For å få kunnskap om markedet bør det foretas markedsundersøkelser, og vurderes om det skal gjennomføres dialog med markedet for å kartlegge mulige løsningsalternativer. Viktige momenter i en markedsdialog vil være innovasjon, miljø og samfunnsansvar. 

Markedsundersøkelser gjennomføres for å kartlegge markedet og konkurransesituasjonen, og kan blant annet omfatte internettsøk, bransjekunnskap, informasjon fra fagmiljøer og erfaring fra andre offentlige aktører.

Markedsdialog kan være rettet mot en type anskaffelser eller en konkret anskaffelse, og kan gjennomføres på ulike måter:

• En-til-en møter
• Dialogkonferanse
• Skriftlig forespørsel om informasjon
• Spesifikasjoner på høring
• Tidlig markedsdialog og innovasjon

Regler for markedsdialog:

1. Markedsdialogen skal legges opp på en måte som sikrer likebehandling av leverandørene.
2. Dokumenter gjennomføringen.
3. Sikre at man ikke røper forretningshemmeligheter.
4. Sikre at leverandører som har gitt råd, ikke får en urimelig konkurransefordel.
5. Egnede tiltak under konkurransen, for å utjevne fordeler:
   • Gi informasjon om markedsdialog og gi tilgang relevant informasjon som er gitt under dialogen.
   • Bruk åpne spesifikasjoner (beskriv behovet, ikke løsningen).
   • Utvide tilbudsfristen.

Anskaffelsens verdi avgjør hvilke regler som gjelder for anskaffelsen og om den skal kunngjøres. Det er den samlede potensielle verdien som skal legges til grunn ved beregning. Det er ikke tillatt å dele opp anskaffelser for å omgå regelverket. 

1. Anskaffelsens verdi beregnes ekskl. mva.
2. Som en tommelfingerregel inngår følgende i beregningen:
   • Totalkostnad på varer og tjenester, inkludert leveringskostnader.
   • Alle mulige opsjoner.
   • Eventuelt forbruksmateriell og service/vedlikehold.
   • Ved løpende kontrakter (abonnement, lisenser, fast service mm) og rammeavtaler, skal årlig verdi som regel beregnes for fire år.

Se FOA § 5-4 for nærmere regler om beregning av verdi. Det er type anskaffelse og verdien som avgjør hvilken del av forskriften som gjelder for anskaffelsen.

Behovsbeskrivelsen/kravspesifikasjonen skal angi kravene som stilles til egenskapene til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som skal anskaffes. 

Det er viktig at det ikke stilles unødvendige krav som begrenser leverandørenes muligheter til å tilby løsninger som kan dekke behovet. 

Så langt det er mulig skal det beskrives hva vi har behov for og formålet, ikke hvordan det skal løses. 

Krav til behovsbeskrivelsen/kravspesifikasjonen (spesifikasjonen)

1. Felles krav til spesifikasjonen:
   • Skal angi de krav som stilles egenskapene til ytelsen.
   • Skal ha tilknytning til det som anskaffes.
   • Skal stå i forhold til anskaffelsen.
   • Kan omfatte alle sider av og faser til livssyklusen av det som anskaffes.
   • Skal ta hensyn til universell utforming.
   • Skal ivareta miljø- og klimahensyn.
      
2. Utforming av spesifikasjon skal gjøres ved:
   • ytelses- eller funksjonskrav, inkludert miljøegenskaper,
   • og/eller tekniske spesifikasjoner
   • henvising til bestemte merker, prosesser og lignende skal unngås, men hvis det er uunngåelig skal «eller tilsvarende» tas med.
      
3. Spesifikasjonen skal skille mellom:
   • Absolutte krav, det som minimum skal være oppfylt (typisk A krav).
   • Ønsket funksjonalitet, det som bør oppfylles, og inngår i evalueringen (typisk B krav).

Tips om utform og innhold i kravspesifikasjon for kjøp av vitenskapelig utstyr og annet teknisk utstyr.
 

I alle anskaffelser skal det stilles klima- og miljøkrav med formål om å redusere anskaffelsens samlende klimaavtrykk og miljøbelastning. 

Fra 1. januar 2024 er hovedregelen at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum 30 prosent. 

Hvis det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt kan vekting erstattes med klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen. Dette må begrunnes i konkurransegrunnlaget.

For anskaffelser etter del I og del II kan man også oppgi tildelingskriterier i prioritert rekkefølge, og da bør klima- og miljø være blant de tre høyest prioriterte tildelingskriteriene. Hvis man ikke prioriterer i tråd med dette, skal det stilles klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen. Dette må begrunnes i konkurransegrunnlaget. 

