Her finner du som HR-medarbeider informasjon om hvordan du får tilgang til og kan bruke JobbNorge i forbindelse med stillingsutlysninger.

Temaside om rekruttering | Sider merket med rekruttering

Opprette bruker og tilganger i Jobbnorge

Når noen skal ha tilgang til Jobbnorge må det opprettes bruker og gis tilganger av enhetens administrator. Hvert fakultet/enhet har egen administrator med saksbehandlingstilgang som kan gi tilgang til andre.

Brukerveiledning for oppretting av bruker.

Annonsebygging

Utlysningsmaler

NTNUs utlysningsmaler i Jobbnorge har en fastsatt rekkefølge i sin oppbygging. Merk at annonsebyggeren generelt gir mindre mulighet for prosatekst som erstattes av kulepunkter. Dette for å tydeliggjøre budskapet for våre fremtidige jobbsøkere, og for at NTNUs profilering skal være mest mulig lik og ha høy grad av gjenkjennelseseffekt på tvers av enhetene.

Utlysningsmalene er delvis ferdig utfylt med NTNU standardtekst, resten fylles inn av leder for aktuell stilling. En kan starte arbeidet med utlysningsteksten i malen i Jobbnorge, eller i word-malene under.

På norsk (docx)

• Utlysningstekst forsker
• Utlysningstekst professor og førsteamanuensis
• Utlysningstekst professor og førsteamanuensis (nynorsk)
• Utlysningstekst professor II
• Utlysningstekst postdoktor (oppdatert januar 2025)
• Utlysningstekst stipendiat (oppdatert januar 2025)
• Utlysningstekst førstelektor og universitetslektor
• Utlysningstekst dosent og førstelektor
• Utlysningstekst teknisk-administrativt ansatte
• Utlysningstekst teknisk-administrativt ansatte (nynorsk)
• Utlysningstekst vitenskapelig assistent

På engelsk (docx)

• Utlysningstekst forsker
• Utlysningstekst professor og førsteamanuensis
• Utlysningstekst professor II
• Utlysningstekst postdoktor (oppdatert januar 2025)
• Utlysningstekst stipendiat (oppdatert januar 2025)
• Utlysningstekst førstelektor og universitetslektor
• Utlysningstekst teknisk-administrativt ansatte
• Utlysningstekst vitenskapelig assistent

Universell utforming

Annonsemodulen støtter universell utforming og er i et moderne uttrykk med bilder og video.

I annonsebyggeren er det et fast bakgrunnsbilde av NTNUs Hovedbygg i Trondheim, dette bildet skal være likt i alle annonser – uansett geografisk lokasjon, da Hovedbygget er NTNUs signalbygg. Senere i annonsebyggeren er det nedtrekksmeny for valgfri bildealternativ. Du kan også laste inn nye bilder eller videoer. Dersom ditt fakultet har andre bilder eller videoer som ønskes benyttet, kan du gjøre det her.

Be din lokale kommunikasjonsmedarbeider om innspill.

Saksbehandling

Arbeidsflyt og statusoppdatering

Det er implementert en arbeidsflyt for NTNU som skal følges i saksbehandlingen. Det er viktig at arbeidsflyten følges slik at det kan tas ut rapporter på tidsbruk knyttet til rekrutteringsprosesser. Det er stillingens status som avgjør hvor i flyten rekrutteringsprosessen befinner seg, og det er derfor viktig at alle brukere vet hvordan man endrer status for stilling etter hvert som man kommer videre i saksbehandlingen.

Arbeidsflyten som er implementert finnes inne på arkfanen «oppgaver» på hver stilling i Jobbadmin. Enkelte av statusene er kun aktuelle for enkelte typer stillinger, og det fremgår under «oppgaver» hva som gjelder for de ulike stillingene:

Ny status settes for stillingen ved å velge aktuell status fra rullemeny til høyre ovenfor søkeroversikten. Bildet under viser implementert arbeidsflyt.:

Innstillingsmal

Du kan starte arbeidet med innstillingen mens du saksbehandler i Jobbnorge. Per i dag er det kun forhåndsdefinert innstillingsmal for vitenskapelige stillinger, men mal for utdanningsstillinger og teknisk-administrative stillinger er under arbeid.

Brukerveiledning innstillingsmal

Søkertilfredshetsundersøkelse

Det skal sendes ut en søkertilfredshetsundersøkelse til alle søkere ved NTNU, både vitenskapelige stillinger, teknisk-administrative stillinger og for utdanningsstillinger (stipendiat, postdoktor, forsker og vit.ass.)

I Jobbnorge finner du en postmal som skal brukes når det er fullført en ansettelse. Hensikten med å måle søkertilfredsheten er å få en enkel tilbakemelding fra våre søkere om deres grad av tilfredshet omkring rekrutteringsprosessen slik at vi fortløpende kan forbedre oss. Søkerne skal i undersøkelsen ta stilling til i hvilken grad de er enig eller uenig i ti påstander:

• Utlysningsteksten var tydelig skrevet
• Utlysningsteksten ga tilstrekkelig informasjon
• Utvelgelseskriteriene var entydig kommunisert
• Tidsrammen for rekrutteringsprosessen var godt kommunisert
• Jeg fikk tilstrekkelig informasjon og tilbakemeldinger om status underveis i utvelgelsesprosessen
• Jeg fikk tilstrekkelig informasjon og tilbakemeldinger etter at ansettelsesprosessen var ferdig
• Jeg er tilfreds med tiden det tok fra søknadsfristen gikk ut til jeg fikk endelig svar på min søknad
• Jeg hadde en positiv opplevelse av rekrutteringsprossen ved NTNU
• Jeg opplever at NTNU er en attraktiv arbeidsgiver
• Jeg vil søke på andre aktuelle stillinger ved NTNU ved en senere anledning

På bakgrunn av denne undersøkelsen vil vi kunne vite litt mer om hva søkerne våre mener om oss. Resultatet kan hentes ut både på organisasjonsnivå og fakultetsnivå, men kan ikke spores videre til institutt eller den enkelte HR-konsulent. Resultatene av undersøkelsen vil tas ut én gang i året.

Slik gjør du

Noen dager etter at søkerne har fått brev om ansettelse eller avslag skal søkertilfredshetsundersøkelsen sendes ut til alle søkerne til stillingen. Malen heter enten Søkertilfredshetsundersøkelse VIT, Søkertilfredshetsundersøkelse TA eller Søkertilfredshetsundersøkelse UTD og har både en norsk og en engelsk versjon. Søkerne mottar det språket de selv har valgt under registrering av søknaden. Det er ikke nødvendig å redigere i malen - den skal være universell for alle fakultet.

HR-konsulenten går inn på den avsluttede stillingen, markerer alle søkere, velger mal og sender ut.

Support og kontakt

• Jobbnorge har gratis support til alle bedrifter og jobbsøkere. Telefon: 75 54 22 20 eller på e-post.
• Ved spørsmål om maler ved NTNU kan du kontakte prosjektleder for forbedringsarbeidet, vitenskapelige stillinger, Aaste Line Strand, HR- og HMS-avdelingen.