Signering, registrering og bestilling

Signering, registrering og bestilling

Før avtalen kan tas i bruk, er det flere oppgaver som må gjennomføres. 

Målet i denne fasen er å sikre at avtalen blir benyttet på korrekt måte, og at den vil følges opp på rett måte i Unit4. 

NTNU har også rapporteringsplikt når utenlandske leverandører utfører arbeid i Norge. 

Signere, registrere og bestille

En avtale er ikke inngått før den er signert. Ved NTNU benyttes elektronisk signering. Ledere med BDM skal signere med egen BankID. 

Følgende signeringsmetoder benyttes for leverandører:  

  • Norske leverandører signerer med BankID.
  • Svenske, danske og finske leverandører signerer med identifikasjonsløsing for det enkelte land.
  • Øvrige leverandører signerer med skjermunderskrift.

Inngåtte avtaler skal registreres i leverandørregisteret med ANSK-nummer før bestilling (gjelder ikke avtaler basert på minikonurranse). For anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. er det ikke krav om ANSK-nummer. 

Anskaffelsesrådgiver er ansvarlig for innmelding av sine avtaler. Innkjøper og fagrekvirent er ansvarlig for innmelding av nye leverandører ved anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva.

Innmeldingen sendes inn via skjema i NTNU Hjelp.

Det er viktig at anskaffelsesrådgivere informerer om inngåtte avtaler. 

  1. For enkeltanskaffelser informeres behovshaver/enhet direkte. 
  2. Rammeavtale 
  3. Løpende avtaler 
    • Hvis avtalen berører få, informeres det direkte til behovshaver/enhet.  
    • Hvis avtalen berører mange, bør den informeres på tilsvarende måte som rammeavtaler 

Ved bestilling skal rutiner for dette følges.

Bestillinger skal knyttes til ANSK-nummer. Unntaket er anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. Bestilling basert på minikonkurranse knyttes til rammeavtalens ANSK-nummer. 

Behovshaver er ansvarlig for å melde inn bestillingen.

Når databehandleravtalen er signert, er det viktig at denne blir lagret i ePhorte på samme sak som tjenesteavtalen.

Saken lenkes i tillegg opp til felles sak "2017/13795 Oversikt databehandleravtaler" i ePhorte.

Les mer om behandling av databehandleravtaler ved NTNU.

Behovshaver skal sikre at alt registreringsverdig utstyr blir inkludert i anleggsregisteret i henhold til rutine. 

NTNUs rutine for anleggsmidler.

Dersom det inngås kontrakt med en utenlandsk leverandør som omfatter arbeid i Norge, og der oppdragets verdi er på mer enn kr. 20 000 ekskl. mva., skal oppdraget registreres i Skatteetatens oppdrags- og arbeidsforholdsregister (OAR). 

Et eksempel på dette er dersom leverandørens personell reiser til Norge for å gjennomføre installasjon eller service på utstyr, og verdien på oppdraget overstiger kr. 20.000 ekskl. mva.

Ansvaret for innmelding til OAR-registeret er som følger:

  1. Seksjon for anskaffelser og innkjøp er ansvarlig for å melde inn rammeavtaler.
  2. Behovshavers enhet er ansvarlig for å sikre innmelding av øvrige oppdrag. 
  3. Oppdrag kan meldes inn via Altinn eller via utfylling av skjema som sendes per e-post, rf-1199b-2022.pdf (skatteetaten.no).

Kontakt

Kontakt

Dersom du har spørsmål eller har behov for rådgivning, ta kontakt med din lokale anskaffelsesrådgiver eller med Seksjon for anskaffelser og innkjøp.

Roller og ansvar

Roller og ansvar

  • Innkjøper/fagrekvirent: 
    Gjennomføre bestillinger og melde inn nye leverandører i Unit4.
     
  • Anskaffelsesrådgiver: Sikre signering, registering av nye avtaler og informasjon om inngåtte avtaler.
     
  • BDM: Signering av kontrakt og godkjenning av bestillinger.
     
  • Behovshaver: Melde inn bestilling og eventuell registering hos Skatteetaten ved avtale med utenlandsk leverandør om arbeid i Norge.