Her vil det bli lagt ut oppdateringer fra prosjektet forløpende. Det legges også ut informasjon fra prosjektet på kanalen BOTT-samarbeidet.

2023

Januar

• 5.januar ble det holdt en spørretime for behovshaver kontrakt
  • Opptak fra møte
  • Svar på spørsmål fra møtet som ikke ble besvart underveis
• 4. januar ble det holdt informasjonsmøte for ledere om nye økonomi- og lønnsystemer
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møtet
  • Svar på spørsmål som ikke ble besvart opp i møtet

2022

Desember

• 14.desember ble det holdt informasjonsmøte for ledere om BOTT ØL og NTNU Sak
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
  • Spørsmål som ble stilt som ikke det ble tid til å besvare
• 9.desember ble det holdt kurs for rollene personal- og kostnadsgodkjenner
  • Presentasjon fra kurset
  • Opptak fra kurset
• 8.desember ble det holdt kurs for rollen behovshaver kontrakt
  • Opptak fra møte
  • Presentasjon fra møte
• 5.desember ble det holdt Styringsgruppemøte
  • Saksliste
• 5.desember ble det holdt introduksjonskurs til opplæring for Innkjøpere
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
• 5.desember ble det holdt introduksjonskurs til opplæring for roller i Fordring til innbetaling
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
• 2. desember ble det holdt informasjonsmøte for ledere om BOTT ØL og NTNU Sak
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
  • Spørsmål som ble stilit under møte, som det ikke ble tid til å besvare
• 1. desember ble det holdt fagcafé om TOA-prosessen
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte

November

• Månedspakke november
• 28. november ble det holdt møte mellom prosjektet/linje og tillitsvalgte
  • Presentasjon fra møtet
• 25.november ble det holdt en informasjonskafé for prosjektledere
  • Presentasjon fra møte (Norsk)
  • Presentation from the meeting (English)
  • Opptak fra møte(english subtitles will be added later)
• 21.november
  • Saksliste fra Styringsgruppemøte
• 21.november ble det holdt et introduksjonskurs til opplæring for fagrekvirenter
  • Presentasjon fra kurset
  • Opptak av kurset
• 18.november ble det holdt et informasjonsmøte for instituttledere
  • Presentasjon fra møtet
  • Opptak fra møtet
• Cut-off plan for NTNU
• 11.november ble det avhold informasjonsmøte for ledere
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
• 8.november
  • Saksliste fra Styringsgruppemøte

Oktober

• Månedspakke for Oktober
• 25. oktober ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for controller, periodeavslutter enhet, anleggshåndterer og bilagsbehandler
  • Presentasjon fra møte
• 20.oktober ble det avholdt informasjonsmøte for kommunikasjonsrådgivere
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møtet
• 17.oktober 
  • Saksliste fra Styringsgruppemøte
• 8. oktober ble det avholdt informasjonsmøte for ledere sammen med NTNU Sak
  • Presentasjon fra møtet
  • Opptak fra møtet
  • Spørsmål stilt under møte

September

• Månedpakke for september
• 22. september ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Fordring til innbetaling
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
• 21.septeber ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Prosjektøkonomi
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
• 20.september ble det avholdt informasjonsmøte om opplæring for Behov til betaling:
  • Presentasjon fra møte
  • Opptak fra møte
• 12.september
  • Saksliste fra Styringsgruppemøte
• Informasjonsmøte for ledere BOTT ØL og NTNU Sak
  • Presentasjon fra møtet
  • Opptak fra møtet
  • Spørsmål stilt under møte

• Kommunikasjonspakke - for ansatte som ikke kjenner til BOTT ØL

• 2. september: Fagkafè BOTT ØL - TOA (Tilsetning og arbeidskontrakt)

  • Presentasjon fra møtet
  • Opptak fra møtet
  • Spørsmål og svar fra møte

August

• Månedsinformasjon juni + august

• 31. august ble det holdt kickoff for innføringsledere og seksjonsledere

  • Presentasjon fra møtet

• 22.august ble det holdt styringsgruppemøte

  • Sakspapirer fra møtet

For å lese eldre nyehter fra prosjektet se på siden siste nytt.

Roller

Beskrivelse av BOTT-prosessene, roller og rutiner finner du på det nasjonale BOTT-samarbeidets nettside.

Her finner du informasjon om opplæring i ny økonomimodell(informasjon om ny økonomimodell, påmelding, opptak av tidligere kurs etc.)

Noe av årsaken var opprinnelig at avtalene med leverandører av økonomi og lønnssystemene (ERP-system) på de fire universitetene utgår på omtrent samme tidspunkt og man har derfor en unik mulighet til å tenke standardisering og utnytte de stordriftsfordelene som et felles innkjøp gir.

Mange av behovene for administrasjon og effektive tjenester for våre ansatte og fagspesialister innen økonomi og lønn er like. Ved at vi etablerer felles rutiner og tjenester, vil våre ansatte oppleve lik administrativ praksis på tvers av universitetene.

Samarbeidet skal også gjøre universitetssektoren mer samkjørt, som igjen vil gjøre det lettere med samarbeid på tvers av institusjonene.

