egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6603 | Vedlikehold - 3 VVS-installasjoner (egne bygg) | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av VVS-installasjoner i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6604 | Vedlikehold - 4 Elkraft (egne bygg) | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av elektroanlegg i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6605 | Vedlikehold - 5 Tele og automatisering (egne bygg) | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av tele og automatisering i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6606 | Vedlikehold - 6 Andre installasjoner (egne bygg) | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av andre installasjoner i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6607 | Vedlikehold - 7 Utendørs | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold utendørs rundt egne bygninger. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6608 | Vedlikehold - 8 Generelle kostnader | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av materiell til program, planlegging (arkitekt og konsulenter), administrasjon (prosjekt og byggeledelse etc.), bikostnader (kopiering, reiser etc.), gebyrer (byggesak etc) etc . Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6609 | Vedlikehold - materiell (egne bygg) | Kostnader til materiell i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6620 | Service/ettersyn - VVS-installasjoner (egne bygg) | Kostnader i forbindelse med service/ettersyn av VVSinstallasjoner i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6621 | Service/ettersyn - Elkraft (egne bygg) | Kostnader i forbindelse med service/ettersyn av elektroanlegg i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6622 | Service/ettersyn - Tele og automatisering (egne bygg) | Kostnader i forbindelse med service/ettersyn av tele- og automatiseringsanlegg i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Inkl. adgangskontroll, alarm. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6623 | Service/ettersyn - Andre installasjoner (egne bygg) | Kostnader i forbindelse med service/ettersyn av andre installasjoner i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Inkl. heiser. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
| 6624 | Service/ettersyn - Bygg (egne bygg) | Kostnader i forbindelse med service/ettersyn av bygningskroppen i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. |
Bygg skal dekomponeres i bygg og bygningskomponenter. Dette skal gjøres etter faktiske kostnader, alternativt kan man sjablongmessig dekomponere (fra SRS 17):
| Bygningstyper, delanlegg (%-andel) | Kontor- og adm.bygg | Skole, hotell, lab. | Garasje, lager, grovbygning mv. | Boliger |
| Bygning | 60 | 50 | 80 | 60 |
| Ventilasjon | 10 | 15 | 5 | 10 |
| Varme/sanitær | 10 | 10 | 5 | 20 |
| Elkraft | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Tele og automatisering | 5 | 10 | 0 | 0 |
| Andre installasjoner | 5 | 5 | 0 | 0 |
| Sum prosentfordeling | 100% | 100% | 100% | 100% |
Ved rehabilitering av bygg må man ta stilling til hva som er vedlikehold (kostnadsføring) og hva som er påkostning (aktivering), se definisjoner ovenfor.
Fordeling mellom vedlikehold og påkostning skal dokumenteres. Større rehabiliteringsprosjekt skal bokføres via anlegg under utførelseskonti.
Avskrivningssats og utnyttbar levetid
Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Ulike kontoer er opprettet avhengig av utnyttbar levetid. For bygninger antas avskrivningstid å være 60 år (avskrivningssats på 1,6 %). Varme/sanitær og andre installasjoner antas å ha en avskrivningstid på 30 år (avskrivningssats på 3,3 %). For ventilasjon og elkraft antas avskrivningstid å være 25 år (avskrivningssats på 4 %). Utendørs antas å ha en avskrivningstid på 20 år (avskrivningssats 5 %), mens tele/automatisering antas å ha en avskrivningstid på 10 år (avskrivningssats 10 %).
I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med Økonomiavdelingen.
Tomt, bolig og fritidshus avskrives ikke.
