Wikier

ePhorte - sak- og...

Brukerveiledninger for ePhorte

Hovedside DOKU

Brukerveiledninger og saksbehandlingsstøtte for ePhorte. Se listen over undersider nederst for lenker til de forskjellige bruksanvisningene, spesifikke varianter finnes noen steder under disse igjen.

Se også sidene Arkivnøkler og Regelverk i arkivplanen.

Saksbehandling og arkivering i ePhorte

Bruk og gjenbruk av brukerveiledninger

Brukerveiledningene er produsert av Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU) for NTNUs brukere av ePhorte. Undersidene med de enkelte brukerveiledningene er underlagt lisensen CC BY-NC-SA 4.0, altså kan de deles og gjenbrukes fritt innen og utenfor NTNU, gitt at "DOKU, NTNU" - med lenke - tydelig oppgis som opphav. Materialet kan ikke benyttes til kommersielle formål, og må følge samme lisens ved bearbeidelse.

Child Pages (41)

  • ePhorte - Angre utsjekking

    1. Klikk på pilen ved dokumentet som er utsjekket 2. Velg Angre utsjekking fra nedtrekksmenyen 3. I vinduet som åpner, klikk OK Feilmelding Hvis du får en feilmelding når du forsøker å åpne...

  • ePhorte - Avskrive flere journalposter

    1. Under Saksbehandlersøk, klikk på Ubesvart post (I, N) 2. Huk av journalpostene du vil avskrive. NB: Du kan ikke huke av og avskrive I - Inngående og N - Notat i samme operasjon 3. Velg en av...

  • ePhorte - Besvare og avskrive restanse

    Innhold: Avskrive restanse Besvare restanse Avskrive restanse 1. Klikk på Ubesvart post (I, N) i venstremenyen i ePhorte for å se alle brev og notater som krever oppfølging fra deg. De har alle er...

  • ePhorte - Bytte dokumenttype

    1. Klikk på Nedtrekksmenyen ved ikonet til journalposten, velg Funksjoner og klikk på Bytt dokumenttype 2. I vinduet som åpner velger du ny dokumenttype og trykker på Lagre 3. Dokumenttypen er nå...

  • ePhorte - Ekspedere utgående brev med Sikker Digital Forsendelse

    1. Under fanen Mottakere skal personnummeret til mottakeren ligge i kolonnen Kortnavn. 1.a. Hvis det ikke er et personnummer der, så må du søke etter det. Klikk på forstørrelsesglasset for å åpne...

  • ePhorte - Eldre brukerveiledninger

    Merk: Videoer det vises til under kan kun spilles av i Internet Explorer. Disse ressursene er under revisjon høsten 2019 og våren 2020. Avskrive (video) Besvare (video) Elektronisk ekspedering av...

  • ePhorte - Elektronisk ekspedering til signeringsoppdrag

    Innhold: Hvem kan motta elektronisk ekspedert post for signering Komme i gang Søke etter person Legge til person manuelt Ekspeder dokumenter elektronisk til signeringsoppdrag Overføring feiler...

  • ePhorte - Elektronisk ekspedering til virksomhet

    Innhold: Hvem kan motta elektronisk ekspedert post Komme i gang Søke etter virksomhet Legge inn virksomhet manuelt Ekspeder journalpost med dokumenter Overføring feiler Nødløsning eFormidling er et...

  • ePhorte - Endre passord i Importsentralen

    1. Nederst i venstremenyen, klikk på Adm. verktøy 2. Klikk på plusstegnet ved SGK-funksjon, igjen ved Importsentral, og deretter på Private importsentraler 3. Klikk på pilen ved ikonet til venstre...

  • ePhorte - Feilmeldinger

    Innholdsfortegnelse [-] Uvanlige tegn i tittel eller metadata På feltet Mappetype Med journalposter Status R Utsjekking av dokumenter og midlertidige filer ePhorte responderer ikke Uvanlige tegn i...

  • ePhorte - Ferdigstille journalpost

    I søket Under arbeid i venstremenyen finner du journalpostene med status R - Reservert som må gis status F - Ferdigstilt. Husk også sjekklisten på Arkivplanen før du ferdigstiller. 1. Klikk på...

