Godkjenning i Unit4 ERP - Kunnskapsbasen
Godkjenning i Unit4 ERP
Som leder har du rollen som kostnadsgodkjenner. I økonomiprosessene gjør du godkjenningene i Unit4 ERP.
Fra onsdag 20. september 2023 vil det også være mulig å attestere og godkjenne fakturaer og innkjøpsforespørsel i DFØ-appen. Når denne løsningen er slått på, vil du se den som «innkurv regnskap» når du åpner appen. Merk at denne funksjonen bare er tilgjengelig for ansatte med rollen «Kostnadsgodkjenner».
Bilag til godkjenning i Unit4 ERP finner du under "Dine oppgaver" i Unit4 (oransje firekant oppe i høyre hjørne).
Du må kontrollere at det er budsjettmessig dekning for kostnaden og at kostnaden er belastet riktig koststed og delprosjekt.
Ledere med budsjettdisponeringsmyndighet
I prosessen Behov til betaling (Btb) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne i forbindelse med bestilling, faktura og fakturabehandling.
Varsling om oppgaver
Når du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du får varsel på e-post.
Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Informer" i Unit 4 (tidligere informativ sirkulasjon), vil du imidlertid ikke motta noe varsel på e-post. Du bør sjekke om du har mottatt nye oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel på e-post eller lignende.
Bestilling
For bestilling skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkjøpsforespørsel (dfø-video)
- Brukerveiledning i DFØ-appen: Innkjøpsforespørsel i DFØ-appen
Faktura
I mange tilfeller vil en bestilling gå til automatisk match i system. Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.
Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:
- det er budsjettmessig dekning for utbetalingen.
- disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
- kjøp over 100.000 NOK ekskl. mva har en avtale tilknyttet seg.
Videresende faktura til annen BDM
Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kjøp), kan du sende fakturaen videre i systemet.
Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt.
Brukerveiledninger
Godkjenne bilag, kreditnota, oversendelse til inkassator og oppfølging av forfalte krav
Oppfølging av forfalte krav
I prosessen Fordring til innbetaling (FtI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal følges opp ved manglende innbetalinger.
- Bott-rutine: Oppfølging av forfalte krav (pdf)
- Skjema for oversendelse til inkasso (pdf)
- Skjema for tapsføring (pdf)
Kreditnota
Du må kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP.
Godkjenne hovedbokbilag/Periodeavslutningsbilag
Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden og denne er riktig kontert godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget og det returens til bilagsbehandler (attestant).
Godkjenne endring av anlegg
Selve anleggsregistreringen skjer i prosessene Behov til betaling. For endring av anlegg må du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i Anleggsmiddel-prosessen.
Dette gjøres i forbindelse med:
- Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt
- Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
- Nedskriving av anlegg
- Reversering av anleggstransaksjoner
- Salg av anlegg
- Utrangering av anlegg
Brukerveiledning
Godkjenne søknadsbudsjett og revidert prosjektbudsjett
Før NTNU tar i bruk hele løsningen på prosjektområdet vil det ikke være egne godkjenningsoppgaver innenfor Prosjektøkonomi.
Økonomimodell
Fra 1. januar 2023 har NTNU fått ny økonomimodell. Det innebærer at det er nye koststeder, prosjekt- og delprosjektnummer.
Analysenummer finnes ikke lenger.
Mer informasjon om hvordan du skal kontere og om den nye økonomimodellen.
Regelverk
Du må sette deg inn i regelverket som gjelder for prosessområdene styring og rapportering, økonomi og lønn ved NTNU.
- Regelverk innen økonomi ved NTNU
- Reglement for økonomistyring i staten (regjeringen.no)
- Lov om offentlige anskaffelser (lovdata.no)
Kontakt
Dersom du har spørsmål, ta kontakt med Økonomiavdelingen.