NB: Prosedyren er under utarbeidelse og ikke ferdigstilt [24.06.25].

Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at enheter jevnlig kartlegger arbeidsmiljøet og iverksetter tiltak, der det er nødvendig. 

Omfang og forankring

Prosedyren gjelder alle enheter ved NTNU.

Definisjon

Grovkartlegging er en innledende vurdering av aktuelle arbeidsmiljøfaktorer ved en enhet (for eksempel et institutt) for å identifisere behov for ytterligere kartlegging. 

Pålogging og uthenting av rapport

• [Sett inn lenke til skjema for grovkartlegging]
• [Sett inn lenke som gir oversikt over "Mine" grovkartlegginger
• [Sett inn lenke som sammenstiller ulike grovkartlegginger, f.eks. for institutt, fakultet eller FA]

Før gjennomføring av grovkartlegging

Enheten må:

• Beslutte hvem som skal gjennomføre grovkartleggingen.
  • Grovkartleggingen må utføres av en gruppe som kjenner arbeidsoppgavene ved enheten godt. Som et minium skal ledelsen (instituttleder, kontorsjef), HMS-koordinator, evt. HR-rådgiver og verneombud må delta.
• Gjøre seg kjent med denne prosedyren og skjema for grovkartlegging.
• Dele ansatte ved enheten inn i grupper.
  • En gruppe er ansatte som utfører samme type arbeidsoppgaver under tilsvarende forhold, f.eks. administrativt ansatte, lab-ansatte, teknisk ansatte, etc. 
• Ta gjerne utgangspunkt i evt. tidligere grovkartlegginger.

Det er ikke nødvendig å samle detaljerte opplysninger om for eksempel avviksmeldinger, sykefraværsstatistikk, o.a. Dette må evt. gjøres i oppfølgingen etter grovkartleggingen.

Gjennomføring

• Grovkartlegging gjennomføres vanligvis i et møte.
• Fyll ut skjema for grovkartlegging. Skjemaet tar utgangspunkt i Arbeidstilsynets arbeidsmiljømodell.
  • Vurder hvilke arbeidsmiljøfaktorer som er relevante (se hjelpetekst ved å klikke på "spørsmålstegn").
  • Vurder om arbeidsmiljøfaktorene er tilstrekkelig kartlagt, eller er det behov for ytterligere kartlegging.
  • Vurder om det er behov for bistand fra bedriftshelsetjenesten. 
  • Begrunn vurderingene.
• Du kan innhente innspill/kommentarer fra andre ved å benytte funksjonen "Høringsrunde" i menyen til venstre i skjemaet.

Etter gjennomføring

• Før opp behov for ytterligere kartlegging i enhetens HMS-handlingsplan [Sett inn lenke til EQS handlingsplan og prosedyre for denne]. Ytterligere kartlegging kan f.eks. være:
  • HMS-runde
  • Befaringer
  • Yrkeshygieniske målinger
  • Ergonomisk kartlegging
  • Målrettede risikovurderinger
  • Individuelle arbeidsmiljøsamtaler 
• Ta kontakt med bedriftshelsetjenesten ved behov for bistand [Sett inn lenke til bestillingsskjema]
• Grovkartleggingen presenteres/deles i henhold til enhetens egne rutiner. Leder skal holdes orientert.
• Hvis det er gjort grovkartlegging av flere grupper eller enheter, kan disse sammenstilles. Dette er nyttig dersom man ønsker å se på arbeidsmiljøsituasjonen for et fakultet, Fellesadministrasjonen, evt. institutt. 

Arbeidshelseundersøkelse

Det anbefales at enheter som trenger bistand til å definere hvilke ansatte som skal ha arbeidshelseundersøkelse markerer disse arbeidsmiljøfaktorene med rød farge og bestiller bistand fra bedriftshelsetjenesten. Se fremgangsmåte her: Krav til arbeidshelseundersøkelse. 

[Markering av faktorene med forskriftskrav til arbeidshelseundersøkelse i EQS-skjemaet]

Brukerveiledning

Farger/verdier 
Status for arbeidsmiljøfaktorene graderes fra 0 til 3 i henhold til følgende skala:

[Hvit]  0 = Uaktuell arbeidsmiljøfaktor

 1 = Ytterligere kartlegging ikke nødvendig, men må vurderes dersom arbeidsmiljøfaktoren endres

 2 = Ytterligere kartlegging bør vurderes

 3 = Ytterligere kartlegging må utføres

Fargekoding brukes til prioritering av ytterligere kartlegging. Kartlegging av arbeidsmiljøfaktorer med rød farge prioriteres før arbeidsmiljøfaktorer med gul farge.

Nærmere beskrivelse av grovkartlegging

Arbeidsmiljøfaktorene vurderes på en skala fra 0 til 3, og må suppleres med en begrunnelse. Vurderingene baseres på skjønn og erfaring. 

Relaterte dokumenter

• HMS-runde
• Retningslinje for risikostyring og risikovurdering knyttet til HMS
• Prosedyre for gjennomføring av HMS-risikovurdering

Relaterte verktøy

• Risikoanalyse teori og metoder – bok av Marvin Rausand og Ingrid Bouwer Utne
• Risikovurdering, faktaside – Arbeidstilsynet
• ROSS Gemini Centre (risiko- og sårbarhetsstudier/reliability and safety studies)

Lovverk

• Arbeidsmiljøloven § 3-1 (2)c
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning - Arbeidstilsynet
  • Kap 7 Risikovurdering
  • Kap 8 Opplæring
  • Kap 15 Bruk av personlig verneutstyr
• Arbeidsplassforskriften - Arbeidstilsynet
  • Kap 5 Skilting og merking
  • Kap 8 Arbeid i omgivelser som kan medføre eksponering for biologiske faktorer
• Forskrift om utførelse av arbeid - Arbeidstilsynet
  • Kap 2 Stoffkartotek
  • Kap 3 Arbeid hvor kjemikalier kan utgjøre en fare for arbeidstakeres sikkerhet og helse
  • Kap 4 Asbestarbeid
  • Kap 5 Varmt arbeid
  • Kap 6 Arbeid i omgivelser som kan medføre eksponering for biologiske faktorer
  • Kap 7 Arbeid med fare for forplantningsskader
  • Kap 8 Arbeid ved avløpsanlegg
  • Kap 14 Arbeid som kan medføre eksponering for støy eller mekaniske vibrasjoner
  • Kap 16 Kunstig optisk stråling
• Forskrift om tiltaksverdier og grenseverdier - Arbeidstilsynet
• Liste over klassifiserte biologiske faktorer (smitterisikogrupper)
  • Kap 2 Støy
  • Kap 3 Vibrasjoner
  • Kap 4 Stråling
  • Kap 5 Kjemikalier
• Strålevernforskriften – Statens strålevern
• Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet i virksomheter - Internkontrollforskriften

Om prosedyren

Kontakt

• Seksjon for HMS: hms@ntnu.no
• Orakeltjenesten - Kontaktes ved tekniske feil (f.eks. dersom du ikke får tilgang eller dersom personer ikke lar seg finne i systemet)
• Bedriftshelsetjenesten – Kan kontaktes ved behov for faglig bistand i risikovurdering.