Innhold:

• Omfordeling - Endring av enhet/saksbehandler
• Velg rett rolle/enhet
• Stjernefunksjon *
• Søk etter administrative enheter
• "Varsle med e-post"
• Fordele brev og notat og kopier
• Selvplukk av inngående restanser

Omfordeling - Endring av enhet/saksbehandler

1. Klikk på trekantpilen på journalpost-ikonet (konvolutt-ikonet) og velg Funksjoner, deretter Endre saksbehandler

2. I vinduet som åpner endrer du feltet Adm. enhet til din enhet, og trykker på Lagre

Velg rett rolle/enhet

Du er alltid innlogget med en fast standardrolle. Hvis du er leder/postfordeler (eller saksbehandler) for flere enheter, må du bytte mellom enhetene/rollene fra nedtrekksmenyen her på verktøylinja øverst i ePhortebildet. Du får bare opp ufordelt post for pålogget enhet i ledersøket.

Stjernefunksjon *

For å søke opp enheter der du ikke kjenner forkortelsen eller det fulle enhetsnavnet, kan du bruke stjernetegn * (jokertegn) før og etter det du skriver inn. Da søkes det i ord som inneholder denne bokstavsammensetningen. Jokertegn erstatter ett eller flere tegn i søket, og kan brukes i alle ordsøk i ePhorte.

Søk etter administrative enheter

Hvis du skal fordele (eller skrive) et brev/notat til flere administrative enheter, kan du søke opp alle enhetsgruppene.

1. Klikk på konvolutt-ikonet på journalposten og velg Rediger. Klikk på forstørrelsesglasset på fanen Interne mottakere

2. I vinduet som åpner, klikk på plusstegnet ved mappeikonet til Administrativ enhetsgruppe

2. Her ser du de forskjellige gruppene listet opp.

2.a. Klikk på ønsket gruppe, og hak av alle eller noen av enhetene du ser til høyre i bildet

2.b. Klikk på Legg til valgte rader

3. De valgte enhetene legger seg nå som mottakere i listen

"Varsle med e-post"

ePhorte har en funksjon som heter Varsle med e-post når en journalpost skal fordeles. Dette varselet trigges av endring av status på journalposten. Hvis du skal fordele et notat som først er satt til ufordelt til enheten, og velger e-postvarsel her, blir varselet sendt først når journalposten blir journalført.