! Nytt økonomisystem fra 1. januar 2023

Fra 1. januar 2023 har NTNU tatt i bruk et nytt økonomisystem, Unit4. Dette har blant annet erstattet det tidligere innkjøpssystemet Basware.

Denne siden gjelder Basware Monitor, som fremdeles er i bruk til oppslag i eldre inngående fakturaer (før 1. januar 2023).

For nye innkjøpsrutiner og veiledninger i bruk av den innkjøpsløsningen i Unit4, se Støtte til fagbrukere – Behov til betaling.

I Monitor kan du produsere rapporter basert på fakturaer ført i Basware IP og elektroniske omposteringer ført i baswarefarm.it.ntnu.no.

For: Innkjøpere, controllere og prosjektøkonomer.

Temasiden administrative systemer | Alle sider merket med Basware

Meldingskanalen felles økonomi

Slik bruker du Monitor

Søk opp baswarefarm.it.ntnu.no under «Tilkobling til eksternt skrivebord»:

Logg på med ditt NTNU brukernavn og passord:

Trykk på windows-knappen på

Beveg musen over oppgavelinjen slik at den forsvinner:

Trykk på pilen som peker nedover:

Trykk på programmet IP Monitor for å få Monitor til å starte:

Klikk på «Monitor» for å starte programmet.

Fakturasøk

Fakturasøk – rapport med mange søkemuligheter:

Hak av for «Inkluder arkiverte fakturaer. Slik får du med alle fakturaer som er kommet inn til NTNU, inkludert dem som er ferdigbehandlet og arkivert.

For alle felt du skal søke i, må du først klikke på knappen foran søkefeltet for å aktivere det:

Du må skrive «NTNU» i søkefeltet «Firma» for å kunne søke på f.eks. «Leverandør».

Slik bruker du disse knappene:

«Søk» – Klikk øverst til venstre for å kjøre rapport ut i fra de valg som er satt inn.

«Lagre under favoritter» – Her kan du lagre søk som favoritter.

«Favoritter» – Her kan du gjenfinne dine lagrede favoritter.

«Fjern» – Her kan du nullstille alle søkekriterier som er lagt inn.

Nederst på siden vises antall fakturaer som rapporten inneholder:

Kontosammendrag

Kontosammendrag brukes på lik linje som Fakturasøk:

Forskjellen er at du med kontosammendrag får tilgang til flere søkekriterier, som art (konto), prosjekt, kostnadssted, kostnadssteds-sekvens mm.

Hente statistikk for bruk av NTNUs innkjøpsrutiner

Brukerveiledning: Hente statistikk i Monitor for bruk av NTNUs innkjøpsrutiner

Kontakt

For brukerstøtte eller andre henvendelser om Monitor, kontakt Økonomiavdelingen.

• E-post til kontakt@okavd.ntnu.no | Sak vil bli opprettet og behandlet i NTNU Hjelp.