Det er kun adgang til å gjøre unntak fra endringsforskriftens krav til klima- og miljøkrav dersom anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. Unntak må begrunnes i konkurransegrunnlaget.
 

Valg av konkurranseform avgjør hvordan anskaffelsen skal gjennomføres og hvilke prosedyreregler som gjelder. Anskaffelsens verdi innvirker på hvilke konkurranseformer som er tillatt. 

1. Del I anskaffelser (under 1.3 millioner ekskl. mva.) 
   • Tilbudsforespørsler til direkte inviterte eller frivillig kunngjøring. 
   • Konkurranseformen åpner for at det kan gjennomføres forhandlinger.
2. Del II anskaffelser
   • Åpen eller begrenset tilbudskonkurranse.
   • Konkurranseformene åpner for at det kan gjennomføres forhandlinger.
3. Del III anskaffelser
   • Åpen eller begrenset anbudskonkurranse.
   • Konkurranseformene har forbud mot forhandling.
4. Del III anskaffelser, gitt at visse vilkår er oppfylt
   • Konkurranse med forhandlinger.
   • Konkurransepreget dialog.
   • Konkurranse om innovasjonspartnerskap.

Konkurranser etter del II og del III skal kunngjøres. NTNUs konkurransegjennomføringsverktøy har egne prosesser og maler for de ulike konkurranseformene.
 

Tildelingskriterier er de reglene som settes i konkurransen for å velge tilbud. Det er kun det som framkommer av tildelingskriteriene som kan inngå i evalueringen av tilbudene. Det er derfor viktig at tildelingskriteriene er egnet til å identifisere det beste tilbudet. 

1. Grunnlag for valg av tilbud:
   • Det beste forholdet mellom laveste pris eller laveste kostnad og kvalitet. 
   • Fastpris, der leverandørene konkurrerer på kvalitet da prisen er fastsatt av oppdragsgiver.
   • Klima og miljø skal som hovedregel være en av tildelingskriteriene innenfor kvalitet.
   • Dersom vilkårene for å ikke benytte klima og miljø som tildelingskriterier er oppfylt, jf. FOA § 7-9, kan man også velge tilbud på grunnlag av:
     • Den laveste prisen.
     • Den laveste kostnaden, innkjøpspris + livssykluskostnader.
2. Tildelingskriteriene skal utformes slik at de:
   • Har tilknytning til leveransen.
   • Ikke er så tilfeldige at det gir oppdragsgiver ubegrenset valgfrihet.
   • Angir krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium.
3. Bestemme prioritet/vekting av tildelingskriteriene
   • For anskaffelser etter FOA del I og del II kan man velge om tildelingene oppgis med prioritet eller vekting. Hovedregelen er at klima og miljø ved prioritering skal være blant de tre høyest prioriterte, og ved vekting minst 30 prosent.
   • For anskaffelser etter FOA del III skal tildelingskriteriene som hovedregel angis med vektlegging, hvor hovedregelen er at klima- og miljø vektes med minst 30 prosent.

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som kan stilles til leverandørene, for å sikre at de kan gjennomføre sine forpliktelser i kontraktsperioden. 

1. Det må ikke stilles kvalifikasjonskrav, men blir viktigere jo høyere verdi og kompleksitet en anskaffelse har, og anbefales når man ikke kjenner markedet godt. Uavhengig av kvalifikasjonskrav, gjelder følgende krav til leverandører:
   • For anskaffelser over 500.000 NOK ekskl. mva. er det for norske leverandører krav om skatteattester for merverdiavgift og skatt. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. 
   • For anskaffelser etter forskriftens del III skal det stilles krav om egenerklæringsskjema, ESPD.
2. Ved bruk av kvalifikasjonskrav må de:
   • Være relevante og forholdsmessig til den konkrete kontrakten.
   • Ikke begrense konkurransen unødig eller diskriminere på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet.
   • Være klart og konkret formulert.
3. Det kan stilles kvalifikasjonskrav til:
   • Registrering og autorisasjoner.
   • Økonomisk og finansiell kapasitet.
   • Teknisk og faglig kapasitet.
   • Kvalitets- og miljøledelses/-tiltak.

