Rutine for utvikling av søknad om eksterne midler ved Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU)

Denne rutinen gjelder for alle ansatte ved SU som planlegger å søke ekstern finansiering.

English version: Developing an Application for External Funding - BOA - SU

1. Melding til instituttledelsen

Ta kontakt med instituttleder (ILU: Nestleder forskning) og orienter om at du planlegger å søke om eksterne midler. Dette gjelder både for søknader du koordinerer og søknader der du er invitert med inn som partner.

2. Instituttleders første vurdering

Instituttleder gjør en strategisk og ressursmessig vurdering, og avgjør om du skal gå videre med søknaden eller ikke.

Hovedpunkter i denne vurderingen kan være:

• Strategisk forankring av prosjektet
• Tilgang til riktig kompetanse og infrastruktur
• Eventuelle frikjøp og konsekvenser for undervisning og midlertidighet

3. Melding til fakultetet

Når instituttleder har godkjent videre utvikling av søknaden gir du beskjed om dette til fakultetsadministrasjonen (boa@su.ntnu.no) med kopi til instituttleder (kort e-post). For større utlysninger vil det være egne interne frister som du må forholde deg til, og jo tidligere det meldes fra om planlagte søknader jo bedre. De som forholder seg til tidsfristene vil få prioritert støtte i utvikling av søknaden.

For alle koordinerte søknader (unntatt Horisont Europa) skal det gis beskjed senest 2 måneder før søknadsfristen.

For alle partnersøknader (unntatt Horisont Europa) skal det gis beskjed senest 1 måned før søknadsfrist.

For søknader til Horisont Europa skal det gis beskjed senest 6 måneder før søknadsfristen, men gjerne før. Dette gjelder både koordinerte prosjekt og partnerprosjekt.

4. Planlegging av videre prosess

Forskningsrådgivere ved fakultetet kontakter deg for å planlegge videre prosess frem mot søknadsfristen, og kobler også på prosjektøkonom.

Du vil få tilsendt lenke til nettskjema hvor du må fylle inn relevant informasjon om prosjektet (tittel, type utlysning, oppstartsdato, samarbeidspartnere etc.). Denne informasjonen kreves for at forskningsrådgivere ved fakultetet skal kunne registrere prosjektet i økonomisystemet Unit4.

Du vil også få tilsendt et kostnadsskjema der vi ber om at du fyller inn overordnet budsjettinformasjon. Dette skjemaet returneres til oppgitt prosjektøkonom normalt senest 3-4 uker før søknadsfrist. For noen utlysninger vil det være gitt andre spesifikke frister. Prosjektøkonomen setter opp budsjett i dialog med deg.

5. Utvikling av søknad

Vi anbefaler at du setter deg nøye inn i utlysningen, og utvikler søknaden i samsvar med utlysningens krav og vurderingskriterier.

Forskningsrådgiverne kan bidra med å kvalitetssikre innholdet i prosjektbeskrivelsen opp mot kravene i utlysningen og oppgitte evalueringskriterier. Vi vil be om tilbakemelding på om du ønsker denne tjenesten og avtale tidspunkt for eventuell gjennomlesing.

Opprett søknaden i den aktuelle søknadsportalen så fort det åpnes for dette. Del søknaden med prosjektøkonom og forskningsrådgiver, der det er mulig.

6. Budsjettering i Unit4

Budsjettet blir utarbeidet av prosjektøkonom i økonomisystemet Unit4. Her legges også svar på bekreftelsesspørsmål fra nettskjema inn. Når budsjettet er klart, sender prosjektøkonom det videre til instituttleder for godkjenning. Denne delen av prosessen erstatter BOA-sjekklisten vi hadde før 2024. Budsjettet for koordinerte prosjekt skal sendes til instituttleder senest to uker før søknadsfristen.

7. Instituttleders andre vurdering

Basert på økonomiske konsekvenser av prosjektet og strategisk forankring, vurderer instituttleder om søknaden skal støttes. Ved å godkjenne dette bekrefter instituttleder at enheten har tilstrekkelig kapasitet og økonomi til å gjennomføre prosjektet med hensyn til bruk av ressurser og egenfinansiering. 

Søknad skal ikke sendes til finansiør før instituttleder har godkjent budsjettet.

8. Innsending av søknad

Prosjektleder sender inn søknaden, og gir beskjed til fakultetsadministrasjonen (boa@su.ntnu.no) om at søknaden er sendt.

9. Arkivering av søknad

Prosjektøkonom arkiverer søknaden i NTNUs arkivsystem.