Kontogr. 12: Maskiner og transportmidler
Aktivering:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1200 | Maskiner - Avskrivningstid 3 år | Anskaffelse av større maskiner og anlegg > kr 50 000 og forventet levetid 3 år skal aktiveres. Avskrives over 3 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6501. |
| 1201 | Maskiner - Avskrivningstid 5 år | Anskaffelse av større maskiner og anlegg > kr 50 000 og forventet levetid 4-5 år skal aktiveres. Avskrives over 5 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6501 |
| 1202 | Maskiner - Avskrivningstid 10 år | Anskaffelser av større maskiner og anlegg >kr 50 000 og forventet levetid mellom 6 og 10 år skal aktiveres. Avskrives over 10 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6501 |
| 1203 | Renholdsmaskiner - Avskrivningstid 5 år | Anskaffelse av større anskaffelser av renholdsmaskiner >kr 50 000 og forventet levetid mellom 3-5 år skal aktiveres. Avskrives over 5 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6503. |
| 1204 | Vitenskapelig utstyr - Avskrivningstid 4 år | Anskaffelse av større anskaffelser av vitenskapelig utstyr >kr 50 000 og forventet levetid er mellom 3 og 4 år skal aktiveres). Avskrives over 4 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6502. |
| 1205 | Vitenskapelig utstyr - Avskrivningstid 8 år | Anskaffelse av større vitenskapelig utstyr > kr 50 000 og forventet levetid er mellom 4 og 8 år skal aktiveres. Avskrives over 8 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6502. |
| 1206 | Vitenskapelig utstyr - Avskrivningstid 12 år | Anskaffelser av større vitenskapelig utstyr >kr 50 000 og forventet levetid over 8 år skal aktiveres. Avskrives over 12 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6502. |
| 1220 | Skip/rigger/fly - Avskrivningstid 20 år | Anskaffelse av skip, rigger og fly. Avskrivningstid skip/rigger og fly skal vurderes individuelt. |
| 1230 | Person- og varebiler- Avskrivningstid 8 år | Anskaffelse av personbil og varebil klasse 1 og 2 som skal aktiveres. Avskrivningstid 8 år. |
| 1231 | Lastebiler- Avskrivningstid 10 år | Anskaffelse av lastebiler som skal aktiveres. Avskrivningstid 10 år. |
| 1240 | Andre transportmidler- Avskrivningstid 12 år | Anskaffelse av traktorer, truck, minitraktor etc. som skal aktiveres. Avskrivningstid 12 år. |
Avsetning (periodisering):
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1208 | Avsetning maskiner og anlegg | Avsetning maskiner og anlegg |
Under utførelse:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1210 | Maskiner anlegg under utførelse | Kontoen brukes på prosjekter i forbindelse med større bygging av maskiner/anlegg (fremstilling av egne driftsmidler) frem til det tidspunkt maskinen anlegget er ferdigstilt. Avskrives ikke før etter ferdigstillelse. Etter ferdigstillelse flyttes anlegget til riktig anleggsgruppe. Anleggsmidlet skal avskrives fra det tidspunkt det tas i bruk i virksomheten. |
Kostnadsføring:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 6401 | Leie maskiner | Leie- og leasingkostnader på produksjonsmaskiner, gravemaskiner, trucker mv. Tilhørende serviceavtaler knyttet til maskinen skal kostnadsføres i kontogruppe 67 Kjøp av fremmede tjenester. Dersom det er vanskelig å skille på kostnader til leie av en maskin og kostnader til tilhørende serviceavtale, kan både leiekostnaden og kostnader til serviceavtalen føres i kontogruppe 64. |
| 6450 | Leie av biler | Leie- og leasing av person-, vare- og lastebiler, kostnad for drivstoff ved korttidsleie når dette er spesifisert på samme faktura. Årsavgiften ved leasing. |
| 6460 | Leie av andre transportmidler | Leie- og leasing av andre transportmidler, f.eks. truck, båt, snøscooter, helikopter m.m. |
| 6501 | Maskiner | Anskaffelse av motordrevet verktøy og maskiner som ikke skal balanseføres. |