Hvilke kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen må besluttes før konkurransen gjennomføres, og skal som hovedregel legges ved konkurransedokumentene. Anbefalte kontraktsvilkår:

1. Generelle vare og tjeneste anskaffelser
   • NTNUs generelle kontraktsvilkår varer
   • NTNUs generelle kontraktsvilkår tjenester
2. Rammeavtaler
   • NTNUs generelle kontraktsvilkår rammeavtale pluss generelle vilkår for varer eller tjenester, eller andre kontraktsvilkår.
3. IT anskaffelser
   • Statens standardavtaler
4. Konsulent- og rådgivningstjenester
   • Statens standardavtaler SSA-B eller SSA-O
   • Innen bygg og anlegg NS standarder (skal henvises til, ikke vedlegges)
   • Oversikt over bruksområde og rollar i juridiske standardkontraktar
5. Bygg og anlegg
   • NS standarder (skal henvises til, ikke vedlegges)
   • Oversikt over bruksområde og rollar i juridiske standardkontraktar
6. Omfatter anskaffelsen behandling av personopplysninger:
   • Databehandleravtale
7. Andre NS-standarder:
   • NS8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av renholdstjenester
   • NS8409 Alminnelige kontraktsbestemmelser for kjøp av byggevarer
   • NS9430 Alminnelige kontraktsbestemmelser for periodisk innsamling av avfall

Forskrift om offentlige anskaffelser sier at der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktstandarder, som for eksempelvis NS-standarder, skal disse som hovedregel brukes.

Oversikt over NTNUs generelle kontraktsvilkår.

Anskaffelsesregelverket stiller krav om at offentlige oppdragsgivere gjennom sine anskaffelser skal fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og bekjempe arbeidslivskriminalitet. 

Etisk handel

Som offentlig oppdragsgiver har vi et sosialt ansvar for å kjøpe etiske varer og tjenester. I planleggingen av en anskaffelse må vi vurdere om det er en risiko for brudd på menneskerettigheter i verdikjeden til det som anskaffes. I de tilfeller det skal anskaffes høyrisikoprodukter, bør det som et minimum benyttes etiske kontraktsvilkår. 

Det er utarbeidet særskilte kontraktsvilkår for bestemmelsene, som skal følge med konkurransen. Disse er tilgjengelige i NTNUs konkurransegjennomføringsverktøy. 

NTNU er medlem av Etisk Handel Norge, som har til formål å fremme ansvarlig forretningspraksis i leverandørkjeder slik at handel bidrar til å ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter, samfunn og miljø.

Lønns- og arbeidsvilkår mm.

Vi kan stille krav om lønns- og arbeidsvilkår mm. i alle anskaffelser, men i gitte tilfeller er det lovpålagt. For tjenester og bygg og anleggskontrakter med en verdi over 1.3 millioner ekskl. mva., er det plikt til å ha bestemmelser om: 

• Krav til lønns- og arbeidsvilkår.
• Krav til lærlinger (innen bransjer der det er særlig behov for lærlingeplasser).
• Begrensing i antall ledd i leverandørkjeden (bygg- og anlegg og renholdstjenester).

Det er utarbeidet særskilte kontraktsvilkår for bestemmelsene, som skal følge med konkurransen. Disse er tilgjengelige i NTNUs konkurransegjennomføringsverktøy. 

Du kan lese mer om kravene som stilles til oss i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår og Forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter.
 

Hvilke muligheter for prisregulering og betalingsbetingelser som gjelder for anskaffelsen må besluttes før konkurransen gjennomføres, og skal framkomme av konkurransedokumentene Dette sikrer at leverandørene gir pris på like vilkår.

1. For kortvarige kontrakter kan man be om fastpris.
2. For kontrakter av lengre varighet bør det åpnes for prisregulering som tas inn i prisbilaget. Dette kan være:
   • Indeksregulering, eksempelvis årlig regulering etter SSBs Totalindeks eller annen indeks som er spesifikk for bransjen.
   • Valutaregulering, eksempelvis endringer i valutakurser utover +/-5 %.
   • Endring i offentlige avgifter.
3. Betalingsbetingelser 
   • Hovedregelen er betaling på etterskudd. Dette kan også omfatte delbetaling etter hvert som deler av oppdraget utføres.
   • Normalt vil betaling først skje etter at varen/tjenesten er mottatt og kontrollert.
   • Unntaksvis kan det åpnes for delvis forskuddsbetaling.
4. Forutsetninger ved forskuddsbetaling:
   • Forskuddsbetaling er vurdert å være økonomisk forsvarlig, og er på forhånd godkjent av leder med BDM.
   • Stille krav om bankgaranti for leverandøren.
   • Siste delbetaling etter godkjenning av leveransen, bør minimum være på 30 % av verdien. Eksempelvis 30 % ved bestilling, 40 % ved levering og 30 % ved godkjent akseptansetest. 

Her kan du lese om hvordan økonomiregelverket innvirker på anskaffelsesprosessen, og en tolkningsuttalelse om forskuddsbetaling.