Innholdet er under arbeid - 06.11.2025

Ved NTNU er det avgjørende at alle beslutninger og prosesser skjer på en objektiv og tillitsskapende måte. Habilitetsreglene i forvaltningsloven skal sikre at ansatte og andre som utfører arbeid på vegne av universitetet, ikke har bindinger som kan svekke tilliten til deres upartiskhet.

Denne veiledningen gir en oversikt over gjeldende bestemmelser om habilitet, og hvordan disse skal forstås og praktiseres i ulike sammenhenger, særlig ved deltakelse i ansettelsesutvalg, sakkyndige komiteer og andre beslutningsfora. Målet er å styrke kvaliteten i saksbehandlingen og ivareta både rettssikkerhet og tillit til NTNU som institusjon.

English version - Impartiality

Temaside om forskningsprosessen | Sider merket med etikk

Generelle bestemmelser

Ansatte og enhver som utfører tjeneste eller arbeid på vegne av NTNU, er omfattet av habilitetsbestemmelsene i forvaltningslovens kapittel II om ugildhet. Habilitetskravene fremgår av § 6. Ansatte vil ofte være inhabile hvis de har en tilknytning til en sak eller sakens parter som er egnet til å skape til om de vil behandle saken på en objektiv og upartisk måte.

Det skal alltid foretas en vurdering av habiliteten til en ansatt. Vurderinger bør dokumenteres. Alle som sitter i ansettelsesutvalg, sakkyndige komiteer og lignende, skal fylle ut et habilitetserklæringsskjema (skjema er under arbeid).

Hensyn habilitetsreglene skal ivareta

Reglene om inhabilitet skal ivareta tre hovedhensyn. Disse hensynene må trekkes inn når man skal ta standpunkt til om en saksbehandler er inhabil eller ikke:

1. Reglene tar sikte på å bidra til at forvaltningen treffer korrekte og formålstjenlige avgjørelser. Dersom saksbehandleren har en nær personlig tilknytning til parten, er det en viss fare for at tilknytningsforholdet kan påvirke forberedelsen eller avgjørelsen av saken.
2. Reglene tar sikte på å bidra til å styrke både tilliten til forvaltningen under ett, og tilliten til behandlingen av den aktuelle saken.
3. Reglene bidrar til å beskytte saksbehandlere mot det ubehaget som gjerne vil knytte seg til det å behandle saker som gjelder noen man har en nær personlig tilknytning til, og mot en eventuell etterfølgende kritikk av saksbehandlingen eller utfallet av den.

For hvem gjelder habilitetsreglene?

Reglene gjelder både hvem som kan saksforberede en sak og hvem som kan treffe avgjørelse i en forvaltningssak:

• Med avgjørelse menes ikke bare enkeltvedtak og forskrift, men også andre individuelle eller generelle avgjørelser i en forvaltningssak. Også avgjørelser som knytter seg til bruk av forvaltningens avtalefrihet eller eierrådighet, omfattes av bestemmelsen.
• Som forvaltningssak regnes alle saker som behandles av et forvaltningsorgan, enten det gjelder myndighetsutøvelse, tjenesteyting, forretningsdrift eller intern administrasjon.

Hvorfor habilitetsvurderingen er viktig

Inhabilitet har to virkninger:

1. For det første vil den ansatte ha rett og plikt til å tre tilbake fra behandlingen av en sak hvor ansatt er inhabil.
2. For det andre kan avgjørelser fattet av en inhabil ansatt bli ugyldige.

Hvem avgjør spørsmålet om habilitet?

Den enkelte ansatte har selv ansvar for å vurdere og opplyse om egen inhabilitet, samt å tre til side når saken krever det (forvaltningsloven § 8 første ledd). Ved tvil om egen habilitet skal den ansatte informere nærmeste leder (SPH pkt. 9.6).

I et kollegialt organ (eks. Styret, ansettelsesrådet o.l) treffes avgjørelsen om et medlem et inhabil av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar (forvaltningsloven § 8 annet ledd).

Habilitetsgrunnene

Vi har ulike habilitetsvurderinger. Noen situasjoner fører til automatisk inhabilitet, mens andre må vurderes ut ifra en skjønnsvurdering. Du kan også bli inhabil dersom din leder er inhabil, dette omtales som avledet inhabilitet.

