Formål 

Formålet med retningslinjen er å legge til rette for et godt samarbeid mellom linjeleder og verneombud ved NTNU. Retningslinjen skal sikre at verneombud får opplæring og tid til å utføre vervet som verneombud på alle nivå ved NTNU. 

Omfang og forankring 

Retningslinjen er underordnet HMS-politikken, og gjelder for alle enheter ved NTNU. Retningslinjen er forankret i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 8. 

Ansvar 

Linjeleder har innenfor sin enhet: 

• Ansvar for at retningslinjen følges på sin enhet. 

Definisjoner 

Linjeleder:

eksempler: rektor, dekan og instituttleder 

Verneombud:

sentralt hovedverneombud (HVO), Lokalt hovedverneombud (LHVO), stedlig hovedverneombud (stedlig HVO) og verneombud (VO) 

Varaverneombud:

Vara HVO, vara LHVO, vara stedlig HVO og vara-VO. 

Valgstyre: Personer som leder og koordinerer ordinært valg av verneombud, lokale hovedverneombud og varaer. Valgstyret er oppnevnt av Arbeidsmiljøutvalget (AMU). 

Gjennomføring av tilrettelegging og samarbeid 

Organisering 

Linjeleder

har ansvar for at det på sin enhet: 

• Gjennomføres valg eller utpeking av verneombud og vara verneombud innen tidsfrister satt av valgstyret, og påse at det til enhver tid er verneombud ved enhetens verneområder.  
• Sørge for at verneombud får tilstrekkelig tid og opplæring til å utføre vervet. 
• Tilrettelegges for godt samarbeid mellom linjeleder og verneombud.
• Ta med verneombud på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning arbeidsmiljøet (eksempel: omorganisering, bytte/innkjøp av nye systemer eller maskiner o.l) 
• Ved ordinært valg skal meldes inn til valgstyret om hvem som er valgt. Ved valg utenom ordinære valg, skal linjeleder skriftlig melde Arbeidsmiljøutvalget. 
• Følge opp eventuelle samordningsavtaler med andre arbeidsgivere (jf. internkontrollforskriften § 6). 

Verneombud

 skal innenfor sitt verneområde: 

• Påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar etter myndighetskrav og NTNUs interne regler. 
• Delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet
• Bistå planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning arbeidsmiljøet (eksempel: omorganisering, bytte/innkjøp av nye systemer eller maskiner o.l) 
• Gjøre seg kjent med bestemmelsene om verneombudets taushetsplikt (jf. Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning § 3- 17). 
• Samarbeide med, og rapportere til leder for sitt verneområde. 

Se Verneombud – oppgaver for ytterligere informasjon om oppgaver, rettigheter og plikter. 

Lokalt hovedverneombud (LHVO) 

skal innenfor sitt verneområde: 

• Samordne verneombudenes virksomhet i sitt hovedverneområde, støtte og veilede disse i deres arbeid. 
• Representere ansatte i arbeidet med etablering og vedlikehold av det systematiske HMS-arbeid innen sitt hovedverneområde. 
• Representere arbeidstakerne når linjeleder vil fremme forhold vedrørende arbeidsmiljøet. 
• Delta i lokalt samarbeidsutvalg (LOSAM). 
• Lokalt hovedverneombud har anledning til å møte som observatør med talerett ved drøfting og forhandling av HA-saker som nevnt, jf. arbeidsmiljøloven. 
• Samarbeide med, og rapportere til, leder for hovedverneområdet (dekan/direktør). 

Lokalt hovedverneombud velges av og blant verneombud i sitt område. Se Prosedyre for valg av verneombud. Inndeling av hovedverneområder for lokalt hovedverneombud fremkommer av oversikt over verneombudene ved NTNU. 

