Forskningsprosjekt
Forskningsprosjekt
For prosjektledere
Forskningsprosjekt - prosess
- Fra idé til forankring: Har du en idé til et prosjekt som trenger eksternfinansiering – snakk tidlig med din instituttleder. Diskuter om ideen er i tråd med instituttets strategi. Drøft:
a) om det skal søkes,
b) hvor det skal søkes, og
c) hvilken rolle NTNU skal ha, og med hvem det skal søkes (samarbeidspartnere).
Vurder også forskningsetiske problemstillinger
- Intellektuelle rettigheter/kommersialisering:
a) Vurder hvordan du skal forvalte intellektuelle rettigheter (IPR).
b) Hvis kommersialisering er en del av prosjektet – vurder hvilken prosjekttype du skal søke om. Gjør gjerne denne vurderingen i samråd med instituttleder og lokalt støtteapparat før søknaden sendes inn.
- Forskningsmidler: Utlysninger av eksterne forskningsmidler.
For utdanningsprosjekter, sjekk ut HK-direktoratet og Erasmus+, og for innovasjonsprosjekter Forskningsrådet, Innovasjon Norge med mer.
- Kontakt støtteapparatet:
a) Prosjektøkonom
b) Forskningsrådgiver
c) Kommunikasjonsrådgiver
- Avklar hvem som skal gjøre hva før søknaden skal sendes. Koble tidlig på det administrative støtteapparatet, og få godkjenning fra ledelse på institutt for å utvikle søknad. Lag en fremdriftsplan fram mot søknadsfristen. For Horisont Europa-søknad kan du også søke om prosjektetableringsstøtte (PES).
- Gjør deg kjent med retningslinjene for det programmet du skal søke midler fra (for eksempel FRIPRO i Forskningsrådet, Marie S. Curie Actions i Horisont Europa, eller Erasmus+). Administrativ støtte på institutt/fakultetet kan hjelpe deg med dette. Se også side om forskningsmidler og hvor man kan søke.
- Avklar forventninger rundt ressurser: Før dere søker er det viktig at alle samarbeidspartnere er enige om:
a) økonomi - beregne kostnader (TDI)
b) egenandeler og forskningstid
c) eierskap til resultatene/immaterielle rettigheter (IPR)
d) personal- og HMS-ansvar
Prosjektøkonomen hjelper deg med dette. Dette skal til slutt godkjennes av ledelsen.
- Samhandlingsverktøy: Anbefalt tjeneste er Teams der man oppretter team.
- Arkivering av søknad: Send en kopi av søknaden til støtteapparat.
- Tildeling av midler: Det er ikke alltid man får alle de pengene man har søkt om. Kontakt lokal prosjektstøtte og eventuelt instituttleder for å drøfte om du må justere prosjektet i forhold til de midlene du har fått. Du kan også forsøke å finne ytterligere finansiering.
- Forhandle om kontrakt: For alle eksternt finansierte prosjekter skal det foreligge en kontrakt. Forhandlingen gjøres i samarbeid mellom prosjektleder, instituttleder, forskningsrådgiver, prosjektøkonom og juridisk rådgiver. Ta tidlig kontakt med disse.
Forskningsrådet: I prosjekt som involverer Forskningsrådet skal det lages en kontrakt mellom NTNU og Forskningsrådet. I tillegg skal det lages en samarbeidsavtale (konsortieavtale og/eller samhandlingsavtale) mellom partene som har status som partnere i prosjektet.
Tidsfrister for kontrakter og avtaler: Det er viktig at du merker deg tidsfristene for hva som skal leveres når, og passer på at støtteapparatet også er informert om fristene.
- Mal for kontrakt: Har NTNU ansvar for å utarbeide kontrakten, skal NTNUs kontraktsmaler brukes. Lokal prosjektstøtte hjelper til med utforming av kontrakten. Avklar med støtteapparatet hvem som skal signere, dette kommer også fram på side om signeringsfullmakt.
- Oppstartsmøte mellom prosjektledelse og administrasjonen.
a) Hvordan skal rapporteringen foregå? Hvem rapporterer hva/når?
b) Avklare HMS (risikovurdering, HMS-ansvar)
c) Avtale møtefrekvens
d) Gjennomgå rutiner for timeføring (hvis oppdragsgiver krever det)
e) Avklare eventuelle utlysninger av stillinger
- Prosjektnummer: Kontakt din prosjektøkonom for å få opprettet et prosjektnummer.
- Ansettelser: Fremgangsmåte ved ansettelse av medarbeidere.
Innleie av egne ansatte: NTNU kan ikke leie inn egne ansatte som selvstendig næringsdrivende.
HR-konsulenten bistår med dette.
- Bruk av midler
- Ved innkjøp av vitenskapelig utstyr mm - her er regelverket komplisert. Ta kontakt med fakultetets innkjøpsseksjon.
- Deltakere i et prosjekt bør ha innsyn i prosjektets økonomi og bruk av ressurser. Åpenhet er viktig for å unngå konflikter og mistenkeliggjøring i forhold til ressursbruken.
- Forskningsledere og forskere skal kunne redegjøre for bruk av midler de har fått til rådighet.
- Er du i tvil om hva du kan disponere pengene til, kontakt din prosjektøkonom.
- Samhandlingsverktøy: Anbefalt tjeneste er Teams der man oppretter team.
- Kommunikasjon: Kommunikasjonsstøtte til forskningsprosjekt, satsingsområder og senter.
- Status og endring: Hold lokal prosjektstøtte og prosjektøkonomen orientert om prosjektstatus og prosjektendringer.
- Oppfølging av kontraktsforpliktelser: Sørg for at noen har ansvar for å følge med på at kontrakten blir etterfulgt og at endringer blir håndtert. Hvis prosjektet har en styringskomité er det naturlig at NTNUs representant i komitéen + du som prosjektleder følger opp forpliktelsene.
- Rapportere framdrift: Finansieringskilden krever ofte framdriftsrapporter. Prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men lokal prosjektstøtte og prosjektøkonom kan bistå.
- Resultater og formidling: Publiser og registrer publikasjoner i Cristin. Vurder hvilke resultater og aktiviteter som kan egne seg for formidling til et bredere publikum.
- Vurder nye prosjektmuligheter: I løpet av prosjektperioden kan det oppstå spennende resultater eller muligheter som kan være kandidater for nye prosjektsøknader. Tenk gjerne på dette før nåværende prosjekt tar slutt.
- Sluttrapport: Skriv sluttrapport.
- Dokumentasjon: Sørg for at dokumenter blir arkivert og at data blir lagret.
- Resultater: Publiser og registrer publikasjoner i Cristin.