Navigasjon

  • Hopp til innhold

i.ntnu.no

NTNU Hjemmeside
  • For ansatte
  • |
  • For studenter
Avansert søk og filtrering

Andre søketjenester

Forskning
Litteratursøk (Oria)
Forskningsdata
Publikasjoner (Cristin)
Utdanning
Emner/fag
Studieprogrammer
Pensumlister (Leganto)
Undervisningsrom
Digitale læringsressurser (DLR)
Undervisningsvideoer (Panopto)
Annet
Finn ansatte
Søk på ntnu.no
Office 365 (Sharepoint)
Kart, bygg, rom (MazeMap)
NTNUs bilder (FotoWare)
Blackboard
Inspera
Microsoft 365
Webmail
Timeplan
Reserver rom
Studentweb
Bibliotek
NTNU Hjelp
  • Eksamen
  • Campuskart (MazeMap)
  • Utenlandsstudier
  • Oppgaveskriving
  • Programvare
  • Veiledning
  • Karriere
  • Tilrettelegging
  • Si fra!
Flere tjenester
Blackboard
Inspera
Bibliotek
Webmail
Microsoft 365
Reserver rom
Selvbetjeningsportalen
Reise
NTNU Hjelp
  • Bestille varer og tjenester
  • Campuskart (MazeMap)
  • Vaktmester
  • Logo, maler og grafisk profil
  • Læringsstøtte — for undervisere
  • KASPER — verktøy for utdanningskvalitet
  • Registrere forskning i Cristin
  • Saksbehandling (Elements)
  • Si fra!
Flere tjenester

Brødsmule

  • For ansatte
  • Administrativt
  • Anskaffelser
  • 5. Signere, registrere og bestille
Innsida startside English Hjelp Logg inn

5. Signere, registrere og bestille

×
  • Anskaffelsesprosessen
  • 1. Vurdere behov
  • 2. Planlegge
  • 3. Gjennomføre konkurranse
  • 4. Innsyn og klager
  • 5. Signere, registrere og bestille
  • 6. Kontraktsforvaltning
MENY

Signering, registrering og bestilling

Signering, registrering og bestilling


Før avtalen kan tas i bruk, er det flere oppgaver som må gjennomføres. 

Målet i denne fasen er å sikre at avtalen blir benyttet på korrekt måte, og at den vil følges opp på rett måte i Unit4. 

NTNU har også rapporteringsplikt når utenlandske leverandører utfører arbeid i Norge. 

Signere, registrere og bestille

En avtale er ikke inngått før den er signert. Ved NTNU benyttes elektronisk signering. Ledere med BDM skal signere med egen BankID. 

Følgende signeringsmetoder benyttes for leverandører:  

  • Norske leverandører signerer med BankID.
  • Svenske, danske og finske leverandører signerer med identifikasjonsløsing for det enkelte land.
  • Øvrige leverandører signerer med web-signatur i TendSign.

Inngåtte avtaler skal registreres i leverandørregisteret med ANSK-nummer før bestilling (gjelder ikke avtaler basert på minikonurranse). For anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. er det ikke krav om ANSK-nummer. 

Anskaffelsesrådgiver er ansvarlig for innmelding av sine avtaler. Innkjøper og fagrekvirent er ansvarlig for innmelding av nye leverandører ved anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva.

Innmeldingen sendes inn via skjema i NTNU Hjelp.

Det er viktig at anskaffelsesrådgivere informerer om inngåtte avtaler. 

  1. For enkeltanskaffelser informeres behovshaver/enhet direkte. 
  2. Rammeavtale 
    • Informasjon om bruk og regler for avtalen legges ut i avtalekatalogen 
    • Informasjon kunngjøres på Innsida gjennom kanalen Btb-informasjon. 
  3. Løpende avtaler 
    • Hvis avtalen berører få, informeres det direkte til behovshaver/enhet.  
    • Hvis avtalen berører mange, bør den informeres på tilsvarende måte som rammeavtaler 

Ved bestilling skal rutiner for dette følges.

