I påvente av fremtidig sektorløsning for nettbutikkene, vil det ikke være noen utvikling av dagens nettbutikker. Nettbutikkene vil bestå slik de er i dag inntil en eventuell ny løsning er på plass.

Nettbutikkene er kun satt opp med betaling med utvalgte kredittkort eller Vipps.

Ansvar/fordeling:

• Editor/Butikkmedarbeider har ansvar for å følge opp sine Event/produkter, og for at det blir benyttet korrekt mva-vurdering, kontoart, koststed og delprosjekt. Tilsatte med denne rollen følger opp ordrer som trenger etterbehandling, og henvendelser fra sine kunder.
• Økonomiavdelingen kontrollerer Event og produkter før publisering, og avstemmer fullførte kjøp mot mottatt innbetaling. (Både fullførte kjøp og innbetalinger registreres via automatisk integrasjon i økonomisystemet, Unit4.)
  
  • Avdelingen følger også opp ubehandlede beløp i Netaxept, og kontakter Editor/Butikkmedarbeider ved eventuelle avvik/feil.
• IT-avdelingen følger opp tekniske feil i nettbutikkene, og integrasjonene fra nettbutikk/oppgjørsselskap til økonomisystemet.

NTNU Billett

NTNU Billett benyttes til mindre arrangement med både interne og/eller eksterne deltakere. Løsningen kan benyttes både til salg av deltakeravgift og/eller reservasjon/påmelding til arrangement. NTNU Billett skal ikke benyttes til poenggivende kurs.

NTNU Billett er satt opp med mest mulig engelsk tekst for å gjøre det så enkelt som mulig for utenlandske deltakere å gjennomføre påmelding og kjøp.

For å kunne ta i bruk NTNU Billett, trenger du rollen som Editor. For å få tildelt denne rollen må du først logge deg inn i ditt fakultets nettbutikk slik at du blir registrert. Fyll deretter ut skjemaet Bestill tilgang til nettbutikk i NTNU Hjelp. Husk å oppgi at det er NTNU Billett du ønsker tilgang til.

Dersom det er behov for endringer i et allerede publisert event, benytt følgende endringsskjema. Økonomiavdelingen vil da gjennomføre endringene for dere.

Når du har fått rollen Editor, vær obs på at du må være pålogget med din Feide-bruker for å få tilgang til å opprette event/tilgang til kontrollpanelet i NTNU Billett.

Rutine for bruk av NTNU Billett

Tilgang til NTNU Billett

For å få tilgang til løsningen, gå først til din fakultetsnettbutikk.

Deretter velger du følgende øverst til høyre:

Fakultetsnettbutikkene

Alle fakultetene har sin egen nettbutikk til disposisjon. Fakultetsnettbutikkene er for studenter og ansatte og krever innlogging med Feide.

NTNU Nettbutikker

Hva selges?

Fakultetsnettbutikkene kan benyttes til salg av læringsmateriell og utstyr som studentene trenger. De kan også brukes til innbetaling av egenandeler til feltkurs, ikke-poenggivende kurs, studieturer og lignende.

OBS! Nettbutikkene skal ikke selge profileringsartikler. Se Innsida for oppdatert informasjon om leverandør av rammeavtale for profilprodukter. Privatpersoner kan kjøpe NTNU-produkter gjennom Akademika.

Tilgang til fakultetsnettbutikk

For å få tilgang til å legge inn produkter i ditt fakultets nettbutikk, må du få tildelt rollen butikkmedarbeider. Da må du først logge inn i nettbutikken til ditt fakultet med din Feide-bruker, slik at du blir registrert. Fyll deretter ut skjemaet Bestill tilgang til nettbutikk i NTNU Hjelp for å få tildelt korrekt rolle.

Rollen som butikkmedarbeider

Som butikkmedarbeider er du ansvarlig for å opprette produkter i nettbutikken.

Når et produkt er opprettet og lagt til «venter på gjennomgang», må dette meldes inn til administrator ved Økonomiavdelingen, som kontrollerer, godkjenner og publiserer produktet for deg. Vær obs på at Økonomiavdelingen ikke mottar melding om at produkt venter på gjennomgang uten at dette skjemaet sendes inn.