Stedlig hovedverneombud (Stedlig HVO) 

skal innenfor sitt verneområde: 

• koordinere verneombudenes virksomhet henholdsvis i Gjøvik og Ålesund, støtte og veilede disse i deres arbeid.
• i saker som kun berører en vernelinje (f.eks. ett institutt, en seksjon o.s.v.), er det LHVO som i samarbeid med VO skal påse at saken håndteres. Dersom flere hovedverneområder er berørt (flere LHVO), er det SHVO som har ansvar for å påse at saken håndteres og koordinere saken.
• samarbeide med og rapportere til viserektor, herunder fire faste møter i året.
• representant i stedlig AMU (SAMU Gjøvik/ SAMU Ålesund)
• være stedfortreder for HVO i byggesaker av stedlig karakter i Gjøvik og Ålesund med signaturrett. Dette gjelder i saker om nybygg eller ombygging i de respektive byene.
• representere de ansatte i stedlig HMS-forum (Gjøvik/ Ålesund)
• delta i lokalt samarbeidsutvalg (GSAM/ ÅSAM)

Stedlig hovedverneombud velges av og blant verneombudene i henholdsvis Gjøvik og Ålesund. Se Prosedyre for valg av verneombud. 

Hovedverneombud (HVO) 

skal innenfor sitt verneområde: 

• Samordne virksomheten til lokale hovedverneombud, støtte og veilede disse i deres arbeid. 
• Være sentral pådriver i HMS-spørsmål. 
• Representere ansatte og verneombud i sentrale fora og i det sentrale arbeidet med etablering og vedlikehold av systematisk HMS-arbeid. 
• Fast medlem og representant for verneombud i arbeidsmiljøutvalget (AMU).
• Representere de ansatte i arbeidsmiljøutvalgets byggearm.  
• Delta i sentralt samarbeidsutvalg (SESAM). Sentralt hovedverneombud har anledning til å møte som observatør med talerett ved drøfting og forhandling av saker vedrørende hovedavtalen, som nevnt i arbeidsmiljøloven. 
• Samarbeide med, og rapportere til, rektor. 

Hovedverneombud utpekes av arbeidstakerorganisasjonene i fellesskap. Se Prosedyre for valg av verneombud. Hovedverneombud ved NTNU er frikjøpt i 100 % stilling. 

Vara HVO, vara LHVO, vara stedlig HVO og vara-VO 

skal innenfor sitt verneområde: 

• kunne tre inn dersom verneombud er forhindret i å utføre sitt verv. I de situasjonene varaverneombud trer inn, gjelder de samme føringer for varaverneombud som for verneombud. 

Tilstrekkelig tid til å utføre vervet som verneombud 

• Linjeleder og verneombud skal sikre at verneombudet får tilstrekkelig tid til å utføre vervet. Begge parter skal i fellesskap vurdere hvilke eventuelle konsekvenser vervet får for verneombudets ordinære oppgaver og vurdere konkrete løsninger. 
• HVO, Vara HVO, stedlig HVO Gjøvik og stedlig HVO Ålesund godtgjøres i henhold til Politikk for godtgjøring av fastlønte tillitsvalgte og hovedverneombud ved NTNU.

Faste møter 

• Linjeleder skal sikre og legge til rette for regelmessige møter mellom verneombud og linjeleder. Verneombud, varaverneombud og linjeleder skal minimum møtes 4 ganger pr. år i de fora nevnt i denne retningslinjen. 

• De faste møtene mellom linjeleder og verneombud skal brukes til å diskutere arbeidsmiljøsituasjonen ved verneområdet. Dersom det oppstår særskilte forhold mellom de faste møtene som kan ha betydning for arbeidsmiljøet, skal linjeleder innkalle til møte så raskt som mulig. 

Om det oppstår uventede situasjoner som krever at verneombudet griper inn, har verneombudet rett til å forlate arbeidsplassen. Verneombudet skal da orientere linjeleder.  

Evaluering og rapportering 

Tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud skal evalueres og rapporteres årlig som del av Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll).  

Om retningslinjen

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten
• Seksjon for HMS- og beredskap
• Verneombud