Bestillinger skal knyttes til ANSK-nummer. Unntaket er anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. Bestilling basert på minikonkurranse knyttes til rammeavtalens ANSK-nummer. 

Behovshaver er ansvarlig for å melde inn bestillingen.

Når databehandleravtalen er signert, er det viktig at denne blir lagret i Elements på samme sak som tjenesteavtalen.

Saken lenkes i tillegg opp til felles sak "2017/13795 Oversikt databehandleravtaler" i Elements.

Les mer om behandling av databehandleravtaler ved NTNU.

Innkjøper skal sikre at alt registreringsverdig utstyr blir inkludert i anleggsregisteret i henhold til rutine. 

NTNUs rutine for anleggsmidler.

Når det inngås avtaler med leverandører i utlandet som medfører arbeid i Norge, og dette har en verdi på mer enn kr. 20 000 ekskl. mva., må oppdraget meldes inn til Skatteetaten.

Det er hver enkelt enhet ved NTNU sitt ansvar å melde inn rapporteringspliktige oppdrag. Det gjøres ved å fylle ut dette skjemaet i NTNU Hjelp. 

Det er viktig at skjemaet fylles ut og sendes inn så snart oppdraget har startet.

Dersom innmeldingen også gjelder leverandørens underleverandør, må det fylles ut ett skjema for hver av disse kontraktene i NTNU Hjelp.

Når skjemaet er mottatt, vil Økonomiavdelingen gi beskjed til Skatteetaten om oppdraget via Altinn. Dette vil da bli registrert i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).

Eksempel på oppdrag

Et eksempel på et oppdrag som må meldes inn, er dersom personell fra en utenlandsk leverandør reiser til Norge for å gjennomføre installasjon eller service på utstyr og dette oppdraget har en verdi på kr. 20.000 ekskl. mva. eller mer. 

Verdi vil i dette tilfellet si kostnader knyttet til oppdraget, som for eksempel kostnader for selve arbeidet/servicen som skal utføres, samt reise og opphold. Det inkluderer ikke kostnaden for eventuelt utstyr som skal installeres. 

Oppdrag som skal rapporteres til Skatteetaten gjelder kun ved leverandørens fysiske tilstedeværelse i Norge. Det gjelder ikke dersom ansatte hos leverandøren veileder NTNUs ansatte gjennom digitale kanaler eller telefon fra sitt hjemland.

Kontakt

Dersom det er behov for å endre noe i innsendt skjema, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post kontakt@okavd.ntnu.no så snart som mulig.

Ta også kontakt med oss dersom dere har noen spørsmål om innmelding av ulike oppdrag. 

Kontakt

Kontakt

Dersom du har spørsmål eller har behov for rådgivning, ta kontakt med din lokale anskaffelsesrådgiver eller med Seksjon for anskaffelser og innkjøp.

Roller og ansvar

Roller og ansvar

  • Innkjøper/fagrekvirent: 
    Gjennomføre bestillinger og melde inn nye leverandører i Unit4.
     
  • Anskaffelsesrådgiver: Sikre signering, registering av nye avtaler og informasjon om inngåtte avtaler.
     
  • BDM: Signering av kontrakt og godkjenning av bestillinger.
     
  • Behovshaver: Melde inn bestilling og eventuell registering hos Skatteetaten ved avtale med utenlandsk leverandør om arbeid i Norge.
NTNU kunnskap for en bedre verden

Sikkerhet

  • Akutt hjelp
  • Beredskap
  • Informasjonssikkerhet
  • HMS

Innhold

  • Tema A-Å
  • Wikisøk
  • For studenter
  • For ansatte
  • Innsida introduksjon

Kontakt

  • NTNU Hjelp
  • Si fra!
  • Kontakt NTNU

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

Bruk av informasjonskapsler
Tilgjengelighetserklæring
Personvern
Ansvarlig redaktør