Når du oppretter en saksmappe er det sakens innhold som bestemmer hvilken tilgangskode, arkivdel, hjemmel og type klassering som skal brukes. Riktig bruk av disse øker sikkerheten for personlig identifiserbar informasjon og gjenfinnbarhet.

For å lage ny saksmappe trykker du på mappeikonet ved siden av nedtrekksmenyen hvor det står «Ny saksmappe».

Tilgangskode

I feltet Tilgangskode, trykk på søkeikonet. I vinduet som åpner trykker du på betegnelsen for tilgangskoden saken skal ha, for eksempel FS - Felles studiesaker hvor Hjemmel u. sier «offl. § 26 femte ledd».

Riktig tilgangskode finner du i rutinene i Arkivplanen, og informasjon om offentlighetsvurdering ligger også der. Her brukes femte ledd, «Fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon».

Arkivdel

I feltet Arkivdel, trykk på søkeikonet. I vinduet som åpner trykker du på betegnelsen for arkivdelen saken tilhører, for eksempel Studentdokumentasjon.

Hjemmel

Hvis feltet Hjemmel u.off ikke ble fylt inn når du valgte tilgangskode, trykk på søkeikonet. I vinduet som åpner, i feltet Tilgangskode, velg for eksempel «FS – Felles studiesaker» fra nedtrekksmenyen. Trykk på Søk og velg riktig hjemmel

Klassering

1. Under fanen Klassering, trykk på nedtrykksmenyen under Prinsipp og velg riktig prinsipp for saken, for eksempel Studentdokumentasjon

2. Under samme fane, på samme rad men under Ordn. Verdi, fyller du inn fødsels- og personnummer. Under Beskrivelse fyller du inn navnet på studenten. Husk å hake av Uoff slik at informasjonen ikke blir offentliggjort

3. Fortsatt i samme fane, men på raden hvor Prinsipp er satt til «NTNUs arkivnøkkel», trykker du på søkeikonet. I vinduet som åpner kan du søke opp Arkivnøkkel, som du finner i Arkivplanen. Skriv inn tallet i feltet Ordningsverdi og klikk på Søk, velg verdien fra resultatene. Her brukes «Fritak fra eksamener, prøver, arbeider og kurs» som eksempel