På denne siden finner du informasjon om gjeldende rutine for å angi eller endre tilgjengelige vikarer i Unit4.

Denne rutinen gjelder for: Innkjøpere, fagrekvirenter og kostnadsgodkjennere i Behov til betaling-prosessen.

Husk å bruke vikarfunksjonen i Unit4

For fagrekvirenter og innkjøpere er vikar vesentlig for utførelsen av oppgaven «Manglende varemottak».

Denne oppgaven er knyttet til én bestemt person, og fakturaen blir ikke sendt videre i økonomisystemet med mindre man setter opp en vikar. Gjør man ikke det, vil det føre til at den aktuelle fakturaen/fakturaene ikke blir betalt før den ansatte er tilbake på jobb og utfører varemottaket i økonomisystemet.

Det er også svært viktig at alle som har rollen «Kostnadsgodkjenner» i Unit4 bruker vikarfunksjonen ved fravær. Årsaken til det er at deres godkjennelsesoppgaver er knyttet til de personlig. Bestillinger vil ikke gå gjennom og fakturaer vil ikke bli betalt så lenge de ikke blir godkjent.

Godkjennelsesoppgavene vil ikke gå videre til andre med mindre man har valgt og aktivert en vikar som har de samme rettighetene som en selv til å godkjenne kostnader.

Den du registrerer som vikar vil få alle oppgavene dine i Unit4 i den angitte perioden. Det er derfor viktig at de har de samme fullmaktene som deg for å kunne utføre disse.

• Vær oppmerksom på at oppgaver som allerede ligger hos en bruker før en vikar er satt opp, aktivisert og lagret, ikke vil gå videre til vikaren. Vikaren vil kun få videresendt nye oppgaver. Det er derfor viktig at bruker enten fullfører sine oppgaver før hen blir fraværende, eller videresender disse manuelt. Dersom noen blir uforutsett fraværende, må dette meldes inn til Økonomiavdelingen som kan flytte gjenværende oppgaver og sette inn vikarer.

Slik setter du opp vikarer

Fagrekvirenter og innkjøpere setter opp vikar som vist på DFØ sine nettsider.

Kostnadsgodkjennere kan enten følge samme oppskrift, eller de kan bruke DFØ-appen til å sette inn vikar.

Dine mulige vikarer i økonomisystemet

I Unit4 kan det forhåndsdefineres/tilgjengeliggjøres inntil fem vikarer for hver bruker.

For å få opp liste over dine mulige vikarer, gå til Din ansettelse – Aktiver dine vikarer (se veiledning på DFØ sine nettsider), og legg inn * i feltet for vikar.

Alternativt kan man trykke space (mellomromstasten) to ganger for samme resultat.

• Vær oppmerksom på at vikarer først er valgt/angitt når du har aktivert de, valgt den aktuelle tidsperioden og trykket på "Lagre".

Meld inn ny vikar eller gjør endringer på forhåndsdefinerte vikarer

Endringer i oversikten over de forhåndsdefinerte vikarene du har tilgjengelig i dag må gjøres av systemadministrator i Økonomiavdelingen. Behov for dette kan meldes inn på følgende måter:

• Ved tilgjengeliggjøring av ny vikar eller endring på eksisterende vikarer på en enkelt bruker, kan dette meldes til Økonomiavdelingen i NTNU Hjelp eller på epost: kontakt@okavd.ntnu.no. Brukeren kan selv melde inn dette.
• Ved tilgjengeliggjøring av nye vikar eller endring på eksisterende vikarer for en større gruppe brukere samtidig, fyller man ut dette Excel-skjemaet og sender det til Økonomiavdelingen i NTNU Hjelp eller på epost: kontakt@okavd.ntnu.no. Dette kan meldes inn av enhetens leder eller deres lokale prosessrådgiver.

Påse at den/de som meldes inn som tilgjengelige vikarer har minimum samme fullmakter som den de skal være mulig vikar for. For eksempel: En innkjøper kan være vikar for en fagrekvirent, men en fagrekvirent kan ikke være vikar for en innkjøper, ettersom innkjøperen har flere rettigheter i Unit4 enn fagrekvirenten.

Innmelding av vikar for kollega som er fraværende

Man kan kun sette opp vikar for seg selv. Ved behov for å sette opp vikar på vegne av andre, kontakt Økonomiavdelingen i NTNU Hjelp eller på epost: kontakt@okavd.ntnu.no.

Skal du slutte i jobben din som fagrekvirent eller innkjøper?

Da anbefales det at du setter en kollega som varemottaker på ordrene dine den siste tiden før du slutter, slik at manglende varemottak ivaretas.

Se hvordan du setter opp en annen varemottaker i denne opplæringsvideoen fra DFØ (video nummer 2).

Kontakt

Dersom du har spørsmål om denne rutinen, kan du ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.