Hvordan behandle henvendelser om innsyn i dokument ved NTNU.

Innsyn

Universitetene er underlagt offentleglova, noe som betyr at NTNUs virksomhet skal være åpen og gjennomsiktig.

Alle skal kunne kreve innsyn i saksdokument, journaler og lignende register som er utarbeidet ved NTNU dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Et innsynskrav skal besvares så snart som mulig, og senest innen fem dager.

Unntak fra innsyn

Offentleglova inneholder regler for unntak fra innsyn. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke gis ut (gjelder ikke overfor part i en sak).

Enkelte dokumenter kan det nektes innsyn i, eksempelvis interne dokumenter, men i slike tilfeller plikter du å vurdere merinnsyn etter en interesseavveining.

For nærmere opplysninger om unntaksreglene, se Justisdepartementets veileder til offentleglova.

Om forskningsprosjekter

Offentligheten kan som hovedregel ikke be om innsyn i vitenskapelig ansattes diskusjoner knyttet til forskningsideer og gjennomføring, både med interne og eksterne.

Men allmenheten (inklusive journalister) har rett til å se dokumentasjon av økonomisk og administrativ art slik som f.eks søknader (med unntak av hele eller deler av prosjektbeskrivelsen), ressurstildeling, budsjett, fakturering, rapportering til finansiør og bruk av institusjonens forskingsinfrastruktur.

• I NTNUs arkivplan finnes en oversikt over dokumenter som er å anse som saksdokumenter i offentlighetslovens forstand og som må arkiveres
• Forskningsrådets retningslinjer for håndtering av prosjektdata og innsynsbegjæringer.

Saksgang

Innsynsbegjæringen skal håndteres av den enhet som eier det enkelte dokument. Når en innsynsbegjæring enten avslås eller innvilges, skal det fattes et enkeltvedtak. Avslag på innsyn kan påklages.

En klage etter offentleglova skal rettes til den enhet som traff det påklagede vedtaket.

Ved klage skal førsteinstansen selv vurdere saken på nytt før klagen sendes klageinstansen sammen med øvrige saksdokumenter. En klage skal forberedes og oversendes innen ugrunnet opphold.

Mal for vedtak om innsynsbegjæring

Last ned mal for vedtak om innsynsbegjæring (DOC)

Klage på avslag om innsyn

Retten til å klage over avslag på krav om innsyn er regulert i § 32 i offentlighetsloven. Klager etter offentleglova forberedes og sendes til:

Felles klagenemnd
Felles studieadministrativt tjenestesenter
Postboks 1059 Blindern
0316 OSLO

Forholdet til GDPR

Offentleglova og GDPR er harmonisert. Det betyr at GDPR ikke stenger for å utgi personopplysninger, så lenge offentleglova åpner for dette. Det er de generelle unntakene i offentleglova som må vurderes ved enhver innsynsbegjæring, også når dokumentene inneholder personopplysninger. NTNU har ikke noe ansvar for hvordan mottaker av personopplysningene behandler personopplysningene. Det er mottaker som selv er ansvarlig for å håndtere disse i samsvar med GDPR.

Følgende tekst skal inntas i vedtak om innsyn når det gis innsyn i personopplysninger:

Du / det selskapet du representerer, heretter kalt «mottaker», er innvilget innsyn i nærmere bestemte saksdokumenter tilhørende NTNU. Innsyn er gitt i henhold til offentleglova. NTNU gjør oppmerksom på at de saksdokumenter mottaker har fått innsyn i kan inneholde opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til enkeltindivider. Slike opplysninger vil være personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og personvernforordningen («GDPR»).

Dersom mottaker er en virksomhet, eller en fysisk person som opptrer utenfor rent personlige eller familiemessige forhold, er dens behandling av mottatte personopplysninger underlagt nærmere bestemmelser i personvernregelverket. Du/det selskapet du representerer er da behandlingsansvarlig for behandling av personopplysningene og er selv ansvarlig for å ha et gyldig rettslig grunnlag for sin behandling, jf. GDPR artikkel 6. Du/det selskapet du representerer er for øvrig ansvarlig for å overholde de øvrige forpliktelser som påhviler en behandlingsansvarlig i henhold til personvernregelverket.

Kontakt

E-post: juridisk@virksomhet.ntnu.no