For alle eksternt finansierte prosjekter ved NTNU og øvrige forpliktende samarbeid med eksterne skal det foreligge kontrakt. Når NTNU har ansvar for å utarbeide kontrakten, skal du bruke malene på denne siden. Hvilken type kontraktsmal som skal benyttes, avhenger blant annet av hvordan prosjektet er finansiert.

Kontraktsinngåelse - hva er viktig å tenke på?

Juristene på seksjon for virksomhetsstyring har utarbeidet en presentasjon som summerer opp hva det er viktig å tenke på når kontrakt skal inngås, i tillegg til hvordan NTNUs interesser kan ivaretas i kontrakten. Presentasjonen gir eksempler og er ikke uttømmende for hvordan ulike temaer kan reguleres i kontrakt.

Kontraktshåndtering (pdf)

Fullmakter - hvem signerer?

Den som skal signere avtalen på vegne av NTNU må ha nødvendige fullmakter til å forplikte NTNU enten gjennom delegasjonsreglementet eller videredelegasjon:

• Oversikt signeringsfullmakt
• Signeringsfullmakt prosjektrapportering i EEA-prosjekter
• Fremgangsmåte for kontrakter til signering i rektoratet

Elektronisk signering

NTNU har gjennom Adobe-verktøy tilgang til sertifisert elektronisk signeringsløsning i Adobe Sign (Adobe Acrobat e-Sign) som kan benyttes fremfor avtaler på papir.

IPR - regulering av immaterielle rettigheter

I alle kontrakter hvor det genereres resulater, enten det er i bidrags- eller oppdragsprosjekter, anbefaler vi at IPR reguleres. Dette må gjøres i tråd med NTNUs politikk og retningslinjer for IPR, i tillegg til statsstøtteregelverket. NTNU har utarbeidet en egen veileder for IPR.

Prosjektbakgrunn

I forskningsprosjekt defineres prosjektbakgrunn inn i samarbeidsavtalen som noe partene har med seg inn i prosjektet. Her finner du en veileder for hva som er prosjektbakgrunn, hvilken prosjektbakgrunn som skal oppgis, og når prosjektbakgrunn skal oppgis.

Maler

Vær oppmerksom på at malene og veiledningstekst oppdateres innimellom. Vi anbefaler derfor at malene lastes ned for hver gang man har behov for disse, fremfor å lagre de lokalt for gjenbruk. På den måten er man sikret å bruke oppdaterte maler.

Maler for topartsavtale i bidragsprosjekt

Kontraktsmalen for bidragsprosjekt skal benyttes når NTNU har blitt tildelt midler (med unntak fra Forskningsrådet og EU) til å gjennomføre et prosjekt med en ekstern samarbeidspartner.

• Topartsavtale bidrag: norsk | english

Maler for topartsavtale i oppdragsprosjekt

Kontraktsmalen for oppdragsprosjekt skal benyttes når NTNU utfører oppdragsforskning mot vederlag. Oppdragsgiver skal dekke både direkte og indirekte kostnader i prosjektet.

• Topartsavtale oppdrag: norsk | english (oppdatert 17. september 2024)

Se i den enkelte malen for nærmere informasjon om malens bruksområde.

Usikker på om prosjektet er bidrag- eller oppdragsaktivitet? Les om klassifisering av BOA-prosjekter.

Les mer om prosessen ved NTNUs bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) her.

Mal for samarbeidsavtale - både egen og ekstern finansiering

• Malen kan benyttes både i samarbeid/prosjekter med en eller flere samarbeidspartnere.
• Malen kan benyttes når samarbeidspartnerne selv finansierer egne kostnader i prosjektet/samarbeidet.
• Den kan også benyttes for samarbeid hvor de samarbeidende part mottar finansiering fra en tredjepart (ikke NFR og EU).

Malen er ment som et supplement til samarbeid som hverken finansieres gjennom EU- eller NFR-ordninger, og hvor toparts bidrags- eller oppdragsmalen ikke er egnet.

Bruk av denne malen forutsetter at NTNUs samarbeidspartner skal bidra med arbeidsinnsats i prosjektet/samarbeidet og hensikten er at partene skal eie tilsvarende sitt arbeidsbidrag inn i prosjektet. I motsatt tilfelle, er toparts bidragsmal bedre egnet. I tilfeller hvor samarbeidspartner skal eie mer enn sitt arbeidsbidrag til prosjektet, skal som hovedregel oppdragsmalen benyttes.

Vær oppmerksom på at ulike bevilgende myndigheter/ekstern bidragsyter kan ha egne generelle/spesielle vilkår som eventuelt må implementeres i samarbeidsavtalen, enten ved at tildelingsbrevet følger som vedlegg eller at rammebetingelsene innarbeides i selve malen.

I samarbeid med flere enn to parter, er det anbefalt at man inngår en avtale som gjelder alle. Da unngår man risiko for ulik regulering, samt sikrer åpenhet innad i samarbeidet.

• Mal samarbeidsavtale
• Template Collaboration Agreement

Mal for samarbeidsavtaler for prosjekt finansiert av Norges Forskningsråd

Prosjekter som er finansiert av Norges Forskningsråd kan benytte eksempelmaler på samarbeidsavtaler som er utarbeidet av Forskningsrådet:

• Eksempler på samarbeidsavtaler fra Forskningsrådet
• Examples of collaboration agreements from The Research Council of Norway

Malene fra Forskningsrådet er utarbeidet på ulike tidspunkt. Vi anbefaler bruk av malene for samarbeidsavtaler innenfor petroleumssektoren (kompetanse- eller innovasjonsprosjekt) for større prosjekter. "Samarbeidsavtale med IPR" kan vurderes for mindre prosjekter der det ikke er nødvendig med bestemmelser om styringen av Prosjektet. .

Malene må tilpasses og justeres

Dersom malen for samarbeidsavtale med IPR eller malene for samarbeidsavtaler innenfor petroleumssektoren skal benyttes, må IPR-bestemmelsene avstemmes med NTNUs IPR-politikk og statsstøttereglene. Se gjerne nærmere anbefalinger i presentasjonen fra kurs i kontraktsforvaltning linket til ovenfor.

Malen for konsortieavtaler viser til generelle vilkår fra 2009. Vi anbefaler å bruke en av de andre malene istedenfor.

Eksempelmalene til Forskningsrådet har litt ulike formuleringer når det gjelder økonomirapportering og utbetaling. I prosjekter hvor NTNU er prosjektkoordinator må teksten derfor tilpasses/utvides noe:

• Utkast til tekst/vedlegg som må innarbeides – norsk (docx)
• Utkast til tekst/vedlegg som må innarbeides – engelsk (docx)

Les mer: NTNU Temaside - Forskningsprosjekt

Maler for samarbeidsavtaler/konsortieavtaler i prosjekt finansiert av EU/EØS

Det er EU-rådgiverne ved de enkelte fakultetene som er ansvarlig for EU-kontraktene. Juristene ved seksjon for virksomhetsstyring vil bistå med å kvalitetssikre innholdet i kontraktene.

For nærmere informasjon om hvordan gå frem ved inngåelse av samarbeidskontrakter i EU-prosjekter, se prosess EU-kontrakter(ekstern link)

Les mer om NTNUs prosess- og rutinebeskrivelser for deltakelse i EU-prosjekter her

Ved inngåelse av Memorandum of Understanding (MoU) eller Non Disclosure Agreement (NDA) i søknadsprosessen for EU-prosjekter, benyttes IP Helpdesk sine maler:

• MOU/NDA

Ved prosjekter finansiert under Horisont 2020 (eller Horisont Europa), benyttes DESCA-malen. Juristene på seksjon for virksomhetssytring har utarbeidet en versjon av DESCA-malen (samarbeidsavtale) som er tilpasset NTNUs mål og interesser.

