ePhorte - sak- og arkivsystem - Kunnskapsbasen
ePhorte - sak- og arkivsystem
Hovedside DOKU | Temaside om administrative systemer | Sider merket med ePhorte
Denne siden med undersider erstattet av Elements - sak- og arkivsystem.
Saksbehandling og arkiv
NTNU bruker ePhorte som verktøy for saksbehandling og arkiv. ePhorte knytter NTNUs enheter sammen i ett system og gjør saksbehandlingen og arkiveringen mer effektiv for saksbehandlere, ledere og arkivarer.
NTNUs ePhorte har løsning for:
- Saksbehandling: Håndtering av elektroniske dokumenter etter spesifikasjon SGK elektronisk saksbehandling
- Elektronisk arkivering av dokumenter etter gjeldende krav, NOARK inkludert
- Søk i arkivet, både på opplysninger om saker, poster og dokument, og fritekst i dokumenter
- Utvalgsbehandling: Møtevirksomheten for styre, råd og utvalg
- Innsyn og offentlig postjournal, samt styre, råd og utvalg, på internett
- Registrering og arkivering av e-post fra Outlook, samt saksbehandling i Outlook
Logge på ePhorte
Det er to snarveier for å logge på ePhorte.
Via programfarm
- Logg på programfarm
- Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
- Klikk på ePhorte 5 [EPH]. Ikonet ser ut som en snarvei til Internet Explorer
Via startmenyen
- Klikk på Windows-knappen på tastaturet
- Skriv inn ePhorte
- Klikk på ePhorte 5 [EPH]
Finne igjen denne siden
I tillegg til å søke på «ePhorte» kan du finne igjen denne siden på flere måter på Innsida.
Fra snarveiene
- Klikk på Skjerm-ikonet i Snarveier-menyen til høyre
- Klikk på blyanten for å redigere de
- Huk av for ePhorte og klikk på Lagre
Fra menylinjen
- Klikk på For ansatte på menylinjen øverst
- Klikk på Flere tjenester nederst i det blå vinduet
- Under Administrativt, klikk på System
- Under Saksbehandling, klikk på ePhorte
En mer detaljert brukerveiledning for pålogging finnes på Innsida.
Opplever du tekniske problemer med bruk av programfarm, kontakt IT via NTNU Hjelp.
Tilgang og rettighetsstyring
Ansatte med administrative oppgaver kan melde behov om brukertilgang til ePhorte. Brukertilgang til ePhorte skal meldes inn av leder. Ansatt får tildelt brukeridentitet i ePhorte med rolle tilknyttet en administrativ enhet. Rolle og rettigheter gis på bakgrunn av opplysninger i meldeskjemaet.
Brukertilgang gis for den perioden den ansatte har arbeidsoppgaver som gir rett til tilgangen. Meld fra om opphør av behovet/arbeidsforholdet.
Dersom det skjer endringer etter tildelt rolle og rettigheter, må dette meldes via NTNU Hjelp for korreksjon av rolle/tilganger.
Tildelt brukeridentitet er personlig, og passord skal aldri overdras til andre - heller ikke IT-personell og brukerstøtte, dette ihht. NTNUs IT-reglement. Innlogging til ePhorte skjer med Feide.
Meldeskjema for brukertilgang (NTNU Hjelp). Om du ikke er logget inn i NTNU Hjelp finner du skjemaet under Administrasjon / Dokumentasjonsforvaltning / ePhorte / Brukertilgang ePhorte (blå knapp på høyresiden), eller ved å søke etter skjemaet som heter "Brukertilgang ePhorte".
Brukerveiledninger
- Brukerveiledninger og saksbehandlingsstøtte for ePhorte
- Koder som brukes i ePhorte
- Ofte stilte spørsmål for ePhorte
- Rutiner og regelverk for saksbehandling og arkiv finnes på NTNUs arkivplan (ntnu.arkivplan.no)
Meldingskanal
- Ephorte - (meldingskanal) - for alle som bruker NTNUs sak- og arkivsystem ePhorte.
Kurs i Ephorte
- Avdeling for dokumentasjonsforvaltning arrangerer kurs i ePhorte. Se kursoversikt
Kontakt og brukerstøtte
Kontakt oss på: NTNU Hjelp
Kontakt oss på telefon: 73 55 89 20
Besøk nettsiden vår: Hovedside DOKU
Child Pages (3)
-
Brukerveiledninger for ePhorte
Hovedside DOKU Brukerveiledninger og saksbehandlingsstøtte for ePhorte. Se listen over undersider nederst for lenker til de forskjellige bruksanvisningene, spesifikke varianter finnes noen steder...
-
Instruksjonsvideoer for ePhorte
Brukerveiledninger for ePhorte i videoformat, følger samme lisens som bruksanvisningene øvrig. For å se videoene: Bruk en moderne nettleser som Chrome, Firefox, eller Edge Trykk på lenken til...
-
NTNU Sak - Rydding og dokumentfangst
[[NTNU Sak Rydding og dokumentfangst]]