| 6502 | Faglig-, vitenskapelig-, og undervisningsutstyr | Anskaffelse av faglig-, vitenskapelig- og undervisningsutstyr til bruk i lab., verksted o.l som ikke skal balanseføres. |
| 6503 | Renholdsmaskiner | Anskaffelse av renholdsmaskiner som ikke skal balanseføres. |
| 6541 | Samlings-, utstillings- og forskningsgjenstander | Anskaffelse av samlings-, utstillings- og forskningsgjenstander som ikke skal balanseføres. |
| 6580 | Forbruks- og driftsmateriell, lab./verksted | Innkjøp av forbruks- og driftsmateriell til forskning mm i lab./verksted. |
| 6660 | Service/vedlikehold/reparasjon av maskiner/utstyr /inventar | Kostnader, både materialer og arbeid, til reparasjon av skade og løpende vedlikehold av maskiner/utstyr/inventar. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her også. |
| 6680 | Reparasjon og vedlikehold forskningsfartøy/fly | Kostnader, både materialer og arbeid, til reparasjon av skader og løpende vedlikehold av forskningsfartøy/fly. |
| 7020 | Vedlikehold av biler, maskiner, forskningsfartøy | Benyttes til vedlikehold av biler, maskiner og forskningsfartøy. |
Anskaffelser over kr 50 000 og med utnyttbar levetid på over 3 år skal aktiveres. Anskaffelser på mindre enn kr 50 000 og/eller med utnyttbar levetid mindre enn 3 år skal kostnadsføres. Unntak for anlegg i oversikten ovenfor:
- Flere eiendeler utgjør en vurderingsenhet når det anskaffes flere og ensartede eiendeler, f.eks. kjøp av 20 mikroskoper med en samlet verdi på over kr 50 000 og levetid på over 3 år.
Vedlikehold og service skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på konto 6660 eller 6680. Påkostninger på over kr 50 000 skal aktiveres, se definisjoner ovenfor.
Avskrivningssats og utnyttbar levetid
Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Ulike kontoer er opprettet avhengig av utnyttbar levetid. For maskiner antas avskrivningstid å kunne variere fra 3-10 år (avskrivningssats på 33 %, 20 % eller 10 %). Vitenskapelig utstyr antas å ha en utnyttbar levetid på 4-12 år (avskrivningssats på 25 %, 12,5 % eller 8 %).
I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med Økonomiavdelingen.
Kontogr. 12: Driftsløsøre, inventar, verktøy og lignende
Aktivering:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1250 | Inventar 7 år | Kostnader til større anskaffelser (>kr 50 000 og forventet levetid på mellom 3 og 7 år) av inventar. Inngår i en gruppe i balansen (poolaktivering). Mindre driftskjøp føres på konto 6540. Avskrivningstid 7 år. |
| 1251 | Inventar 10 år | Kostnader til større anskaffelser (>kr 50 000 og forventet levetid mellom 8 og 10 år). Inngår i en gruppe i balansen (poolaktivering). Mindre driftskjøp føres på konto 6540. Avskrivningstid 10 år. |
| 1260 | Påkostning leide bygg - 10 års leiekontrakt | Leiekontrakt 10 år. Påkostninger over kr 50 000 på leide lokaler bør vurderes om det skal aktiveres, dersom kostnaden gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet. |
| 1261 | Påkostning leide bygg - 20 års leiekontrakt | Leiekontrakt 20 år. Påkostninger over kr 50 000 på leide lokaler bør vurderes om det skal aktiveres, dersom kostnaden gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet. |
| 1262 | Påkostning leide bygg - 30 års leiekontrakt | Leiekontrakt 30 år. Påkostninger over kr 50 000 på leide lokaler bør vurderes om det skal aktiveres, dersom kostnaden gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet. |
| 1270 | Verktøy - Avskrivningstid 5 år | Anskaffelse av verktøy, redskap instrument m.m. > kr 50 000 og levetid mellom 3 og 5 år som skal aktiveres. |
| 1280 | Datautstyr -Avskrivningstid 3 år | Anskaffelse av PC og datautstyr med levetid på minst 3 år. Skal vurderes som en gruppe og skal som hovedregelen aktiveres uansett beløp. Mindre enkeltkjøp som dataskjermer, harddisker, kabler, mus og annet datatilbehør eller datautstyr med levetid på under 3 år skal kostnadsføres på konto 6550. |
