Hovedregelen er at dokumenter er åpne for innsyn, om ikke det finnes en lovhjemmel for at dokumenter skal eller kan unntas offentlighet.  

1. Innsynskrav skal behandles raskt, som hovedregel innen 1-3 dager.
2. Hvis behandlingen tar lengre tid, skal det gis en midlertidig tilbakemelding innen 5 dager. Det må samtidig vurderes om karensperiode skal forlenges hvis leverandøren har bedt om det.  
3. Rutinen Innsyn i offentlige dokument med mal for vedtak om innsynsbegjæring skal benyttes. 
4. Innsynskrav før valg av leverandør: 
   • Tilbud og protokoll er unntatt offentlighet fram til leverandør er valgt.
5. Innsynskrav etter valg av leverandør - tommelfingerregler: 
   • Beskrivelser av løsninger og metoder er som hovedregel unntatt offentlighet.
   • Enhetspriser er unntatt offentlighet.
   • Vitnemål med karakterer er unntatt offentlighet.
   • Evalueringsmatrise kan unntas offentlighet.
   • Totalpris gis det som hovedregel innsyn i.
   • CV-er gis det innsyn i.
   • Fag-, svennebrev og kursbevis gis det innsyn i.
   • Anskaffelsesprotokoll gis det innsyn i.
6. Vedtak om innsyn sendes ut sammen med sladdede dokumenter. 
7. Ved klage på helt eller delvis avslag på innsyn skal saken vurdere på nytt.
8. Ved medhold sendes det ut et nytt vedtak.
9. Ved helt eller delvis opprettholdelse gjelder følgende:
   • Det skal sendes ut et nytt vedtak med informasjon om at saken blir oversendt til Felles klagenemd i Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse.
   • Oversend saken til Felles klagenemd. 

Klagesaker som gjelder avslag på krav om innsyn, vurdert etter offentleglova, kan oversendes elektronisk til Felles klagenemnd, på denne e-postadressen: innsyn-klageinstans@hkdir.no. Det oppfordres til å sende inn saken ved bruk av FileSender. 

Før kontraktsinngåelsen kan leverandøren klage direkte til oppdragsgiver med oppfordring om å omgjøre en beslutning om avvisning, tildeling av kontrakt eller lignende.

1. Klager skal behandles så raskt som mulig.
2. Vurder om det er behov for å usette karensperidoen/kontraktinngåelse, og gi i så fall beskjed til berørte leverandører. 
3. Gå gjennom klagen.
   • Hva klages det på?  
   • Hvilke punkter må undersøkes eller vurderes? 
   • Hva må svares ut? 
4. Hvis vi ikke har gjort feil – gi et utdypende svar til leverandøren hvor de ulike punktene i deres klage blir svart ut. 
5. Hvis vi har avvist en leverandør på feil grunnlag, kan vi ta leverandøren inn i konkurransen igjen. 
6. Hvis vårt valg av leverandør var i strid med forskriften: 
   • Kan tildelingen omgjøres fram til kontrakten er inngått.
   • Ny tildeling med begrunnelse må sendes til alle leverandører.
   • Ved ny tildeling skal det settes en ny karensperiode. Denne karensperioden skal være like lang som i første tildeling. 
7. Informasjon om klager, opprettholdelse eller omgjøring av vedtak skal tas inn i anskaffelsesprotokollen.

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) er et norsk klageorgan for brudd på regelverket i offentlige anskaffelser.   

En leverandør kan klage på en konkurranse innen 6 måneder etter kontraktinngåelse. I slike saker er KOFAs avgjørelser rådgivende.  

Hvem som helst kan klage på ulovlige direkte anskaffelser innen to år etter kontraktinngåelse. I slike saker er avgjørelsen bindende, og KOFA kan ilegge overtredelsesgebyr med inntil 15 prosent av anskaffelsens verdi.  

KOFA-klager krever at man svarer ut presist i en hurtig prosess. Det er derfor viktig at de som har vært involvert i anskaffelsen prioriterer arbeidet med å svare ut klagen.  

1. KOFA-klagen skal normalt komme til Seksjon for anskaffelser og innkjøp.
2. Hvis en enhet mottar KOFA-klage direkte skal det tas kontakt med Seksjon for anskaffelser og innkjøp så snart som mulig.
3. Prosessansvarlig anskaffelser vil koordinere klagebehandlingen, og kalle inn følgende ressurser:  
   • Ansvarlig anskaffelsesrådgiver.
   • Behovshaver og jurist ved behov. 
4. Ved mottak av klage fra KOFA må man innen 5 virkedager gi tilbakemelding på: 
   • Om kontrakt er inngått, når og med hvem, eller:
   • Om inngåelse av kontrakt vil utsettes til etter KOFA avgjørelse.
     • Ved utsettes av kontraktinngåelse vil saken prioriteres av KOFA.
5. Frist for NTNU til å svare på KOFA-klagen og gi et tilsvar er: 
   • 10 virkedager.
     • Ved ulovlig direkte anskaffelse er fristen fire uker. 
   • Dersom leverandøren har et tilsvar, har vi fem dager til å gi en kommentar til dette.
6. Vår gjennomgang av klagen og eventuelle tilsvar fra leverandør inkluderer:
   • Hva klages det på?  
   • Hvilke punkter må undersøkes eller vurderes nærmere? 
   • Hva må svares ut? 
   • Hvilke dokumenter skal vedlegges? 
7. Prosessansvarlig anskaffelser vil sammen med anskaffelsesrådgiver oversende tilsvar på klage til KOFA med kopi til klager. 
8. Klager får anledning til å komme med tilsvar, og det må vurderes om vi skal svare ut eventuelle nye momenter.  
9. I de tilfeller man avventer kontraktsinngåelse vil saksbehandlingstiden normalt være to måneder. Saksbehandlingstiden når det er inngått kontrakt vil være mellom 3-6 måneder.
10. Ved mottak av KOFAs avgjørelse kaller prosessansvarlig inn anskaffelsesrådgiver, og eventuelt behovshaver og jurist, til et møte for gjennomgang av denne. 

Innhold kommer.