Ephorte - kodeoversikt - Kunnskapsbasen
Ephorte - kodeoversikt
Oversikt over koder og terminologi i Ephorte. Hvilke koder du vil møte, er avhengig av hvilken rolle du har i Ephorte.
Koder for:
- Typer dokument
- Status på sak
- Status på journalpost - inngående brev
- Status på journalpost - utgående brev, N-notat og X-notat
- Status på dokument
- Tilgang til saker og journalposter
Terminologi:
Typer dokument
Kode |
Betyr |
---|---|
I | Inngående arkivverdig dokument som journalføres (utløser restanse hos mottaker). |
U | Utgående arkivverdig dokument som journalføres. |
N | NTNU-internt arkivverdig notat (brev) som journalføres (utløser restanse hos mottaker). |
X | NTNU-internt arkivverdig notat (brev) som journalføres (utløser IKKE restanse hos mottaker). |
S | Saksfremlegg |
Status på sak
Kode |
Betyr |
---|---|
A | Avsluttet |
B | Under behandling |
R | Reservert |
U | Utgått |
X | Benyttes ikke - Saken er ikke gjenstand for oppfølging |
Status på journalpost - inngående brev
Kode |
Betyr |
---|---|
A | Avsluttet |
J | Journalført |
M | Midlertidig registrert |
U | Utgått/flyttet |
S | Registrert/oppdatert av saksbehandler |
Status på journalpost - utgående brev, N-notat og X-notat
Kode |
Betyr |
---|---|
A | Avsluttet |
J | Journalført |
R | Reservert |
U | Utgått |
F | Ferdig |
E | Ekspedert (kun på utgående, settes automatisk ved bruk av funksjon ekspeder med e-post) |
Status på dokument
Kode |
Betyr |
---|---|
B | Behandles |
F | Ferdig |
Tilgang til saker og journalposter
Kode |
Betyr |
---|---|
XX | Midlertidig sperret |
U | Unntatt offentlighet |
F | Forskning |
P / PX / PM | Personalsaker, sensitive personalsaker, personalmappe |
FS / S / SX | Felles studiesaker, studiesaker, sensitive studiesaker |
Ø | Økonomisaker |
H | Helse, miljø og sikkerhet |
L | Ledelse |
Ephorte-terminologi
Begrep |
Betyr |
---|
Arkivbegrensning | Å holde utenfor eller fjerne dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. |
Arkivdel | Del av et arkiv hvor arkiverte saker er ordnet etter et felles ordningsprinsipp. |
Arkivverdige dokumenter | Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Eksempler: møteinnkallinger, -referater og -protokoller fra eksterne instanser må vurderes i hvert tilfelle. Innkallinger hvor NTNU er direkte involvert i møte skal normalt journalføres hvis det medfører saksbehandling eller det er viktig å dokumentere deltakelse. Hvis en NTNU-ansatt representerer institusjonen i eksterne organer vil det normalt være det organet som har arkivansvaret. Unntak kan være at sakene må saksbehandles ved NTNU som forberedelse. Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post, jfr. arkivloven med forskrifter § 3-19. Informasjonspost er ikke arkivverdig materiale. |
Avskrivning | Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. |
Dokument Dokumentikon: | En avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt formål. Informasjonen kan bestå av tekst, data, grafikk og bilder. En journalpost består av ett eller flere dokument, hvorav ett må være hoveddokument. |
Dokumenttype | I ePhorte finnes
følgende dokumenttyper: I - Inngående dokument U - Utgående dokument N- Internt notat med oppfølging X - Intern notat uten oppfølging S- Saksfremlegg |
Dokumentkategori | Dokumenter som har noen felles egenskaper som gjør at de kan beskrives på samme måte og kan ha samme type krav til utseende, innhold og lignende. Eksempler: brev og møtereferater. Det er ikke nødvendig å fylle inn dette ved opprettelse av en journalpost, da informasjonen gjerne finnes andre steder i journalposten. |
Dokumentflyt | Behandlingsrekkefølge for et dokument, som omfatter de trinn eller faser som inngår i rekkefølgen. Eksempler: sende et dokument til godkjenning. |
Elektronisk arkiv | Elektronisk lagring av arkivverdige og eventuelt ikke arkivverdige dokumenter innenfor rammen av arkivsystem (NOARK). |
Hurtigmeny
| Hurtigmenyer i Ephorte åpnes ved at du plasserer musepekeren over et ikon med pil. Eksempelet til venstre er fra et dokumentikon. |
Innhold | Brukes i journalposten for å beskrive dokumentet, blir tittel på dokumentet som produseres |
Internt arbeidsdokument | Mappedokument, Benyttes ikke til registrering i Ephorte ved NTNU |
Internt notat | Dokument (N eller X) som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. Interne notater skal journalføres. |
Journalpost (JP) Journalpost-ikon | Journalpost betegner en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse. En journalpost er nøkkelopplysninger/metadata vedrørende en dokumentforsendelse. Nøkkeldata som alltid skal registreres og dermed blir søkbare:
|
Klassering | Registrering av en eller flere ordningsverdier spesifikk for den arkivdelen saken tilknyttes. |
Offentlighetsvurdering | Se tilgangsvurdering. |
Oppslagsknapp
| Knappen gir mulighet for oppslag i et register. Eksempler: lovhjemmel-, adresse- eller brukerregister i ePhorte. |
Ordningsprinsipp | Hovedprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel er for eksempel en arkivnøkkel. NTNUs arkivnøkkel er basert på statens fellesnøkkel. Det finnes også andre ordningsprinsipper som fødselsnummer og navn. Disse benyttes for eksempel på personalmapper eller bygningsnummer i eiendomsarkiv. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne. |
Ordningsverdi | De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp. Eksempler: en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen,ansattnummer, bygningsnummer osv. |
Post | Innkomne dokumenter, uavhengig av forsendelsesmåte (elektronisk -post, telefaks, skjema, innskannede dokumenter osv). . Dokumenter som kommer på faks eller e-post må arkivtjenesten skanne og journalføre på samme måte som med dokumenter mottatt per post. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post. |
Presedens | Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker. |
Restanse | Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Se avskrivning. |
Sak Sakikon | En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter. Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte journalposter som logisk hører sammen til en felles identitet og som identifiseres med et felles saksnummer. |
Saksansvarlig | Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet. |
Saksbehandler | Den person som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Det må være samme saksbehandler for alle dokumenter i én journalpost. |
Saksbehandling | Saksbehandling er støtte til det konkrete arbeidet med å etablere fakta og formulere resultatet i en sak. |
Saksdokument | Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan , og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. Et saksdokument er alltid arkivverdig, men ikke alle arkivverdige dokumenter er saksdokumenter. |
Saksflyt | Saksflyt er en beskrivelse av hvilke etapper og instanser et dokument/en sak går gjennom i saksbehandlingen. |
Saksgang | Saksgang er dokumentets formelle gang gjennom arkivsystemet.
|
Søkeknapp
| Her kan du utføre søk utover det som ligger i venstremenyen ePhorte. |
Tekstdokument | Det elektroniske dokumentet som saksbehandler selv produserer, enten det er et hoveddokument eller et vedlegg. |
Tilgangskode | Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt. Bare de som er klarert for den aktuelle tilgangskode og autorisert for koden får se de opplysninger som er skjermet. |
Tilgangsvurdering | Vurdering av om dokumentet skal skjermes mot innsyn, valg av korrekt lovhjemmel og påføring av tilgangskode. Dette gjelder både internt og eksternt. Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. |
|
|
---|---|
|
|