Sjekkliste ved kjøp av vitenskapelig utstyr og annet teknisk utstyr

Sjekkliste ved kjøp av vitenskapelig utstyr og annet teknisk utstyr

Ved anskaffelse av utstyr, er det en rekke forhold som bør klarlegges. Disse er forskjellig ut fra hva det er som skal anskaffes.

Sjekklistens formål

Sjekklisten består av flere punkter som kan være viktige å ha med, men listen er heller ikke komplett. Den er ment å fungere som et støtteverktøy for de som innhenter tilbud eller forhandler om leveringer, slik at kontraktsbetingelser og forutsetninger er tilfredsstillende gjennomtenkt og spesifisert.

Det er enklere for alle parter hvis man er enige på forhånd, enn etter at en konflikt har oppstått.

I tvilstilfeller kan man få råd fra Seksjon for anskaffelser og innkjøp.

Sjekkliste for større innkjøp

Spesifikasjoner

  • Spesifiser kvantum (antall, enhet og ytelse) entydig for grunnutstyr, tilleggsutstyr, interfaces og eventuelle forbruksvarer og reservedeler.
  • Spesifiser bestillingsnummer og eventuell annen referanse.
  • Spesifiser funksjonskrav og toleranse.
  • Ved etterbestilling av tilleggsutstyr, oppgi grunnutstyrets serie- eller fabrikknummer (på grunn av mulig endring i grunnutstyr senere).
  • Hvis utstyret skal brukes sammen med utstyr fra en annen leverandør, sørg for at leverandøren får fullstendige opplysninger om det andre utstyret. Avklar hvem som skal ha ansvar for at de fungerer sammen.

Installasjon

Lokalene

Stiller utstyret spesielle krav til:

  • inntransportering (vekt, størrelse)
  • fundamentering (tidsfrist for levering av fund. tegning)
  • sikkerhetsmessige tiltak (brann, verneutstyr)
  • temperatur, fuktighet, ventilasjon
  • belysning - støyproblemer(akustiske, elektriske, magnetiske)
  • støyproblemer (renhold)
  • strømforsyning (spenning, frekvens, en- eller trefase, jord)
  • vann og avløp (vanntrykk, kjøling, filtrering, avfallsproblem)
  • gass og avtrekk
  • koplinger til vann, gass e.l.

Montering

  • Hvem skal pakke ut og fjerne emballasje?
  • Hvem skal montere og justere?
  • Skal det kjøres spesielltestprosedyre, og av hvem?
  • Spesifikasjoner og krav for utprøving?
  • Krever utstyret godkjenning fra stedlig elektrisitetstilsyn?
  • Er montering spesifisert? (Bør spesifiseres dersom samme person skal gi opplæring.)

Kostnads- og ansvarsfordeling

  • Hvem har ansvaret og hvem skal bære kostnadene?
  • Bør noen kostnad begrenses? (Eks. betaling for diett til leverandørens montør for "normal" monteringstid.)
  • Når skal utstyret anses som levert?

Dokumentasjon

Avklar hvilken dokumentasjon det er behov for, hva som følger ved varen og hva som betales.

Antall eksemplar og språk for:

  • bruksanvisning
  • servicemanualer
  • tegninger og koblingsskjemaer
  • reservedelslister
  • sertifikater
  • software

Teknisk service, opplæring og vedlikehold

  • Hvordan skal reparasjoner, preventivt vedlikehold og kalibrering ordnes? (Eget personell, servicekontrakt, etter regning)
  • Har leverandøren tilfredsstillende servicepersonell, instrumenter, verktøy og reservedeler i Trondheim eller i Norge?
  • Er leverandørens eventuelle tilbud om servicekontrakt tilfredsstillende med hensyn til regulære servicebesøk og krisebesøk? Er alle utgifter til deler, reise, diett o.l. inkludert i kontrakten eller må dette betales ekstra? Timepriser og diettsatser bør spesifiseres. Hvor raskt kan man få krisehjelp?
  • Skal servicekontrakt løpe fra leveringsdag eller fra et senere tidspunkt? (Fri servicepersonell f.eks. i garantitiden.)
  • Trenger eget personell opplæring i bruk av utstyret, og det daglige vedlikehold, eventuelt også for mere utvidet vedlikehold? Tidspunkt, ramme og kostnadsfordeling for opplæring?
  • Skal brukeren ligge inne med noe reservedelslager?
  • Vedlikehold av programvare, skal nye versjoner betales av kunden?

Garantitid

Utstyrsgaranti

  • Er det begrensninger for noen komponenter?
  • Påvirkes garantien av eventuell modifisering, bruk sammen med annet utstyr av annet fabrikat eller lignende? Skal leverandøren bære alle omkostninger ved utskiftning av deler? (Arbeid, delepris, frakt- og reiseomkostninger.)
  • Maksimal reparasjonstid?
  • Kan kjøper ved gjentatte mangler forlange full omlevering eller heve kontrakten?

Reservedeler

For hvor lang tid skal en kreve at leverandøren skal kunne levere reservedeler, spesielle forbruksvarer med mer, og hvor raskt? Krev at reservedeler kan leveres innenfor utstyrets påregnelige levetid.

Merkantile forhold

NTNU har spedisjonsavtale med et fast spedisjonsfirma som tar hånd om all fortolling ved inn- og utførsel fra landet. De kan også hjelpe til med utfylling av nødvendige skjemaer med mer.

