Wikier

Prosjektprosessen ved ISM

Dette er en støtteside for forskere ved ISM. Her finner du verktøy, nyttige lenker og annen relevant informasjon til hjelp i alle faser i et forskningsprosjekt;  fra idé og søknadsprosess til gjennomføring, og avslutning.

Målet med disse sidene er å gi kort informasjon som er særlig aktuelt for ansatte ved  ISM.  Forskningsstøttesidene er ment for internt bruk ved ISM, og skal ikke erstatte annen informasjon som er tilgjengelig ved NTNU.

Hvem er forskningsstøtte ved ISM?

Oversikt over administrative støttefunksjoner ved ISM

Kontakt ISMs forskningsstøtte på e-post forskningsstotte@ism.ntnu.no

Forskningsstøtte ved ISM kan bidra med:

Søknader og budsjett
Forskningsprosjekt – støtte for ledere av prosjekt
Veiledning for helseforskning

Nyttige NTNU-ressurser:

1) Søke midler

Strategi: Forsikre deg om at ideen og prosjektet du skal søke midler om er i tråd med instituttets strategi

Søknadsportalen

Til Søknadsportalen

Guide til Søknadsportalen (pdf)

Rutine for søknadsregistrering (pdf)

Alle søknader om ekstern finansiering til forskningsprosjekter SKAL registreres i søknadsportalen MINIMUM 3 uker før søknadsfristen. Dette gjelder også dersom du er med som partner og det skal komme penger til ISM. Registreringen danner grunnlag for videre oppfølging fra forskningsstøtte, samt godkjenning av budsjettet i økonomisystemet. Dette er viktig, da alle prosjekter som innebærer ekstern finansiering skal godkjennes av instituttleder.

Alle søknader om eksterne midler skal altså legges inn, uavhengig av kilde: NFR, EU, Stiftelsen DAM, et legat, Samarbeidsorganet, Kreftforeningen, en pasientforening eller andre kilder.

Hvis du bestemmer deg for ikke å søke, så gir du forskningsstøtte beskjed. Da kan vi registrere dette for deg. Hvis søknaden ikke innvilges, gi oss beskjed så skal vi registrere dette for deg. Hvis søknaden innvilges vil prosjektøkonomene registrere den som innvilget når det opprettes en avtale og et prosjektnummer for bevilgningen.

EU-søknader

Bistand til EU-søknader kan gis av Søknadshjelpen ved MH. Søknadshjelpen har frister for innmelding av søknader. Expression of Interest (EOI) må meldes inn minimum 6 måneder før søknadsfristen.

EU-søknader skal også registreres i Søknadsportalen.

Utenlandsopphold

Hvis du skal på utenlandsopphold må du lese informasjon om forskningstermin

Tips, huskeliste og ressurser i søknadsprosessen

Alle prosjekter må være i tråd med instituttets strategi
Involver forskningsstøtte så tidlig som mulig via postkassen forskningsstotte@ism.ntnu.no

Ressurser

Nyttige NTNU-ressurser:

2) Oppstart av prosjektet

Oppstartsmøte: Ved tildeling ønsker vi at dere har et oppstartsmøte med forskningsstøtte.

Prosjektnummer: Prosjektnummer opprettes av prosjektøkonom. Dette kan først opprettes etter at tildelingsbrevet er mottatt.

Ansettelser: ISM har lokal HR-støtte. Ta kontakt med Rebecca Hembre Storli

Avtaler

Alle avtaler går gjennom forskningsstøtte før signering av instutttleder. For bistand til avtaler med finansieringskilde eller ved samarbeid og deling av data, ta kontakt med forskningsstøtte.

Det må signeres en avtale med finansieringskilden. For prosjekter som innebærer samarbeid med andre eller større konsortium vil det være behov for avtaler med andre parter. Forskningsstøtte kan hjelpe deg i gang med avtaler. Kontrakter ut over standard NTNU-maler bør gjennomgås av juridisk før inngåelse. På siden Kontraktsmaler og signeringsfullmakter finner du NTNUs maler for blant annet:

Samarbeidsavtale
Konsortieavtale
Topartsavtale Bidragsforskning
Topartsavtale oppdragsprosjekt

Maler for personopplysninger: Her finner du avtalemaler for overføring av personopplysninger

Risikovurdering, datahåndtering og personvern

Risikovurdering av prosjektet kan gjøres i denne fasen. Her finner du mal for risikovurdering

Hvilke data skal du bruke og hvor må du søke eller melde: se neste avsnitt om Helseforskning

Alle prosjekt skal ha en datahåndteringsplan/Data Management Plan (DMP). Se mer på siden om datahåndtering og personvern

Helseforskning

Alle prosjekter som faller inn under helseforskning må søke om godkjenning fra Regional etisk komité (REK) før oppstart, i henhold til Helseforskningsloven §33.