| 1281 | AV-utstyr - Avskrivningsutstyr 5 år | Anskaffelse av AV-utstyr med kostpris > kr 50 000 og forventet levetid på mellom 3 og 5 år som skal aktiveres. |
| 1282 | Servere og nettverksutstyr - Avskrivningstid 4 år | Anskaffelse av servere og nettverksutstyr med kostpris > 50 000 og levetid mellom 3 og 4 år som skal aktiveres. |
| 1283 | Scanner, printer, ol. - Avskrivningstid 3 år | Anskaffelse av scanner, printer, o.l med kostpris > kr 50 000 og forventet levetid på minst 3 år som skal aktiveres. |
| 1284 | Simulatorer, ol. til undervisning - Avskrivningstid 5 år | Anskaffelse av simulatorer o.l. til undervisning med kostpris > kr 50 000 og forventet levetid mellom 3 og 5 år som skal aktiveres. |
| 1290 | Kunst og museumsgjenstander | Kostnader til nyanskaffelse av kunst og museumsgjenstander over kr 50 000 føres her. Avskrives ikke. Antikviteter og kunst til utsmykking i virksomhetens lokaler, samt museumsgjenstander. Kunstverk og museumsgjenstander under kr 50 000 skal kostnadsføres. Det er ikke krav om at kunst som mottas som gaver skal balanseføres. |
Avsetning (periodisering):
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1258 | Avsetning inventar | Avsetning inventar |
| 1278 | Avsetning verktøy | Avsetning verktøy |
| 1288 | Avsetning datamaskiner, pc-er, servere mm | Avsetning datamaskiner, pc-er, servere mm |
| 1299 | Avsetning kunst og museumsgjenstander | Avsetning kunst og museumsgjenstander |
Under utførelse:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1211 | Anlegg under utførelse - Leide bygg | Større kostnader til Faste innredninger og bygningsinventar i leide bygg for eksempel, fastmontert kjøkkeninnredning, innvendige vegger ved inndeling i cellekontor, fastmontert laboratorieinnredning. |
Kostnadsføring:
| Konto | Kontonavn | Beskrivelse |
| 6510 | Verktøy | Anskaffelse av hånd- og spesialverktøy, f.eks. test og målerverktøy, verktøy for lab, verksted og eiendomsdrift som ikke skal balanseføres (ansees som forbruksmateriell). |
| 6513 | IT- og AV- utstyr | Kjøp av kamera, TV, video, projektor, høyttalere, switcher, rutere, servere, eksterne harddisker og annet IT- og audiovisuelt utstyr som ikke skal balanseføres. |
| 6540 | Inventar og utstyr | Anskaffelse av inventar og utstyr, f.eks. møbler, lab-innredning, hyller, reoler o.l., samt mindre utstyr som gardiner, kjøkkenutstyr, løse lamper mm. som ikke skal balanseføres. |
| 6541 | Samlings-, utstillings- og forskningsgjenstander | Anskaffelse av samlings-, utstillings- og forskningsgjenstander som ikke skal balanseføres. |
| 6550 | Mobiltelefoner, nettbrett og datamaskiner | Kjøp av mobiltelefoner, nettbrett, datamaskiner og tilhørende utstyr som skrivere, kopimaskiner, multimaskiner som ikke skal balanseføres. |
| 6561 | Andre kontormaskiner | Kjøp av kontormaskiner som ikke passer i de andre konti. F.eks. lamineringsmaskin, innbindingsmaskin og frankeringsmaskin. |
| 6580 | Forbruks- og driftsmateriell, lab./verksted | Innkjøp av forbruks- og driftsmateriell til forskning m.m. i lab./verksted. |
| 6630 | Vedlikehold - leide bygg | Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av leide bygg. F. eks. mindre malings-, elektriker- og rørleggerarbeid, skifting av dører, vindu o.l. |
| 6660 | Service/vedlikehold/reparasjon av maskiner/utstyr/inventar | Kostnader, både materialer og arbeid, til reparasjon av skade og løpende vedlikehold av maskiner/utstyr/inventar. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her også. |
| 6803 | Datarekvisita | Kjøp av datarekvisita, bl.a. toner, minnepinner m.m. |
Anskaffelser over kr 50 000 og med utnyttbar levetid på over 3 år skal aktiveres. Anskaffelser på mindre enn kr 50 000 og/eller med utnyttbar levetid mindre enn 3 år skal kostnadsføres. Unntak for anlegg i oversikten ovenfor:
- Dersom det kjøpes inn inventar for over kr 50 000 i et enkeltinnkjøp, skal dette aktiveres, konto 1250 eller 1251.