• DESCA Horizon Europe 2.0 (inkl. Lump sum-alternativer, med NTNU-merknader)
• DESCA AP Version (med Associated Partners-tilpasninger, inkl. Lump sum-alternativer, med NTNU-merknader)

Ved prosjekter finansiert under Marie Skłodowska-Curie Actions (MSCA-ITN):

• LERU-malen er tatt vekk, ny mal kommer.

Ved prosjekter finansiert under Marie Skłodowska-Curie Actions Fellowships:

• Workflow MSCA Researchers Agreement
• MSCA Researcher Agreement (som vedlegg til ansettelseskontrakten)

Ved kontrakter om gjesteforskere finansiert under MSCA-ITN benyttes NTNUs egen mal:

• MSCA-gjesteforsker

Vær obs på å ikke binde andre deler av NTNU ved inngåelse av avtale - Er det f.eks. andre institutt som kan ønske å søke på samme midler?

Mal for samarbeidsavtaler i prosjekt finansiert gjennom EEA

I prosjekter finansiert gjennom EEA- eller Norway Grants, vil samarbeidsavtalen (Partnership Agreement) bli inngått mellom prosjektansvarlig (Project Promotor) i den aktuelle EU-staten og partner(e) fra EØS-landene Lichtenstein, Island og Norge (project partner). EEA and Norway Grants har utarbeidet en mal for samarbeidsavtale som prosjektansvarlig kan ta utgangspunkt i. Som regel må den tilpasses det enkelte lands prosjektprogram ledet av Programme Operator. Denne er tilgjengelig her.

• EEA Partnership Agreement template (obs. IPR står åpen i denne malen)

Mal for Memorandum of Understanding (MoU)/Intensjonsavtale

En MoU skal kun gi uttrykk for at partene har til hensikt å gjøre noe sammen/samarbeide om noe. Den skal som utgangspunkt ikke være juridisk bindende, men det avhenger av avtalens innhold. Dersom et forpliktende samarbeid etableres, skal det utarbeides en ordinær samarbeidsavtale.

• NTNU har mal for samarbeid med andre utenlandske undervisningsinstitusjoner
• EU-prosjekter har egen mal

Intensjonsavtaler kan i sin egenart være bindende ved at partene avtaler visse aktiviteter som har som målsetning å komme frem til et felles mål.

Slike avtaler glir ofte over i nye, konkretiserte samarbeidsavtaler og/eller konfidensialitetsavtaler – pass på at det ikke løper flere avtaler som overlapper hverandre.

Vær obs på å ikke binde andre deler av NTNU ved inngåelse av avtale - Er det f.eks. andre institutt som kan ønske å søke på samme midler?

Mal for avtale om FoU-oppdrag i Innovasjonsprosjekt i næringslivet

Der Forskningsrådet har tildelt midler til gjennomføringen av et Innovasjonsprosjekt i næringslivet, hvor NTNU skal være FoU-leverandør kan denne malen benyttes:

• Mal for FoU-leverandør i IPN-prosjekt (kommer)

Maler for overføring av personopplysninger

I samarbeid hvor data skal overføres mellom partene, eksempelvis at en part skal behandle opplysninger på vegne av den andre, må rammer og ansvar for slik behandling avklares. Dette gjøres ofte i eget vedlegg til samarbeidsavtalen, enten ved avtaleinngåelse eller når slik behandling skal skje. Se egen side om overføring av personopplysninger:

• Overføring av personopplysninger – avtalemaler

Overordnede samarbeidsavtaler (tidligere omtalt som rammeavtaler) – med faste maler som skal benyttes

Enkelte samarbeid med eksterne strekker seg utover enkeltprosjekter og i noen slike tilfeller har NTNU funnet det hensiktsmessig å inngå overordnede avtaler med eksterne aktører for å fastsette rammer (maler) for prosjektene man samarbeider om, mv. Sjekk derfor alltid om det forligger en slik avtale, da dette kan ha innvirkning på innhold og utforming av den konkrete samarbeidsavtalen.

