Hovedside DOKU | Temaside om administrative systemer | Sider merket med ePhorte

Saksbehandling og arkiv

NTNU bruker ePhorte som verktøy for saksbehandling og arkiv. ePhorte knytter NTNUs enheter sammen i ett system og gjør saksbehandlingen og arkiveringen mer effektiv for saksbehandlere, ledere og arkivarer.

NTNUs ePhorte har løsning for:

• Saksbehandling: Håndtering av elektroniske dokumenter etter spesifikasjon SGK elektronisk saksbehandling
• Elektronisk arkivering av dokumenter etter gjeldende krav, NOARK inkludert
• Søk i arkivet, både på opplysninger om saker, poster og dokument, og fritekst i dokumenter
• Utvalgsbehandling: Møtevirksomheten for styre, råd og utvalg
• Innsyn og offentlig postjournal, samt styre, råd og utvalg, på internett
• Registrering og arkivering av e-post fra Outlook, samt saksbehandling i Outlook

Logge på ePhorte

Det er to snarveier for å logge på ePhorte.

Via programfarm

1. Logg på programfarm
2. Klikk på mappen Administrative («Administrativt»)
3. Klikk på ePhorte 5 [EPH]. Ikonet ser ut som en snarvei til Internet Explorer

Via startmenyen

1. Klikk på Windows-knappen på tastaturet
2. Skriv inn ePhorte
3. Klikk på ePhorte 5 [EPH]

Finne igjen denne siden

I tillegg til å søke på «ePhorte» kan du finne igjen denne siden på flere måter på Innsida.

Fra snarveiene

1. Klikk på Skjerm-ikonet i Snarveier-menyen til høyre
2. Klikk på blyanten for å redigere de
3. Huk av for ePhorte og klikk på Lagre

Fra menylinjen

1. Klikk på For ansatte på menylinjen øverst
2. Klikk på Flere tjenester nederst i det blå vinduet
3. Under Administrativt, klikk på System
4. Under Saksbehandling, klikk på ePhorte

En mer detaljert brukerveiledning for pålogging finnes på Innsida.

Opplever du tekniske problemer med bruk av programfarm, kontakt IT via NTNU Hjelp.

Tilgang og rettighetsstyring

Ansatte med administrative oppgaver kan melde behov om brukertilgang til ePhorte. Brukertilgang til ePhorte skal meldes inn av leder. Ansatt får tildelt brukeridentitet i ePhorte med rolle tilknyttet en administrativ enhet. Rolle og rettigheter gis på bakgrunn av opplysninger i meldeskjemaet.

Brukertilgang gis for den perioden den ansatte har arbeidsoppgaver som gir rett til tilgangen. Meld fra om opphør av behovet/arbeidsforholdet.

Dersom det skjer endringer etter tildelt rolle og rettigheter, må dette meldes via NTNU Hjelp for korreksjon av rolle/tilganger.

Tildelt brukeridentitet er personlig, og passord skal aldri overdras til andre - heller ikke IT-personell og brukerstøtte, dette ihht. NTNUs IT-reglement. Innlogging til ePhorte skjer med Feide.

Meldeskjema for brukertilgang (NTNU Hjelp). Om du ikke er logget inn i NTNU Hjelp finner du skjemaet under Administrasjon / Dokumentasjonsforvaltning / ePhorte / Brukertilgang ePhorte (blå knapp på høyresiden), eller ved å søke etter skjemaet som heter "Brukertilgang ePhorte".

Brukerveiledninger

• Brukerveiledninger og saksbehandlingsstøtte for ePhorte
• Koder som brukes i ePhorte
• Ofte stilte spørsmål for ePhorte
• Rutiner og regelverk for saksbehandling og arkiv finnes på NTNUs arkivplan (ntnu.arkivplan.no)

Meldingskanal

• Ephorte - (meldingskanal) - for alle som bruker NTNUs sak- og arkivsystem ePhorte.

Kurs i Ephorte

• Avdeling for dokumentasjonsforvaltning arrangerer kurs i ePhorte. Se kursoversikt

Kontakt og brukerstøtte

Kontakt oss på: NTNU Hjelp

Kontakt oss på telefon: 73 55 89 20

Besøk nettsiden vår: Hovedside DOKU

Ansatte ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning.