Wikier

Medarbeidersamtale

Medarbeidersamtalen er en strukturert samtale mellom leder og ansatt. Samtalen skal legge til rette for medarbeiders karriere- og kompetanseutvikling, faglige prestasjoner og et godt arbeidsmiljø. Medarbeider­samtalen gjennomføres årlig og kommer i tillegg til den regelmessige dialogen mellom medarbeider og leder. Det er leders ansvar å kalle inn til samtalen, og medarbeider er pliktig til å delta. Her er NTNUs mal for medarbeidersamtale og veileder til medarbeidersamtalen. Verktøyene kan brukes for vitenskapelig ansatte, teknisk-administrativt ansatte og ledere.

Engelsk version - Appraisal interview

Om medarbeidersamtalen

En av grunntankene bak medarbeidersamtalen er å skape motivasjon for utvikling ved å gi tilbakemelding til den enkelte medarbeider på situasjonen i dag, og legge forholdene til rette for gode jobbprestasjoner og medarbeiders utvikling og trivsel i tiden som kommer. En god medarbeidersamtale vil dessuten være et viktig virkemiddel for å fremme et godt arbeidsmiljø.

Samtalen skal dreie seg om arbeidet medarbeider utfører, med tema som er tilpasset både medarbeiders arbeidssituasjon og enhetens behov og mål. Medarbeidersamtalen skal gjennomføres årlig.

Å skape en verdifull samtale

Medarbeidersamtalen må oppleves som positiv for medarbeideren for at den skal ha en verdi, hvis ikke kan samtalen virke mot sin hensikt. Relasjonen og tillitsforholdet mellom nærmeste leder og medarbeider vil påvirke kvaliteten på medarbeidersamtalen og opplevelsen av om det blir en god eller dårlig samtale for medarbeideren. Gode medarbeidersamtaler kjennetegnes av en åpen og personlig tone. Samtalen bør være arbeids- og utviklingsorientert og dreie seg om tiltak og handlinger som leder og/eller medarbeider er i stand til å endre, løse eller påvirke.

For at medarbeidersamtalen skal oppleves som positiv og nyttig for medarbeiders og avdelingens utvikling, må leder legge til rette for konstruktiv dialog og tilbakemeldinger. Det betyr at lederen må forberede seg godt og sette seg inn i arbeidsoppgavene og arbeidssituasjonen til medarbeiderne han/hun har personalansvar for.

Karriere- og kompetanseutvikling

NTNU skal legge til rette for at alle ansatte kan utvikle seg gjennom hele karriereløpet. Karriere- og kompetanseutvikling er derfor en sentral del av samtalen, og ansatte kan i samarbeid med leder utarbeide en skriftlig karriere- og kompetanseplan (se maler under). Karriere- og kompetanseplanen utarbeides i et eget møte og følges opp i medarbeidersamtalen.

Se Veileder til medarbeidersamtalen for hjelpespørsmål til oppfølging av karriere- og kompetanseutvikling.

Seniorsamtale

Det skal gjennomføres seniorsamtale med ansatte som har passert 60 år, hvor målet er å kartlegge ønsker, ambisjoner, framtidsplaner og eventuelle kompetansebehov. I veileder til medarbeidersamtalen og i NTNUs seniorpolitikk (pdf) er forslag til aktuelle spørsmål og tema.

Se Seniorpolitikk ved NTNU for mer informasjon og se Veileder til medarbeidersamtalen for hjelpespørsmål.

Drøfting av lønn

Lønn kan tas opp som tema i medarbeidersamtalen. Merk at alle arbeidstakere har rett til et selvstendig møte om lønnsinnplassering i tillegg til medarbeidersamtalen.

Konflikter

Arbeidsrelaterte problemer eller konflikter bør man ikke vente med å ta opp til man skal ha medarbeidersamtale, men heller ta det opp med leder eller verneombud når problemet oppstår. For leder er det viktig å huske på at det skal være en utviklingssamtale som skal gi motivasjon og personlig utvikling for den ansatte.

Se prosedyre for konflikthåndtering i informasjon om Uakseptabel adferd - mobbing og konflikter.

Medvirkningsplikt

Medarbeidersamtalen på NTNU er obligatorisk. Når leder har kalt inn til medarbeidersamtale er medarbeider pliktig til å delta. Å møte til medarbeidersamtale er ikke lovpålagt, men omfattes av tjenesteplikter som kan pålegges. Følgelig er den obligatorisk når leder med personalansvar kaller inn.

Delegering

Ved større enheter hvor leder har et stort kontrollspenn, bør personalansvaret delegeres for å tilrettelegge for god medarbeideroppfølging blant annet gjennom årlige medarbeidersamtaler.

Innkalling og forberedelser til medarbeidersamtalen

I forkant av samtalen skal leder sende medarbeiderne malen for medarbeidersamtale, slik at begge kommer godt forberedt. Medarbeider kan komme med forslag til andre tema og spørsmål som han/hun ønsker å ta opp med leder.

Se "Sjekkliste for innkalling og forberedelser til samtalen".

Lagring av oppfølgingspunkter fra medarbeidersamtalen

Leder og medarbeider blir enige om oppfølgingspunkter fra medarbeidersamtalen. Dette er punkter som begge har ansvar for å følge opp. Det som er nedskrevet må lagres på et sikkert sted.

Se NTNUs lagringsguide for å lære mer om hvor du kan lagre og behandle informasjon.

Nyttige lenker

NTNUs maler

Mer om medarbeidersamtale

Lov og regelverk

Kontakt