Denne siden er tiltenkt både helt ferske ledere og ledere som går inn i en ny rolle.

Se også: Temaside Ny ved NTNU | Temaside om lederstøtte

Å være ny som leder kan være krevende. Du vil få en ny rolle blant kolleger og møte nye forventninger. Å ha et bevisst forhold til den nye rollen vil gjøre overgangen lettere og kan bidra til større grad av egenutvikling. Selv om du tidligere har vært leder vil overgangen til en ny lederposisjon kunne oppleves utfordrende.

Gode råd til nye ledere

Hva er utfordringen?

Den første tiden som leder kan være særlig krevende. En ny rolle, med nye forventninger, skal fylles. Samtidig skal du bli kjent med organisasjonen fra et nytt ståsted og løsrive deg fra deler av din gamle rolle. Å utvikle en god organisasjonsforståelse vil også være viktig. Dette bør prioriteres både av nye ledere som ikke har jobbet på NTNU før, men også av erfarne NTNU-ansatte som går inn i en ny lederrolle.

Noen råd til nye ledere

1. Avklar din lederes forventninger. Ikke tro at du vet hva som forventes fordi du kjenner organisasjonen og lederen godt fra før. Møt din nærmeste leder og sørg for en grundig forventningsavklaring fra starten av.
2. Finn nye støttespillere. Hvis du leder tidligere kolleger vil du gå fra å være en av gjengen til å bli den de snakker om. Aksepter at det er naturlig. Du vil trenge støttespillere for å få dine saker igjennom i ledergruppen. Fokuser på gode relasjoner til nøkkelpersoner på tvers av organisasjonen.
3. Overlever gamle oppgaver som tilhører din forrige stilling. Sett krav til at du skal ha tid nok til å lede. Sørg for overlevering av dine prosjekter før tiltredelse – også dine yndlingsprosjekter.
4. Deleger så mye som mulig fra starten. Du trenger å frigi mer tid enn du tror innledningsvis. Ikke bare tenk på delegering som avlastning for deg selv, delegering kan også gi medarbeiderne en mulighet til utvikling og bidra til økt oppgaveforståelse og utvikling av gruppa di som helhet.
5. Be om tilbakemeldinger så ofte du kan. På den måten kan du sjekke om din adferd samsvarer med dine intensjoner.
6. Sett av tid til egenutvikling. Be om å få delta på et lederutviklingsprogram, når dette lar seg gjøre. Tid til refleksjon og påfyll av teori innen ledelse, ved siden av jobben som leder, vil sette fart på din utvikling.
7. Lag en plan for de første tre månedene. Bruk deler av tiden de første 1-2 ukene til overblikk og samtaler. Tenk nøye igjennom kortsiktige og langsiktige prioriteringer og legg en plan. Kommuniser planen til medarbeiderne slik at de vet hva du kommer til å ha fokus på den første tiden.
8. Tid til refleksjon. Sett av – i kalenderen – et par timer hver uke til å gå igjennom konkrete erfaringer, reflektere over disse og justere kursen ut fra hva du har lært.
9. Sørg for god forankring om du vil lykkes med å gjennomføre endringer. Finn ut hvem som påvirkes av endringene du ønsker å gjennomføre, og hvem som har medbestemmelse. Informer og kom i dialog med slike personer så tidlig som mulig. Dette kan gjøres gjennom en-til-en samtaler eller fellessamlinger.
10. Avklar forventninger med dine medarbeidere. Hva slags forventninger du og dine medarbeidere har til hverandre? Hvordan bør samarbeid foregå? Husk å kommunisere forventningen du har til de du skal lede! Folk liker å bli stilt forventninger til.

Det viktige som ikke haster – om prioriteringer i lederrollen

Som leder er det viktig å prioritere. Hverdagen er full av oppgaver og det er mange som vil ønske en bit av din tid. Om du ikke evner å prioritere selv, vil andre gjøre det for deg. Dette kan gå utover din gjennomføringsevne.

Det er derfor viktig å legge en plan for hva du ønsker å få til som leder, og prioritere deretter. Figuren under kan hjelpe deg å kategorisere dine gjøremål:

Bilde: Som leder er det viktig å prioritere det som er viktig, fremfor det som haster

Oppgaver kan plasseres i en av fire kategorier:

• Viktig og haster
  • Dette er oppgaver du bør prioritere. Oppgaver i denne kategorien har ofte en tidsfrist, som gjør at de prioriteres.
• Mindre viktig, men haster
  • Dette er oppgaver som ofte får for mye oppmerksomhet. Eksempler er lite viktige møter, eller telefonsamtaler du egentlig ikke har tid til. Oppgavene tar deg ikke nærmere ditt mål men siden de har en klar tidsfrist, eller en plass i kalenderen, blir de ofte gjort. Som leder bør du vurdere om slike oppgaver kan delegeres eller nedprioriteres.
• Viktig, men haster ikke
  • Dette er oppgaver du bør prioritere, men som ofte utsettes. Eksempler er planlegging, relasjonsbygging og forventningsavklaringer med medarbeidere. Oppgavene er viktige, men de er slik at de aldri «må» gjøres i morgen. Som leder bør du sette av tid til slike oppgaver.
• Uviktig og haster ikke
  • Dette er avbrytelser og irrelevante oppgaver som kan dukke opp. Som leder bør du vurdere å si nei til slike oppgaver.

