Støtte til fagbrukere - Kurs og opplæringsmateriell i Btb-prosessen - Kunnskapsbasen
Støtte til fagbrukere - Kurs og opplæringsmateriell i Btb-prosessen
På denne siden finner du lenker til kurs, opplæringsmateriell, opptak av fagkafeer og annen nyttig informasjon for deg som jobber som fagrekvirent eller innkjøper ved NTNU.
Se også: Btb-prosessens hovedside | Alle sider som er tagget med «btb»
Rutinen gjelder for: Innkjøpere og fagrekvirenter
Til deg som er ny: Velkommen som innkjøper eller fagrekvirent ved NTNU!
I rollen din skal du blant annet bistå en eller flere enheter med innkjøp av varer og tjenester, varemottak og oppfølging av leveranser, innhenting av tilbud på varer og tjenester under kr. 100 000 (ekskl.mva.), samt delta i lokale Btb-nettverk på din enhet.
Som innkjøper skal du i tillegg utføre attestasjonskontroll.
- Sett deg inn i hva det innebærer å ha attestasjonsmyndighet og hvilket ansvar du har.
Roller og system
NTNU er en del av BOTT-samarbeidet (sammen med universitetene i Bergen, Oslo og Tromsø).
Som innkjøper eller fagrekvirent er du en del av Btb-prosessen (behov til betaling), og må sette deg inn i denne samt rollebeskrivelsen for innkjøpere eller fagrevkirenter.
Vi bruker ERP-systemet Unit4 til innkjøp og fakturahåndtering. Systemet leveres til oss av DFØ.
Viktig å vite som innkjøper og fagrekvirent
Gjør deg kjent med:
- Lover og reglement ved innkjøp
- Anskaffelsesprosessen ved NTNU
- NTNUs avtalekatalog og rammeavtaler
- Husk at avtaler avsluttes og inngås løpende, så oppdater deg jevnlig.
- Kontering og kontoplan (Vi benytter felles BOTT-kontoplan)
- MVA-koder med forklaringer
- DFØ: Læringsplattformen
Alle innkjøpere og fagrekvirenter bes også om å følge Innsida-kanalen Btb-informasjon, samt ta en titt på taggen #beste-praksis-btb.
I tillegg bør man være medlem i Teamet BtB brukerstøtte og erfaringsutveksling. Se også siden vår på Innsida, Støtte til fagbrukere - Behov til betaling.
Obligatoriske kurs
Før du kan starte systemopplæringen må du først ta e-læringskurs og lese deg opp på relevante reglement og rutiner:
- Innkjøper: Obligatorisk e-læringskurs og webinar for innkjøperrollen
- Fagrekvirent: Obligatorisk e-læringskurs for fagrekvirenter
Kurs- og opplæringsmateriell for begge roller
- Innføring i NTNUs økonomimodell: Basiskurs for alle med roller innen økonomi og lønn
- DFØs opplæringsmateriell for BOTT
Presentasjoner fra tidligere kurs
Informasjon og opplæringsmateriell fra 2022 (i forkant av innføringen av BOTT og Unit4):
Merk at det kan ha forekommet noen mindre endringer i systemet siden disse ble laget. Det kan for eksempel være nye eller endrede funksjoner og begreper.
For innkjøpere:
- Digitalt NTNU kurs som forberedelse til DFØ systemopplæring, 5. desember 2022:
- Digitialt NTNU kurs, for refleksjoner etter DFØ systemopplæring, 19. desember 2022:
- NTNU Kurs - introduksjon for fagrekvirenter, 21. november 2022
- Desember 2022: Videokurs for fagrekvirent – gjøres som egenstudium
Opptak av fagkafeer og spørretimer
Her finner du presentasjoner og opptak fra fagkafeer innen Btb-prosessen:
- Fagkafé tirsdag 19. november 2024:
- Anlegg og MVA, onsdag 24. april 2024:
- Fagkafé mandag 2. oktober 2023:
- Spørretime, Inngående faktura for innkjøpere, 13. januar 2023:
- Spørretime, Innkjøpsforespørsel for innkjøpere, 13. desember 2022:
- Informasjonsmøte om opplæring innen Btb, 20. september 2022:
Brukerstøtte
Denne oversikten viser hvordan NTNUs brukerstøtte er bygd opp:
- 0. Linje – Selvbetjening (Innsida, DFØ Kundesider, BOTT-samarbeidet.no, lokale Teams-kanaler - og lignende)
- 1. Linje – Lokalt Btb-nettverk og lokale Btb-prosessrådgivere
- 2. Linje – Teams-kanal, Økonomiavdelingen (NTNU Hjelp, epost)
Kontakt
Førstelinjen for brukerstøtte er din lokale prosessrådgiver.
Dersom prosessrådgiver ikke kan nås, ta kontakt med Økonomiavdelingen.
