Hjelp til bruk av Elements

Hjelp til bruk av Elements

På denne siden finner du støtteressurser du kan ta i bruk selv for å lære deg å bruke Sak- og arkivsystemet Elements. Disse er innrettet for hjelp til selvhjelp, for å komme i gang med bruken av systemet.


Åpne og logge på Elements

Via programfarm

  1. Logg på programfarm med brukernavn, ikke epostadresse, og passord som ellers ved NTNU
  2. Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
  3. Klikk på Elements [EPH] og kjør filen som lastes ned. Ikonet ser ut som en snarvei til Microsoft Edge

Via startmenyen

  1. Klikk på Windows-knappen på tastaturet eller Windows-ikonet nederst til venstre på skjermen
  2. Skriv inn «Elements»
  3. Klikk på Elements [EPH]

 

Spørsmål og svar om bruken av Elements

 

Etterhvert som kurs og spørretimer har vært gjennomført har det kommet inn mange spørsmål, og derfor mange skriftliggjorte svar. For å gjøre det enklere å finne svar på det du lurer på er de plassert på egne sider:

Komme i gang

E-læring fra leverandør

Brukerdokumentasjon fra leverandør

Digitale kurs

Kom i gang med saksbehandling i Elements

Kom i gang med lederoppgaver i Elements

Brukerveiledninger på Innsida

Se også faglige opplæringsressurser på sidene Bli kjent med offentlig forvaltning ved NTNU og Opplæring i saksbehandling ved NTNU.

Vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements

Vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte

Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om generell bruk av Elements og overgangen fra ePhorte, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.

Komme inn

Hvordan logger jeg inn i Elements? Det er to snarveier for å logge på Elements.

Via programfarm
  1. Logg på programfarm
  2. Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
  3. Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser ut som en snarvei til nettleseren Microsoft Edge
Via startmenyen
  1. Klikk på Windows-knappen på tastaturet
  2. Skriv inn «Elements»
  3. Klikk på Elements [EPH]. Ikonet ser vanligvis ut som en snarvei til nettleseren Microsoft Edge
Du logger på med vanlig brukernavn og passord som ellers på NTNU for Feide.

Hvem gir meg tilgang til Elements, og hvor bestiller jeg det? Hvis du har tilgang til ePhorte i dag, får du automatisk det i Elements. Hvis du ikke har det, bestiller din leder det gjennom skjemaet Brukertilgang ePhorte i NTNU Hjelp.

Hvorfor kommer jeg ikke inn i møtemodulen? Med mindre man har rollen utvalgssekretær, får man ikke tilgang til møtemodulen. Ønsker man tilgang, må det tas med nærmeste leder.

Hvordan logger jeg inn i kursbasen i Elements? For å logge inn i kursbasen hvor du kan gjøre deg kjent og prøve ut Elements, må du aktivt velge NTNU Kurs fra nedtrekksmenyen når du åpner Elements. For å komme ut av kursbasen logger du ut via knappen på toppen av venstremenyen.

Hvordan tar jeg i bruk Elements i Outlook? Alle ePhorte/Elements-brukere vil få et programvaretillegg/en plug-in installert i sin Outlook. Du vil da se et Elements-ikon på verktøylinja, eventuelt inni e-posten når du åpner den. Elements-ikonets plassering avhenger av hvilken versjon av Outlook du har. Se brukerveiledningen Arkivere e-post fra Outlook til Elements.

Når skal vi begynne å bruke Elements? Fra og med 29.10. Frem til fredag 25.10 kl. 16.00 bruker vi ePhorte, og lærer oss Elements i kursbasen.

Vil man ha tilgang til ePhorte etter 29. oktober? Tilgangen til ePhorte stenges fredag 25.10 kl. 16.00. Alt, inkludert dine tilganger, overføres da til Elements. Du behøver ikke gjøre noe om du allerede har tilgang til ePhorte.

Er Elements i bruk nå? Elements har ingen aktiv produksjonsbase per nå, men vil ha det fra tirsdag 29.10. Hvis du har vært der inne i dag, er det trolig kursbasen du har vært pålogget.
Kan man ha flere roller i Elements? Som i ePhorte er det mulig å ha flere roller i Elements. Om en eller flere roller mangler, må du snakke med din leder som kan bestille rollen til deg via skjema i NTNU Hjelp.

Hvorfor finner jeg ikke snarvei til Elements i Windows-menyen? Hvis du mangler snarveien Elements [EPH] (NTNU Programfarm) i Windows-menyen, kan det være at du må logge av og på maskinen din. Hvis du fortsatter mangler snarveien, må du kontakte Orakeltjenesten. Du kan også laste ned snarveien fra Programfarm under Administrative-mappen, og legge den på skrivebordet eller menylinjen i Windows.

