En avtale er ikke inngått før den er signert. Ved NTNU benyttes elektronisk signering. Ledere med BDM skal signere med egen BankID. 

Følgende signeringsmetoder benyttes for leverandører:  

• Norske leverandører signerer med BankID.
• Svenske, danske og finske leverandører signerer med identifikasjonsløsing for det enkelte land.
• Øvrige leverandører signerer med web-signatur i TendSign.

Inngåtte avtaler skal registreres i leverandørregisteret med ANSK-nummer før bestilling (gjelder ikke avtaler basert på minikonurranse). For anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. er det ikke krav om ANSK-nummer. 

Anskaffelsesrådgiver er ansvarlig for innmelding av sine avtaler. Innkjøper og fagrekvirent er ansvarlig for innmelding av nye leverandører ved anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva.

Innmeldingen sendes inn via skjema i NTNU Hjelp.

Det er viktig at anskaffelsesrådgivere informerer om inngåtte avtaler. 

1. For enkeltanskaffelser informeres behovshaver/enhet direkte. 
2. Rammeavtale 
   • Informasjon om bruk og regler for avtalen legges ut i avtalekatalogen 
   • Informasjon kunngjøres på Innsida gjennom kanalen Btb-informasjon. 
3. Løpende avtaler 
   • Hvis avtalen berører få, informeres det direkte til behovshaver/enhet.  
   • Hvis avtalen berører mange, bør den informeres på tilsvarende måte som rammeavtaler 

Ved bestilling skal rutiner for dette følges.

Bestillinger skal knyttes til ANSK-nummer. Unntaket er anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. Bestilling basert på minikonkurranse knyttes til rammeavtalens ANSK-nummer. 

Behovshaver er ansvarlig for å melde inn bestillingen.

Når databehandleravtalen er signert, er det viktig at denne blir lagret i Elements på samme sak som tjenesteavtalen.

Saken lenkes i tillegg opp til felles sak "2017/13795 Oversikt databehandleravtaler" i Elements.

Les mer om behandling av databehandleravtaler ved NTNU.

Behovshaver skal sikre at alt registreringsverdig utstyr blir inkludert i anleggsregisteret i henhold til rutine. 

NTNUs rutine for anleggsmidler.

Når det inngås avtaler med leverandører i utlandet som medfører arbeid i Norge, og dette har en verdi på mer enn kr. 20 000 ekskl. mva., må oppdraget meldes inn til Skatteetaten.

Det er hver enkelt enhet ved NTNU sitt ansvar å melde inn rapporteringspliktige oppdrag. Det gjøres ved å fylle ut dette skjemaet i NTNU Hjelp. 

Det er viktig at skjemaet fylles ut og sendes inn så snart oppdraget har startet.

Dersom innmeldingen også gjelder leverandørens underleverandør, må det fylles ut ett skjema for hver av disse kontraktene i NTNU Hjelp.

Når skjemaet er mottatt, vil Økonomiavdelingen gi beskjed til Skatteetaten om oppdraget via Altinn. Dette vil da bli registrert i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).

Eksempel på oppdrag

Et eksempel på et oppdrag som må meldes inn, er dersom personell fra en utenlandsk leverandør reiser til Norge for å gjennomføre installasjon eller service på utstyr og dette oppdraget har en verdi på kr. 20.000 ekskl. mva. eller mer. 

Verdi vil i dette tilfellet si kostnader knyttet til oppdraget, som for eksempel kostnader for selve arbeidet/servicen som skal utføres, samt reise og opphold. Det inkluderer ikke kostnaden for eventuelt utstyr som skal installeres. 

Oppdrag som skal rapporteres til Skatteetaten gjelder kun ved leverandørens fysiske tilstedeværelse i Norge. Det gjelder ikke dersom ansatte hos leverandøren veileder NTNUs ansatte gjennom digitale kanaler eller telefon fra sitt hjemland.

Kontakt

Dersom det er behov for å endre noe i innsendt skjema, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post kontakt@okavd.ntnu.no så snart som mulig.

Ta også kontakt med oss dersom dere har noen spørsmål om innmelding av ulike oppdrag.