- Flere eiendeler utgjør en vurderingsenhet når det anskaffes flere og ensartede eiendeler, f.eks. kjøp av 20 mikroskoper med en samlet verdi på over kr 50 000 og levetid på over 3 år.
- Kjøp av PC med levetid på over 3 år skal alltid aktiveres.
Vedlikehold og service skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på konto 6660. Påkostninger på over kr 50 000 skal aktiveres, se definisjoner ovenfor.
Avskrivningssats og utnyttbar levetid
Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Ulike kontoer er opprettet avhengig av utnyttbar levetid. For inventar antas avskrivningstid å kunne variere fra 7-10 år (avskrivningssats på 14 % eller 10 %). Påkostning leide bygg antas å ha en utnyttbar levetid på 10-30 år (avskrivningssats på 10 %, 5 % eller 3 %).
I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med Økonomiavdelingen.
Kunst og museumsgjenstander avskrives ikke.
Endring av anlegg
Endring av dimensjonsverdier
Bytte av posteringsdimensjonsverdier brukes når ett eller flere anleggsmidler skal endre dimensjonsverdier, for eksempel når anleggsmidler med
- et koststed skal endres til et annet
- et delprosjekt skal endres til et annet
Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Ny kontering» i Unit4 ERP (DFØ video) og oppgir hvilket anleggsmiddel som det skal endres dimensjonsverdier på. Relevant underdokumentasjon skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
Rutinebeskrivelser
- Brukerveiledning Anleggsskjema (DFØ-brukerveiledning)
- Bytte posteringsdimensjonsverdier (BOTT-rutinebeskrivelse)
Endring av relasjonsverdier
Det er mulig å endre relasjoner på anlegg:
- Overordnet anlegg
- Plassering anlegg
- Servicetag
- Serienummer
- Utstyrsgruppe anlegg
- Eiersted
Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Endre relasjonsverdier» i Unit4 ERP (DFØ video) og oppgir hvilket anleggsmiddel som det skal endres relasjonsverdier på.
Relevant underdokumentasjon skal vedlegges.
Skjemaet sendes på flyt til anleggsregisteroppfølger (sentral rolle) da endringene ikke har kostnadseffekt.
Ta kontakt med Økonomiavdelingen hvis det er behov for å endre relasjonsverdier på mange anlegg.
Rutinebeskrivelser
- Brukerveiledning Anleggsskjema (DFØ-brukerveiledning)
- Endring av relasjonsverdier på anlegg - enkeltvis (BOTT-rutinebeskrivelse)
- Endring av relasjonsverdier på anlegg - mange (BOTT-rutinebeskrivelse)
Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
Overføring av anlegg benyttes når det er behov or å overføre hele eller deler av et anleggsmiddel til et nytt eller eksisterende anleggsanleggsmiddel. For eksempel når
- Det er aktivert et anleggsmiddel som skal være et tillegg til et annet eller nytt anleggsmiddel.
- Det er aktivert et anlegg som et tillegg, men som skal være et nytt anleggsmiddel eller et tillegg til et annet anleggsmiddel.
Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Overføring" i Unit4 ERP (DFØ-video) og gir opplysninger om hvilket anleggsmiddel som skal overføres, samt opplysninger om hva som skal endres. Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
Rutinebeskrivelse
- Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg (BOTT-rutinebeskrivelse)
Omgruppering av anlegg
Omgruppering brukes til å flytte et anleggsmiddel fra en anleggsgruppe til en annen. Anleggsruppe er lik eiendelskonto i balansen.
Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Ny kontering» i Unit4 ERP (DFØ-video) og oppgir hvilket anleggsmiddel som skal omgrupperes, samt opplysninger om hva som skal endres. Relevant underdokumentasjon skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
Rutinebeskrivelser
- Brukerveiledning Anleggsskjema (DFØ-brukerveiledning)
- Omgruppering av anlegg (BOTT-rutinebeskrivelse)
Reversering av anleggstransaksjoner - feil ved aktivering
Avdekkes det feil i anleggsverdiregnskapet er det mulig å reversere anlegg i sin helhet. Reversering benyttes ved:
- Reversering av balanseført anleggsmiddel som skulle vært kostnadsført.
- Reversering av avskrivninger i forbindelse med flytting av aktuelt anleggsmiddel til kostnadskonto.
- Reversering av overføringer.
- Reversering av salg.
- Reversering av utrangering (kun enkeltvis).
Det er ingen funksjonalitet «masse-reversering». Reverseringer må gjøres enkeltvis.
Reversering av anleggstransaksjoner er ikke aktuelt for anlegg under utførelse, da dette kan omposteres direkte mellom eiendelskonto og kostnadskonto.
Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Feil ved aktivering" eller "Andre endringer" i Unit4 ERP (DFØ-video) for endring av anlegg. Gir opplysning om:
- Hvilket anleggsmiddel det skal foretas reversering av.
- Hvilke transaksjoner som skal reverseres. Mulige alternativer:
- Reversere aktiveringer.
- Reversere avskrivninger.
- Reversere overføringer.
- Reversere salg.
- Reversere utrangering (kun enkeltvis).
Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
Rutinebeskrivelser
- Brukerveiledning Anleggsskjema (DFØ-brukerveiledning)
- Reversering av anleggstransaksjoner (BOTT-rutinebeskrivelse)
Endring av anleggsnavn
Bruk feltet "Andre endringer/kommentar" på digitalt skjema (DFØ-video) ved behov for å endre anleggsnavn.
Hvis kun navn skal endres, bruk skjema "Andre endringer".
Avhending av anlegg (salg og utrangering)
Salg
Når anleggsmidler selges skal det beregnes gevinst eller tap og anlegget skal fjernes fra anleggsverdiregnskapet.
Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Salg" i Unit4 ERP (DFØ-video). Gir opplysning om:
- Anleggs ID
- Dato salget ble gjennomført
- Salgspris
- Fakturanummer (faktura for salg)
Faktura/salgskontrakt skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
Salg av brukte anleggsmidler som har vært brukt til formål som ikke har gitt fradragsrett for inngående mva, jfr. Mval § 3-19, skal konteres mot konto 3802 (Salg av anleggsmidler).
Utrangering
Når et anleggsmiddel ikke lenger er i bruk skal det utrangeres.
Dette kan for eksempel være som følge av beslutning om at et anleggsmiddel tas ut av drift fordi det ikke lenger er egnet til sitt opprinnelige formål, eller på grunn av endret behov.
Eventuell restverdi i anleggsverdiregnskapet vil da bli kostnadsført og anlegget vil bli fjernet fra anleggsverdiregnskapet. Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Utrangering" i Unit4 ERP (DFØ-video). Gir opplysning om:
- Anleggs ID
- Dato
- Eventuell restverdi
Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
Ta kontakt med Økonomiavdelingen hvis det er behov for å utrangere mange anlegg.
Rutinebeskrivelser
- Brukerveiledning Anleggsskjema (DFØ-brukerveiledning)
- Salg av anlegg (BOTT-rutinebeskrivelse)
- Utrangering av anlegg - enkeltvis (BOTT-rutinebeskrivelse)
- Utrangering av anlegg - mange (BOTT-rutinebeskrivelse)
Nedskriving av anlegg
Dersom virksomhetens anvendelse/utnyttelse av en immateriell eiendel eller et varig driftsmiddel endres, skal eiendelen nedskrives til virkelig verdi dersom virkelig verdi er lavere enn balanseført verdi.
Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Andre endringer" i Unit4 ERP (DFØ-video), og oppgir nødvendige opplysninger, inkludert begrunnelse for nedskrivning.
Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.
- Brukerveiledning Anleggsskjema (DFØ-brukerveiledning)
- Nedskriving av anlegg (BOTT-rutinebeskrivelse)
Kontakt
Dersom du har spørsmål, ta kontakt med Økonomiavdelingen.