Selvbetjeningsportalen har ei lang liste av alternativer for deg som registrerer tid og fravær. Her er en forklaring på hva de ulike kodene betyr.

Se generell veiledning til tidregistrering i Selvbetjeningsportalen (dfo.no).

English: Time codes in the Self-service portal

Mer om tidregistrering: Registrere arbeidstid | Arbeidstidregler | Fleksitid | Overtid | Timelønte

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

Registrere arbeidstid

• Til stede 001: Når du starter og avslutter arbeidsdagen

Dette er den mest vanlige frammøtekoden som benyttes av alle som har fleksitid og fast arbeidstid. Koden er ikke tilgjengelig for timelønnede, de registrerer timer via «Mine kontrakter».

Det finnes flere koder som teller som til stede-tid. NTNU har ingen felles policy for bruken av disse. Hør med din nærmeste leder om hen ønsker at du skal registrere følgende:

• Hjemmearbeid 033: Teller som frammøte, men markerer at du jobber hjemme.
• Kurs 034: Teller som frammøte, men markerer at du er på kurs.
• Møte utenfor huset 032: Teller som frammøte, men markerer at du er på eksternt møte.
• Tjeneste (diverse) 031: Teller som frammøte, men brukes når du arbeider annet sted som ikke dekkes av andre koder i denne lista.

Les mer om arbeidstid og fleksitid

Registrere kort fravær

Det er enkelte korttidsfravær som regnes som til stede-tid og dermed ikke trekkes som fravær:

• Trening i arbeidstiden 035: teller som frammøte, men markerer at du benytter deg av trening i arbeidstiden. Se reglene for trening i arbeidstiden.
• Ammepermisjon med lønn 091: Om du er teknisk eller administrativt ansatt registrerer du ammefri hver dag i Selvbetjeningsportalen når du registrerer arbeidstid. Bruk typen "Ammepermisjon m/lønn 091" for tiden du har fri. Den tiden du er på jobb registreres på vanlig måte som 'Til stede'. Vitenskapelig ansatte registrerer ikke ammefri i Selvbetjeningsportalen, men avtaler med leder om avviklingen av ammefri. Les mer om ammepermisjon.
• Lege/tannlege 002: Time hos lege, tannlege og lignende betraktes normalt ikke som fravær så lenge vi bare snakker om noen timer en gang iblant. Ved langvarig regelmessig behandling hos lege, psykolog, familieterapeut, fysioterapeut, kiropraktor o.l., kan du søke om velferdspermisjon.
• Syk del av dag 004: Hvis du en gang iblant er borte noen timer pga sykdom, kan du bruke denne koden. Fraværet vil da telle som til stede-tid. Gi beskjed til lederen din om at du er borte, men ikke legg inn egenmelding. Sykefravær skal regnes fra første hele fraværsdag. Merk at fleksitiden fryses på dager du registrerer 'Syk del av dag'.

Registrere avspasering

Ifølge Statens personalhåndbok skal all avspasering avtales på forhånd. Hvis du skal avspasere en hel arbeidsdag eller mer, må du sende fraværssøknad til din lederes godkjenning. Hvis du skal avspasere noen timer, kan du enten sende fraværssøknad eller føre avspaseringen i tidsregistreringen i Selvbetjeningsportalen. Ved kun å føre det i tidregistreringen, går det ikke søknad til lederen din. Spør lederen din om hen ønsker søknad for avspasering under en hel dag.

• Avspasere deler av dagen ved bruk av fleksitid «Avspas. Fleks del av dag 921»: Hvis du ikke skal avspasere en hel dag, benytter du denne koden. Tiden du er på jobb, registrerer du som til stede-tid. Når du avspaserer, trekkes tiden fra din fleksitidssaldo og fleksitidskvote. Les mer om fleksitid og avspasering.
• Avspasering fleksitid 920: Bruk denne når du søker om å avspasere tid du har opparbeidet deg i fleksitidssaldoen din. Du kan avspasere inntil 24 hele dager eller 180 timer i løpet av et kalenderår, forutsatt at du har opparbeidet deg nok plusstid. Les mer på Fleksitid.
• Avsp. Overtid/reisetid 930: Denne fraværstypen kan du bruke hvis du har registrert overtid eller reisetid i Selvbetjeningsportalen. Denne kommer i tillegg til fleksitidskvoten din. Du kan se hva du har tilgjengelig i kvoteoversikten din.
• Avspasere deler av dagen ved bruk av overtid eller reisetid «Avspas.ovt/reist. Del av dag 931»: Bruk denne hvis du skal avspasere timer opparbeidet gjennom overtid eller reisetid. Disse kan avspaseres time for time i tillegg til avspasering opparbeidet gjennom fleksitid. Du finner egen saldo for disse i Selvbetjeningsportalen, hvis du har opparbeidet deg noe her. Les mer om reglene for overtid og reisetid.

