Formål

Formålet med retningslinjen er å kontrollere at elementene i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved NTNU følger myndighetskrav, HMS-politikk og interne føringer, samt vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessige for å nå NTNUs virksomhetsmål og avdekke forbedringspotensialer, slik at tiltak kan vurderes og prioriteres.

Omfang og forankring

Retningslinjen er underordnet HMS-politikken, og gjelder for alle enheter ved NTNU. Retningslinjen er forankret i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 8.

Ansvar

Linjeleder er ansvarlig for at retningslinjen følges ved sin enhet.

Definisjoner

• HMS-årsrapport: Rapportering av status for HMS-arbeidet ved enheten. Utføres av alle enheter ved NTNU.

• HMS-politikk: Eget dokument som beskriver ansvar og oppgaver innen HMS-arbeidet ved NTNU. HMS-politikken understøtter NTNUs strategi og er retningsgivende for NTNUs systematiske HMS-arbeid på alle nivå. Se HMS-politikken for øvrige definisjoner

Gjennomføring av årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll)

Figur: NTNUs HMS-modell

Igangsette

Ta initiativ til arbeidet: Linjeleder skal ta initiativ til det systematiske HMS-arbeidet. Arbeidet skal skje i samarbeid med HMS-koordinator (der dette finnes), verneombud og andre arbeidstakere.

Informere, medvirke og motivere: Ansatte skal delta i prosessen. Det er en viktig forutsetning at den som har daglig befatning med HMS-utfordringer bidrar med erfaringer og forslag til løsninger.

Avklare arbeidsoppgaver og myndighet: Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet innenfor HMS er fordelt skal gjøres kjent og være tilgjengelig ved enheten, se beskrivelse av HMS-roller i HMS-politikk.

Sett mål og utarbeid hanslingsplan for arbeidet: Enheten skal sette et mål for HMS-arbeidet, og målet skal henge sammen med NTNUs HMS-politikk. I tillegg skal det etableres lokale handlingsplaner som gjenspeiler NTNUs satsningsområder, jf. NTNUs årsrapport HMS, samt tema som enheten selv ønsker å sette på dagsorden. Ved årets start skal enheten kontrollere om målet er nådd og evt. sette nye mål.

Organisere og planlegge systematisk HMS-arbeid: Sett gjerne ned en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får i oppgave til å drive arbeidet framover.

Sørg for dokumentasjon:

• Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt ved enheten
  • konkrete HMS-oppgaver som er delegert og til hvem/hvilken funksjon

Kartlegge

Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav: Alle enheter skal ha oversikt over hvilke krav som stilles til egen virksomhet. Aktiviteten skal innrettes i henhold til disse kravene. For oversikt over NTNUs HMS-retningslinjer, se samleside for HMS-retningslinjer.

Identifisere og vurdere HMS-utfordringer: NTNU har fire ulike verktøy som benyttes for å identifisere og vurdere HMS-utfordringer;

• Medarbeidersamtale
• Arbeidsmiljøundersøkelse
• Risikovurdering
• Oversikt over HMS-avvik

Bruk av disse verktøyene danner grunnlaget for årlige handlingsplaner. Tidligere års handlingsplaner og årsrapporter dokumenterer HMS-utfordringer og kan være gode kilder til informasjon.

Medarbeidersamtale: Medarbeidersamtalen er et viktig verktøy for å sikre et godt arbeidsmiljø og utvikling av faglige prestasjoner. En av grunntankene bak medarbeidersamtalen er å skape motivasjon for utvikling ved å gi tilbakemelding til den enkelte medarbeider på situasjonen i dag, og legge forholdene til rette for gode jobbprestasjoner og medarbeiders utvikling og trivsel i tiden som kommer. Medarbeider­samtalen kommer i tillegg til den regelmessige dialogen mellom medarbeider og leder, og skal gjennomføres årlig.

På Innsida Medarbeidersamtale finner du mer informasjon om temaer som kan inngå samtalen, samt guide, veileder og sjekkliste for gjennomføring.

Arbeidsmiljøundersøkelse: Arbeidsmiljøundersøkelsen gjennomføres hvert 2. år for å kartlegge, følge opp og forbedre det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet. Se Arbeidsmiljøundersøkelse for nærmere informasjon.

Risikovurdering: Risikovurdering er systematisk gjennomgang av hva som kan forårsake uønskede hendelser på arbeidsplassen.

Overordnet kartlegging av risikofylt aktivitet skal gjennomføres på alle nivå ved NTNU. Hensikten er å skaffe seg oversikt over hvilke oppgaver, aktiviteter eller prosesser som kan innebære risiko. Prioriter hvilke områder som trenger nærmere risikovurdering.

Risikovurdering utføres for å vurdere årsaker, sannsynlighet og konsekvenser av uønskede hendelser knyttet til arbeidsoppgaver, aktiviteter, eller prosesser identifisert i overordnet kartlegging. Dersom risikoen ikke er akseptabel, skal tiltak gjennomføres.