Automatisk inhabilitet

Inhabilitet til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i en sak inntreffer:

1. når ansatt selv er part i saken
2. når ansatt er i slekt eller svogerskap med en part i opp‐ eller nedstigende linje eller i sidelinje så nært som søsken
3. når ansatt er eller har vært gift eller partner med eller er forlovet med, eller er samboer med, eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part
4. når ansatt er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte
5. når ansatt er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller en bedriftsforsamling for:
   • et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken
   • et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for personer dom utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Ved NTNU vil også følgende forhold føre til automatisk inhabilitet:

6. når han eller hun er, eller for mindre enn 3 år siden har vært, veileder for en part med sikte på doktorgrad (veiledningsforhold utover dette må vurderes etter skjønn, se avsnitt om “Inhabilitet etter skjønnsmessig vurdering”).

Inhabilitet etter skjønnsmessig vurdering

Ansatte og enhver som utfører tjeneste eller arbeid på vegne av NTNU er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse, eller treffe avgjørelse i en sak når det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans eller hennes upartiskhet.

Ved vurderingen skal det blant annet legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham eller henne selv eller noen som han eller hun har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelser er reist av en part.

I lovens uttrykk «egnet til å svekke tilliten» ligger at det ved habilitetsvurderingen må legges vekt på hvordan forholdet fremstår utad. Dette innebærer blant annet at ansatte kan måtte anses inhabil selv om det særegne forholdet reelt sett ikke vil påvirke den ansattes behandling av saken. Vurderingen kan også avhenge blant annet av i hvilken grad avgjørelsen innebærer utøvelse av skjønn og hvilken innflytelse tjenestemannen har på utfallet av saken

Hvordan vurdere habilitet

Ved vurdering av habilitetsforhold vil det alltid være behov for å bruke skjønn. Følgende overordnede spørsmål må dermed stilles:

• Er det noen forhold i saken som kan svekke, eller kan antas å svekke, vedkommendes profesjonelle dømmekraft?
• Er det noen forhold i saken som en kan ha grunn til å tro er egnet til å svekke den allmenne tilliten til en beslutning dersom vedkommende deltar?

Det skal legges vekt på personlig fordel, tap eller ulempe som følge av utfallet av saken. Sporadiske sidegjøremål kan være egnet til å reise tvil om den ansattes habilitet i saker (sidegjøremålregisteret er under arbeid).

Nedenfor er det satt opp en oversikt over hvilke forhold som bør vurderes når man skal avgjøre om en person er inhabil:

• Andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til en beslutning dersom vedkommende deltar

Er det noen forhold som kan svekke, eller kan antas å svekke, den profesjonelle dømmekraften sett utenfra, for eksempel knyttet til kravet om forsvarlig saksbehandling, likebehandling eller saklighet? Kontrollspørsmålet må være: Hvordan tar dette seg ut utenfra? Det må være en vurdering som bygger på mer enn løse antagelser og spekulasjoner. Man må vurdere det slik at det er overveiende sannsynlig at noen vil reise spørsmål ved en persons upartiskhet, og at dette vil svekke tilliten til den aktuelle beslutningen. Det er viktig at alle aktuelle momenter vurderes i hvert enkelt tilfelle. Hvis flere momenter gjør seg gjeldende samtidig, kan det lettere føre til inhabilitet.

Generelt skal det mye til for at samarbeid i tjeneste skal medføre inhabilitet. Det er først hvis samarbeidet er særlig nært og omfattende at det kan bli spørsmål om inhabilitet av den grunn alene. Vanlig samarbeid i tjeneste og kontakt grunnet i arbeid innen samme fagfelt vil normalt ikke føre til inhabilitet.

• Nær personlig/faglig tilknytning

Vennskap eller uvennskap kan etter omstendighetene utgjøre «særegne forhold» etter bestemmelsen. Etter praksis er det bare «nære vennskap og skarpe og direkte motsetningsforhold» som i seg selv fører til inhabilitet1. «Klart uvennskap» vil medføre inhabilitet, men «en viss personlig motvilje» vil ikke være tilstrekkelig, og heller ikke at man «rent faglig står i et uttalt og skarpt motsetningsforhold til hverandre»2. På den annen side vil de «mer ukontrollerte motsetningsforhold, der de det gjelder opptrer uhøvisk og usivilisert overfor hverandre». Spørsmålet om et vennskap eller motsetningsforhold fører til inhabilitet bør bero på en konkret vurdering, både av tilknytningen mellom partene og «graden av fordel eller ulempe som vennen eller uvennen vil oppnå, sakens art og eventuelle andre omstendigheter i saken».