Å prioritere på en god måte handler ofte om å gjøre mer av det som er viktig men ikke haster, og mindre av det som er mindre viktig men haster. Dette illustreres av pilen i figuren. Å ha en klar plan for hva du ønsker å oppnå som leder vil gjøre det lettere å prioritere riktig.

De første ukene og månedene - få oversikt

Organisasjonen

Få oversikt over delene av organisasjonen som nå er relevant for deg:

• Finn ut hvem som gjør hva på fakultet, institutt og fellesadministrasjonen. Hva er relevant for deg? Bruk gjerne dette organisasjonskartet for å orientere deg. Gjennom å blir kjent med støttefunksjonene er det mulig å finne personer du kan tenke høyt med. Eksempler på støttefunksjoner er:
  • Personal/HR. Bli kjent med medarbeidere i denne funksjon for å få innspill rundt ledelse og medarbeiderhåndtering
  • HMS, i arbeidet for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø
  • Økonomi
  • IT
  • Studie
  • Drift og eiendom
• Få oversikt over andre nøkkelpersoner som kan være hensiktsmessig å ha en relasjon til på ditt fakulteter og i andre på avdelinger. Dette kan være:
  • Studenter
  • Verneombud
  • Andre ledere
  • Tillitsvalgte
  • Medarbeidere som er i din linje i organisasjonen
• Ta kontakt med personer du opplever at kan bli viktige for deg i din lederstilling. Dette kan være både medarbeidere i støttefunksjoner og andre. Både oversikt og relasjoner skapes best gjennom personlige møter.

Administrative systemer

Se oversikt over ulike administrative systemer ved NTNU. Du finner veiledninger på Innsida, og det arrangeres jevnlig kurs.

Når du aktiverer din brukerkonto som nyansatt, får du basistilganger som NTNU brukernavn og passord, Feide, printer, Innsida, filområder, Microsoft 365 med Teams og e-post.

Under ser du liste over administrative systemer du som leder har en rolle i. Sjekk om det i tillegg er andre systemer som er særlig viktige på din enhet.

Elements saksbehandling

Lederen over deg bestiller tilgangen du skal ha i Elemenets.

Se Leder og lederstøttes bruk av Elements for din rolle i sak- og arkivsystemet.

Selvbetjeningsportalen for arbeidstid, fravær, reiseregninger

Når du gjennom ansettelsen registreres som leder, får du nødvendige roller i Selvbetjeningsportalen. Det er et system for å administrere arbeidstid, fravær, reiseregninger m.m. ved din enhet. I "Min innkurv", ser du hvilke oppgaver som trenger behandling.

Les mer om roller, innlogging og oppgaver i Selvbetjeningsportalen for ledere.

NAV for oppfølging av sykmeldte

Når en ansatt blir sykmeldt, vil du som er nærmeste leder med personalansvar motta beskjed fra NAV.

Se System for oppfølging av sykemeldte ansatte for informasjon om innlogging og oppgaver.

Bevisst og DFØ Innsikt for HR-analyse og virksomhetsstyring

NTNU bruker to ulike verktøy som gir deg oversikt over fravær, ansettelser, lønn og annen personaldata for enheten din.

Se HR-analyse for veiledning.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

For å få et godt og trygt arbeidsmiljø kreves et systematisk og kontinuerlig HMS-arbeid.

Her finnes oversikt over ditt ansvar for HMS-arbeidet ved din enhet.

Unit4 ERP kostnadsgodkjenning

Som leder har du rollen som kostnadsgodkjenner.

Se Godkjenning i Unit4 ERP for info om rollen, oppgaver og NTNU sin økonomimodell.

Berg-Hansen reise-bestilling

NTNU har rammeavtale med Berg-Hansen reisebyrå.

Bestille varer og tjenester

Som leder skal du sannsynligvis godkjenne bestilling av varer og tjenester på din enhet. Denne prosessen er det lurt å gjøre seg kjent med.

Hold deg oppdatert

• Lær deg å navigere på innsida og i meldingskanaler. Innsida kan settes opp slik at den er tilpasset deg. Gjennom meldingskanalen kan du abonnere på informasjon som er relevant for deg og din enhet.
  • Sjekke at du er lagt til kanalen "Ledelse ved NTNU".
• Kontakt Orakeltjenesten om du har tekniske spørsmål knyttet til IT-systemer.
• Les Universitetsavisa for å holde deg oppdatert

Maler, lenker og videre lesning for nye ledere

• Handbook of leadership - Content, Bernard M. Bass
• Kurset "Ta sats", for nye ledere i staten, DFØ
• Search inside yourself, program videos

Se også

• Selvledelse - for ledere
• Utvikle ditt lederskap - for ledere
• Endringsledelse
• Team og ledergrupper
• Møteledelse
• Lederkommunikasjon
• Lederrollen