Første møte

Hvordan blir jeg kjent med arbeidsflaten i Elements? Gå til siden Hjelp til bruk av Elements. Her finner du alt av støttemateriale og opplæring.

Hvor finner jeg hjelp til bruk av Elements, og hvem kan hjelpe meg? Administrativ-faglig støtte
Støtte til saksbehandling innenfor ditt saksområde, eller hjelp til riktig faglig praksis som rutinebeskrivelser eller retningslinjer finner du via lenkene på temasiden for saksbehandling. Praktisk veiledning for å registrere dokumentasjon i Elements finner du i registreringsrutinene i NTNUs arkivplan.
Hjelp til bruk av systemet
Det første steget for å finne hjelp til bruk av systemet er å se på støttematerialet på siden Hjelp til bruk av Elements. Ytterligere støtte gis via NTNU Hjelp, for eksempel det du som saksbehandler ikke kan gjøre selv som sletting av dokumenter eller melde om systemfeil; bruk skjemaet Hjelp til bruk av Elements.
Hvilken rolle er jeg logget inn som? Du ser hvilken rolle du er logget inn som hvis du folder ut venstremenyen. Det står under navnet ditt.
Hva kan jeg gjøre hvis Elements laster og reagerer sakte? Noen ganger kan dette skyldes at koblingen din til Programfarmen trenger å oppdateres, men som oftest er det andre årsaker. Det kan hjelpe å logge av Programfarmen gjennom snarveien Logoff [EPH] (NTNU Programfarm) fra Windows-menyen og logge inn i Elements på nytt. Hvis du mangler denne snarveien, kan du laste den ned fra System Tools-mappen i Programfarmen.Legg merke til at det skal stå [EPH] i navnet på snarveien.

I søket Mine mottatte notater har jeg flere dokumenter jeg ønsker å avskrive, men finner ingen mulighet for det. Hva kan det skyldes? Du ser disse avhengig av hvilket søk du bruker. For notater uten oppfølging blir de liggende i enkelte søk i en viss periode, trolig 90 dager, og de skal ikke avskrives.

Hvordan avskriver man dokumenter med grått flagg? Som forklart i brukerveiledningen Avskrive restanse i Elements så betyr et grått flagg at restansen allerede er avskrevet. Du ser disse avhengig av hvilket søk du bruker. Du må trolig bytte søk i flisen på dashbordet, som vist i brukerveiledningen Dashbordet i Elements når det er mulig.

I Personalmapper, for eksempel forlengelser av Phd, hvordan får jeg en oversikt over hvilke saker som må følges opp? Litt avhengig av hva man ønsker å gjøre, så kan man lage veldig grundige søk, og lagre disse. Se læringsmateriale fra leverandør for hvordan lagre søk. Disse kan legges til dashbordet når det fungerer som normalt.

Tilpasse til min bruk

Kan jeg styre varsler, f.eks. velge å motta e-post fra systemet? I forbindelse med postfordeling finnes det et avkrysningsfelt der postfordeler kan velge å sende varsel på e-post til saksbehandler/mottaker av post. Tilsvarende kan saksbehandler krysse av for å sende varsel på e-post i forbindelse med at et dokument sendes på godkjenning. Som mottaker har du ikke mulighet til å skru av varslene. Vi oppfordrer til at man innad på enheten enes om en felles praksis for bruk av slike varlser. Elements sin funksjonalitet for å sette opp egne varsler benyttes ikke ved NTNU.

Hvordan tilpasser jeg arbeidsflaten til mitt behov? Følg leverandørs brukerveiledning for tilpassing av dashboard.

Hvordan ivaretar jeg katalogene jeg har i ePhorte? I Elements kan du bygge opp egne søk som du lagrer og favorittmarkerer for å få rask tilgang til spesifikke saksmapper eller journalposter som du hadde lagret lenker til i Katalog-funksjonen i ePhorte. Kataloger er en funksjonalitet fra ePhorte som ikke videreføres i Elements.
Er søkefunksjonen forbedret fra ePhorte? Elements har en rekke predefinerte søk i venstremenyen. Disse vil du kjenne igjen fra ePhorte. En forbedring fra ePhorte er at du har mulighet til å legge fire av dine mest brukte søk på dashbordet. En annen endring er at fritekstsøket er flyttet ut fra standardsøk, da dette var en søkemulighet som ofte ga dårlig treff.