Den som har, eller inntil nylig har hatt, et nært faglig samarbeid, herunder samforfatterskap, med en person som er part i saken, vil kunne bli inhabil i forhold til denne parten. Både omfang og nærhet i tid er elementer i vurderingen av nærhet knyttet til samarbeid/samforfatterskap.

• Mulighet for personlig vinning/tap/ulempe

For å bli inhabil skal man selv, eller noen man har et nært forhold til, ha noen grad av personlig interesse av utfallet av en sak. Den personlige interessen kan være av faglig og/eller økonomisk art. For eksempel vil egeninteressen for en universitetsansatte ofte kunne være av faglig art. Man kan ha en egeninteresse av at ens fagmiljø blir styrket, får økt anerkjennelse, eller får finansiert nytt utstyr, selv om man ikke selv er direkte involvert i det aktuelle prosjektet, fordi dette kan øke ens egne muligheter for fremtidig støtte.

Sjekkpunkter

Følgende kan være retningsgivende for det skjønn som må utøves når habilitet skal vurderes:

• Pågående nært samarbeid fører til inhabilitet.
• Samforfatterskap vurderes i utgangspunktet på samme måte som annet nært faglig samarbeid. Et stort antall bidragsytere til publikasjonen, og rollen vedkommende har hatt, kan endre dette, og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Generelt kan en si at jo færre medforfattere det er, jo større er muligheten for at inhabilitet kan inntreffe, men mange medforfattere er heller ikke uproblematiske uten videre.
• Samforfatterskap eller samarbeid siste 3 år fører til inhabilitet, med det forbehold som nevnt i forrige punkt. Publisering av ulike bidrag innenfor rammen av samme publikasjon eller samarbeid mer enn 3 år tilbake fører normalt ikke til inhabilitet, med mindre det er en allmenn oppfatning at det tidligere samarbeidet har skapt en varig, nær relasjon (faglig og/eller personlig). Her må det brukes skjønn. Når mulig inhabilitet som følge av samforfatterskap, deltakelse i faglige nettverk o.l. skal vurderes, må saksbehandler danne seg et bilde av hva de konkrete samarbeidsrelasjonene faktisk innebærer. Det må tas stilling til om samarbeidets art, graden av nærhet og samarbeid, og eventuell avstand i tid er av en slik karakter at det kan føre til inhabilitet. Det ligger i sakens natur at samarbeid er dynamisk og at det er mange ulike typer relasjoner.
• Forskningssamarbeid: Samarbeid innenfor forskning kan ha særtrekk som skiller det fra samarbeid i andre arbeidsforhold. Forskning kan være direkte koblet til individuelle ideer og selvstendig kunnskapsproduksjon, med vitenskapelige artikler som konkret, målbart resultat. Slik sett kan forskning være en mer personlig virksomhet enn det som foregår i mange andre arbeidsforhold. Forskningssamarbeid kan foregå i et fellesskap med kolleger innenfor samme fagfelt, forskningstradisjon og -retning, og kan resultere i at den enkelte forskers navn knyttes sammen med kollegers ifm. publikasjoner og lignende.
• Eierskap: Eierskap til aksjer i en virksomhet som er part i saken vil i utgangspunktet ikke i seg selv være nok til å skape inhabilitet. Likevel kan det tenkes aksjeinnehav som kan svekke tilliten til upartiskhet. Eksempler på dette kan være majoritetsposisjon eller eneeie.
• En person som har vært veileder for en part med sikte på doktorgrad for mer enn tre år siden må vurdere sin habilitet. Det samme gjelder for den som er, eller har vært, veileder for en part med sikte på andre eksamener enn doktorgrad. Her kan det legges til grunn at jo mer omfattende veiledningen har vært, jo mindre skal det til før veilederen anses inhabil. Det vil f.eks. være mer som taler for inhabilitet ved veiledning ved en doktorgradsavhandling over 6 år, enn ved en mastergrad over 2 år.
• Ektefeller, samboere eller nære slektninger som begge arbeider ved NTNU, bør ikke være i en direkte rapporteringslinje der det kan stilles spørsmål ved ansvarlig leders beslutning overfor den enkelte. Særlig aktsomhet må utvises ved oppnevning av sensorer, bedømmelseskomiteer, sakkyndigkomiteer for tilsetting og opprykk slik at aktuelle kandidater sikres en uavhengig vurdering.