  • ePhorte - Ferdigstille notat eller brev

    Når du ferdigstiller et internt notat, sender du notatet til mottaker i det du setter status til F. Det betyr at det er klart for journalføring, slik at DOKU kan kvalitetssikre journalposten. Når...

  • ePhorte - Ferdigstille saksmappe

    1. Klikk på mappeikonet med en pil ved tittelen på saksmappen 2. Fra nedtrekksmenyen, velg Marker som ferdig Mappen får nå status «Ferdig fra saksbehandler».

  • ePhorte - Fordele kopier

    1. Klikk på Fordel kopier i venstremenyen, deretter på tittelen til det du vil fordele 2. Klikk på fanen Interne mottakere, deretter på pilen ved personikonet ved siden av mottakeren som har navnet...

  • ePhorte - Godkjenningsflyt

    En godkjenningsflyt er når en journalpost skal godkjennes av flere enn én person, og vil se slik ut i ePhorte: Innholdsfortegnelse [-] Godkjennere Søk i venstremenyen Slette Merk status for hver av...

  • ePhorte - Importere arbeidsavtale og sende til HR-LONNHR

    Arbeidsavtaler skal registreres som I - Inngående journalpost, i personalmappen du har opprettet. 1. Klikk på pilen ved mappeikonet, klikk deretter på Ny journalpost og velg Ny inngående fra...

  • ePhorte - Importere arbeidsavtale og sende til ØK-TJEN

    [[ePhorte - Importere arbeidsavtale og sende til HR-LONNHR]]

  • ePhorte - Importere filer fra disk

    Finn først frem saken du skal importere én eller flere filer til og åpne den. Hvis du ikke har en journalpost Hvis du har en journalpost Hvis du ikke har en journalpost 1. Klikk på mappeikonet ved...

  • ePhorte - Interne kopimottakere

    Når du skal sende kopi til interne mottakere, så skal disse ikke føres opp under fanen «Eksterne mottakere». Så dette oppsettet blir feil: Riktig oppsett blir slik: 1. Klikk på fanen Interne...

  • ePhorte - Knytte sammen utgående svar med inngående brev

    1. Klikk på nedtrekksmenyen ved ikonet til journalposten, velg Funksjoner, Angi som svar, klikk på Inngående 2. I vinduet som åpner klikker du på Forstørrelsesglasset 3. Huk av for brevet svaret...

  • Ephorte - kodeoversikt

    Hovedside DOKU Oversikt over koder og terminologi i Ephorte. Hvilke koder du vil møte, er avhengig av hvilken rolle du har i Ephorte. Koder for: Typer dokument Status på sak Status på journalpost -...

  • ePhorte - Legge til flere saksbehandlere på N- og X-notat

    1. Klikk på tittel til notatet du vil legge til saksbehandlere på 2. Klikk på pilen ved siden av ikonet på fanen Avsender/Mottaker () 3. Fra nedtrekksmenyen, velg Ny intern mottaker 4. I vinduet...

  • Ephorte - ofte stilte spørsmål

    Hovedside DOKU Sjekk om du kan finne det du lurer på angående ePhorte på denne lista. Innholdsfortegnelse [-] Logg på Logg på Outlook klient Nettleser Glemt passord? Kan jeg øve meg på ePhorte? Er...

  • ePhorte - Opphev avskriving

    Å avskrive betyr å ferdigstille, altså avslutte en journalpost eller besvare en restanse. Når du da opphever avskrivingen, betyr det at du gjenåpner journalposten eller gjenoppretter restansen. Her...

  • ePhorte - Opprette N-notat

    Finn frem saken i ePhorte og åpne den. 1. Klikk på ikonet ved Journalposter-fanen og velg Nytt notat (N) fra nedtrekksmenyen 2. Fyll inn feltene Innhold og legg til Mottaker 2.a. Husk riktig...

  • ePhorte - Opprette personalmappe

    1. Klikk på mappeikonet med et plusstegn i verktøylinja øverst for å opprette en ny sak 2. I vinduet som åpner er feltene Dato, Arkivdel og Journalenhet automatisk fylt in 2.a. I feltet Tittel,...

  • ePhorte - Opprette saksmappe

    Før du oppretter en ny sak bør du utføre et søk for å se om det allerede eksisterer en saksmappe du kan ta i bruk. Hvis det gjør det trenger du ikke opprette en ny saksmappe. 1. Klikk på...