Leveringsbetingelser

For NTNU er det vanlig å forlange følgende leveringsbetingelser:

Ved levering når NTNU er importør:

DAP (Incoterms 2020) - kjørt fram til levering-/avlossingssted på NTNU (Delivered at place). Dette betyr at selger har risiko-/forsikringsansvar og dekker fraktkostnader frem til leveringsadressen.

Leveringsbetingelsene skal NTNU forlange ved forespørsel/anbud til leverandører.

Emballasje

Er emballasje inkludert i prisen?

Hvis emballasje ikke er inkludert i prisen, og prisen er vesentlig, er det returrett?

Hvem skal dekke fraktutgifter ved eventuell retur?

Assuranse

Ifølge gjeldende bestemmelser er det normalt ikke lov å tegne forsikring for Statens transportrisiko (selvassurandørprinsipp). NTNU skal derfor forlange klausulen DDP eller DDU (Incoterms 2020) - leveringsadresse v/NTNU i sine bestillinger og forespørsler/anbud. Dette betyr at selger bærer risikoen og har forsikringsansvar frem til avtalt leveringssted.

Leveringstidspunkt

Det kan være av vesentlig betydning at både avtalt tidspunkt for levering, og hva som skal være oppfylt for at levering skal anses for å ha skjedd, er klart definert. Det er for eksempel liten vits i dellevering hvis bruk av utstyret er avhengig av det som ikke er levert. Hvis leverandøren skal montere og prøvekjøre kan det være naturlig å definere akseptansetest som leveringstidspunkt. Leveringstidspunkt vil ha betydning blant annet for betalingsfrist, eventuell konvensjonalbot og vanligvis også for risikoovergang, garantitid med mer.

Konvensjonalbot

I den utstrekning det er av vesentlig betydning for kjøperen at leveringstiden blir overholdt, er det aktuelt å fremsette krav om konvensjonalbotklausul i kjøpeavtalen. Klausulen må være klart definert med prosentsats eller beløp pr. oversittet tidsenhet, samt et tak som ikke må være større enn 10 prosent av kontraktsum. Ved utløp av dagbotperioden bør en seriøst vurdere å heve kontrakten.

Force Majeure klausuler

Force Majure er en betegnelse på hendelser som ikke kan forutses (eks. naturkatastrofer). Slike klausuler må aksepteres, men bør være rimelig utformet, eventuelt også kombinert med annullasjonsrett (vanligvis uten erstatningsplikt).

Pris

Såfremt mulig må prisen være entydig definert (fast priskontrakt) eller basert på en pris med reguleringsbestemmelser. Eventuelle reguleringsbestemmelser bør være knyttet til offentlige indekser, (inkludert valutakurser). Det bør også vurderes om noen del av kontraktsummen (for eksempel fortjeneste) skal holdes utenfor reguleringen. Det må uttrykkelig spesifiseres om prisen er med eller uten merverdiavgift, og om tollfrihetserklæring er aktuelt.

Betalingsbetingelser

Betaling skal i Staten normalt skje kontant, det vil si i praksis pr. 30 dager. Andre former er:

  • forskuddsbetaling som normalt kun skal gis som en del av fremdriftsbetaling, begrenset til 1/3 av kontraktsbeløp. Forskudd skal kun gis mot sikkerhet i form av bankgaranti, alternativt at betalt beløp settes inn på sperret konto. Renter tilfaller normalt kjøper.
  • remburs kan åpnes ved kjøp som direkte import
  • ved mindre kjøp fra utlandet kan det anvises "kontantforskudd". Anvisende myndighet for de budsjettmidler som finansierer kjøpet må vurdere leverandøren.

Kostnader forbundet med bankgaranti bæres normalt av selger. Ved remburs påløper kostnadene kjøpers bank og kjøper bærer normalt kostnaden.

Innkjøpsseksjonen anbefaler at det ved større, kompliserte utstyrsanskaffelser avtales å holde igjen minst anslagsvis 10 prosent av kontraktbeløp til akseptansetest er utført og oppfylt.

Standardiserte kjøps- og salgskontrakter

Det finnes en rekke standardiserte kjøps- og salgskontrakter, utarbeidet av enkeltfirma/institusjon, bransjegrupper, Staten eller andre. Slike standardkontrakter kan være preg av forfatter og kan være ensidig kjøper- eller selgervennlig. De mest anvendte kontrakter prøver likevel å etablere en rimelig balanse mellom kjøper og selgers rettigheter. Av alminnelig brukte standardbetingelser kan følgende nevnes som eksempler:

Eksport- og importrestriksjoner

En del varer kan være belagt med norske importrestriksjoner. Seksjon for Økonomirådgivning vil normalt kunne ordne med importlisenser. Andre varer kan være gjenstand for eksportrestriksjoner i leverandørlandet. I visse tilfeller kan leverandørens eksportlisens være avhengig av at vi må undertegne en erklæring hvor vi sier oss strafferettslig ansvarlig for at utstyret ikke blir re-eksportert uten tillatelse.

Dersom det er problem med eksportrestriksjoner i leverandørlandet, be leverandøren fremskaffe et skjema for utfylling av NTNU og der NTNU erklærer at utstyret ikke vil bli videreeksportert til tredjeland.

Kontakt

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no