• Avskrive restanse
• Besvare restanse

Avskrive restanse

1. Klikk på Ubesvart post (I, N) i venstremenyen i ePhorte for å se alle brev og notater som krever oppfølging fra deg. De har alle er rødt restanseflagg

2. Hvis du mener at et brev ikke trenger et svar kan du avskrive det direkte. Trykk på pilen ved konvoluttikonet (), velg Besvar/Avskriv, og klikk på Avskriv JP

3. I vinduet som åpner får du tre måter å avskrive på, i nedtrekksmenyen til feltet Avskrivingsmåte. Du kan også legge til en eventuell merknad om hvorfor du ikke svarer med nytt brev.

    TE - Tatt til etterretning, betyr at du har lest innholdet og retter deg etter det

    TO - Tatt til orientering, betyr at du har lest innholdet uten å ta stilling til det

    TLF - Besvart pr telefon, betyr at du har løst journalposten via telefon

4. Nå forsvinner restansen fra Ubesvart post (I, N) sammen med det røde flagget, og du finner den igjen i under Mine avskrevne brev i venstremenyen

Besvare restanse

1. Klikk på Ubesvart post (I, N) i venstremenyen i ePhorte for å se alle brev og notater som krever oppfølging fra deg. De har alle er rødt restanseflagg

2. Trykk på pilen ved konvoluttikonet (), velg Besvar/Avskriv, og klikk på Svar med utgående post

3. I vinduet som åpner velger du enten «BU – Besvart med utgående brev» eller «*** – Midlertidig svar sendt» fra nedtrekksmenyen til feltet Avskrivingsmåte.

3.a. Hvis du sender et midlertidig svar så beholder du restanse på det inngående brevet.

3.b. Endre tittelen på brevet i feltet Innhold slik at det samsvarer med innholdet.

3.c. Foreta offentlighetsvurdering.

3.d. Klikk på Lagre og nytt dokument

4. I vinduet som åpner trykker du på ønsket mal, som regel Brev el. godkjent - bokmål, og deretter Ok

5. Nå har et Word-dokument åpnet, med alt av metadata flettet inn. Fyll inn det som mangler av tekst, inkludert ditt og din leders navn. Når du er ferdig trykker du på knappen Tilbake til ephorte, og deretter «Ja» på spørsmål om å lagre dokumentet.

6. I vinduet som åpnes velger du om brevet skal godkjennes eller ferdigstilles umiddelbart.

6.a. Hvis det skal godkjennes huker du av for Til godkjenning og trykker på Søkeikonet for å søke opp hvem som skal godkjenne det. Trykk deretter på Utfør.

6.b. Hvis ikke så huker du av for Marker dokument som ferdig og trykker på Utfør.

Dokumentet er nå klart for å ekspederes med Sikker Digital Forsendelse.