Kan jeg sortere listen over søk i venstremenyen? Standardsøkene under Ledersøk og Saksbehandlersøk er ikke alfabetisk. Det jobbes med en endring slik at søkene samles under samme kategori. De som er vurdert som viktigst, kommer samlet først i oversikten. F.eks. er standardsøk for saker til oppfølging samlet og ikke spredt utover i listen.
Søkene som du setter opp selv, vil havne alfabetisk i listen under Avansert Søk eller Mine søk. Se læringsmateriale fra leverandør for hvordan sette opp egne søk.
Hvordan endrer jeg språk etter at jeg har logget inn? Språk med mer endres ved å trykke på pilen ved navnet ditt, over venstremenyen

Kan man slette lagrede søk? Du kan slette søk som du selv har opprettet. Dette gjør du ved å gå inn i samme vindu som da du opprettet søket. Du finner mulighet til å slette søket øverst til venstre i vinduet. Veiledning for hvordan opprette egne søk finner du i leverandørs læringsmateriale.

Vil innstillinger om varsel i ePhorte overføres til Elements? Nei, i Elements har vi ikke mulighet til å sette opp faste varsel.

Hvordan kan jeg tilbakestille dashbord og venstremeny til standard oppsett? Det finnes ingen knapp for dette, men du finner hva som er standard oppsett i brukerveiledningen Dashbordet i Elements.

Hvordan ser jeg obsdatoen i et søkeresultat? Dette finnes i rapporten "Obsliste", som du finner under Rapporter-fanen i venstremenyen, i undermenuen Oppfølging. Der kan du ikke se dine egne obsdatoer, men for din administrative enhet.

Ferdigstille sak

Er det noen endring i ekspedering av N-notat i Elements kontra ePhorte? Nei, her er det ingen endring fra ePhorte. Interne notater sendes videre ut i organisasjonen etter at enten saksbehandler har satt journalposten som Ferdig, eller at siste godkjenner har godkjent dokumentet og det på den måten har status Ferdig.

Annet

Kan man redigere Word-dokument rett i Elements? Ja, du kan redigere et dokument fra mal i en journalpost. Se e-læring fra leverandør om hvordan du oppretter et dokument fra mal i Elements.Du kan også redigere i et dokument som er sendt på godkjenningsrunde, men da er det viktig at dere oppretter gode rutiner for å gi beskjed om at godkjenner har redigert i dokumentet.

Er det tilstrekkelig å bruke krysset oppe i høyre hjørnet når man skal lukke et Word-dokument? Når du redigerer et Word-dokument via Elements, trenger du bare å trykke på krysset oppe i venstre hjørnet. Men husk også å velge Lagre.

Finnes det en Teams-integrasjon for Elements, for å laste opp dokumenter derfra? Ikke Teams-integrasjon direkte, men SharePoint-området, som er underliggende hvert team i Teams. Du kan synkronisere filene dine til maskinen din lokalt, og lett finne dem igjen når du laster opp fil fra disk.
Lagres endringer automatisk i Word i Elements? Nei, det er dessverre ikke automatisk lagring i Word-dokument som er åpnet fra Elements.

Vil det opprettes et Team hvor man kan spørre om ting, slik som det er gjort for eksempel med Emner på Nett? Nei, støtte under innføringen av Elements håndteres i felles spørretimer.

Vil et notat som svar, sendt fra et institutt til et fakultet, fortsatt vises i restanselisten til instituttet når saken ikke er ferdig? Nei, når svar er sendt, er instituttet ferdig med oppgaven.

Er Uninetts Filsender fortsatt gangbar til utsending av filer til utlandet? Du finner en veiledning i hvordan du sikkert kan sende og motta filer over internett på siden Sikker sending og mottak av filer og dokumenter.
Vil det bli en endring i bruken av robotprosesser/RPA? Prosessene som har hatt arkivering/journalføring via robotisering i ePhorte, vil videreføres i Elements. I en overgangsperiode kan det bli manuell arkivering/journalføring hos DOKU for enkelte av prosessene, men dette vil verken påvirke deg som saksbehandler eller sluttbrukere som for eksempel studenter og ansatte. Prosesser som krever saksbehandling av ulik art, som f.eks søknad om permisjon, særplass, godkjenning med flere, vil være de første RPA-prosessene som blir tilgjengelig i Elements.
Blir lenker registrert i ePhorte overført til Elements slik at vi fremdeles kan se de? Det stemmer, lenker fra ePhorte er med over til Elements.
Vil NTNU fortsatt bruk eInnsyn etter innføringen av Elements? Ja, offentlig postliste vil fortsatt finnes på lenken https://einnsyn.ntnu.no/eInnsyn/, selv om publiseringsløsningen nå er Elements.

