Rutine for utlysning av og ansettelse i stipendiat- og postdoktorstillinger i prosjekter ved HF

På denne siden finner du beskrivelse av hele prosessen fra utlysning til mottak ved tilsettinger i rekrutteringsstillinger (stipendiater eller postdoktorer) ved Det humanistiske fakultet, med unntak av tematisk åpen utlysning som har en litt annen prosess fram til utsending av tilbud.

For mer informasjon om ansettelser generelt, se temaside om ansettelser.

Før utlysning

Oppstartsmøte

Dersom stillingen(e) er tilknyttet eksternfinansierte prosjekt, avklares tidsplanen for prosessen i prosjektets oppstartsmøte. Forskningsseksjonen kaller inn til dette møtet. For interne NTNU-prosjekt skal prosjektleder ta direkte kontakt med instituttet sitt for å anmode om utlysning i henhold til rutinen beskrevet nedenfor.

Anmode om utlysning

1. Prosjektleder utarbeider utkast til utlysningstekst i henhold til NTNUs maler i Jobbnorge og sender dette til instituttleder og seksjonsleder for forskningsseksjonen for godkjenning.
2. Etter godkjenning sender instituttet inn anmodningsskjema med den godkjente utlysningsteksten som vedlegg.
3. HR justerer formalitetene i utlysningsteksten.
4. HR lyser ut stillingen gjennom webportalen Jobbnorge, og den blir publisert i de kanaler som er avtalt med prosjektleder.
5. HR gir tilgang i Jobbnorge til prosjektleder og seksjonsleder for forskningsseksjonen.

Etter utlysning

Søknadshåndtering og -vurdering

Når søknadsfristen er gått ut og søkerlisten er klar, blir utvidet søkerliste sendt til prosjektleder. Før offentlig søkerliste sendes ut til søkerne, må HR kontrollere om noen har bedt om å unntas offentlighet. Vurdering om dette skal innvilges blir i så fall gjort i henhold til Offentleglova § 25.

Om habilitet i rekrutteringsprosesser.

Rutine for vurdering av søknadene:

1. Prosjektleder foreslår vurderingskomité (minimum to vitenskapelig ansatte) og sender forslag til instituttleder.
2. Instituttleder godkjenner vurderingskomité og melder inn denne til HR (kontakt-hr@hf.ntnu.no).
3. HR gir tilgang i jobbnorge.no til vurderingskomitéen.
4. Vurderingskomitéen, koordinert av prosjektleder, skriver en faglig vurdering av søkerne basert på de skriftlige søknadene (se side 2 og 3 i innstillingsmalen), og sender denne til HR-kontaktperson.
5. HR kontrollerer at de prioriterte søkerne kvalifiserer for opptak til ph.d.-program og andre formaliteter.

Intervju, referansesjekk og innstilling

1. HR og prosjektleder blir enige om tidspunkt for intervju, hvem som kaller inn og hvem som skal bli med. Ved noen institutt vil det være krav om at intervjukomiteen skal inneholde en representant fra ledelsen.
2. Intervju gjennomføres. Prosjektleder får intervjuguide fra HR.
3. Prosjektleder sørger for at referansesjekk blir gjennomført. Ved behov kan prosjektleder hente tips og råd fra NTNUs generelle skjema for referanseinnhenting.
4. Prosjektleder og HR ferdigstiller innstillingen og sender denne til instituttleder og seksjonsleder for forskningsseksjonen for godkjenning.
5. Prosjektleder og HR avklarer hvem som orienterer søkerne om innstillingen.

Tilsetting

1. Prosjektleder, HR og institutt avklarer eventuelle forutsetninger, før HR sender tilbudsbrev til den innstilte kandidaten.
2. Prosjektleder avklarer oppstartsdato med den innstilte søkeren i dialog med instituttet og HR.
3. HR orienterer de øvrige søkerne i Jobbnorge etter at arbeidsavtale er signert.

Mottak av ny medarbeider

Instituttet forbereder mottak av den nye medarbeideren (kontor/arbeidsplass, utstyr, mentor, tilganger osv.). Medarbeideren mottar epost med informasjon fra forskningsseksjonen første arbeidsdag.

Relevante lenker

Ny ved NTNU

Rutinebeskrivelse for fakultetsadministrasjonen