Rutinen gjelder både for prosjektleder ved søknader som koordineres av HF og deltakere i partnersøknader. Dersom det er flere HF-deltakere i en partnersøknad, må én ta ansvar for kontakt med institutt og BOA-teamet.

E-postadresse til BOA-teamet ved HF: boa@hf.ntnu.no

Innmelding av søknad

Gi alltid beskjed til BOA-teamet i god tid når du ønsker å utvikle en søknad. Om du skal søke PES-midler i forkant av en EU-søknad, er fristen for dette senest 3 måneder før EUs søknadsfrist. Du må derfor planlegge søknaden og sende BOA-skjema i god tid før dette. Ved løpende søknadsfrist hos Forskningsrådet skal BOA-teamet involveres senest tre måneder før du planlegger å sende inn søknaden. Dette er spesielt viktig ved HF-koordinerte søknader.

Følg også med på HFs Innsida-kanal for informasjon om utlysninger og andre interne frister.

1. Kontakt instituttleder og BOA-teamet

Kontakt instituttleder når du ønsker å utvikle en søknad eller er invitert inn som partner.

Instituttleder gjør en strategisk og ressurspolitisk vurdering av prosjektet. Hovedpunkter i denne vurderingen kan være

• strategisk forankring av prosjektet
• tilgang til riktig kompetanse og infrastruktur
• eventuelle frikjøp og konsekvenser for undervisning og midlertidighet

Informasjon til instituttleder kan i denne fasen være enkel og kortfattet (e-post, muntlig orientering, eller lignende). Instituttleder må godkjenne prosjektet før du kan gå videre med søknaden.

Send e-post til fakultetets BOA-team med kopi til instituttleder og eventuelt relevant nestleder med informasjon om hvilken utlysning det gjelder og arbeidstittel på prosjektet.

Utvikling av søknad

2. Send inn BOA-skjema og sett deg inn i utlysningen og relevante føringer

Fyll ut skjema for informasjon om prosjektsøknaden. Skjemaet vil deles med instituttleder.

Før du sender inn BOA-skjema må du ha drøftet prosjektplanene med instituttleder i lys av fakultets føringer og anbefalinger.

Føringer og anbefalinger for eksternt finansierte prosjekt ved Det humanistiske fakultet

Alle involverte instituttledere skal godkjenne tidspunkt for frikjøp og tilsettinger i løpet av prosjektperioden og fordelingen mellom de involverte prosjektdeltakerne. Eventuelt frikjøp av prosjektdeltakere fra andre NTNU-enheter eller andre institusjoner må være avklart med de respektive lederne for å sikre at det er i tråd med eventuelle føringer fra de aktuelle institusjonene.

Du må også sette deg grundig inn i utlysningen, for å kunne utvikle søknaden i samsvar med gitte føringer, krav og vurderingskriterier. Vær oppmerksom på krav til søknadsspråk, budsjett, samarbeidspartnere, vedlegg, datahåndtering og åpen forskning.

Det vil være interne frister for innhenting av eventuelle følgebrev, sjekk med BOA-teamet.

Ta kontakt med BOA-teamet dersom du trenger hjelp til å finne informasjon om frister og krav.

3. Vurder forskningssikkerhet

Foreta en vurdering av forskningssikkerhet knyttet til prosjektet.

4. Opprett søknad og del den med det administrative støtteapparatet

Opprett søknaden i den aktuelle søknadsportalen så fort det åpnes for dette. Del søknaden med BOA-e-postadressen i søknadsportalen, der det er mulig.

Om du oppretter en søknad i Forskningsrådets nye søknadssystem, skal det administrative støtteapparatet tildeles roller. Din forskningsrådgiver og din prosjektøkonom skal ha rollen prosjektadministrator. For søknader med et totalbudsjett på inntil 25 millioner kroner, skal din instituttleder ha rollen organisasjonsrepresentant.

Ta kontakt med BOA-teamet dersom du har spørsmål rundt oppretting og deling av søknaden, eller tildeling av roller.

5. Lag budsjett og tilgjengeliggjør søknad for instituttleder

Sett opp budsjett i samarbeid med prosjektøkonom. Husk å hente inn budsjettinnspill fra eventuelle samarbeidspartnere.

Ved noen utlysninger vil det kalles inn til eget søknadsmøte med BOA-teamet hvor budsjettet er tema.

Budsjettet må være ferdig senest to uker før innsending av søknaden. Instituttleder må godkjenne søknaden inkludert budsjett, etter å ha vurdert faglig formål, ressursbruk og finansiering samt habilitet. Instituttleder kan i denne forbindelse ha behov for hele eller deler av søknaden, for nærmere å kunne vurdere:

• egenandel/egeninnsats som er lagt inn i prosjektet
• faglig interesse og/eller strategisk forankring
• konsekvenser
  • for undervisning
  • for personalkabalen ved eventuelt frikjøp
  • ved eventuelle ansettelser
  • ved eventuelle investeringer
  • for personvern og informasjonssikkerhet

6. Kvalitetssikre prosjektbeskrivelsen

Rutinen for kvalitetssikring av prosjektbeskrivelsen kan variere ved ulike utlysninger. Informasjon om dette vil eventuelt formidles fra instituttet eller fakultetsadministrasjonen på e-post eller i meldinger på innsida.

Ta kontakt med BOA-teamet hvis du er usikker på hva som gjelder for din søknad.

Ferdigstille søknad

7. Gi klarsignal for fakultetets gjennomgang og godkjenning

Send e-post til BOA-teamet når søknaden er klar for gjennomgang og godkjenning. Enkelte søknadstyper vil ha særskilt frist.

BOA-teamet vil informere om prosessen for den aktuelle søknadstypen.

8. Send inn søknaden

Ved HF-koordinerte søknader sender prosjektleder inn søknaden.

Ved partnersøknader sender HF-deltaker inn en kopi av søknaden til BOA-teamet.

BOA-teamet sørger for at den innsendte søknaden arkiveres, med kopi til involverte institutt.

9. Har du fått innvilget et BOA-prosjekt?

Rutine for oppfølging av BOA-prosjekt ved HF

Kontakt

BOA-teamet ved HF