Registrere ferie

• Ferie med lønn 210: Registrere betalte feriedager. Les mer på Ferie - spørsmål og svar
• Ferie uten lønn 220: Registrere ubetalte feriedager. Les mer på Ferie - spørsmål og svar
• Ekstra ferieuke for ansatte 60 år+ og seniordager 62år+: Les mer på Seniordagene

Registrere sykdom, sykt barn og velferdspermisjon

• Egenmelding 120: Bruk denne fraværstypen fra første hele fraværsdag og inntil åtte kalenderdager av gangen, hvis du er syk. Du finner oversikt over egenmeldingsdagene dine i kvoteoversikten. Du må ha vært ansatt ved NTNU i to måneder for å bruke denne fraværstypen. For timelønte gjelder egne rutiner for egenmelding. Les mer på Sykefravær.
• Sykt barn 470: Bruk denne hvis du har sykt barn 0-12 eller hvis barnepasseren er syk. Husk at du må registrere barnet i profilen din Selvbetjeningsportalen for å kunne bruke denne fraværstypen. Kvoten for sykt barn blir oppdatert dagen etter at du har oppdatert profilen din. Les mer om Sykt barn.
• Sykt barn ekstra dager 942: Hvis du har to barn eller flere, kan du bruke denne fraværstypen, hvis du har brukt opp hele sykt barn-kvoten nevnt ovenfor.
• Velferdspermisjon 510: Bruk denne, hvis du har viktige velferds- og omsorgsgrunner. Du bruker også denne til barns tilvenning i barnehage, skolefritidsordning (SFO) eller første skoledag. Les mer på Velferdspermisjon.
• Se også kodene for pleiepenger og svangerskapspermisjon.

Registrere overtid

All overtid skal avtales med leder på forhånd. Overtid kan enten kompenseres med betaling eller avspasering med overtidstillegg.

• Overtid mot betaling 011: Når du benytter denne koden, beregnes tid utenfor normal arbeidstid ((hverdager 08.00 – 15.00/15.45) som overtid mot betaling. Arbeidstid mellom kl. 06.00 og 20.00, mandag-fredag godtgjøres med 50 prosent tillegg. Øvrig arbeidstid godtgjøres med 100 prosent tillegg. Det beregnes lørdags-/søndagstillegg på lørdag og søndag.
• Overtid mot avspasering 013: Når du benytter denne koden, vil tiden utenfor normal arbeidstid overføres til eget tidsregnskap for overtid. Denne tiden kan avspaseres i tillegg til avspasering opparbeidet gjennom fleksitid. Du vil ikke få betalt for selve timen, men du får tillegget: 50 prosent mellom kl kl 06.00 og 20.00 og 100 prosent for øvrig arbeidstid. Det beregnes lørdag/søndagstillegg på lørdag og søndag.
• Arbeidstid utover 8 timer i utlandet 02UA: Arbeid utover 8 timer kompenseres med timer til avspasering og tillegg på 50 prosent til utbetaling. Bruk av koden på frilørdag, søndag etc. kompenseres med timer til avspasering og 50 prosent tillegg til utbetaling.
• Mertid og overtid for deltidsansatte

Registrere reisetid ved tjenestereiser

Reisetid i alminnelige arbeidstid (08.00 – 15.00/15.45) regnes som ordinær arbeidstid uten noen form for kompensasjon. Hvis du reiser utenfor arbeidstid, kan du kompenseres enten med avspasering eller timelønn. Det er din leder som avgjør om du skal kompenseres med avspasering eller timelønn.

En tjenestereise er enten en utenlandsreise eller en innenlandsreise. Du skal ikke registrere begge deler i samme reise. Det er oppdragssteder som avgjør om det er en utenlandsreise eller ikke.

Innenlandsreiser

• Reisetid mot betaling 021: Hvis du skal kompenseres med timelønn, bruker du denne koden. Det gjelder reisetid, inkludert venting, utenfor normal arbeidstid. Reisetid på frilørdag, søndag etc. kompenseres med timelønn og 50 prosent tillegg. Les mer om reisetid.
• Reisetid mot avspasering 023: Hvis du skal kompenseres med avspasering, bruker du denne koden. Reisetid utenfor normaltid, vil da overføres til tidsregnskapet for reisetid, og timene kan avspaseres. Det kommer i tillegg til annen fleksitid. Det gis ingen utbetaling i tillegg.

Utenlandsreiser

• Reisetid utenlandsreise mot betaling 026U: Når du velger denne, beregnes lønn på timer registrert utenfor alminnelig arbeidstid (hverdager 08.00 – 15.00/15.45).
• Reisetid utenlandsreise mot avspasering 028U: Når du velger denne, flyttes timer over til tidsregnskapet for reisetid, og timene kan avspaseres. Det kommer i tillegg til annen fleksitid. Det gis ingen utbetaling i tillegg.
• Reisetid ved kurs utenlands mot avspasering 029: Tid utover alminnelig arbeidstid flyttes over til tidsregnskapet for reisetid. Disse timene kan du avspasere i tillegg til avspasering opparbeidet med fleksitid. Reisetid på frilørdag, søndag etc. godskrives saldo reisetid/overtid med timer til avspasering. Det gis ingen utbetaling i tillegg.
• Reisetid ved kurs utenlands mot betaling 027: Tid utover alminnelig arbeidstid (hverdager 08.00 – 15.00/15.45) kompenseres med timelønn.

Registrere prosjekttimer P001

Se Registrere arbeidstid

Registrere pålagt hvile etter nattarb 071

Frammøtekoden er opprettet for å ivareta registrering av pålagt hviletid som er definert i arbeidsmiljøloven §10-8. Registrering av tid med koden for pålagt hviletid er med på å fylle opp normalarbeidsdagen og regnes som arbeidstid. Registrering med koden utenfor normalarbeidstiden vil ikke gi fleksitid.Pålagt overtid etter hviletid, kompenseres med overtidsgodtgjørelse for arbeid utenfor normalarbeidsdagen. Frivillig arbeid (Tilstede) utenfor normalarbeidsdagen er fleksitid. Eksempel på føring når normalarbeidsdagen er 08.00-15.30:

Eksempel: Pålagt hviletid 08.00-12.00, Tilstede 12.00-16.30. Dette gir 1 time fleksitid for 15.30-16.30. Det må arbeides full dag før overtid kan opparbeides. Overtid kan begynne fra 19.30