Denne siden handler om retningslinjer for gaver og fordeler man kan motta eller gi. Samt tildelinger fra fond, stiftelser og organisasjoner til forskere, fordeler mottatt på reise og etisk bruk av rammeavtaler. Siden er for alle NTNU ansatte 

English version: Gifts and perquisites

Temaside om bestilling | Sider merket med etikk | Etikk ved bestilling

Retningslinjer for gaver på NTNU

Som ansatt ved NTNU kan du i utgangspunktet ikke motta gaver eller rabatter fra leverandører eller på reiser. Unntak krever godkjenning av nærmeste leder.

Ansatte kan heller ikke gi gaver og liknende som kan påvirke avgjørelser. Moderate former for oppmerksomhet, gjestfrihet og sosialt samvær hører med til akseptert og høflig omgangsform.

Bruk av stilling

Ansatte skal ikke bruke stillingen til personlig gevinst. Vær bevisst på å bevare og øke respekten for din stilling ved universitetet. Slik gir du NTNU godt omdømme.

Inhabilitet ved innkjøp

• NTNUs ansatte skal ikke forsøke å oppnå fordeler for seg selv eller andre personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet.
• NTNUs ansatte skal heller ikke beskrive et anskaffelsesbehov som kan bli oppfattet av andre som en interessekonflikt. Det gjelder både for direkte personlige interesser, eller interesser for andre.
• Hvis en ansatt planlegger innkjøp fra et firma hvor innkjøper kjenner til at NTNU-ansatte har interesser, skal innkjøpet begrunnes skriftlig og godkjennes av nærmeste overordnede.
• Hvis personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak som du har faglig ansvar for, eller at andre med rimelig grunn kan anse dette som sannsynlig, skal saken fremlegges for nærmeste leder for å få avgjort spørsmålet om inhabilitet.

Sosialt samvær

Moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflighet. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. Hyppighet og grad av oppmerksomhet må stå i rimelig forhold til det forretningsmessige/tjenstlige behov.

Gaver og andre ytelser

• Ansatte kan ikke på vegne av seg selv eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til å påvirke handlinger. Dette gjelder ikke mindre reklameartikler eller f.eks. julehilsen i form av smågaver som har liten verdi, hvor det er åpenbart at ytelsen ikke kan være egnet til å påvirke beslutninger.
• Avgjørelsen om en ytelse kan mottas eller ikke beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfellet. Det avgjørende er om ytelsen kan berøre mottakerens integritet, eller kan gi slikt inntrykk for andre, til skade for vedkommende eller for NTNU.
• Ytelser som har sammenheng med en konkret sak som er oppe for avgjørelse, skal ikke mottas. Hvis det er tvil om en ytelse kan mottas, skal den avslås.

Gaver/tildelinger fra fond, stiftelser og organisasjoner

Det oppstår mange tilfeller hvor forskere ved NTNU mottar støtte i form av gaver eller tildelinger fra ulike fond, stiftelser og organisasjoner. For at slike gaver eller tildelinger skal regnskapsføres ved NTNU, må følgende forutsetninger oppfylles:

• Det må forekomme et tildelingsbrev hvor det klart fremkommer at gaven eller tildelingen gis til NTNU
• Det står i søknaden at forskeren søker midler på vegne av NTNU og ikke som privatperson

I de tilfeller hvor giveren kun forholder seg til enkeltpersoner som mottaker (eksempelvis ved at tildelingsbrev er stilet til forskeres private adresse og det ikke er søkt gjennom NTNU), så skal gaven/tildelingen ikke regnskapsføres ved NTNU.

Reise og opphold kan ikke betales av andre enn NTNU

Når leverandører og næringslivet for øvrig tilbyr besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger o.l, er det en forutsetning at NTNU dekker utgiftene til reise og opphold.

Privat bruk av rammeavtaler

Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester til NTNU skal ikke brukes av ansatte til privat bruk. Dette gjelder også medarbeidernes familie og venner dersom fordelen ser ut til å ha sin bakgrunn i ansettelsesforholdet ved NTNU.

Hvis du er i tvil

Hvis du er i tvil om tolkningen av disse reglene, skal du diskutere saken med din nærmeste leder.

Lov- og regelverk

• Statsansatteloven §39 
• Fullstendige retningslinjer finner du i folderen Etiske retningslinjer for staten. (pdf)
• Veileder for gaver i tjenesten (ekstern side)

Relevante lenker

Habilitet