Har du behov for veiledning angående helseforskning, søknader om data eller registerkoblinger, ta kontakt med forskningsrådgiver Maiken Elvestad Gabrielsen

Helseundersøkelsen i Trøndelag (HUNT) er en stor kilde til forskning ved instituttet. HUNT har god informasjon og veiledning på sine nettsider om forskning om blant annet spørreskjema, samtykker, registerkoblinger, REK-søknader og publisering av artikler.

NTNU har gode veiledninger for Helseforskning:

Andre nyttige lenker:

3) Gjennomføring

Økonomi: Prosjektleder er faglig og økonomisk ansvarlig for prosjektet og må holde seg oppdatert på prosjektets økonomi. Dette kan du gjøre ved å bruke Prosjektlederportalen

Prosjektøkonomene kan gi bistand til prosjektleder. Har du ikke tilgang til portalen, ta kontakt, så kan vi bistå med dette.

Status og endring: Hold prosjektøkonomen orientert om prosjektstatus og prosjektendringer. Informer PØ/HR om endringer (søknads- og gjennomføringsfasen), endringer i personell (sykdom, permisjoner), forlengelse, forventet reduksjon / økning av driftsmidler eller forskyvninger i tid/sum.

Rapportering: Finansieringskilden krever ofte framdriftsrapporter og regnskapsrapportering. Prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men prosjektøkonomen kan bistå med regnskapstall og økonomisk status.

Endringsmeldinger: Ved behov for endringer ta kontakt med din prosjektøkonom.

Innkjøp og reiser: Hvis du skal gjøre innkjøp av varer og tjenester anbefaler vi at du kontakter Innkjøpsenheten ved MH-fakultetet (innkjop@mh.ntnu.no) på forhånd, for å sikre at alle regler ifm. innkjøp blir fulgt. Mari Lier for ISM og Thor Arild Skaset for HUNT, bistår med det meste angående innkjøp. Mer info om Innkjøpsenheten ved MH

Husk også at du må fylle ut skjema for innkjøpsbehov før du foretar bestillinger.

Info og lenke til bestillingsskjema | Info om reiseregning og hvordan man skal fylle ut

Publisering og åpen tilgang til forskningsdata

NTNU krever åpen tilgang. Her finner du informasjon om publisering og åpen tilgang:

Se også mer informasjon i avsnitt om open data på ISMs informasjonsside om datahåndtering og personvern

Presentasjon, formidling/kommunikasjon og nettsider

Det er viktig å få publisitet rundt ISM sin forskning og at du når ut til de aktuelle målgruppene for prosjektet ditt med forskningsresultater. Velg rett kanal og framgangsmåte – ulike målgrupper krever ulike kanaler og tilpasninger. Ta kontakt med ISMs kommunikasjonsrådgivere for råd og støtte.

NTNU har maler for powerpoint/lysark, logo til nedlasting, postermaler og maler til andre trykksaker med mer. Se logo og maler på NTNU. Se også Kommunikasjonsstøtte til senter og prosjekt

Nyttige lenker ifm gjennomføring av forskningsprosjekt:

4) Avslutning

Økonomi: Prosjektleder er selv ansvarlig for sluttrapportering. Ta kontakt med prosjektøkonomen for regnskapstall.

Tilgjengeliggjøring av data og resultater: se avsnittet open data i Personvern og forskningsdata ved ISM

Helseforskning: Du må fylle ut sluttrapport hos REK.

Plan for lagring av data ved prosjektslutt: For helseforskningsprosjekter godkjent av REK skal alle data i prosjektet oppbevares i 5 år etter prosjektslutt for kontrollhensyn. ISM jobber med å utarbeide rutiner for lagring av data ved prosjektslutt. Har du et prosjekt som avsluttes, ta kontakt med personvern@ism.ntnu.no