BOTT: Det er etablert et samarbeid mellom de fire største universitetene i Norge (BOTT-samarbeidet) for å få på plass fire felles systemer: for saksbehandling og arkiv, økonomi og lønn, HR, og tilgangsstyring. Prosjektets nasjonale mål er å utvikle mer brukervennlige og selvbetjente løsninger, og større grad av digitaliserte prosesser. BOTT-samarbeidet er et fellesskap mellom UiB, UiO og NTNU og UiT og navnet kommer fra Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. BOTT skal finne og gjennomføre løsninger som kan brukes av hele universitets- og høyskolesektoren. Løsningene skal være mer brukervennlige, skal legge opp til større grad av standardisering og selvbetjening, og skal digitalisere prosesser. Målet med prosessene er å frigjøre ressurser til å bedre støtte og utføre kjerneoppgavene.

I denne korte videoen kan du høre noen av lederne ved NTNU forklare nærmere om hvorfor vi bytter system. 

Alle ansatte på NTNU blir berørt, men i ulik grad.

Endringen innebærer at alle ansatte går fra å benytte HR-portalen til DFØs selvbetjeningsportal og app fra 01.01.23. Her kan du blant annet registrere tid, reiseregninger, utgiftsrefusjon, permisjonssøknader, ekstra skattetrekk, feriesøknad og overføring av feriedager. 

Prosjektet har en plan for involvering kommunikasjon som allerede er godt i gang. Det vil komme informasjon om det som skal skje i god tid via ulike kanaler (Innsida, wiki, linja, kafeer, møter og andre kanaler). Inntil videre kan du følge med på denne siden og følge kanalen vår på innsida, BOTT-samarbeidet. Din leder vil også motta informasjon om prosjektet kontinuerlig framover med oppfordring om å dele. Det vil bli gitt opplæring i de nye systemene som du får mulighet til å delta på.

• Vi får standardiserte prosesser og rutiner som skal være felles i BOTT
• Vi får nye løsninger innen økonomi- og lønnsområdet
• Ny digital løsning for tilsetting og arbeidskontrakt (TOA)
• Det er opprettet et nytt Tjenestesenter for lønn, reise og fravær

Oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut:

• Økonomisystem  (Unit4 ERP) - erstatter Oracle - inkludert prosjektøkonomi og ‘PreAward’ 
• Lønnssystem  (SAP) - erstatter PAGA og dagens HR-portal
• Bestillings- og fakturaløsning  (Unit4 ERP) - erstatter Basware 
• Bevisst Plan og Innsikt videreføres som budsjett- og rapporteringsverktøy

Dette betyr at vi forenkler gjennom bruk av færre systemer, men de fleste av oss som har oppgaver innenfor økonomi- og lønnsområdet må endre måten vi jobber på, og verktøyene vi jobber i. Alle vil få opplæring og tid til å sette seg inn i de nye oppgavene og systemene.

Fra BOTT-samarbeidet.no Ofte stilte spørsmål:

Fra 2021 har Universitetet i Bergen (UiB) og Universitetet i Oslo (UiO) brukt de nye løsninger innenfor områdene lønnsutbetalinger, bestillinger, fakturahåndtering, prosjektadministrasjon for eksternt finansierte prosjekter og økonomisystem. Fra 2022 benyttet Universitetet i Tromsø (UIT) de nye løsningene. NTNU har utsatt innføringen til 1. januar 2023.

Dette betyr at det blir endringer innenfor systemer, arbeidsoppgaver/rutiner og arbeidsprosesser på disse områdene.

Virksomhetsmål

NTNU er et velfungerende universitet med effektiv administrasjon som understøtter kjernevirksomheten

Effektmål

NTNU har et moderne og effektivt støtteapparat som yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til kjerneaktivitetene

Resultatmål

Innføring og forankring av de nye BOTT-løsningene innen økonomi og lønnsområdet (BOTT ØL):

• Helhetlige prosesser og organisasjonsutvikling i grensesnittet mellom systemløsningene, kjerneprosesser, faglig aktivitet ut fra et samlet perspektiv og ut fra hva som tjener «Ett NTNU» best.
• Standardiserte arbeidsprosesser med saksgang, roller, rutinebeskrivelser og kompetansekrav i henhold til BOTTs standardisering.
• Sikker drift ved overgangen til nye løsninger

Suksesskriterier for effektmål

• Administrative kostnader reduseres
• De nye systemene har god stabilitet og driftssikkerhet med en høy oppetid
• Administrativt ansatte opplever de nye løsningene som gode og effektive arbeidsverktøy som øker kvaliteten i arbeidet
• Vitenskapelige personale opplever at de har fått bedre hjelpemidler til planlegging og oppfølging av virksomheten (prosjekter) og at de har et bedre beslutningsunderlag samt sparer tid på administrative oppgaver
• Gode og brukervennlige selvbetjeningsløsninger gir ansatte bedre og mer effektive tjenester når de trenger det

Suksesskriterier for resultatmål

• Organisasjonen har utviklet kompetanse til å håndtere nye verktøy effektivt og drive organisasjons og effektiviseringsarbeid i etterkant av implementeringen
• NTNUs organisering av tjenestene er tilpasset brukernes behov og systemenes krav som gir oss en effektive (lavere tidsbruk) og solide (få feil) tjenester.
• Et stabilt system fra 1. januar har hindret avbrudd i tjenestene

Lenke til hele prosjektmandat