Hva kan føre til at Excel-dokumenter ikke konverteres til PDF-fil? Det kan være flere grunner til at konvertering av et dokument feiler. Spesielt gjelder det Excel fordi det er et komplisert format med filer som har flere ark, tilkoblinger og alternative visninger. En løsning kan være å sette sammen en forenklet Excel-fil som kan sammenstilles med andre dokumenter, og holde det omfattende datagrunnlaget adskilt.

Tilgangsstyring

Kan jeg ha flere roller i Elements? Du kan ha flere roller i Elements samtidig. Det finnes tre brukerroller: Saksbehandler, Leder/postfordeler og Utvalgssekretær. Ved overgangen videreføres rollen/rollene du hadde i ePhorte. Leder kan bestille endring av brukerrolle og bestille ny bruker via NTNU Hjelp.
Vil det være noen endring i roller fra ePhorte når Elements tas i bruk? I Elements vil ansatte ha samme brukertilgang/rolle som i ePhorte. Dersom det er behov for å endre brukerroller/tilganger i Elements, kan leder bestille via NTNU Hjelp.

Komme i gang

Kan man dra og slippe dokumenter til Elements? Ja, Elements har støtte for å dra og slippe dokumenter. Se leverandørs e-læringsmateriale om dette. Slik Elements er satt opp i Programfarm ved NTNU, betyr det at du må også åpne filutforsker via Programfarmen. Når du åpner Programfarmen kan du åpne Windows Explorer [EPH] fra første side, og Elements [EPH] under mappen Administrative. Når du har begge åpne via Programfarmen, kan du dra dokumenter fra filutforskeren til Elements.

Må man logge inn i Word hver gang man åpner Word i Elements? Det skal holde å gjøre det én gang, og så kjenner Elements deg igjen etter det.

Behandling av en sak

Kan jeg fortsette å arbeide med journalposter med status Reservert i ePhorte? Du kan fortsette med arbeidet etter at overgangen til Elements er gjort. Det eneste du må huske å gjøre, er å lagre og lukke dokumentene før fredag 25.10 kl. 16.00.

Hvordan kan vi gi andre saksbehandlere tilgang til en sak de burde ha tilgang til? Du kan sette andre saksbehandlere på kopi i journalposten om de trenger tilgang. Saksbehandlere med samme tilgangskoder på samme enhet skal kunne lese hverandres saker. Om dette ikke er tilfellet, kan dere spørre leder om å bestille riktige tilgangskoder.

Kan man kopiere journalposter mellom saker når den ene saken er opprettet i ePhorte og den andre i Elements? Ja, journalposter kan kopieres mellom saker.

Hvor finner jeg «Ekspeder godkjent dokument» i Elements? I menyen på venstre side under «saksbehandlersøk». Avhengig av utfall kan de ligge under ett av flere valg:
  • «Sendt til godkjenning»
  • «Ekspeder godkjent dokument (U)»
  • «Ikke godkjent dokument»

Hvorfor får man ikke kopi på e-post ved utsendelse, slik man gjorde i ePhorte? I Elements må saksbehandleren eksplisitt skrive inn kopimottakere og velge Send på e-post for at noe skal sendes på e-post.

Hvorfor fungerer ikke nedtrekksmenyen i ulike maler? Dette kan skyldes at du ikke har oppdaterte maler, logg helt av Programfarmen og på Elements igjen, så skal de være oppdatert. Se guide på Innsida. Hvis du fortsatt opplever feil, kontakt DOKU via NTNU Hjelp og inkluder navnet på den konkrete malen.

Hvordan skriver jeg ut/printer et dokument fra Elements? Se brukerveiledningen Utskrift av dokument fra Elements.

 

Vanlige og ofte stilte spørsmål om studenter, eksterne og andres bruk av Elements

Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om studenter, eksterne og andres bruk av Elements, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.

Kan studenttillitsvalgte få tilgang til Elements? Studenter skal som hovedregel ikke ha tilgang til Elements. Oppfølging av nye brukere inn i møtemodulen i Elements vil komme senere.

 

Vanlige og ofte stilte spørsmål om bruk av Utvalgsmodulen i Elements

Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om bruk av Utvalgsmodulen i Elements, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.

Når kommer kurs om møte- og utvalgsmodulen i Elements? Ved overgangen fra ePhorte til Elements vil de som har hatt rollen utvalgssekretær i ePhorte få støtte til bruk av Møte- og utvalgsmodulen i Elements. Det vil ikke være noe kurstilbud for nye brukere i første omgang. Det kan bli aktuelt å utvikle kurs for nye brukere av møtemodulen på sikt, og dette vil i så fall skje i regi av Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring.
Er utvalgsmodulen og møtemodulen det samme? Ja, i Elements vil dette være det samme. Den heter Møte- og utvalgsmodulen. Du kan lese mer om den i leverandørs læringsmateriale.