HF - Rutine for oppfølging av innvilgede BOA-prosjekter - Kunnskapsbasen
HF - Rutine for oppfølging av innvilgede BOA-prosjekter
Innholdsfortegnelse [-]
Denne rutinen gjelder for deg som har fått innvilget et BOA-prosjekt.
Om du er partner i et innvilget prosjekt ved en annen institusjon og det er skrevet en BOA-sjekkliste, vil flere av punktene i denne rutinen også gjelde for deg. Er du i tvil, ta kontakt med BOA-teamet.
Før prosjektstart
Tildeling, revidering og kontrakt
Ved noen søknadstyper vil det være krav om revidering av søknaden ved tildeling av midler. Slike krav vil eventuelt fremgå av tildelingen. BOA-teamet vil kalle inn til revideringsmøte der det er behov for det.
Rutine for kontraktsinngåelse vil være ulik for ulike finansieringskilder. BOA-teamet følger opp dette sammen med prosjektleder. Kontrakt skal normalt signeres av fakultetets administrative leder.
Horisont Europa-prosjekt har en egen prosess- og rutinebeskrivelse for deltakelse, inkludert for kontraktsinngåelse.
Kontraktsinngåelse for Horisont Europa-prosjekter
Samarbeidsavtaler
Om man har samarbeid på institusjonsnivå, vil det i mange tilfeller være behov for å inngå en samarbeidsavtale. Dette vil i de fleste tilfeller fremgå av kontrakten med finansieringskilden. Samarbeidsavtaler må signeres av en person med nødvendig signeringsfullmakt på vegne av NTNU.
BOA-teamet følger opp samarbeidsavtaler sammen med prosjektleder.
Husk at BOA-teamet også må involveres dersom du er partner i et prosjekt ledet av en annen institusjon.
Oppstartsmøte
BOA-teamet kaller inn til oppstartsmøte. Hensikten med møtet er å etablere kontakt og skape en arena for informasjonsdeling mellom de relevante støttefunksjonene i fakultetsadministrasjonen, instituttet og prosjektleder. Tema kan variere, men vil som regel inkludere samarbeidsavtaler, kontraktinngåelse, ansettelsesprosesser, rekrutteringsstillinger, datahåndtering, økonomi, plan for formidling og nettside for prosjektet.
Datahåndtering
Prosjektleder har ansvar for å sette seg inn i finansieringskildens krav knyttet til datahåndtering i BOA-prosjekt. Se nettsidene til forskningsdatahjelpen ved NTNU for mer utfyllende informasjon.
Forskningsdatahjelpen ved NTNU
Datahåndteringsplan
Alle prosjekt må ha en datahåndteringsplan. Ulike finansieringskilder har ulike frister, krav og maler. Forskningsdatahjelpen kan veilede i arbeidet med å utarbeide datahåndteringsplan etter gjeldende krav.
Persondata
Om prosjektet behandler personopplysninger, har prosjektleder ansvar for at det foretas en risikovurdering i tråd med NTNUs rutine og mal.
Risikovurdering av forskningsprosjekter med personopplysninger
Alle BOA-prosjekter som behandler persondata ved NTNU skal meldes til Sikt. Helseforskningsprosjekter skal i tillegg meldes til REK.
Skjema for innmelding til Sikt
Når du samler inn personopplysninger til et forskingsprosjekt, har du som regel informasjonsplikt overfor den eller de du samler inn opplysninger om.
Sikts mal for informasjon til deltagere i forskingsprosjekt
Om personopplysninger skal deles mellom partnerinstitusjoner, må dette reguleres gjennom en avtale. Husk å koble på BOA-teamet.
Overføring av personopplysninger - avtalemaler
Prosjektperiode
Utlysninger og ansettelser
HF har en egen rutine for utlysning av og ansettelse i rekrutteringsstillinger.
Rutine for utlysning av og ansettelse i stipendiat- og postdoktorstillinger i prosjekter ved HF
NTNU har en egen politikk ved ansettelse av postdoktorer:
NTNUs politikk for ansettelse og karriereutvikling for postdoktorer
Ved andre typer ansettelser må prosjektleder ta kontakt med instituttleder/kontorsjef, som sender anmodning til HR.
Økonomi og bestillinger
Om det skjer endringer som påvirker prosjektets økonomi, eller du har spørsmål om prosjektets budsjett og regnskap, ta kontakt med din prosjektøkonom.
Bestillinger må gjøres via din lokale instituttkontakt for bestillinger. Husk at bestillinger over NOK 100 000, skal ut på anbud.
Rapportering
Prosjektleder har ansvar for å rapportere underveis i prosjektet i henhold til finansieringskildens krav, og innenfor angitte frister.
Endringer i prosjektet vil ofte kreve at det leveres en endringsmelding til finansieringskilden. Det er prosjektleders ansvar at nødvendige endringsmeldinger sendes inn.
Husk å koble på BOA-teamet i forbindelse med både rapportering og endringsmeldinger. Regnskapsrapportering gjøres av prosjektøkonom i BOA-teamet sammen med prosjektleder.
Publisering
Vær oppmerksom på at finansieringskilden kan ha retningslinjer eller krav til åpen publisering.
All aktivitet og publisering relatert til prosjektet skal registreres i Cristin. Husk å oppgi prosjektnummer fra finansieringskilden der det er relevant.
Noen ganger er dokumentert etisk godkjenning nødvendig om du skal publisere i et tidsskrift med krav om dette.
Informasjon om den forskingsetiske komiteen ved HF (lenke kommer).
Formidling
Alle NTNU-koordinerte prosjekt skal ha en NTNU-nettside. Fakultetet har kommunikasjonsrådgivere som bistår med opprettelse av nettside. De kan også bistå ved annet formidlingsarbeid. Ta kontakt i god tid via BOA-teamet.
Formidling for ansatte ved NTNU
Avslutte prosjektet
Sluttrapport
Prosjektleder har ansvar for å levere sluttrapport i henhold til krav fra finansieringskilden. Rapportering av sluttregnskap gjøres av prosjektøkonom i BOA-teamet sammen med prosjektleder. Ta kontakt med BOA-teamet for bistand.
Dersom det er behov for et møte i forbindelse med prosjektavslutningen, vil BOA-teamet kalle inn til dette.
Planlegger du å søke BOA-midler?
Rutine for BOA-søknader ved HF