Språkvelger

English

Banner - Forskningsprosjekt - For ledere av forskningsprosjekt

For prosjektledere

Fra idé til forankring: Har du en idé til et prosjekt som trenger eksternfinansiering – snakk tidlig med din instituttleder. Diskuter om ideen er i tråd med instituttets strategi. Drøft:
a) om det skal søkes,
b) hvor det skal søkes, og
c) hvilken rolle NTNU skal ha, og med hvem det skal søkes (samarbeidspartnere).
Vurder også forskningsetiske problemstillinger
Intellektuelle rettigheter/kommersialisering:
a) Vurder hvordan du skal forvalte intellektuelle rettigheter (IPR).
b) Hvis kommersialisering er en del av prosjektet – vurder hvilken prosjekttype du skal søke om. Gjør gjerne denne vurderingen i samråd med instituttleder og lokalt støtteapparat før søknaden sendes inn.
Forskningsmidler: Utlysninger av eksterne forskningsmidler.
For utdanningsprosjekter, sjekk ut HK-direktoratet og Erasmus+, og for innovasjonsprosjekter Forskningsrådet, Innovasjon Norge med mer.
Kontakt støtteapparatet:
a) Prosjektøkonom
b) Forskningsrådgiver
c) Kommunikasjonsrådgiver

Avklar hvem som skal gjøre hva før søknaden skal sendes. Koble tidlig på det administrative støtteapparatet, og få godkjenning fra ledelse på institutt for å utvikle søknad. Lag en fremdriftsplan fram mot søknadsfristen. For Horisont Europa-søknad kan du også søke om prosjektetableringsstøtte (PES).
Gjør deg kjent med retningslinjene for det programmet du skal søke midler fra (for eksempel FRIPRO i Forskningsrådet, Marie S. Curie Actions i Horisont Europa, eller Erasmus+). Administrativ støtte på institutt/fakultetet kan hjelpe deg med dette. Se også side om forskningsmidler og hvor man kan søke.
Avklar forventninger rundt ressurser: Før dere søker er det viktig at alle samarbeidspartnere er enige om:
a) økonomi - beregne kostnader (TDI)
b) egenandeler og forskningstid
c) eierskap til resultatene/immaterielle rettigheter (IPR)
d) personal- og HMS-ansvar
Prosjektøkonomen hjelper deg med dette. Dette skal til slutt godkjennes av ledelsen.
Samhandlingsverktøy: Anbefalt tjeneste er Teams der man oppretter team.
Arkivering av søknad: Send en kopi av søknaden til støtteapparat.

Tildeling av midler: Det er ikke alltid man får alle de pengene man har søkt om. Kontakt lokal prosjektstøtte og eventuelt instituttleder for å drøfte om du må justere prosjektet i forhold til de midlene du har fått. Du kan også forsøke å finne ytterligere finansiering.
Forhandle om kontrakt: For alle eksternt finansierte prosjekter skal det foreligge en kontrakt. Forhandlingen gjøres i samarbeid mellom prosjektleder, instituttleder, forskningsrådgiver, prosjektøkonom og juridisk rådgiver. Ta tidlig kontakt med disse.

Forskningsrådet: I prosjekt som involverer Forskningsrådet skal det lages en kontrakt mellom NTNU og Forskningsrådet. I tillegg skal det lages en samarbeidsavtale (konsortieavtale og/eller samhandlingsavtale) mellom partene som har status som partnere i prosjektet.

Tidsfrister for kontrakter og avtaler: Det er viktig at du merker deg tidsfristene for hva som skal leveres når, og passer på at støtteapparatet også er informert om fristene.
Mal for kontrakt: Har NTNU ansvar for å utarbeide kontrakten, skal NTNUs kontraktsmaler brukes. Lokal prosjektstøtte hjelper til med utforming av kontrakten. Avklar med støtteapparatet hvem som skal signere, dette kommer også fram på side om signeringsfullmakt.

Oppstartsmøte mellom prosjektledelse og administrasjonen.
a) Hvordan skal rapporteringen foregå? Hvem rapporterer hva/når?
b) Avklare HMS (risikovurdering, HMS-ansvar)
c) Avtale møtefrekvens
d) Gjennomgå rutiner for timeføring (hvis oppdragsgiver krever det)
e) Avklare eventuelle utlysninger av stillinger
Prosjektnummer: Kontakt din prosjektøkonom for å få opprettet et prosjektnummer.
Ansettelser: Fremgangsmåte ved ansettelse av medarbeidere.
Innleie av egne ansatte: NTNU kan ikke leie inn egne ansatte som selvstendig næringsdrivende.
HR-konsulenten bistår med dette.
Bruk av midler
- Ved innkjøp av vitenskapelig utstyr mm - her er regelverket komplisert. Ta kontakt med fakultetets innkjøpsseksjon.
- Deltakere i et prosjekt bør ha innsyn i prosjektets økonomi og bruk av ressurser. Åpenhet er viktig for å unngå konflikter og mistenkeliggjøring i forhold til ressursbruken.
- Forskningsledere og forskere skal kunne redegjøre for bruk av midler de har fått til rådighet.
- Er du i tvil om hva du kan disponere pengene til, kontakt din prosjektøkonom.
Samhandlingsverktøy: Anbefalt tjeneste er Teams der man oppretter team.
Kommunikasjon: Kommunikasjonsstøtte til forskningsprosjekt, satsingsområder og senter.

Status og endring: Hold lokal prosjektstøtte og prosjektøkonomen orientert om prosjektstatus og prosjektendringer.
Oppfølging av kontraktsforpliktelser: Sørg for at noen har ansvar for å følge med på at kontrakten blir etterfulgt og at endringer blir håndtert. Hvis prosjektet har en styringskomité er det naturlig at NTNUs representant i komitéen + du som prosjektleder følger opp forpliktelsene.
Rapportere framdrift: Finansieringskilden krever ofte framdriftsrapporter. Prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men lokal prosjektstøtte og prosjektøkonom kan bistå.
Resultater og formidling: Publiser og registrer publikasjoner i Cristin. Vurder hvilke resultater og aktiviteter som kan egne seg for formidling til et bredere publikum.
Vurder nye prosjektmuligheter: I løpet av prosjektperioden kan det oppstå spennende resultater eller muligheter som kan være kandidater for nye prosjektsøknader. Tenk gjerne på dette før nåværende prosjekt tar slutt.