  • ePhorte - Opprette tilgangsgruppe på sak- og journalpostnivå

    1. Klikk på pilen ved siden av tittelen på saken, deretter velger du Funksjoner – Tilgangsgruppe og Lag tilgangsgruppe 2. I vinduet som åpner, klikk på forstørrelsesglasset for å søke opp...

  • ePhorte - Opprette utgående dokument

    1. Klikk på pilen ved mappeikonet, Ny journalpost i nedtrekksmenyen, og velg Ny utgående 2. I vinduet som åpner skal du fylle inn metadata 2.a. I feltet Innhold fyller du inn tittelen, for eksempel...

  • ePhorte - Opprette X-notat

    1. Klikk på pilen ved mappeikonet, Ny journalpost i nedtrekksmenyen, og velg Nytt notat (X) 2. I vinduet som åpner skal du fylle inn metadata 2.a. I feltet Innhold fyller du inn tittelen, for...

  • ePhorte - Overføre tilgangsgruppe til alle journalposter

    1. Klikk på pilen ved mappeikonet, deretter Funksjoner i nedtrekksmenyen. Velg Tilgangsgruppe og klikk på Overfør tilgangsgruppe til journalposter

  • ePhorte - Postfordeling og omfordeling

    Innhold: Omfordeling - Endring av enhet/saksbehandler Velg rett rolle/enhet Stjernefunksjon * Søk etter administrative enheter "Varsle med e-post" Fordele brev og notat og kopier Selvplukk av...

  • ePhorte - Pålogging

    Åpne ePhorte via Start-menyen i Windows Åpne ePhorte via programfarmen Logge inn i ePhorte Du kan logge deg på ePhorte på to måter: Via Start-menyen i Windows 1. Klikk på forstørrelsesglasset...

  • ePhorte – Reserverasjon mot digital kommunikasjon

    Hvis en person har ikke digital postkasse og ikke har reservert seg mot digital kommunikasjon, får vedkommende journalpost fysisk i postkassen. Hvis mottakeren har reservert seg, kan ikke...

  • ePhorte - Sammenstille dokumenter i en sak til en fil

    1. For å sette sammen dokumentene i en sak klikker du på pilen ved mappeikonet til saken, deretter på Funksjoner og velger Vis sammenstilling av dok. fra nedtrekksmenyen 2. Alle dokumentene er nå...

  • ePhorte - Sende kopi med epost

    Sende kopi av journalpost 1. Klikk på nedtrekksmenyen ved ikonet til journalposten, velg Funksjoner og klikk på Send kopi med e-post 2. I vinduet som åpner fyller du inn feltet Emne med tittel på...

  • ePhorte - Sette inn vedlegg fra en annen journalpost

    1. Klikk på pilen ved dokumentikonet ved ikonet til dokumentfanen og i nedtrekksmenyen klikk på Knytt til eksisterende dokument 2. I vinduet som åpner trykker du på forstørrelsesglasset 3. I det...

  • ePhorte - Søkemuligheter

    De mest brukte søkene finner du fra verktøylinjen øverst i ePhorte: Standard søk, Avansert søk, Hurtigsøk og Fritekstsøk. De to første er ganske like, men du bør bruke Avansert søk da det gir flere...

  • ePhorte - Tilgangskode - arkivdel - hjemmel - klassering

    Når du oppretter en saksmappe er det sakens innhold som bestemmer hvilken tilgangskode, arkivdel, hjemmel og type klassering som skal brukes. Riktig bruk av disse øker sikkerheten for personlig...

  • ePhorte - Velge flere interne mottakere

    1. Klikk på ikonet ved tittelen til saksmappen 1.a. Fra nedtrekksmenyen, velg Ny journalpost 1.b. Klikk på Nytt notat (X) eller Nytt notat (N) 2. I vinduet som åpner, klikk på forstørrelsesglasset...

  • ePhorte Outlook

    Programmet «ePhorte Outlook» integrerer ePhorte med Microsoft Outlook, og gjør det enkelt å legge e-poster og vedlegg til på saker i ePhorte. Du kan eksportere e-poster rett til ePhorte, opprette...