På denne siden finner du som er innkjøper eller fagrekvirent informasjon om vikarfunksjonen i Unit4.

Husk å å sette opp vikar i Unit4 ved fravær

Skal du ha ferie eller annet fravær? Da er det viktig at du setter opp en vikar i Unit4.

For deg som er fagrekvirent eller innkjøper, er dette spesielt viktig for at oppgaven «Manglende varemottak» skal kunne utføres mens du er borte. Denne oppgaven er knyttet til deg personlig, og fakturaer blir ikke sendt videre i økonomisystemet uten at noen har godkjent varemottaket. Uten vikar vil ikke fakturaen bli betalt før du er tilbake og har gjort dette selv.

Det samme gjelder de som har rollen kostnadsgodkjenner i Unit4. Godkjenningene vil være knyttet til hver enkelt kostnadsgodkjenner, og uten vikar vil ikke bestillinger bli behandlet eller fakturaer betalt i deres fravær.

Husk derfor å sette opp en stedfortreder i god tid før du skal være borte.

• Se også: Stedfortredere i Unit4 – rutine for kostnadsgodkjennere

Viktig å vite om vikarfunksjonen

De som er registrert som dine vikarer vil få alle oppgavene dine i Unit4 i den angitte perioden. Det er derfor viktig at de har de samme fullmaktene som deg for å kunne utføre disse.

Vær oppmerksom på at:

• Oppgaver som allerede ligger hos deg før du har satt opp og aktivert vikaren, blir ikke automatisk overført.
• Vikaren vil bare motta nye oppgaver som kommer i perioden.
• Du må derfor enten:
  
  • fullføre oppgavene dine før fraværet starter, eller
  • videresende dem manuelt til stedfortreder eller en annen kollega med samme rettigheter som deg selv.
• Dersom noen blir uforutsett fraværende, må dette meldes inn til Økonomiavdelingen som kan flytte gjenværende oppgaver og sette inn vikarer.

Slik setter du opp vikarer

Fagrekvirenter og innkjøpere setter opp vikar som vist på DFØ sine nettsider.

For kostnadsgodkjennere er det også mulig å bruke DFØ-appen til å sette inn vikar.

Dine mulige vikarer i økonomisystemet

I Unit4 kan det forhåndsdefineres/tilgjengeliggjøres inntil fem vikarer for hver bruker.

For å få opp liste over dine mulige vikarer, gå til Din ansettelse – Aktiver dine vikarer (se veiledning på DFØ sine nettsider), og legg inn * i feltet for vikar.

Alternativt kan man trykke space (mellomromstasten) to ganger for samme resultat.

• Vær oppmerksom på at vikarer først er valgt/angitt når du har aktivert de, valgt den aktuelle tidsperioden og trykket på "Lagre".

Meld inn ny vikar eller gjør endringer på forhåndsdefinerte vikarer

Endringer i oversikten over de forhåndsdefinerte vikarene du har tilgjengelig i dag må gjøres av systemadministrator i Økonomiavdelingen. Behov for dette kan meldes inn på følgende måter:

• Ved tilgjengeliggjøring av ny vikar eller endring på eksisterende vikarer på en enkelt bruker, kan dette meldes til Økonomiavdelingen i NTNU Hjelp eller på epost: kontakt@okavd.ntnu.no. Brukeren kan selv melde inn dette.
• Ved tilgjengeliggjøring av nye vikar eller endring på eksisterende vikarer for en større gruppe brukere samtidig, fyller man ut dette Excel-skjemaet og sender det til Økonomiavdelingen i NTNU Hjelp eller på epost: kontakt@okavd.ntnu.no. Dette kan meldes inn av enhetens leder eller deres lokale prosessrådgiver.

Påse at den/de som meldes inn som tilgjengelige vikarer har minimum samme fullmakter som den de skal være mulig vikar for. For eksempel: En innkjøper kan være vikar for en fagrekvirent, men en fagrekvirent kan ikke være vikar for en innkjøper, ettersom innkjøperen har flere rettigheter i Unit4 enn fagrekvirenten.

Innmelding av vikar for kollega som er fraværende

Man kan kun sette opp vikar for seg selv. Ved behov for å sette opp vikar på vegne av andre, kontakt Økonomiavdelingen i NTNU Hjelp eller på epost: kontakt@okavd.ntnu.no.

Skal du slutte i jobben din som fagrekvirent eller innkjøper?

Da anbefales det at du setter en kollega som varemottaker på ordrene dine den siste tiden før du slutter, slik at manglende varemottak ivaretas.

Se hvordan du setter opp en annen varemottaker i denne opplæringsvideoen fra DFØ (video nummer 2).

Kontakt

Dersom du har spørsmål om denne rutinen, kan du ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.