Slik avtaler er bl.a. inngått med Sintef, Equinor og DNV GL

Mal for konfidensialitetsavtale/Non Disclosure Agreement (NDA)

I forbindelse med et mulig samarbeid kan det være behov for utveksling av konfidensiell informasjon (forretningshemmeligheter, upubliserte resultater, osv.). Fordelen med å inngå en NDA er at det gir partene mulighet til friere å diskutere detaljene i fremtidig samarbeid.

Merk at selv om det er du som forsker som får tilsendt en konfidensialitetsavtale skal denne signeres av NTNU som institusjon.

• NDA - Mal konfidensialitetsavtale (gjensidig) (ny 2024)
• NDA - Template Non-disclosure Agreement (mutual)

Data transfer/sharing agreement (DTA)

Dersom NTNU skal overføre eller dele opplysninger til en ekstern part, skal malen for DTA benyttes. Denne gjelder ikke ved overføring av personopplysninger.

• DTA - Data Transfer/Sharing Agreement

Material transfer agreement (MTA)

Når NTNU i forbindelse med forskningsprosjekter skal utveksle materialer, substanser, cellelinjer eller lignende mellom partene (fysisk materiale), skal avtalemalen for MTA benyttes. Avtalemalen gjelder for de tilfellene der NTNU er avgiver av materiale, og kan brukes både der mottakeren er en ekstern forskningspartner og der mottakeren er en privat bedrift.

Utlevering av materiale eller gjenstander, kan kun gjøres til forsknings- og undervisningsformål. Det er ikke anledning til utlevering av NTNUs materiale til kommersielt bruk under en MTA.

Merk: Humant biologisk materiale skal aldri samles, brukes eller utleveres uten at forholdet til helseforskningslovens bestemmelser er vurdert, og nødvendige godkjennelser/samtykker (fra både myndigheter og den/de personer materialet stammer fra) foreligger.

• Mal MTA (kommer)

Malen kan benyttes som veileder ved gjennomgang av mottatt MTA hvor NTNU er mottaker av materiale.

Gaver

I noen tilfeller tilflyter det midler til NTNU i den hensikt å styrke oss økonomisk. Dette regnes som et bidrag så lenge det ikke er krav om motytelser.

Forskningen finansiert av aktør, enten offentlig eller privat, uten krav om gjenytelse fra NTNU, regnes som gave: Typiske tilfeller er tilsagn om gaveprofessorat, post doc.- eller doktorgradsstilling, finansiering av laboratorier, mv.

For slike tilfeller har NTNU egne maler som bla. skal sikre at det ikke er bindinger knyttet til gaven. Disse malene åpner for at bedriftens/givers navn kan benyttes i perioden finansieringen gjelder.

• Gaveprofessorat (norsk)/Agreement regarding sponsoring of a professorship (English)

Mal for avtale om doktorgrad

Informasjonsside med mal for avtale om doktorgrad og felles grad med utenlandsk undervisningsinstitusjon:

• Doktorgradsavtale
• Fellesgrad og cotutelle

Samarbeid student – bedrift

Avdeling for utdanningskvalitet har utarbeidet informasjon og avtalemaler for bruk når studenter skal samarbeide med det private næringsliv, eksempelvis i forbindelse med oppgaveskriving.

Standardavtale mellom bedrift og student

Andre maler

• Egenerklæring prosjektdeltagelse - norsk /engelsk
• Maler for utvekslings- og mobilitetsavtaler
• Mal for underleverandøravtale

Kontakt

Juridiske spørsmål: Juridisk bistand

EU kontrakter: EU-rådgiverne på fakultetene er førstelinje for vitenskapelig ansatte. Oversikt over EU-rådgiverne finnes her: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/EU+r%C3%A5dgivere

Andre kontrakter: Økonomiavdelingen, kontakt@okavd.ntnu.no Sak vil bli opprettet og behandlet i NTNU Hjelp.