Melde HMS-avvik: Forhold som kan medføre, eller har medført, skade på mennesker eller ytre miljø skal meldes inn som HMS-avvik gjennom NTNUs avvikssystem. Det er også mulig å melde inn forbedringsforslag. Behov for vedlikehold, renhold, påfyll av forbruksmateriell (papir, såpe, etc.), klage på utført arbeid (eget valg på innmeldingsskjema) meldes inn via e-vaktmester. Se egen retningslinje for avvik knyttet til informasjonssikkerhet og personvern.

Oversikt over HMS-avvik kan gi nyttig informasjon om HMS-utfordringer og bør være en viktig del av forarbeidet i forbindelse med risikovurdering.

Se også: Prosedyre for melding av HMS-avvik og Prosedyre for håndtering av HMS-avvik

Identifisere behov for HMS-opplæring: Alle ledere skal ha HMS-opplæring jf. Arbeidsmiljøloven § 3-5. Linjeleder har ansvar for at alle som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere ved enheten, eller som tildeles rollen som HMS-koordinator eller verneombud har nødvendig kompetanse, minimum tilsvarende innhold på HMS-plattformen. Linjeleder skal vurdere behov for tilleggskompetanse og sørge for at forhold legges til rette slik at denne kompetansen kan tilegnes. Linjeleder skal også sørge for at arbeidstakere som har rollen som strålevernkoordinator og stoffkartotek-kontakt får nødvendig opplæring.

For nærmere informasjon om krav til opplæring for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalget (AMU), se Arbeidsmiljøloven §3-5 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 3-18, 3-19 og 3-20.

Se også:

• Læringsportalen for oversikt over kurstilbud ved NTNU
• Seksjon for HMS og beredskap kan i noen tilfeller utvikle kurs etter enhetenes behov

Sørge for dokumentasjon: Resultatene av kartleggingene skal dokumenteres.

Eksempler:

• Risikovurderinger
• Referat fra HMS-møter (forum/utvalg)
• Resultat fra HMS-runder
• Oversikt over gjennomført HMS-opplæring (deltakere, kursinnhold, varighet, osv.)
• Brannverndokumentasjon
• HMS-avvik

Planlegge og prioritere tiltak

Lokale HMS-rutiner: Dersom NTNUs sentrale HMS-retningslinjer og sentrale HMS-prosedyrer ikke er dekkende og ikke kan endres for å dekke enhetens behov, kan enheten utvikle lokale HMS-rutiner. HMS-rutinene skal om mulig legges på fakultetsnivå.

Samordningsavtale: I tilfeller der NTNU deler lokaler/aktiviteter med andre virksomheter, f.eks. SINTEF og St. Olavs Hospital, skal linjeleder sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene. Av avtalen skal det fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av HMS-arbeidet i felles lokaler/aktiviteter. Samordningsavtalen skal være skriftlig og signeres av leder og verneombud i virksomhetene. Avtalen skal dokumenteres. Se Samordningsavtale for nærmere informasjon.

Handlingsplaner: En handlingsplan skal gi oversikt over tiltak som skal iverksettes, hvordan tiltakene prioriteres, evt. kostnader, ansvarlig for gjennomføringen og tidsfrister.

Sørge for dokumentasjon: Følgende skal dokumenteres i NTNUs arkivsystem:

• Årlige HMS handlingsplaner
• Lokale HMS-rutiner
• Samordningsavtaler

Følge opp

HMS-runde: HMS-runde er en «her og nå»-kontroll av arbeidsforholdene. Ved HMS-runde skal en kontrollere om tiltak identifisert under risikovurdering er gjennomført og om de fungerer etter hensikten. Funn gjort ved HMS-runde kan gi grunnlag for å revidere, eller utarbeide en ny risikovurdering. HMS-runde skal som minimum gjennomføres årlig.

Avviksbehandling: NTNU har et digitalt system for innmelding og håndtering av HMS-avvik. Oversikt over HMS-avvik gir mulighet til å se på evt. trender, sikre at avvikene blir behandlet, at tiltak blir prioritert samt gi mulighet for læring på tvers av organisasjonen. Se også HMS-avvik under avsnittet Kartlegge. Oversikt over innmeldte avvik legges frem for AMU og NTNU Styret hvert tertial.

Årlig gjennomgang: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, stiller krav om at virksomheten skal foreta og dokumentere systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt (§ 5).

Rektor (ved HMS-seksjonen) skal årlig gå gjennom HMS-systemet og sikre at HMS-systemet:

• er i overensstemmelse med lovverk og interne krav
• bidrar til kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljøet
• er tatt i bruk og blir vedlikeholdt

Rapportering

Årlig gjennomgang dokumenteres i form av HMS-årsrapport, som normalt behandles i styret i mars måned. Behov for å gjøre endringer i HMS-systemet skal vurderes.

Deltakere i arbeidet med HMS Årsrapport:

• Seksjon for HMS og beredskap
• Bedriftshelsetjenesten
• Hovedverneombudet
• AMU

HMS Årsrapport skal inneholde følgende momenter:

• Status i forhold til HMS-mål
• Satsningsområder
• NTNUs systematiske HMS-arbeid
• Bedriftshelsetjenestens årsrapport
• AMUs årsrapport
• Tilsyn og kontroller utført av offentlige myndigheter, eller eksterne aktører

Om retningslinjen

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• Seksjon for HMS og beredskap