Butikkmedarbeidere har begrenset mulighet til å endre på produkter som er publisert. Dersom det ønskes endringer som for eksempel oppdatering av lagersaldo, pris eller kontering, kan du fylle ut dette endringsskjemaet i NTNU Hjelp. Endringene vil da bli oppdatert av Økonomiavdelingen.

Endre ordrestatus

En viktig oppgave butikkmedarbeidere ved AD og NV og Viral Vector Core har, er å endre ordrestatus. Fysiske varer som bøker og kompendier må markeres som LEVERT=OK når varen er utlevert til kunden. Først når ordrestatus er endret, vil kunden bli belastet og kjøpet fullført.

Vær oppmerksom på at beløp kun er reservert i 30 dager på kundens kort/konto. Etter 30 dager er det ingen garanti for at det er dekning på kundens kort/konto, og etter 365 dager vil det ikke lenger være mulig å fullføre kjøpet. (Merk at det kun er nettbutikkene til AD, NV og Viral Vector Core (Kavli) som er satt opp med denne funksjonaliteten).

Refusjon

Det er butikkmedarbeiders ansvar å følge opp produktene, svare ut spørsmål rundt det som selges, hvor produktene kan hentes og gi tilbakemelding dersom kunder ønsker refusjon.

Ved refusjon, send inn en henvendelse via NTNU Hjelp der du oppgir ordrenummer, navn på kunden, produkt og beløp som skal refunderes, samt årsaken til refusjonen. Det er mulig å refundere deler av en ordre, for eksempel dersom kunden har kjøpt flere varer i samme ordre.

Vær obs på at selv om butikkmedarbeider har tilgang til å refundere i nettbutikken, skal all refusjon utføres av administrator ved Økonomiavdelingen. Årsaken til det er at refusjoner krever en del etterarbeid.

Salgsrapporter og rutine ved avgang

Butikkmedarbeider har tilgang til å ta ut en salgsrapport av produktet dersom det er behov for å få en oversikt over hvem som har kjøpt varen.

Dersom du slutter som butikkmedarbeider, må du melde inn hvilken butikkmedarbeider som skal ta over ansvaret for produktene og eventuelt hvilke produkter som skal inaktiveres/avsluttes.

Rutiner for butikkmedarbeidere ved NTNU

Betalingsmåter

Det er bare Vipps eller kredittkort kan benyttes for kjøp av produkter i NTNU Billett og Fakultetsnettbutikkene. Kjøpet vil ikke gå gjennom ved bruk av debetkort.

Nettbutikkene er ikke satt opp for fakturering.

Dersom kunder oppgir å ikke få gjennomført kjøp i nettbutikkene, avklar om de prøver å kjøpe med debetkort eller andre kredittkort enn de som er oppgitt ovenfor.

For utenlandske kunder som ikke får gjennomført kjøp, men benytter gyldig kredittkort, be de sjekke i sin bank om det er sperre på kortet for nettbetaling til utland.

Kurs og opplæring

Det vil bli gitt nødvendig opplæring på forespørsel.

Andre nettbutikker ved NTNU

Bestilling - nettbutikk for bestilling av IT-utstyr.

Gjenbrukstorget - nettbutikk for gjenbruk av møbler og inventar.

Grafiske tjenester - salg av trykksaker fra NTNU Grafisk senter til studenter, ansatte og eksterne kunder.

Kontakt

Ved spørsmål, manglende levering eller tekniske problemer angående nettbutikken for IT-utstyr, kontakt utstyrsbestilling@it.ntnu.no.

For spørsmål vedrørende Gjenbrukstorget, send din henvendelse via e-vaktmester.

For spørsmål knyttet til grafiske tjenester, ta kontakt via NTNU Hjelp.

Ta kontakt med Økonomiavdelingen gjennom følgende skjema i NTNU Hjelp dersom du har:

• Spørsmål om NTNU Billett eller fakultetsnettbutikkene, eller dersom du opplever
• Tekniske problemer med NTNU Billett eller fakultetsnettbutikkene

Veiledninger/rutiner

Nettbutikk - rutiner for butikkmedarbeider

Nettbutikk - rutiner for editor NTNU Billett

Nettbutikk - rutiner for butikksjef

User guide for web shop manager of Viral Vector Core - Kavli (pdf)