I prosessen Behov til betaling (Btb) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne i forbindelse med bestilling, faktura og fakturabehandling. 

Varsling om oppgaver 

Når du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du får varsel på e-post. 

Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Informer" i Unit 4 (tidligere informativ sirkulasjon), vil du imidlertid ikke motta noe varsel på e-post. Du bør sjekke om du har mottatt nye oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel på e-post eller lignende. 

• E-læring: Kostnadsgodkjenner - økonomi og lønn (mitt.uib.no) 

Bestilling 

For bestilling skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkjøpsforespørsel (dfø-video) 

• Brukerveiledning i DFØ-appen: Innkjøpsforespørsel i DFØ-appen 

Faktura 

I mange tilfeller vil en bestilling gå til automatisk match i system. Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura. 

Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:

• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen. 
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig. 
• kjøp over 100.000 NOK ekskl. mva har en avtale tilknyttet seg. 

Videresende faktura til annen BDM 

Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kjøp), kan du sende fakturaen videre i systemet. 

Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt. 

Brukerveiledninger 

• Godkjenne faktura (dfo.no) 
• Avvise faktura til regnskap og attestant (dfø-video)
• Fakturabehandling i DFØ-appen 

Oppfølging av forfalte krav 

I prosessen Fordring til innbetaling (FtI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal følges opp ved manglende innbetalinger.

• Bott-rutine: Oppfølging av forfalte krav (pdf) 
• Skjema for oversendelse til inkasso (pdf) 
• Skjema for tapsføring (pdf) 

Kreditnota 

Du må kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP. 

Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden og denne er riktig kontert godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget og det returens til bilagsbehandler (attestant). 

Selve anleggsregistreringen skjer i prosessene Behov til betaling. For endring av anlegg må du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i Anleggsmiddel-prosessen. 

Dette gjøres i forbindelse med: 

• Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt 
• Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg 
• Nedskriving av anlegg 
• Reversering av anleggstransaksjoner 
• Salg av anlegg 
• Utrangering av anlegg 

Brukerveiledning 

• DFØ brukerveiledning: Anleggsskjema Unit4 ERP kapitel 4 (pdf) 

Fra 1. januar 2024 skal alle søknader om bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekt (BOA-prosjekt) opprettes i prosjektsøknadsmodulen i Unit4.

Når prosjektbudsjettet er ferdigstilt, og bekreftelsesspørsmålene er besvart, skal kalkylen sendes til kostnadsgodkjenner (BDM) for godkjenning. Kostnadsgodkjenner mottar da en oppgave i Unit4, og må gå inn og vurdere de økonomiske konsekvensene av prosjektet, samt om prosjektet er akseptabelt ut ifra instituttets strategi, prosjektets risiko etc.

Kostnadsgodkjenner må også godkjenne eventuelle reviderte prosjektbudsjett i forhandlingsfasen, dersom de økonomiske rammene for prosjektet har endret seg fra søknadsfasen.

I en søknad hvor flere enheter på NTNU er involvert vil kostnadsgodkjenner ved hver enhet få i oppgave å godkjenne kalkylen og bekreftelsesspørsmålene for sitt koststed. Etter at alle har godkjent sin del av den totale søknaden vil eierinstituttets kostnadsgodkjenner få i oppgave å godkjenne NTNUs samlede søknad.

• Enkel veileder for kostnadsgodkjenner i prosjektsøknadmodulen.

Alle godkjennere må sørge for at oppgavene i lønns- og økonomisystemene håndteres av andre i ferier og ved annet fravær. Du må derfor sjekke at det er registrert stedfortreder for deg i Selvbetjeningsportalen og Unit4, og at vedkommende er aktivert for perioden du skal være borte.

Slik aktiverer du stedfortreder i Selvbetjeningsportalen

Hvem kan være stedfortreder for deg i Unit4?

Den som skal være stedfortreder må allerede ha BDM-fullmakt i kraft av sin stilling. BDM-fullmakt blir gitt per koststed og ikke generelt. Det er med andre ord ikke mulig å gi BDM-fullmakt til noen fordi de skal være stedfortreder.

Det er også viktig at de som skal godkjenne kostnader i ditt fravær ikke overskrider sine egne fullmakter. En seksjonsleder i en avdeling kan med andre ord være stedfortreder for avdelingsdirektør, men bare inntil sin beløpsgrense og de andre begrensningene som gjelder i den aktuelle stillingen.

Du kan lese mer om fullmakter og beløpsgrenser i delegasjonsreglementet.

Dersom avdelingsdirektør på nivå 1 vet at hen må godkjenne for eksempel BOA-søknader og inngåelse av kontrakter i BOA-prosjekt når hen er borte, må det da settes inn stedfortreder som har tilsvarende fullmakter. Dette kan være sideveis – for eksempel gjennom avdelingsdirektør på samme nivå og med tilsvarende eller tilstrekkelige fullmakter – eller oppover i linjen til nærmeste leder eller rektor.

På samme måte kan kollegaer steppe inn for hverandre på tvers av enheter eller seksjoner – for eksempel ved at en kontorsjef er stedfortreder for en annen kontorsjef, eller ved at nærmeste leder vikarierer.

Stedfortrederen må ha

• budsjettdisponeringsmyndighet i kraft av sin stilling
• oversikt over egne fullmakter og beløpsgrenser i henhold til delegasjonsreglementet, slik at de ikke overskrides
• gjennomført e-læringskursene og lest rollebeskrivelse under "Økonomi" på Bott-samarbeidet

Hvem er dine tilgjengelige stedfortredere?

I Unit4 blir alle med budsjettdisponeringsmyndighet på samme koststed i registrert som tilgjengelige vikarer for hverandre. Hvert koststed kan ha opptil fire stedfortredere.

Slik aktiverer du vikarer i Unit4

Veiledning for aktivering av stedfortredere i DFØ-appen

Hvis du ikke har oppført stedfortreder, eller du ønsker å endre stedfortreder, følger du veiledningen under.

Slik registreres stedfortredere i Unit4

Dersom det er behov for å gjøre endringer på tilgjengelige vikarer i Unit4, kan du ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post kontakt@okavd.ntnu.no eller via NTNU Hjelp.

Hvorfor er det viktig å ha stedfortredere?

Det er viktig at alle med rollen som kostnads- eller personalgodkjenner har stedfortredere i Selvbetjeningsportalen og økonomisystemet, Unit4. En godkjenner kan plutselig bli fraværende uten at hen rakk å aktivere stedfortreder. Derfor er det kritisk at det til enhver tid er registrert stedfortredere som kan steppe inn ved behov. Stedfortrederen kan når som helst ta over godkjenners oppgaver.

Jeg er ikke lenger godkjenner – hva gjør jeg?

Hvis du har gått ut av rollen som godkjenner i Unit4, må du registrere dette ved å sende inn følgende skjema i NTNU Hjelp. Under «Rolle» velger du da «Slett tilgang».

Slik sletter du stedfortredere i Selvbetjeningsportalen.