Avledet inhabilitet

Forvaltningsloven § 6 tredje ledd fastsetter at der en overordnet er inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet i samme organ. Slik inhabilitet medfører kun at en ikke kan treffe avgjørelser/beslutninger i saken, men det er ikke til hinder for at en underordnet foretar eller deltar i saksforberedelse eller saksutredning.

En eventuell avgjørelse må tas av en som er overordnet den inhabile, eller som ikke er underlagt den inhabiles instruksmyndighet.

Medlemmene i kollegiale organer er ikke underordnet lederen, og blir altså ikke inhabile bare fordi lederen er det.

Eksempler i forbindelse med rekrutterings- og opprykkssaker

• Dersom instituttleder er inhabil i en ansettelsessak, vil vedkommende ikke kunne være innstillende myndighet i den aktuelle saken. Avledet inhabilitet medfører da at den som er direkte underordnet instituttleder, heller ikke kan være innstillende myndighet i saken. Inhabilitet fører ikke bare til at en ikke kan treffe en avgjørelse i en sak, men også at en ikke kan delta i saksforberedelsen, f.eks. ved utredning og forberedelse. Ved en ansettelsessak kan en da ikke delta i prosessen overhode, hverken i utplukksmøte, intervjuer, ved rangering av kandidatene og kan heller ikke legge føringer for prosessen på andre måter. Det har ingen betydning for vurderingen om kandidaten er best kvalifisert eller ikke.
• Regelen om avledet inhabilitet gjelder ikke i ansettelsessaker som følger ordinær ansetteselsprosess. Dette skyldes at innstillings- og ansettelsesorganer er å anse som selvstendige eller uavhengige forvaltningsorganer. Disse vil derfor ikke være å anse som «direkte underordnet» en inhabil leder. Dette gjelder også der innstillingsmyndigheten ligger til nærmeste leder. Innstillings- og ansettelsesorganer kan ikke instrueres av andre, verken av ledere eller fagforeninger. Hvis innstillende myndighet eller leder av ansettelsesråd/utvalg er inhabil, vil ikke dette automatisk medføre at alle medlemmer i innstillingsutvalget, rådgivende gruppe, ansettelsesråd og ansettelsesutvalget også er inhabile.

Åpenhet

Troverdigheten må bedømmes utenfra. Når det gjelder kollegiale organer som fagpaneler, komitéer eller porteføljestyrer vil det være viktig at forhold som med rimelighet kan tenkes å skape inhabilitet, kommer på bordet og blir diskutert. Dersom dette kravet blir oppfylt, vil det etter omstendighetene spille mindre rolle om vedkommende organ kommer frem til "galt" svar på et habilitetsspørsmål som i alle tilfelle byr på rimelig tvil. Åpenhet som også kan dokumenteres i ettertid vil også kunne styrke tilliten til at organet har foretatt en forsvarlig behandling av spørsmålet.

Det er viktig å understreke at åpenhet ikke avbøter inhabilitet, men i grensetilfeller der det kan være ulike oppfatninger i skjønnsvurderingen vil det ved slik åpenhet ikke være så enkelt å argumentere på måter som kan føre til utilbørlig favorisering av de eksterne interessene som medlemmet har en tilknytning til. Og ikke minst vil kollegiets øvrige medlemmer bli satt i stand til å bedømme de argumenter som den enkelte fremfører, i lys av det de har fått vite om hans eller hennes tilknytning til saken, noe som kan bidra til at tilliten til beslutningen ikke svekkes.

Inhabilitet som åpenbart ikke har innvirkning på saken

Reglene om inhabilitet får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at vedkommende sin tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hennes eller hans standpunkt, og verken offentlige eller private interesser tilsier at vedkommende som er inhabil viker sete.

Lovverk

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kap. II- Om ugildhet.
• Statens personalhåndbok (SPH) pkt. 9.6 Habilitet

Relevante lenker

• Generelle forskningsetiske retningslinjer - De nasjonale forskningsetiske komiteene
• Interessekonflikt - beskrivende case, Etikkportalen
• Akseptable og uakseptable relasjoner - beskrivende case, Etikkportalen
• Etiske retningslinjer for statstjenesten - om å unngå rollekonflikt i forvaltningen som følge av inhabilitet i linjen
• Habilitet i rekrutteringsprosesser (slettes)
• Gaver og fordeler - retningslinjer for NTNU